nie wszystkie e-maile są na tyle ważne, aby pozostać w Twojej skrzynce odbiorczej, ale możesz też nie chcieć ich usuwać. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Użyj archiwum Gmail.

większość klientów poczty e-mail ma folder archiwum wiadomości, które w tej chwili nie są dla Ciebie ważne, ale mogą być przydatne do późniejszego wykorzystania. Zarchiwizowane wiadomości e-mail to najlepszy sposób na czystą, zorganizowaną skrzynkę odbiorczą bez usuwania czegokolwiek.

w tym artykule poznasz podstawy folderu archiwum Gmaila, gdzie go znaleźć i jak w pełni z niego korzystać.

co się dzieje, gdy archiwizujesz wiadomość e-mail?

jeśli chcesz wyczyścić lub uporządkować skrzynkę odbiorczą, masz wiele opcji, w tym usuwanie wiadomości lub przenoszenie ich do folderu archiwum Gmaila. Jeśli wybierzesz tę drugą opcję, po prostu przeniesiesz wiadomości ze skrzynki odbiorczej do innego folderu — archiwum.

kiedy archiwizujesz wiadomość e-mail, składasz ją do wykorzystania w przyszłości. A jeśli ktoś odpowie na zarchiwizowaną wiadomość e-mail, pojawi się ona ponownie w Twojej skrzynce odbiorczej. Archiwizacja jest najlepszym rozwiązaniem dla wiadomości e-mail, które chcesz wyjąć ze skrzynki odbiorczej, ale istnieje duża szansa, że będziesz ich potrzebować później.

Jaka jest różnica między usuwaniem a archiwizacją wiadomości e-mail?

usunięcie wiadomości e-mail wysyła ją do folderu kosza. Pozostanie tam przez 30 dni. Po tym czasie zostanie trwale usunięty i nie będzie można go już odzyskać ani wyświetlić.

Archiwizacja wiadomości e-mail usuwa ją tylko ze skrzynki odbiorczej. Pozostanie tak w nieskończoność, ale działanie może zostać cofnięte w dowolnym momencie.

więcej takich:

1. najlepsza aplikacja Gmail na Windows 10 / 7 / XP w 2021 roku. Przegląd najlepszych narzędzi 5
2. Gmail nie działa: typowe problemy z Gmailem i jak je rozwiązać
3. Gmail alternatywy: Top 7 internetowych, wolnych od reklam opcji, które szanują Twoją prywatność
4. Gmail dla firm: Jak skonfigurować konto w 9 krokach

jak usunąć zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu

jeśli w dowolnym momencie czujesz, że nie potrzebujesz już zarchiwizowanych wiadomości e-mail, możesz je łatwo usunąć.

wszystko co musisz zrobić to:

• Znajdź zarchiwizowane wiadomości e-mail.
• kliknij ikonę „Usuń”.

spowoduje to przeniesienie wybranych wiadomości e-mail do folderu kosza. Pamiętaj tylko, że po 30 dniach znikną na zawsze bez możliwości ich odzyskania.

po co w ogóle archiwizować maila?

istnieje kilka powodów, dla których chcesz archiwizować swoje e-maile. To dlatego, że robiąc tak:

1. zapewnia czystszą i łatwiejszą w zarządzaniu skrzynkę odbiorczą
2. zapewnia, że ważne dane nigdy nie zostaną utracone
3. sprawia, że ważne dane są łatwe i szybkie do uzyskania dostępu
4. pomaga twojej firmie zachować zgodność
5. chroni Twoją firmę przed potencjalnymi sporami sądowymi

dlatego chociaż radzenie sobie z wiadomościami e-mail może zająć 28% produktywnego czasu, zarządzanie nimi w efektywny sposób jest wciąż żywotna. Zobacz poniżej, jak Mailbird może Ci w tym pomóc.

jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu na komputerze

jeśli otwierasz konto Gmail z komputera, istnieją dwa proste sposoby wyszukiwania zarchiwizowanych wiadomości e-mail.

korzystając z folderu All Mail

jeśli tylko przeglądasz swoją skrzynkę odbiorczą, szybko zauważysz, że nie pojawiają się tam zarchiwizowane wiadomości e-mail. To dlatego, że domyślnie są one ukryte przez Google. Co musisz zrobić, aby zobaczyć zarchiwizowane wiadomości e-mail, przejdź do folderu Wszystkie wiadomości.

