1. Blog
2. HR Management
3. Wat moet er in een werknemersbestand staan?

een werknemersbestand, of personeelsdossier, is een groep documenten die alle relevante informatie bevatten over de tijd van een werknemer in uw bedrijf, van zijn sollicitatie tot zijn ontslagbrief.

u kunt verward zijn over wat er in een werknemersbestand moet staan of zich afvragen hoe lang u de informatie moet bewaren. In deze gids hebben we een checklist voor werknemersbestanden gemaakt om u te helpen alle juiste documenten te verzamelen en alle veel voorkomende vragen te beantwoorden.

waarom u werknemersbestanden

nodig hebt als alle belangrijke informatie over een werknemer op één plaats is opgeslagen, is het gemakkelijk om relevante details over hun rol en verantwoordelijkheden te vinden.

het betekent ook dat u alle benodigde gegevens kunt produceren in het geval dat een werknemer een vordering tegen u indient. Daarom is het belangrijk om het personeelsdossier van een werknemer up-to-date te houden en regelmatig alle bestanden te controleren om ervoor te zorgen dat alle relevante documenten er zijn.

dit zal helpen om u te beschermen in het geval van een vordering tegen u, omdat het werknemersdossier zal dienen als een overzicht van welke ondersteuning en behandeling de persoon binnen het bedrijf heeft ontvangen.

wat te bewaren in werknemersbestanden

de inhoud van Werknemersbestanden verschilt van persoon tot persoon, maar we denken dat er een paar belangrijke aspecten zijn die moeten worden opgenomen.

de dingen die in het personeelsbestand van een werknemer moeten worden opgenomen, zijn::

• sollicitatie, CV en sollicitatiebrief
• Onderwijs en in het verleden werkgelegenheid info
• Functie omschrijving
• aanbiedingsbrief en arbeidsovereenkomst
• contactgegevens voor Noodgevallen
• Training records
• Bezoldigingen en voordelen informatie (maar geen bank gegevens)
• beoordelings-formulieren
• Disciplinaire maatregelen rapporten
• Werknemer ontslag brief
• Exit interview documentatie
• Eventuele andere documentatie met betrekking tot de werkgelegenheid

Wat moet er niet in werknemersbestanden?

alle informatie die niet relevant is voor de rol van de werknemer, bijvoorbeeld hun etniciteit of details over een handicap, mag niet in hun personeelsdossier worden opgenomen.

geen opmerkingen of meningen over de werknemer in hun dossier opnemen: de informatie moet beperkt blijven tot alleen feiten.

Wie heeft het recht om uw personeelsgegevens in te zien?

als gevolg van werknemersbestanden die privé-informatie bevatten, zoals huisadres of details van eventuele disciplinaire maatregelen, moet u ervoor zorgen dat ze beschermd zijn en de toegang beperkt is. Alleen de werknemer zelf, hun directe manager en HR-medewerkers moeten in staat zijn om hun bestanden te bekijken.

hoe lang werknemersbestanden moeten worden bewaard

de GDPR (General Data Protection Regulation) is in mei 2018 van kracht geworden en legde strikte regels vast voor de verantwoordelijkheid van werkgevers om de gegevens van hun werknemers te beschermen.

ga er niet van uit dat u alle informatie van een werknemer kwijt kunt raken wanneer hij uw bedrijf verlaat. U kunt wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld payrollgegevens, en het is de beste praktijk om andere informatie te bewaren in het geval een vroegere werknemer een claim tegen u indient. Als u verslagen van beoordelingen, disciplinaire maatregelen of voordelen hebt verwijderd, kunt u geen bewijs presenteren dat u de arbeidswetgeving hebt gevolgd.

voor afgewezen kandidaten is het een goed idee om hun informatie minstens 6 maanden na de sollicitatie te bewaren. Voor vroegere werknemers zijn de algemene regels::

• arbeidstijd (gegevens over het tijdstip waarop de werknemer voor u werkte) – 2 jaar
• Payroll en gegevens over zwangerschaps-en vaderschapsverlof opgenomen-3 jaar
• P45 / P60, personeelsdossiers en opleidingsdossiers-6 jaar

volgens de AVG hebben werknemers recht op informatie:

• welke informatie u over hen hebt en hoe u deze gebruikt
• de vertrouwelijkheid van de gegevens
• hoe deze gegevens kunnen helpen bij hun opleiding en ontwikkeling op het werk

als een werknemer een kopie van de gegevens die u over hen hebt opvraagt, hebt u 30 dagen de tijd om deze te verstrekken.

waar werknemersbestanden te bewaren

de dagen van het bewaren van werknemersdocumenten in een gesloten, brandveilige kast zijn snel geschiedenis aan het worden voor veel bedrijven. Veruit de veiligste, meest betrouwbare methode om personeelsbestanden van werknemers op één plaats te bewaren is ze op te slaan binnen HR-software.

met HR-software kunt u belangrijke documenten beveiligen en het aantal mensen dat toegang heeft tot deze documenten beperken. Medewerkers zullen in staat zijn om hun persoonlijke gegevens te bewerken wanneer ze moeten worden bijgewerkt, het vrijmaken van admin tijd voor jezelf.

omdat de software zich in de cloud bevindt, zal het overal toegankelijk zijn. Dit zal nuttig zijn omdat steeds meer werknemers op afstand beginnen te werken of flexibele werkpatronen hebben waardoor ze enkele dagen per week thuis kunnen werken.

werknemers kunnen antwoorden krijgen op vragen over hun rol of verantwoordelijkheden door hun arbeidsovereenkomst en functieomschrijving op de software te bekijken. Dit vermindert de hoeveelheid tijd die u verbruikt door het beantwoorden van veelgestelde vragen van werknemers, waardoor u vrij bent om zich te concentreren op uw bedrijf.

met onze HR-software kunt u alle werknemersbestanden in uw eigen beveiligde online database bewaren, waardoor u gemoedsrust krijgt.

neem contact op met [email protected] of bel ons op 0333 014 3888 voor meer informatie over onze gebruiksvriendelijke HR-Software.

of start uw gratis proefperiode vandaag nog.

• Wat is een inductie?
• 5 HR basics for small business
• Wat is een werknemershandboek?

de inhoud van deze blog dient uitsluitend ter algemene informatie. Vertrouw er alsjeblieft niet op als juridisch of ander professioneel advies, want dat is niet wat we van plan zijn. Meer informatie hierover vindt u in onze Gebruiksvoorwaarden van de Website. Als u professioneel advies nodig heeft, neem dan contact op.

u kunt deze artikelen ook lezen