In dit artikel laten we u meerdere manieren zien om uw documenten te scannen en te e-mailen. We laten u verschillende technieken zien, zoals:

• Hoe gebruik je de functie Scannen naar e-mail van je printer
• hoe scan je vanaf je computer
• hoe scan je met je telefoon
• hoe voeg je je document toe aan een e-mail

We laten je ook zien hoe je je document omzet in een digitaal document dat jij en je ontvanger online kunnen ondertekenen.

laten we beginnen.

moet u de functie Scannen om te e-mailen van uw Printer gebruiken?

Scannen naar e-mail kan eruit zien als een snelle en effectieve manier om een document te scannen en online te verzenden. En dat is het, alleen niet voor elk document en ontvanger.

een van de belangrijkste nadelen van het gebruik van de functie “Scannen naar e-mail” is het risico dat het document de ontvanger niet bereikt.

wanneer u de functie “Scannen naar e-mail” gebruikt, is het moeilijker om te controleren of het e-mailadres dat u invoert correct is, omdat u mogelijk geen foutmelding ontvangt als u het onjuist hebt ingevoerd. U ontvangt geen waarschuwing als de beoogde ontvanger zijn e-mailadres heeft gewijzigd of als zijn postvak IN vol is.

ontvangers kunnen ook geen antwoord geven op een bericht dat van een printer is afgeleverd, omdat het retour-e-mailadres zal worden weergegeven als een “no-reply” – adres. U kunt uw bericht zelden aanpassen en u hoort niets van ontvangers als ze contact met u opnemen via het e-mailadres op het bericht.

als u de functie “Scannen naar e-mail” wilt gebruiken, dient u dit alleen te doen wanneer u persoonlijk kunt bevestigen dat de e-mail zijn bestemming heeft bereikt, en u dient deze functie alleen te gebruiken met documenten die niet erg belangrijk zijn omdat ze bij de eerste poging niet doorkomen.

dus, wat moet u in plaats daarvan doen?

Het Betere Alternatief: Hoe een Document te scannen en te e-mailen (+ ondertekenen of een handtekening aanvragen) op een veilige en handige manier

hier zijn een paar manieren om een document online te scannen, te e-mailen en zelfs te ondertekenen zonder de functie “Scannen naar e-mail” te gebruiken:

uw Document scannen

hier is hoe u uw document scant met een scanner of multifunctionele printer:

scannen op Windows

Windows heeft een ingebouwde methode voor het scannen van documenten, dus u hoeft niet moet een andere app of software te gebruiken om het te doen.

dit is hoe:

1. Open het menu Start
2. Zoek de Scan-app en klik erop om het te openen. Als u het niet kunt vinden, kunt u zoeken met behulp van de zoekfunctie in de linkerbenedenhoek.
3. zodra u de Scan-app hebt geopend, zal deze u vertellen of uw scanner niet is aangesloten, in welk geval u moet controleren of de scanner is ingeschakeld en goed is aangesloten.
4. Selecteer de scanner die u zult gebruiken in de lijst en het type bestand dat u uw scans zult opslaan als. Als u alleen maar een afbeelding wilt, zijn PNG en JPEG beide veel voorkomende formaten.
5. om te beginnen met scannen, plaatst u het document in de scanner naar beneden en gaat u naar Toon meer > voorbeeld om het document al vroeg te bekijken.
6. u kunt ook de instellingen van de afbeelding wijzigen (zoals kleur-of grijswaardenmodi en afbeeldingsresolutie) door de functie “Meer tonen” te gebruiken.
7. wacht tot de scanner klaar is met het scannen van uw document als voorbeeld en het document op het scherm weergeeft. Als het document verkeerd is uitgelijnd of misplaatst, moet de positie in de scanner worden hersteld en opnieuw een voorbeeld worden gegeven.
8. Als u tevreden bent met de positionering, kunt u het gebied selecteren dat u wilt scannen door erop te klikken en er overheen te slepen. Zodra u het gebied dat u wilt scannen hebt geselecteerd, klik op “Scannen”.
9. herhaal dit proces met elke pagina die u wilt scannen.
10. wacht tot de scan klaar is en u zult uw document succesvol gedigitaliseerd hebben.

vergeet niet uw document op te slaan in een map die u zult onthouden. Om dingen gemakkelijk te maken, kunt u het ook opslaan op uw bureaublad, zodat u het niet zult missen.

hoe te scannen op een Mac

uw Mac-computer heeft ook een voorgeprogrammeerd hulpmiddel voor het gebruik van uw scanner. Hier is hoe het te gebruiken:

1. maak uw documenten klaar.
2. Open De voorbeeldapp.
3. Ga naar Bestand > importeren vanuit Scanner en selecteer uw scanner.
4. als uw scanner niet wordt weergegeven, controleer dan of de scanner is ingeschakeld en aangesloten.
5. u zult het dialoogvenster “Importeren” zien, waarin de voorbeeldscan wordt voorbereid.
6. u kunt nu uw scanopties kiezen. Wijzig desgewenst de kleur, het type document, de grootte, de oriëntatie en andere details.
7. klik op “Scannen” om te beginnen met scannen, en de app zal u laten weten wanneer u uw document volledig hebt gedigitaliseerd.
8. herhaal dit proces met elke pagina die u wilt scannen.