aby to zrobić:

• przenieś kursor do ikon w lewym górnym rogu ekranu aplikacji Gmaila.
• gdy kursor najedzie na ten obszar, menu boczne zostanie rozszerzone.
• z rozwiniętym menu bocznym przewiń w dół, aż znajdziesz folder All Mail.
• kliknij ten folder.

jeśli archiwizujesz dziesiątki do setek wiadomości e-mail dziennie, ta metoda nie będzie dla Ciebie idealna. Konieczność ręcznego archiwizowania każdej ważnej wiadomości e-mail (przychodzącej i wychodzącej) będzie zarówno żmudna, jak i czasochłonna. Aby uniknąć przesiania setek wiadomości, użyj następującej metody.

używając paska wyszukiwania

możesz również znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu za pomocą paska wyszukiwania. W tym celu możesz:

• wprowadź niektóre ważne słowa z szukanej wiadomości e-mail do paska wyszukiwania. Pojawią się e-maile z tymi słowami. Im więcej słów kluczowych napiszesz,tym węższe będą wyniki.
  
• wpisz w pasku wyszukiwania „-in:Sent-in:Draft-in:Inbox” -has:nouserlabels”. Spowoduje to wyświetlenie listy wszystkich wiadomości e-mail w folderach wysłane, Wersje robocze i skrzynka odbiorcza, a także wszystkich innych folderów. To skutecznie robi to samo, co otwarcie folderu All Mail, tylko w bardziej okrągły sposób.

  

jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu w telefonie

znalezienie zarchiwizowanych wiadomości e-mail w telefonie nie różni się zbytnio od aplikacji PC Mail. Jednak interfejs będzie wyglądał nieco inaczej.

jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu na Androida

• Otwórz aplikację Gmail.
• kliknij menu hamburgera, aby je rozwinąć.
• następnie wybierz etykietę All Mail lub użyj funkcji wyszukiwania, aby znaleźć to, czego szukasz.

jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu na iPhonie

chociaż Gmail nie jest tak popularny wśród użytkowników iPhone ’ a, aplikacja jest nadal dostępna w Apple App Store. Proces znajdowania zarchiwizowanych wiadomości e-mail jest podobny do tego z Androidem.

• Otwórz aplikację Gmail.
• kliknij menu hamburgera, aby je rozwinąć.
• Dotknij etykiety cała poczta lub użyj paska wyszukiwania.

Jak automatycznie archiwizować e-maile, na które odpowiedziałeś?

Otwórz konto Gmail i poszukaj ikony koła zębatego w prawym górnym rogu. Kliknij na niego i wybierz ” Zobacz wszystkie ustawienia.”

wyszukaj „Wyślij i Zarchiwizuj” i wybierz przycisk „Pokaż „Wyślij & archiwum” w odpowiedzi.”Następnie kliknij” Zapisz zmiany ” na dole strony.

po włączeniu tego ustawienia pojawi się nowy przycisk podczas odpowiadania na wiadomości e-mail. Po kliknięciu tego nowego przycisku wyśle odpowiedź i automatycznie zarchiwizuje poprzednią wiadomość.

jednak Gmail nie jest jedyną platformą, która oferuje tę innowacyjną funkcję. Niektóre inne klienty poczty e-mail, takie jak Mailbird, umożliwiają również archiwizowanie wiadomości e-mail w jednym kroku podczas odpowiadania na rozmowę. Ponadto Mailbird jest pełen innych zaawansowanych funkcji, które całkowicie odmienią Twoją pocztę e-mail!

czy Archiwizacja e-maili może być zautomatyzowana?

jeśli otrzymujesz dziesiątki do setek wiadomości e-mail dziennie, ręczne ich archiwizowanie może szybko stać się uciążliwe. Rozwiązaniem, na które decyduje się wiele firm, jest automatyzacja.

jeśli używasz Mailbirda, automatyzacja archiwizacji wiadomości e-mail jest łatwa.

po prostu:

1) Przejdź do menu Mailbird w lewym górnym rogu głównego okna.

2) Wybierz ” Ustawienia.”

