na het lezen van deze gids zult u de vier belangrijkste soorten communicatie beter begrijpen: Verbal, non-verbal, written, and visual.
u kunt deze informatie gebruiken om uw eigen communicatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat u effectieve communicatievaardigheden binnen uw organisatie bevordert.
ontdekken:
- Non-verbale communicatie
- verbale communicatie
- schriftelijke communicatie
- visuele communicatie
4 soorten communicatie
hoewel het gemakkelijk is om communicatie te zien als gewoon de mondelinge overdracht van informatie van de ene persoon naar de andere, is het zoveel meer dan dat.
communicatie varieert van non-verbaal, zoals een blik en opgetrokken wenkbrauwen, tot verbaal, zoals een verandering in toon en toon. Laten we eens grondig kijken naar alle manieren waarop we met elkaar communiceren.
Non-verbale communicatie
het is interessant op te merken dat non-verbale communicatie zowel opzettelijk als onopzettelijk wordt gebruikt.
de meeste mensen hebben geen perfecte controle over hun gezichtsuitdrukkingen – we hebben allemaal een onprofessionele opmerking gehoord en onze wenkbrauwen opgetrokken als reactie, ongeacht of het verstandig was om dat te doen.
door meer te leren over hoe we non-verbale communicatie gebruiken, zult u beter in staat zijn uw boodschap onder de knie te krijgen en ervoor te zorgen dat u uw boodschap precies overbrengt zoals u dat wilt.
gezichtsuitdrukkingen
we gebruiken vaak gezichtsuitdrukkingen als een manier om te communiceren dat we luisteren en bezig zijn met de spreker.
een glimlach, gefronste wenkbrauwen of een quizzische uitdrukking geven de spreker informatie over hoe u op zijn gesprek reageert.
ze werken om het gesprek te vetmaken, waardoor het gaande blijft zonder mondeling te hoeven onderbreken om uw voortdurende interesse te bevestigen.
Als u ooit met een persoon met een stenen gezicht hebt gesproken, zult u weten hoe belangrijk gezichtsuitdrukkingen zijn in een gesprek.
houding
hoe u zich tijdens een gesprek positioneert, is belangrijk.
als u zich naar de persoon richt, met een ontspannen en open houding, nodigt u hen uit om meer met u in contact te komen.
achterover leunen, armen over elkaar steken of zich van de luidspreker afkeren geeft een heel andere boodschap – en niet een positieve.
net zoals niemand een gesprek wil voeren met de achterkant van iemands hoofd, zorgt een gesprek met iemand met een extreem gesloten houding voor een moeilijker en onaangenamer gesprek.
gebaren en fysieke aanraking
afhankelijk van de persoon en hun land van herkomst kunnen ze vaak of bijna nooit gebaren en fysieke aanraking gebruiken. Er is echter veel informatie overgebracht in deze acties.
een zachte aanraking van de arm kan aanmoediging betekenen, terwijl een te sterke handdruk een daad van dominantie kan zijn.
iemand die met zijn handen friemelt terwijl hij met u over een probleem praat, kan schuld of vermijding signaleren en het gebruik van vele grote gebaren terwijl hij een idee presenteert, kan opwinding of vertrouwen overbrengen.
oogcontact
we weten allemaal hoe belangrijk oogcontact is.
wanneer iemand niet in staat is oogcontact te houden, gaan we ervan uit dat hij onwaar is, onbetrouwbaar of niet oplet.
wanneer u tijdens het luisteren oogcontact kunt houden, zorgt u ervoor dat de spreker weet dat u aanwezig en betrokken bent.
tijdens het spreken laat het zien dat u verbinding maakt met de luisteraar, en in gevallen waarin u onaangenaam nieuws brengt, is het dubbel belangrijk.
wanneer je iemand een onaangename boodschap kunt vertellen terwijl je hem rechtstreeks in de ogen kijkt, toont dat je hem respecteert en een eerlijk en oprecht persoon bent.
verbale communicatie
wanneer we spreken, communiceren we veel meer dan alleen de inhoud van onze woorden.
we gebruiken ook toonhoogte en toon, evenals het niveau van formaliteit dat we gebruiken om belangrijke subtekst over te brengen aan de persoon met wie we spreken.
door zorgvuldig te kiezen hoe we elk van deze aspecten gebruiken, kunnen we er zeker van zijn dat onze boodschap precies wordt ontvangen zoals bedoeld.
van het begroeten van collega ‘ s tot het leiden van een klant pitch meeting tot het presenteren voor het hele bedrijf, verbale communicatie factoren in ons werk leven op een massale manier.
toonhoogte
bij het spreken kunnen onze emoties vaak een rol spelen.
als we boos, van streek of gefrustreerd zijn, kan onze toonhoogte omhoog gaan, wat de luisteraar duidelijk maakt dat we een sterke emotie ervaren.
dit is niet per se een slechte zaak, maar als je het kunt controleren, kun je er zeker van zijn dat je effectief communiceert.
