dlaczego inicjatywy zarządzania zmianami zawodzą?

jako profesjonalista prawdopodobnie uczestniczyłeś w wielu inicjatywach związanych ze zmianą w swojej karierze. Inicjatywa zmiany może być każdą próbą zainicjowania zmian organizacyjnych-od nowych produktów na rynku do zmian w przepływach pracy. Inicjatywy zmian wymagają zarządzania-jednak nie wszystkie inicjatywy zarządzania zmianami są skuteczne. Najprawdopodobniej miałeś okazję zobaczyć, jak niektóre z tych inicjatyw zawodzą z pierwszej ręki. Czy zastanawialiście się kiedyś, dlaczego zawiodły i dlaczego nie było możliwe dokonanie zamierzonej zmiany?

gdy kopiesz wystarczająco głęboko, znajdziesz szeroki zakres przyczyn, które są unikalne dla konkretnej inicjatywy zmiany, która zawiodła. Po zebraniu informacji o wszystkich tych przyczynach, powinieneś połączyć je w Kategorie o podobnych tematach, aby uzyskać cenne informacje na temat tego, dlaczego inicjatywy zmian zawodzą w ogóle. Chociaż ta kolekcja nie powie Ci szczegółowo, jak zapobiec niepowodzeniu inicjatywy zmiany, dostarczy Ci przynajmniej wskazówek, co należy wziąć pod uwagę, aby następnym razem utrzymać ją na dobrej drodze.

zebraliśmy – z naszego punktu widzenia-dwanaście najważniejszych przyczyn niepowodzenia inicjatyw zmian. Oczywiście ta lista nie jest wyczerpująca. Odzwierciedla jednak nasze bogate doświadczenie w obszarze zarządzania zmianą w praktyce i łączy je z spostrzeżeniami nauk społecznych na temat tego, jak w pierwszej kolejności uniknąć takich niepowodzeń.

mówisz ludziom, co mają robić, a nie dlaczego mają to robić

chcesz, żeby ktoś inny powiedział ci, co masz zrobić? Najprawdopodobniej nie. jest ku temu dobry powód: większość ludzi lubi robić rzeczy, gdy są do tego wewnętrznie zmotywowani. Wewnętrzna motywacja odnosi się do rozluźnionej gotowości do działania z pełną i nieskrępowaną aprobatą (Ryan and Deci, 2000). Znajduje to również odzwierciedlenie w czterech podstawowych potrzebach psychologicznych autonomia i kompetencje, które są jednym z elementów teorii samookreślenia (Deci et al., 1989). Zamiast mówić ludziom, co mają robić, musisz zachęcić ich do udziału w inicjatywie zmiany.

jak to naprawić:

nie mów ludziom, co mają zrobić, ale raczej powiedz im, dlaczego inicjatywa zmiany, którą wdrażasz, jest ważna dla organizacji. Zapytaj ich, co ich zdaniem jest najbardziej odpowiednim podejściem z ich punktu widzenia, aby osiągnąć pożądany cel zmiany. W niektórych przypadkach sensowne jest zdefiniowanie różnych obszarów działania, które w pewnym stopniu koncentrują się na sposobie wdrożenia inicjatywy zmian. Nie daj się jednak złapać w mikro-zarządzanie innymi.

nie przekonałeś ludzi, dlaczego inicjatywa zmiany ma sens

ile inicjatyw zmiany, w których brałeś udział w swojej karierze zawodowej, miało sens z twojego punktu widzenia? Ilu z nich kierowało się indywidualnymi zainteresowaniami (np. top management, pojedyncze działy), a nie chęcią dodania wartości do całej organizacji? Organizacje są zajętymi miejscami, w których wiele działań dzieje się jednocześnie. Zasoby są ograniczone i istnieje ostra konkurencja o to, kto może je wykorzystać, aby zrobić rzeczy. Dotyczy to również inicjatywy zmiany. Jeśli ludzie nie mogą uzyskać jasnej odpowiedzi na pytanie, Dlaczego twoja inicjatywa zmiany ma sens, nie będzie miała dla nich wysokiego priorytetu.