3) Kliknij kartę komponowanie

4) Sprawdź lub odznacz ” Wyślij & Archiwum: Pokaż przycisk Wyślij & archiwum.”

dzięki temu wszystkie wychodzące wiadomości e-mail zostaną automatycznie zarchiwizowane. Wystarczy dostosować ustawienia w menu Ustawienia, aby automatycznie otrzymywać i archiwizować wychodzące wiadomości e-mail. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu i pozwoli łatwo archiwizować wszystkie ważne komunikaty.

jak usunąć archiwizację wiadomości e-mail w Gmailu

przenoszenie zarchiwizowanych elementów z powrotem do skrzynki odbiorczej jest proste.

• Znajdź zarchiwizowane wiadomości e-mail za pomocą metod wymienionych powyżej.
• kliknij ikonę „Przenieś do skrzynki odbiorczej”.

spowoduje to ponowne pojawienie się wybranych wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej. Od teraz Google będzie traktować je jak każdy inny e-mail. Oznacza to, że możesz je ponownie zarchiwizować i powtórzyć proces, jeśli chcesz w dowolnym momencie.

niektóre wiadomości e-mail należą do archiwum

Przenoszenie wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej do archiwum Gmaila jest jedną z najlepszych strategii usuwania skrzynki odbiorczej. Archiwizując wszystkie wiadomości e-mail, które nie wymagają dalszych działań, ułatwiasz Wyszukiwanie wiadomości e-mail wymagających odpowiedzi. Co najważniejsze, Archiwizacja wiadomości e-mail pomaga zmniejszyć bałagan psychiczny, dzięki czemu dzień pracy jest przyjemniejszy.

Archiwizacja wiadomości e-mail jest lepszym rozwiązaniem niż ich usuwanie, jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować dostępu do starej wiadomości e-mail w przyszłości. Możesz porównać archiwizację wiadomości e — mail z wykonaniem zadania-czytasz ją, odpowiadasz na nią, a następnie usuwasz ją z drogi. Jeśli otrzymasz odpowiedź na zarchiwizowaną wiadomość e-mail, pojawi się ona w Twojej skrzynce odbiorczej i przypomni o podjęciu działań.

Wreszcie, wszystkie firmy powinny rozważyć archiwizację swoich wiadomości e-mail ze względów prawnych i praktycznych.

wniosek

znalezienie zarchiwizowanych wiadomości e-mail w Gmailu nie musi być trudne. Nie ma znaczenia, czy używasz aplikacji PC Mail, aplikacji Gmail na Androida, czy aplikacji Gmail na iPhone ’ a-wszystko sprowadza się do dwóch głównych metod.

1. Otwórz aplikację Gmail > znajdź folder all Mail w lewym górnym rogu ekranu > kliknij go
2. Otwórz aplikację Gmail > kliknij pasek wyszukiwania > wprowadź odpowiednie słowa kluczowe pasujące do wiadomości e-mail, którą próbujesz znaleźć/wpisz „- in:Sent-in:Draft-in:Inbox” – has:nouserlabels”, aby uzyskać listę ze wszystkich wiadomości e-mail w każdym folderze

jeśli ręczna archiwizacja i wyszukiwanie wiadomości e-Mail działa dla Ciebie, świetnie! Jeśli jednak chcesz zautomatyzować swój proces, przydatny może okazać się Mailbird. Co więcej, pozwoli Ci zaoszczędzić czas na kilka różnych sposobów, takich jak:

• posiadanie prostej i przyjaznej dla użytkownika platformy
• zapewnienie zunifikowanej skrzynki odbiorczej
• przypominanie o konieczności automatycznego śledzenia ważnych komunikatów za pomocą funkcji drzemki
• wysoce konfigurowalny
• solidne integracje
• obsługa Wielu języków
• bezpłatne całodobowe wsparcie

użyj rozwiązania takiego jak Mailbird, aby zautomatyzować zadanie i usprawnić dzień.

czy znasz jakieś sztuczki, aby znaleźć zarchiwizowane e-maile w Gmailu, o których zapomnieliśmy wspomnieć? Jeśli tak, proszę nie trzymać ich dla siebie-daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.

Często zadawane pytania o Archiwum Gmaila