notulen opnemen in een bestuursvergadering lijkt een vrij eenvoudige, rechttoe rechtaan verantwoordelijkheid, maar de waarheid is dat er veel overwegingen bij deze taak betrokken zijn die aandacht en aandacht vereisen. Een zekere mate van meeting management is vereist voor uw vergadering notulen te worden georganiseerd, gedetailleerd en zeer uitgebreid.

het opnemen van de notulen van de Raad van bestuur is een zeer belangrijke verantwoordelijkheid die geschikt is voor iemand die bereid is vooruit te plannen, aandachtig te luisteren en een nauwkeurige samenvatting te geven van de vergadering die heeft plaatsgevonden.

ga hier naar ons sjabloon voor bestuursvergaderingen.

om elke vorm van verwarring te voorkomen, heeft Fellow een stap-voor-stap handleiding gemaakt over het schrijven van geweldige notulen. Om te beginnen, laten we praten over wat vergadering notulen echt zijn:

• wat zijn Notulen?
• waarom notulen van vergaderingen zo belangrijk zijn
• sjabloon
• 5 stappen om effectieve notulen van vergaderingen te schrijven
• snelle tips om notulen van vergaderingen te schrijven en belangrijke beslissingen bij te houden

wat zijn Notulen?

notulen van de vergadering zijn het schriftelijke verslag van de dialoog en de besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen. In wezen is het een geschreven transcript van alles wat in de loop van de vergadering is besproken, dat vervolgens kan worden gebruikt om teamleden die niet in staat waren om bij te wonen wat er is gebeurd te informeren of om bij te houden van beslissingen en actiepunten die kunnen worden herzien.

de notulen van een vorige vergadering kunnen dan worden gebruikt om toekomstige besluiten te nemen. Notulen van vergaderingen dienen daarom als een historisch verslag van de beslissingen van de Raad van bestuur.

waarom de notulen van de bestuursvergadering zo belangrijk zijn

de notulen van de bestuursvergadering zijn om een paar verschillende redenen belangrijk. In de eerste plaats geven de notulen van de vergaderingen een historisch overzicht van de korte-en langetermijnplanning van het bestuur. Omdat elke vergadering een doel of doel bevat, kan het bestuur dan de notulen van de vergadering gebruiken als een record voor toekomstige referentie, om de voortgang te begrijpen die is gemaakt.

bovendien zijn notulen van vergaderingen belangrijk omdat zij de organisatie juridische bescherming bieden. Vaak wordt due diligence vastgelegd in de notulen van de vergaderingen van bedrijven, evenals eventuele juridische gesprekken die vervolgens kunnen worden officiated en gedocumenteerd om de ethische, eerlijke praktijken van de organisatie te bevestigen.

ten slotte zijn de notulen van de vergaderingen van de Raad van bestuur het bewijs waarom en hoe een Raad van bestuur tot bepaalde beslissingen is gekomen. Deze documentatie kan vervolgens worden gebruikt om vragen te beantwoorden die zich voordoen in verband met beslissingen die zijn genomen.

sjabloon voor bestuursvergaderingen

dit is een voorbeeld van een sjabloon voor bestuursvergaderingen van SaaS, gemaakt door David Sacks – ondernemer, investeerder en algemene partner van Craft Ventures.

5 stappen om effectieve notulen van bestuursvergaderingen te schrijven

1 Plan vooraf

zoals alles in het bedrijfsleven, vereisen effectieve notulen van vergaderingen enige pre-planning. Voordat u begint te kijken naar de agenda van de vergadering, is het een goed idee om een discussie te hebben over het formaat dat u naar verwachting gebruikt om de notulen van de vergadering te nemen. Als dit niet duidelijk is, kunt u verwijzen naar een voorbeeld van de notulen van de vergadering om te gebruiken als een sjabloon.

het verduidelijken van de verwachtingen van de notulen van de vergadering met de voorzitter of een andere bekende tegenhanger zal u veel meer vertrouwen geven in het schrijven van de notulen van de vergadering. Ervoor zorgen dat u een goed doordachte agenda voor vergaderingen hebt samengesteld, zal u instellen om uw vergadering op een georganiseerde manier te transcriberen.

2 Gebruik de agenda als schets

wanneer u overweegt wat in de notulen van de vergadering moet worden opgenomen, begin dan met de basis. Vermeld eerst de datum en het tijdstip van de vergadering. Documenteer vervolgens de namen van alle deelnemers aan de vergadering en alle personen die niet in staat waren om bij te wonen. Het is waarschijnlijk dat er aan het begin van de vergadering enige tijd zal worden besteed aan de aanvaarding of wijziging van de vorige notulen van de vergadering.

zorg ervoor dat u de beslissingen over eerdere vergaderingen documenteert voordat u begint met het bekijken van de agenda van de vergadering. Zodra dit deel van de vergadering is voltooid, kunt u de agenda van de vergadering gebruiken als een schets, met elk agendapunt als een subonderwerp waar u specifieke notities kunt toevoegen.

ten slotte, zorg ervoor dat uw taal duidelijk, ondubbelzinnig en volledig is. Het is belangrijk om uw notulen objectief te schrijven, het vermijden van bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden waar je kunt.