u heeft nu een gedigitaliseerde versie van uw document. Onthoud in welke map u uw document hebt opgeslagen of sla het op op uw bureaublad zodat u het op uw scherm kunt zien wanneer u klaar bent.

hoe te scannen op iOS

u kunt uw document scannen zonder scanner met behulp van de ingebouwde camera van de iPhone of iPad. Hier is hoe:

1. Bereid uw document voor door het op een vlakke ondergrond met goede verlichting te plaatsen.
2. Open de Notes-app op uw iPad of iPhone.
3. Maak een nieuwe notitie aan of selecteer een bestaande notitie om er een gescand document aan toe te voegen.
4. Tik op het camerapictogram onderaan het scherm.
5. Tik op “documenten scannen”.
6. richt de camera op het document dat u wilt scannen.als uw apparaat niet automatisch start met scannen, tikt u op de sluiterknop om te starten.
7. herhaal dit proces met elke pagina.
8. uw document wordt nu gescand en opgeslagen in uw Notes-app.

u kunt uw notities delen via meerdere apps of ze als e-mail verzenden.

hoe te scannen op Android

Android heeft geen ingebouwde app voor het scannen van documenten. U kunt uw document echter scannen met Google Drive.

dit is hoe:

1. Bereid uw document voor door het op een vlak oppervlak met goede verlichting te plaatsen.
2. Open de Google Drive-app en tik op het ” + “-pictogram in de rechterbenedenhoek van het scherm om een nieuw document aan te maken en selecteer vervolgens “scannen”.”
3. richt de camera op uw document, lijn het uit en maak een foto.
4. Controleer uw voorbeeld, snij het bij en pas de instellingen aan zoals u wilt, of scan het document opnieuw door op “Opnieuw maken”te tikken.
5. herhaal dit proces met elke pagina.
6. uw document wordt nu gescand en opgeslagen in uw Google Drive-account.

u kunt uw nieuwe document delen via een link of e-mailadressen van mensen toevoegen om toegang te krijgen.

e-mail uw Document en vraag een handtekening aan (of onderteken het)

hier is de beste manier om uw gedigitaliseerde document online te ondertekenen:

gebruik software voor Elektronische Handtekeningen

zodra u uw document hebt gedigitaliseerd, hebt u een paar opties om het te laten ondertekenen. Een gratis en eenvoudige manier is door het aanvragen van een handtekening via een online handtekening app, zoals Signaturely.

Signaturely is een eenvoudige en effectieve software voor digitale handtekeningen waarmee u online handtekeningen en online documenten met rechtsgeldigheid kunt maken. Met Signaturely hoeven uw ondertekenaars niet op dezelfde plaats te zijn om een document te ondertekenen. In plaats daarvan kunnen ze het online ondertekenen met hun telefoon, tablet of laptop.

met Signaturely kunt u gratis e-handtekeningen aanmaken, zonder enige registratie. Hiermee kunt u uw document online ondertekenen en delen met meerdere mensen.

dit is hoe:

1. Maak gratis een account aan op Signaturely
2. Open uw account en selecteer de namen van degenen die het document moeten ondertekenen.
3. Bereid uw document voor door een titel en een aangepast bericht toe te voegen aan de mensen die het zullen ondertekenen:
4. Scroll naar beneden en selecteer hoe u uw bestanden toe te voegen. U kunt bestanden selecteren van een online platform, zoals uw Google Drive-account, of ze uploaden vanaf uw computer.
5. Open uw document en voeg handtekeningvelden toe met de online editor.
6. Voer de namen en e-mailadressen van de ondertekenaars in. U kunt ook een bestelling selecteren voor hen om deze in te loggen, en Signaturely stuurt de documenten naar gebruikers in de voorgeselecteerde bestelling:
7. Bekijk uw gegevens en klik op “Document verzenden”.

zodra u het document hebt verzonden, kunt u het volgen met uw Signaturely account. op deze manier kunt u zien of een ontvanger te lang duurt om te ondertekenen. Als iemand er te lang over doet, hoef je ze niet te bellen, je kunt ze gewoon een melding sturen om ze eraan te herinneren dat hun handtekening vereist is.

zodra uw ondertekenaars het document ontvangen, zal Signaturely hen door het ondertekeningsproces leiden, hen helpen hun eigen handtekening te maken en door elk handtekeningveld te gaan totdat ze klaar zijn.