Tone
we komen allemaal situaties tegen die frustrerend of verontrustend zijn.
toestaan dat onze toon verandert van kalm en professioneel naar kort, kort of grof is altijd een vergissing.
toon geeft de luisteraar veel informatie over hoe de spreker ze bekijkt.
om positieve interpersoonlijke relaties op te bouwen in een kantooromgeving, moeten we allemaal proberen om op een professionele en respectvolle toon te spreken.
inhoud
uiteraard is inhoud het belangrijkste onderdeel van mondelinge communicatie. Wat we zeggen, en de woorden die we gebruiken, zijn cruciaal.
hoewel de meeste kantoorcommunicatie meestal formeler is dan bijvoorbeeld het ontmoeten van een vriend voor koffie, moeten we ervoor zorgen dat we ruimte laten voor persoonlijke gesprekken en het opbouwen van relaties.
denk ook na over hoe technisch uw inhoud is. Als je met ontwikkelaars praat over specifieke aspecten van code, moet je andere termen gebruiken dan wanneer je met het marketingteam praat over nieuwe ontwikkelingen binnen de app.
geschreven communicatie
effectieve communicatie door te schrijven is een enorm belangrijke vaardigheid, vooral omdat meer mensen op afstand werken en contact houden gedurende de werkdag via Skype, Slack of andere digitale media.
van een Slack bericht naar een e-mail naar een klant naar een nieuwe werknemer ‘ s training guide, we schrijven elke dag en het is cruciaal dat we begrijpen hoe dit effectief te doen.Aangezien we steeds meer vertrouwen op schriftelijke communicatie, worden we allemaal geconfronteerd met hoe gemakkelijk het is om misverstanden te creëren bij het gebruik van dit medium.
onduidelijke berichten, ontbrekende informatie of een onjuist begrip van toon of inhoud zijn allemaal problemen die zich dagelijks voordoen bij schriftelijke communicatie.
soms zal de lezer de toon van een bericht verkeerd lezen omdat ze een slechte dag hebben, of gewoon een ontmoeting hadden met een onaangenaam persoon.
het maakt niet uit wat, een belangrijke vaardigheid om te hebben bij het vertrouwen op geschreven communicatie is weten wanneer u moet stoppen met het gebruik ervan. Een eenvoudige oproep kan in bijna alle gevallen deze communicatieproblemen oplossen.
als u merkt dat er een miscommunicatie plaatsvindt, of net begint, smijt het in de kiem met een snel verbaal gesprek en u bespaart veel tijd en frustratie voor alle partijen.
structuur
bij het schrijven is het belangrijk na te denken over hoe u de informatie presenteert. Het gebruik van alinea ‘ s en regeleinden zijn noodzakelijk.
het creëren van een ondoordringbare wand van tekst zal de lezer ontkoppelen – begrip en het toepassen van een juiste structuur zal de lezer de informatie in verteerbare brokken laten opnemen.
presenteer uw argument of stelling, neem de tijd om het te ondersteunen met een duidelijk bewijs, voeg de relevante informatie toe om ervoor te zorgen dat de lezer het punt volledig begrijpt en sluit af met een conclusie.
duidelijkheid
het is een moeilijk evenwicht te vinden tussen meer of minder verklarende begrippen. Als u instructies schrijft voor een nieuwe werknemer, hoe gedetailleerd moet u zijn?
dit hangt natuurlijk af van de persoon, maar een beetje te veel uitleggen is veel beter dan de lezer onwetend te laten.
wees attent op uw publiek, wat zullen zij weten en wat moet u meer in detail uitleggen?
inhoud
geschreven inhoud is meestal iets formeler dan verbaal.
laat de slang weg, gebruik de juiste interpunctie en spelling, en onthoud dat alles wat geschreven is-vooral in het digitale tijdperk-zal blijven, zelfs als je het verwijdert.
Err aan de kant van professionaliteit elke keer dat je iets schrijft. Berichten op Slack, bijvoorbeeld, hoeven niet zo formeel geschreven te worden als een begeleidende brief, maar ze moeten beleefd, professioneel en goed geschreven zijn.
wees ervan bewust dat geschreven grappen plat kunnen vallen zonder de toegevoegde context van toon of gezichtsuitdrukkingen.
visuele communicatie
visuele communicatie is het meest gebruikte type communicatie geworden, gedreven door sociale media, YouTube en andere platforms van het digitale tijdperk.
naarmate meer en meer mensen en organisaties gebruik maken van deze communicatiekanalen, zijn we meer gewend en zelfs afhankelijk van het gebruik van visuele communicatie om op te vallen in een overvol platform.
begrijpen dat uw visuele communicatie in overeenstemming moet zijn met uw merk en marketing, en weten dat er een ontwikkelde en samenhangende strategie daarvoor moet zijn, is cruciaal.
we zijn sterk afhankelijk van visuele communicatie.
er zijn vele manieren waarop visuele communicatie, zoals grafieken, foto ‘s, schetsen, video’ s, grafieken en zelfs emoji ’s en GIF’ s, het begrip van uw bericht kan helpen verbeteren.
denk na over hoe grafieken gegevens tot leven kunnen brengen, waardoor het veel gemakkelijker te begrijpen is dan het presenteren van een lange stroom getallen, of hoe een schets van een nieuwe UX veel effectiever is dan een tekstbeschrijving.
we vertrouwen op visuals om ons begrip van complexe ideeën te verbeteren.
Content
hoewel het verleidelijk is om visuals op te nemen om een beetje diversiteit en interesse toe te voegen, moet u overwegen wat ze aan de tabel toevoegen.
- zijn ze nuttig?
- zijn ze nodig?
- voegen ze toe aan het algemene bericht?
niet alle communicatie hoeft beelden toegevoegd te hebben, en in sommige gevallen kunnen ze afbreuk doen aan wat u probeert te communiceren.
u moet ervoor proberen te zorgen dat u uw bericht niet pluis toevoegt, maar het begrip van uw publiek ervan versterkt.
Toon
zoals bij alle communicatie, zorg ervoor dat u uw publiek ontmoet waar ze zich bevinden.
als u complexe gegevens presenteert, voeg dan de relevante beschrijvingen op het juiste technische niveau toe, zodat uw publiek het kan volgen.
gebruik geen afbeeldingen die grafisch zijn of schokkend kunnen zijn, en onthoud dat dezelfde regel geldt voor visuele communicatie als voor schrijven: maak niets dat u in de toekomst niet met u zou willen associëren.