3 Voeg aanvullende opmerkingen toe en verduidelijk de naar voren gebrachte punten

een belangrijke truc voor succesvolle notulen van de vergadering is om de notulen van de vergadering te schrijven tijdens de vergadering, of direct na de vergadering als u niet in staat bent om de notulen te transcriberen terwijl de vergadering plaatsvindt. Bekijk uw overzicht om de volledige reikwijdte van de vergadering te krijgen en voeg indien nodig aanvullende opmerkingen toe en verduidelijk de punten die naar voren zijn gebracht. Zorg ervoor dat u voldoende details toevoegt door zoveel mogelijk uit te werken op elk agendapunt van de vergadering, eventuele discussies of genomen beslissingen.

met name voor de notulen van de Raad van Bestuur raden wij aan om een korte beschrijving van elke genomen maatregel op te nemen, evenals de motivering van het besluit voor toekomstige raadpleging. Als er veel discussie was voordat een motie werd aangenomen, noteer dan de belangrijkste argumenten voor en tegen en voeg zo veel mogelijk dialoog toe.

nadat u klaar bent met het schrijven van uw notulen, kunt u deze Bewerken om beknoptheid en duidelijkheid te garanderen, zodat de notulen gemakkelijk te lezen, duidelijk en ter zake zijn.

het is een goed idee om alle vergaderdocumenten bij te voegen waarnaar tijdens de vergadering werd verwezen, in plaats van te proberen aanvullende documentatie samen te vatten.

4 verdeel de notulen van de vergadering

voordat u uw notulen van de vergadering deelt, moet u nadenken over of er een goedkeuringsproces moet plaatsvinden voordat u het aan het bestuur doorgeeft. Het kan zijn dat de Voorzitter de notulen van de vergadering moet herzien en goedkeuren voordat u ze kunt delen. Als er een goedkeuringsproces, gun jezelf wat extra tijd wanneer u de verwachte datum van distributie bekend te maken. Er kunnen ook enkele gestandaardiseerde protocollen zijn voor het delen en opslaan van de notulen van de vergadering.

met behulp van een app zoals Fellow kunt u al uw vergaderminuten opslaan op één, georganiseerde locatie waar u toegang kunt verlenen aan bepaalde of alle personen. Denk na over of u uw notulen van de vergadering Online zal delen, het verstrekken van een fysieke kopie of het opslaan van de notulen in een vergadering notulen app zoals Fellow.

5 bewaar de notulen van de vergadering voor toekomstig gebruik

zorg ervoor dat u, waar u ook uw notulen opslaat, toegang hebt gegeven tot alle personen die de vergadering hebben bijgewoond en alle andere personen die toegang nodig hebben tot deze notulen.

tot slot, check-in met de voorzitter van de Raad van bestuur of hun assistent om te zien of ze er de voorkeur aan geven om ook gedrukte exemplaren te printen en op te slaan die u vervolgens kunt verstrekken aan andere medewerkers of voorzitters om in te dienen.

6 Tips om notulen van de bestuursvergadering te schrijven en belangrijke beslissingen bij te houden

1. Maak een overzicht: Maak notities onder elk agendapunt van de vergadering naarmate de vergadering vordert.
2. Check-off deelnemers als ze de kamer binnenkomen: laat elke persoon zichzelf aan het begin van de vergadering voorstellen, vooral als je ze niet kent.
3. Registreer beslissingen of notities over actiepunten: registreer deze beslissingen of actiepunten zodra ze nauwkeurig worden getranscribeerd.
4. verduidelijking vragen indien nodig: Wees niet bang om opheldering te vragen als er iets onduidelijk is. Het vermijdt om er later op terug te komen als dingen niet zo vers in ons geheugen zijn.
5. probeer niet alles vast te leggen: het is onmogelijk om alles vast te leggen. Luister in plaats daarvan aandachtig naar belangrijke beslissingen, actiepunten, problemen of oplossingen.
6. opnemen: overweeg met toestemming de vergadering op te nemen op uw telefoon of een opnameapparaat als u zich zorgen maakt over het missen van belangrijke inhoud in uw notulen van de vergadering.

het overschrijven van notulen van vergaderingen van de Raad kan een veeleisende en enigszins uitdagende taak zijn. Begrijpen waarom notulen van vergaderingen zijn belangrijk gaat effectief vergadering management te bevorderen in het algemeen en maak je een meer efficiënte en meer vertrouwen transcriber.

onthoud dat het gebruik van een sjabloon voor vergaderminuten zeer nuttig is en u zich meer georganiseerd en voorbereid houdt, omdat u een consistente structuur gebruikt en herinneringen krijgt om ervoor te zorgen dat alle details van de vergadering worden vastgelegd. Plan altijd vooruit, noteer de notulen van de vergadering zo gedetailleerd mogelijk en besteed een behoorlijke hoeveelheid tijd aan het bekijken van uw gedocumenteerde notities. Bewerk uw notulen totdat u tevreden bent met hun kwaliteit en er zeker van bent ze te delen met het bestuur. Tot slot, vergeet niet om uw notulen van de vergadering op te slaan op een veilige plaats (zoals Fellow.app) daarna!

raadpleeg deze stap-voor-stap handleiding over hoe u notulen van vergaderingen in een bestuursvergadering kunt opnemen wanneer u denkt dat u wat rechttoe rechtaan begeleiding kunt gebruiken.