Pros:

• zeer eenvoudig te gebruiken
• professioneel en gepersonaliseerd
• werkt op elk apparaat
• houdt u controle over het proces
• leidt u en uw ondertekenaars door elke stap
• u kunt gratis beginnen

Cons:

• geen mobiele app beschikbaar (momenteel in ontwikkeling ))

Gebruik uw e-mailclient

u kunt er ook voor kiezen om uw e-mailclient te gebruiken om een document te e-mailen. Houd er rekening mee dat als u het document moet ondertekenen, u het moet ondertekenen voordat u het verstuurt door het fysiek te ondertekenen of een elektronische handtekening te gebruiken.

zo verzendt u uw document:

1. Open uw e-mailaccount.
2. Selecteer “Nieuw bericht” om een nieuwe e-mail te schrijven.
3. zoek in het nieuwe e-mailvenster naar een “bijlage toevoegen” – symbool. Het lijkt meestal op een paperclip.
4. na het klikken op het, Zoek uw bestand, selecteer het, en druk op ” Enter.”
5. u kunt het gescande bestand ook slepen en in het venster plaatsen.
6. schrijf uw bericht en voeg de e-mailadressen van de geadresseerden toe.
7. u kunt nu uw e-mail verzenden met het bijgevoegde gescande bestand.

Pros:

• gemakkelijk te gebruiken
• gratis te gebruiken
• u kunt het doen vanaf uw telefoon

Cons:

• geeft niet aan wie wel en wie niet ondertekend heeft
• mogelijk moet u het document eerst afdrukken en ondertekenen en uw ondertekenaars vragen hetzelfde te doen
• langzamer proces
• niet zo professioneel als het gebruik van een gespecialiseerd platform

FAQ: Scannen naar e-mail

hier vindt u de antwoorden op de meest voorkomende vragen over het e-mailen van gescande documenten.

hoe scan ik van printer naar e-mail?

1. Open uw ScanApp.
2. Scan uw document.
3. sla het op.
4. Zoek uw document op.
5. klik er met de rechtermuisknop op.
6. selecteer “Share” en vervolgens “Mail”.
7. Stel uw e-mail samen.
8. Verstuur uw e-mail.

Wat is het verschil tussen scannen en Scannen naar e-mail?

wanneer u de printeroptie “Scannen naar e-mail” gebruikt, hoeft u geen andere software te gebruiken om de gescande afbeelding te verzenden. Echter, je mist ook alle functionaliteit van het verzenden van een e-mail, zoals het toevoegen van een bericht, ervoor te zorgen dat de e-mail arriveert, en het bewerken van uw afbeelding voordat u het verzendt.

is Scannen naar e-mail beveiligd?

niet noodzakelijk. Wanneer u de functie “Scannen naar e-mail” gebruikt, kunt u niet zeker zijn of de e-mail correct is verzonden, tenzij u zelf toegang hebt tot het e-mailadres.

ook sturen multifunctionele printers standaard e-mails in leesbare tekst. Deze kunnen worden onderschept door derden die ook zijn verbonden met hetzelfde WiFi-netwerk als uw printer.

daarom moet u de functie “Scannen naar e-mail” op uw printer alleen gebruiken voor niet-vertrouwelijke documenten waarvan u persoonlijk kunt controleren of ze correct zijn verzonden.

hoeveel pagina ‘ s kunt u Scannen naar e-mail?

u kunt maximaal 999 gescande pagina ‘ s verzenden. Dit aantal zal waarschijnlijk afhangen van het geheugen en de capaciteit van uw printer.

hoe documenten e-mailen?

1. Open uw e-mailaccount.
2. begin met het opstellen van een nieuw bericht.
3. Sleep uw document naar uw bericht.
4. Controleer uw gegevens en voeg het e-mailadres van uw ontvanger toe.
5. Klik Op ” Verzenden.”

Hoe stuur ik een vertrouwelijk document via e-mail?

u kunt de vertrouwelijke modus van Gmail gebruiken als u een extra beveiligingsniveau wilt om uw vertrouwelijke informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Hiermee kunt u een vervaldatum voor berichten instellen en zelfs de toegang tot deze berichten intrekken.

uw geadresseerden kunnen het bericht niet kopiëren, doorsturen, afdrukken of downloaden.

Hoe schrijf ik een e-mail met een bijlage?

1. Ga naar uw e-mailaccount.
2. Selecteer “Nieuw bericht”.
3. zoek naar een paperclip icoon en klik erop om een bestand bij te voegen.
4. zoek naar het bestand in de mappen van uw computer. Zodra u het vindt, klik op “Open” of ” kies Bestand.”
5. ga verder met het schrijven van de e-mail.
6. voeg een onderwerpregel en het e-mailadres toe van de persoon aan wie u deze wilt verzenden.
7. klik op “Verzenden” wanneer u klaar bent om uw e-mail te verzenden.

conclusie

zoals we zagen, zijn er meerdere manieren om uw documenten te scannen. Van multifunctionele printers tot uw iPhone en Android-telefoon, U kunt uw documenten overal online scannen en verzenden.

en als uw documenten handtekeningen vereisen, kunt u altijd juridisch bindende handtekeningen met Signaturely gratis verzamelen.

Signaturely zal u helpen uw gescande documenten om te zetten in documenten die klaar zijn om door alle partijen te worden ondertekend. Het zal dan begeleiden uw ondertekenaars door het ondertekeningsproces, houden u op de hoogte als ze gaan.

probeer vandaag gratis te ondertekenen.