Jak to naprawić:
wskaż korzyści związane z inicjatywą zmiany dla całej organizacji i dla każdej osoby. Narysuj inspirujący obraz przyszłości swojej organizacji, który opiera się na wdrożonej inicjatywie zmiany. Przedyskutuj „dlaczego” z kluczowymi specjalistami, menedżerami i agentami zmian w swojej organizacji. Twórz atrakcyjne historie z tych dyskusji i dziel się nimi z innymi ludźmi.

chcesz osiągnąć za dużo w zbyt krótkim czasie

zmiany organizacyjne nie nastąpią z dnia na dzień. Oczywiście, można osiągnąć szybkie zwycięstwa poprzez popychanie inicjatywy zmiany przez, ale mogę zapewnić, że nie będzie to zrównoważone. Po presji, aby trzymać się nowych procesów, systemów, wytycznych itp. spokojnie, ludzie zaczną wracać do starych wzorców. Jest jeszcze gorzej, gdy twoja inicjatywa zmiany nie ma dobrze zdefiniowanego zakresu, ale obejmuje wszystko i nic w tym samym czasie. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy niecierpliwi interesariusze naciskają na dostarczanie więcej w krótszym czasie. Inicjatywy zmiany prowadzone przez zewnętrznych konsultantów zarządzania również są podatne na niepowodzenia z powodu braku zrównoważonego rozwoju.

Jak to naprawić:
zacznij od inicjatywy zmiany wystarczająco wcześnie. Upewnij się, że twoja inicjatywa zmiany ma dobrze zdefiniowany zakres i realistyczną oś czasu. Sformułuj i dostosuj pożądany przyszły stan ze wszystkimi zainteresowanymi stronami. Aktywnie zajmuj się tym, czego twoja inicjatywa zmiany nie pokryje i nie może osiągnąć. Regularnie informuj swoich interesariuszy o postępach i wynikach inicjatyw zmian.

nie stosujesz konsekwentnie łatwego do zrozumienia uzasadnienia zmiany i mierzalnego celu

ile inicjatyw zmian prowadzonych przez Twoją organizację pamiętasz? Czy pamiętasz ich nazwę i dlaczego zostały wdrożone? Czy inicjatywa zmiany osiągnęła to, do czego zmierzała? Wielu inicjatywom na rzecz zmian brakuje łatwego do zrozumienia uzasadnienia zmian i wymiernego celu. Często, nawet jeśli istnieje uzasadnienie i cel, nie są one konsekwentnie używane lub przywoływane w komunikacji. Nazwy projektów są regularnie zmieniane, główni interesariusze nie trzymają się uzgodnionych wytycznych komunikacji i nie ma wspierającej komunikacji zmian, która przekazywałaby uzasadnienie zmiany w łatwy i atrakcyjny sposób. Cele dotyczące zmian nie mają jasnej definicji i trudno je zmierzyć.

Jak to naprawić:
udokumentuj cel inicjatywy zmian i stwórz odpowiednią wytyczną komunikacyjną. Upewnij się, że jest ona dobrze znana i zaangażowana przez wszystkie zainteresowane strony. Określ łatwe do zrozumienia i łatwe do zmierzenia wskaźniki, które mogą być wykorzystane do oceny, czy jesteś na dobrej drodze w swoich wysiłkach wdrożeniowych. Użyj spostrzeżeń z teorii wyznaczania celów (Locke and Latham, 2002), aby przeprowadzić Cię przez ten proces.

brakuje Ci wsparcia top management dla twojej inicjatywy zmiany

masz wsparcie top management dla swojej inicjatywy zmiany? Jak wygląda to wsparcie? Czy kryje się za tym prawdziwe działanie, czy może to tylko wargi? Top management zazwyczaj składa się z bardzo zapracowanych ludzi, którzy muszą utrzymać organizację w działaniu i którzy muszą rozwijać ją na wyższy poziom. Twoim pytaniem musi być to, czy twoja inicjatywa zmiany jest uważana za część tych głośnych wysiłków, czy też jest postrzegana tylko jako jedno z niezliczonych działań związanych z organizacją, które należy wykonać. Staje się to jeszcze trudniejsze, gdy oczekiwania dotyczące inicjatywy zmiany są wysokie, ale brakuje Ci wsparcia ze strony kombinezonu C.

Jak to naprawić:
aktywnie zajmij się faktem, że sam sukces twojej inicjatywy zmiany zależy od tego, czy otrzymasz odpowiednią ilość wsparcia najwyższego kierownictwa, czy nie. Wymyśl konkretne sugestie, jak mogłyby wyglądać takie działania wspierające: Możesz poprosić o sponsora projektu, regularny komitet sterujący projektem, który daje dostęp do najważniejszych decydentów lub przeprowadzić spotkania w ratuszu z najwyższym kierownictwem Q& sesja.

w Twojej inicjatywie zarządzania zmianą brakuje inspirującego przywództwa

istnieje wiele dowodów na to, że rozsądne przywództwo odgrywa ważną rolę w zarządzaniu zmianami . Dotyczy to szczególnie przywództwa transformacyjnego i charyzmatycznego. Oba podejścia przywódcze opierają się na doradztwie poprzez inspirację i silne skupienie się na jednostce. Kolejnym ważnym czynnikiem sukcesu przywództwa jest orientacja na przyszłość (Seijts, 1998). Twoja inicjatywa zmiany nie polega na zachowaniu status quo. Chodzi o osiągnięcie, inspirowanie i niejednoznaczność wspólnego celu w wyniku wspólnego wysiłku zespołowego.

