wanneer u een bedrijf in Australië runt, ongeacht de bedrijfsstructuur, vereist de ATO dat u een administratie bijhoudt voor belastingen en werknemersverplichtingen. De ATO kan tot vijf jaar (en zelfs nog meer) uw administratie opvragen, dus het loont om georganiseerd te zijn.

het bijhouden van een goede zakelijke administratie heeft vele voordelen. Zij kunnen u helpen:

• blijf up-to-date met de gezondheid van uw bedrijf om goede zakelijke beslissingen
• beheer van uw cash-flow
• voldoen aan uw fiscale en werknemer verplichtingen, zoals PAYG-en ouderdomspensioen
• aantonen dat de financiële positie van uw bedrijf aan potentiële geldschieters of investeerders
• Indien er een geschil ontstaat, u zult in staat zijn om een back-up met het bewijs moet je misschien

Als uw bedrijf is opgenomen, zult u moeten houden kopieën van de notulen van de vergadering en de grondwet voor de Australische Securities and Investment Commission (ASIC).

Tax and superannuation records

het is een wettelijke verplichting om een register bij te houden van al uw zakelijke transacties ter ondersteuning van de informatie die u aan de ATO verstrekt in uw belastingaangiften en rapporten. De administratie die u bijhoudt zal afhangen van de fiscale en superannuation verplichtingen die vereist is van uw bedrijf, evenals uw bedrijfsstructuur (of u nu een eenmanszaak, bedrijf, partnerschap of trust).

wat zijn de vereisten van het Australian Taxation Office (ATO)?

de ATO heeft strenge eisen aan de details van uw records:

• u moet uw administratie zo opslaan dat de informatie niet wordt gewijzigd of beschadigd
• uw administratie moet gedurende vijf jaar (of soms langer) worden bewaard, te rekenen vanaf het moment waarop u de administratie voorbereidt, hebt verkregen of de transactie hebt voltooid (afhankelijk van wat later is)
• als de ATO om een administratie vraagt, moet u deze kunnen produceren
• uw administratie moet in het Engels worden bewaard of gemakkelijk in het Engels worden omgezet. Er is geen excuus voor vreemde talen
• Records mogen worden bewaard in papier (hard) of elektronisch formaat en moeten alle transacties vermelden. Het is mogelijk dat papieren exemplaren als bewijs in juridische zaken moeten worden getoond als back-up van elektronisch bewijs. Elektronische kopieën worden geaccepteerd door de ATO en ASIC zolang ze origineel van aard zijn.

Klik hier voor meer informatie over ITP BUSINESS ACCOUNTING

welke gegevens moet u bijhouden?

er zijn een aantal records die u moet bewaren wanneer u een bedrijf in Australië runt, en die de ATO op elk gewenst moment kan opvragen.

deze omvatten:

• financiële administratie
• juridische administratie
• personeelsadministratie
• beleid en procedures
• overige zakelijke administratie.

financiële administratie

de financiële administratie van uw bedrijf toont uw cashflow, de financiële positie van uw bedrijf en geeft aan hoe u uw belastingaangifte voorbereidt. Deze documenten omvatten::

• bonnen en facturen voor de goede en/of diensten die u verkoopt
• contracten met leveranciers
• bankafschriften
• uw bedrijf activa registreren
• afschrijvingen schema ‘ s
• fiscale documenten die uw Zakelijke Activiteit Jaarrekening (BAS) en de jaarlijkse aangifte
• zakelijke leningen en/of aandelen

Juridische Records

Juridische records document hoe u de werking van uw bedrijf en zijn:

• registratiedocumenten
• leases
• contracten met leveranciers en klanten
• verzekeringen

personeelsgegevens

u moet de ATO laten zien dat u in staat bent uw werknemers correct te betalen en aan hun belasting-en pensioenverplichtingen te voldoen. Werknemersdossiers kunnen nodig zijn om verzekeraars, de Fair Work Commission of een overheidsorganisatie voor gezondheid en veiligheid op het werk te tonen.

als u werknemers hebt, moet u gegevens bijhouden van:

• medewerkers van de dienstroosters, de aanwezigheid en de pay
• bankrekeningen, tax file number (TFN) en ouderdomspensioen account-details
• contactgegevens
• prestaties op het werk en geschiedenis

KLIK HIER om TE weten te komen OVER ITP BOEKHOUDINGSDIENSTEN

Download dit artikel: Wat zijn de vijf typen records die u nodig hebt om te houden voor bedrijven in Australië

Beleid en Procedures

U moet uw beleid en procedures aan medewerkers wanneer ze beginnen te werken en kan worden opgenomen als een onderdeel van hun arbeidsovereenkomst. Sommige industrieën zullen vragen om uw beleid en procedures bij het werken op locatie. Zorg ervoor dat uw beleid in overeenstemming met de wetswijzigingen bij te werken.

deze records omvatten:

• gezondheid en veiligheid op de werkplek
• dress standards
• beleid inzake seksuele intimidatie
• operationele handleidingen

Overige bedrijfsdossiers

er is een reeks andere bedrijfsdossiers die moeten worden opgeslagen, waaronder::

• klantendossier
• ontvangen klachten
• gegevens over geschillen
• opgegeven en gewonnen offertes
• reclame-en marketingcampagnes
• verzekeringspolissen

hoe lang moet u uw administratie bewaren?

u moet uw administratie en documenten gedurende verschillende keren bewaren, afhankelijk van het ministerie of de organisatie die de informatie nodig heeft.

• Australian Securities and Investment Commission (ASIC) vereist dat ondernemingen gedurende zeven jaar gegevens bijhouden.
• de Ombudsman voor eerlijk werk (FWO) vereist dat u de personeelsadministratie zeven jaar lang bijhoudt.
• de Australian Taxation Office vereist dat u gegevens gedurende vijf jaar na het aanmaken ervan bijhoudt. Als uw bedrijf activa bezit, kan het zijn dat u uw administratie gedurende een langere periode

moet bewaren. het is een goed idee om een professioneel programma voor het bijhouden van gegevens te gebruiken dat voldoet aan Standard Business Reporting (SBR). Het kan moeilijk zijn het opzetten van uw administratie te houden zonder een boekhouding achtergrond. Als u hulp nodig hebt om aan de slag te gaan of als u uw huidige processen bent ontgroeid, kan ITP u helpen met uw bedrijfsgegevens en het beste systeem voor u opzetten.ITP de Inkomstenbelastingprofessionals hebben al 50 jaar zorg gedragen voor Australische bedrijven en bieden belasting-en boekhouddiensten aan. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, neem dan vandaag nog contact op met een Professional.