Les 4: Contacten beheren
/nl / outlook2010/organiseren-en-beheren-e-mail/content /
Inleiding
Contactenweergave is de centrale plaats voor al uw contactpersonen in Outlook 2010. Het onderhouden van een gedetailleerde lijst met contactpersonen zal het verzenden van e-mails en het plannen van vergaderingen veel gemakkelijker maken.
in deze les leert u hoe u uw contacten kunt toevoegen, beheren en organiseren. We zullen ook praten over het importeren van contacten.
Contactenweergave
Outlook 2010 houdt al uw contacten georganiseerd in Contactenweergave. Zodra u contactpersonen aan Outlook hebt toegevoegd, gebruikt u dezelfde contactgegevens om e-mails te verzenden, vergaderingen te plannen en taken toe te wijzen. Het bijhouden van een gedetailleerde lijst met contactpersonen kan vooral nuttig zijn op de werkplek, als je nodig hebt om te communiceren met veel verschillende mensen elke dag.
de interface Contactenweergave
- om Contactenweergave te openen, zoekt en selecteert u het tabblad Contactenweergave in de linkerbenedenhoek van het scherm. Contactenweergave verschijnt.
navigeren naar Contactenweergave
klik op de knoppen in de interactieve hieronder om meer vertrouwd te raken met de contacten view interface.
Bewerk contacten
Dubbelklik op een contact om de informatie van de contactpersoon te bewerken. Het dialoogvenster Contact verschijnt. Bewerk de informatie zoals gewenst.
Indexbalk
als u veel contacten hebt, kunt u rechtstreeks naar een specifiek punt in uw lijst met contacten springen met behulp van de Indexbalk.
adresboek
Open het adresboek om een volledige lijst van uw contacten te zien. U kunt ook navigeren tussen andere adresboeken die beschikbaar zijn via uw netwerk.
zoekbalk
Als u problemen ondervindt bij het vinden van een contact, kunt u deze snel vinden via de zoekbalk.
deel Groep
het is gemakkelijk om contactinformatie met iemand anders te delen. Als een medewerker bijvoorbeeld een e-mailadres van een nieuwe client heeft aangevraagd, kunt u hun contactgegevens doorsturen.
acties Groep
de opdrachten in de acties groep geven u toegang tot geavanceerde opties,zoals Mail merge.
weergaveopties
er zijn verschillende weergaveopties voor de weergave van contacten. Standaard worden uw contacten weergegeven als visitekaartjes, maar u kunt ze ook bekijken in het formaat van een kleine kaart, telefoonboek of lijst.
Communicate Group
gebruik de commando ‘ s in de Communicate group om snel een e-mail samen te stellen of een vergadering aan te vragen met het geselecteerde contact.
Delete
de opdracht Delete verwijdert het geselecteerde contact uit de contactenlijst.
nieuwe Contactgroep
als u vaak met dezelfde groep mensen werkt, kunt u een contactgroep aanmaken voor snelle toegang.
nieuw Contact
klik op de opdracht Nieuw Contact om een nieuw contact aan te maken. Het dialoogvenster Contact verschijnt. Vanaf hier voert u de gewenste contactgegevens in.
contacten
uw contacten zullen verschijnen in het deelvenster Beeld.
contacten toevoegen
er zijn twee manieren om contacten toe te voegen:
- u kunt handmatig informatie invoeren voor elk van uw contacten.
- u kunt bestaande lijsten met contactpersonen importeren uit andere accounts, zoals Gmail. Als u al meerdere contacten hebt opgeslagen met een ander account, kan deze methode u veel tijd en moeite besparen.
handmatig een nieuw contact toevoegen:
- zoek en selecteer de opdracht Nieuwe contactpersoon op het lint in de weergave contacten.
klikken op nieuw Contact
- het dialoogvenster Contact verschijnt.
- Voer de contactgegevens in. Op zijn minst, moet u een voor-en achternaam in te voeren, evenals een e-mailadres. U kunt echter ook andere informatie invoeren, zoals telefoonnummers, alternatieve e-mailadressen en meer.
- als u klaar bent met het invullen van de contactgegevens, klikt u op Opslaan & sluiten.
contactinformatie toevoegen - het contact wordt toegevoegd aan uw contactenlijst.
het toegevoegde contact
contacten importeren:
om contactpersonen in Outlook te importeren, moet u eerst die contactpersonen exporteren naar een bestand, meestal een door komma ‘ s gescheiden Waardebestand, ook bekend als CSV. De meeste e-mailtoepassingen zullen instructies geven over hoe u uw bestaande contacten kunt exporteren. Zodra u uw contacten hebt geëxporteerd, bent u klaar om ze te importeren in Outlook.
- klik op het tabblad Bestand op het lint.
klikken op het tabblad Bestand - Backstage weergave verschijnt. Selecteer Openen.
klikken op Openen vanuit Backstage weergave
- de Open opties zullen verschijnen. Selecteer Importeren.
klik op Importeren - de Wizard Importeren en Exporteren verschijnt. Volg de instructies om contacten in Outlook te importeren.
de Wizard Importeren en exporteren
als u Gmail gebruikt, volgt u deze instructies voor het exporteren van Gmail-contacten.
meer doen met contacten
Als u eenmaal vertrouwd bent met de basisprincipes van de Contactenweergave, kunt u gebruik maken van de meest handige functies met deze extra tips.
e-mail versturen naar contactgroepen:
contactgroepen zijn vooral handig voor het verzenden van berichten naar een groep mensen, zoals een specifiek team op uw werkplek.
- Selecteer de gewenste contactgroep en klik vervolgens op het e-mail commando op het lint.
een groepsmail - maken het venster opstellen verschijnt en de contactgroep wordt gekopieerd naar het veld aan:. Het bericht wordt verzonden naar iedereen in de contactgroep.
de contactgroep gekopieerd naar de naar: veld
om taken toe te wijzen:
Als u Outlook 2010 wilt gebruiken om projecten en taken te beheren, kunt u taken (ook bekend als taken) toewijzen aan uw contacten. Uw contactpersoon ontvangt een melding over de taak en u krijgt een melding wanneer de taak is voltooid.
- klik op het gewenste contact, Zoek en selecteer de opdracht meer op het lint en selecteer vervolgens taak toewijzen in het vervolgkeuzemenu.
een taak toewijzen aan een contact - het taakvenster verschijnt. Voer een onderwerp in zoals u zou doen voor een e-mailbericht, evenals een vervaldatum voor de taak.
- als u klaar bent met het invoeren van informatie over de taak, klikt u op Verzenden.
een taak toewijzen
contactpersonen afdrukken:
als u uw contactenlijst niet op uw computer wilt openen, is het gemakkelijk om contactpersonen af te drukken.
- klik op het tabblad Bestand op het lint.
klikken op het tabblad Bestand - Backstage weergave verschijnt. Zoek en selecteer Afdrukken.
klik op Afdrukken in Backstageweergave - Het afdrukvenster verschijnt. Kies de gewenste opmaak, inclusief visitekaartje, telefoonlijst en meer, en klik vervolgens op Afdrukken.
het afdrukken van een lijst met contactpersonen uitdaging!
- Navigeer naar Contactenweergave.
- voeg een nieuw contact toe aan uw contactenlijst.
- Maak een contactgroep aan.
- stuur een nieuw e-mailbericht naar een van uw contacten.
/nl / outlook2010 / uw agenda beheren / content /