Jak to naprawić:
Naucz się podstaw przywództwa transformacyjnego (Bass, 1999), koncentrując się na czterech „jest” zindywidualizowanym rozważaniu, inspirującej motywacji, wyidealizowanym wpływie i stymulacji intelektualnej. Obsadź swój zespół ludźmi o silnych umiejętnościach przywódczych. Zainspiruj ludzi, rysując atrakcyjny obraz przyszłości, który będzie efektem pomyślnego wdrożenia twojej inicjatywy zmiany.

brakuje Ci oddolnego wsparcia dla twojej inicjatywy zmiany

czy masz wrażenie, że wystarczająco dużo osób, które są bezpośrednio dotknięte Twoją inicjatywą zmiany, popiera ją? Jeśli nie, to dlaczego myślisz, że tego nie popierają? Wiele inicjatyw dotyczących zmian zawodzi, ponieważ brakuje oddolnego wsparcia. Niepowodzenie odnosi się również do braku trwałości twoich wysiłków na rzecz zmiany. Należy pamiętać, że nie ma sposobu, aby zrekompensować brak oddolnego wsparcia z najwyższą mocą zarządzania. W większości przypadków pogorszy to sytuację, gdy będziesz naciskać na opór, nawet jeśli ludzie mniej lub bardziej otwarcie sprzeciwią się Twojej inicjatywie zmiany.

Jak to naprawić:
zaangażuj ludzi, którzy są zainteresowani Twoją inicjatywą zmiany od samego początku. Upewnij się, że ich opinie są wysłuchane, a proces podejmowania decyzji jest przejrzysty i uczciwy. Określ kluczowe osoby, które wspierają twoje wysiłki w zakresie zmian i zapytaj ich, czy chcą aktywnie wspierać twoją inicjatywę jako agenci zmian. Wiąże się to również ze wspólnym podejściem przywódczym.

ignorujesz odporność na zmiany jako ważne źródło nauki

jak radzisz sobie z odpornością na zmiany? Czy po prostu mówisz ludziom, że powinni trzymać się tego, co im mówisz i zrezygnować z oporu? Jest to oczywiście jedno podejście do radzenia sobie z oporem zmian. W niektórych indywidualnych przypadkach może to również się udać. Jednak, gdy występuje opór zmiany na znaczną skalę (np.g. niektórzy ważni kluczowi ludzie nie akceptują twojej inicjatywy zmiany lub znaczna część organizacji jej nie popiera) może to poważnie zaszkodzić ignorowaniu oznak oporu wobec zmian lub nawet próbie ich złamania.

Jak to naprawić:
po pierwsze, skup się na nie zmienianiu ludzi, ale zmienianiu kontekstów. Po zdefiniowaniu procesów, procedur ,ról i obowiązków znacznie łatwiej jest nakłonić ludzi do ich przestrzegania. Po drugie, spróbuj zrozumieć, dlaczego ludzie opierają się Twoim wysiłkom zmiany. Ludzie nie robią rzeczy tylko dla tego. Zwykle jest powód do działania. Twoim zadaniem jest zrozumieć ten powód i uczyć się z niego.

zbyt mocno naciskasz i nie dostrzegasz oznak wyczerpania organizacyjnego

inicjatywy zmian mogą zająć sporo czasu i energii. W zależności od twoich cech osobowości, możesz próbować popchnąć organizację do granic możliwości, osiągając jeden z kamieni milowych zmian po drugim. Chociaż jest to silny znak postępu i może dać ci poczucie spełnienia, może to spowodować znaczne obciążenie dla innych osób w Twojej organizacji. Najprawdopodobniej zauważysz, że twój wskaźnik absencji gwałtownie rośnie, a satysfakcja z pracy spada. Gdy twoje kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) pokażą obraz wyczerpania Organizacyjnego, jest tylko kwestią czasu, aż pojawią się pierwsze przypadki wypalenia (Maslach and Leiter, 2008).

Jak to naprawić:
uważaj na oznaki stresu i wysoki poziom obciążenia pracą przez długi okres czasu w Twojej organizacji. Świętuj sukcesy i Zapewnij wsparcie społeczne swojemu zespołowi. Zdefiniuj realistyczne kamienie milowe i informuj organizację o postępach. Nie wiń ludzi, gdy sprawy nie układają się zgodnie z oczekiwaniami. Powoduje to kolejne niepotrzebne obciążenie Twojej organizacji.

nie dostosowujesz swojego planu do nadchodzących wydarzeń

wiele inicjatyw zmian nie wychodzi zgodnie z planem, ale przyjmuje nieoczekiwane zmiany. Dotyczy to zwłaszcza złożonych przedsięwzięć zmian, w których zaangażowanych jest wiele różnych zmiennych. Chociaż nadal opłaca się mieć plan wdrożenia i harmonogram pod ręką, równie ważne jest aktualizowanie go w oparciu o to, jak rzeczy ewoluują w czasie. W świecie VUCA potrzebujesz zwinnego myślenia, aby odnieść sukces. W przeciwnym razie rzeczywistość wyprzedzi twój plan i ostatecznie twoja inicjatywa zmiany zawiedzie.

jak to naprawić:
nie twórz jednego planu, ale stwórz zestaw scenariuszy, które biorą pod uwagę, że rzeczy mogą działać inaczej. Pozostań w kontakcie ze swoją drużyną linii frontu i uważaj na sygnały, które wymagają ponownego przemyślenia planów. Zastosuj zwinne podejście, które pozwala zmieniać rzeczy w trakcie pracy.

nie obchodzi cię (wystarczająco) Polityka organizacyjna

w zależności od tego, jak dobrze sobie z tym radzisz, Polityka organizacyjna może być lekarstwem lub błogosławieństwem. Jedno jest pewne: twoja inicjatywa zmiany będzie częścią gry, a zatem musisz mieć politykę i władzę na radarze. Jak wspomniano wcześniej, organizacje są bardzo ważne dla zasobów, priorytetów i władzy. Twoja inicjatywa zmiany może odnieść sukces tylko wtedy, gdy wykorzystasz swoje umiejętności polityczne (Munyon et al., 2015) do czynnego udziału w tym konkursie.

Jak to naprawić:
Wybijaj koalicje dla swojej inicjatywy zmiany. Postaraj się zrozumieć, kim są najważniejsi interesariusze, których dotyczy twoja inicjatywa zmiany,i informuj ich o tym. Nie daj się złapać w polityczne infekcje, ale zachowaj neutralność, koncentrując się na korzyściach, jakie twoja inicjatywa zmiany przynosi całej organizacji.

nie bierzesz pod uwagę Kultury swojej organizacji

każda organizacja jest wyjątkowa. Znajduje to odzwierciedlenie w historiach opowiadanych przez pracowników, języku używanym do komunikowania się ze sobą, rytuałach przeprowadzanych w celu świętowania sukcesu i radzenia sobie z niepowodzeniami oraz wielu innych zmiennych kulturowych. Nie odniesiesz sukcesu w swoich inicjatywach dotyczących zmian, jeśli nie uwzględnisz tych zmiennych kulturowych w swoim podejściu do wdrażania. W krótkim okresie możesz nawet osiągnąć jeden lub inny kamień milowy z wystarczającym wsparciem najwyższego kierownictwa. Jednak nie będziesz w stanie dostać się do DNA organizacji, co jest kluczem do prawdziwego wprowadzenia zmian.

Jak to naprawić:
zanim zaczniesz swoją inicjatywę zmian, spróbuj zrozumieć, jak działa organizacja, zadając następujące pytania:

• jak ludzie ze sobą rozmawiają?
• jakie historie Ci opowiadają?
• z czego są dumni ludzie?
• jakie rytuały są powszechne w organizacji?
• jakie jest serce organizacji (np. projekty, produkty, usługi, systemy)?

Ustrukturyzuj swoją inicjatywę zmiany w taki sposób, aby była zgodna z kulturą organizacyjną. Połącz go z historiami opowiadanymi w organizacji, spraw, aby był częścią rytuałów ważnych dla ludzi i zastosuj podejście wdrożeniowe, które wykorzystuje bicie serca organizacji.

umiejętności miękkie to nowe umiejętności twarde w gospodarce opartej na wiedzy XXI wieku. Zarządzanie zmianą jest jedną z tych umiejętności miękkich istotnych dla wszystkich profesjonalistów. Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać zmianami dzięki naszym dossier CQ, kursom mistrzowskim i sesjom doradztwa menedżerskiego.

Tags: Zarządzanie zmianą, skutki uboczne zmiany, Zarządzanie zmianą oparte na dowodach