1. Blog
2. Zarządzanie zasobami ludzkimi
3. co powinno znajdować się w teczce pracownika?

akta pracownicze lub akta osobowe to grupa dokumentów, które zawierają wszystkie istotne informacje na temat czasu pracownika w Twojej firmie, od podania o pracę do rezygnacji.

możesz być zdezorientowany, co powinno znajdować się w aktach pracownika lub zastanawiać się, jak długo należy przechowywać informacje. W tym przewodniku stworzyliśmy listę kontrolną plików pracowników, aby pomóc ci zebrać wszystkie odpowiednie dokumenty i odpowiedzieć na wszelkie typowe pytania.

dlaczego potrzebujesz plików pracowników

przechowywanie wszystkich ważnych informacji o pracowniku w jednym miejscu oznacza, że łatwo jest znaleźć wszelkie istotne szczegóły dotyczące jego roli i obowiązków.

oznacza to również, że możesz sporządzić wszelkie niezbędne zapisy w przypadku, gdy pracownik wniesie przeciwko tobie roszczenie. Dlatego ważne jest, aby akta osobowe pracownika były aktualne i regularnie przeglądały wszystkie akta, aby upewnić się, że znajdują się tam wszystkie istotne dokumenty.

pomoże to chronić Cię w przypadku roszczenia przeciwko tobie, ponieważ akta pracownicze będą służyć jako zapis tego, jakie wsparcie i traktowanie osoba otrzymała w firmie.

co należy zachować w plikach pracowników

zawartość plików pracowników będzie się różnić w zależności od osoby, ale uważamy, że należy uwzględnić kilka kluczowych aspektów.

rzeczy, które należy uwzględnić w aktach osobowych pracownika, to:

• podanie o pracę, CV i list motywacyjny
• informacje o wykształceniu i przeszłości zatrudnienia
• Opis stanowiska
• list ofertowy i umowa o pracę
• informacje kontaktowe w nagłych wypadkach
• zapisy szkoleń
• informacje o płacach i świadczeniach (ale nie dane bankowe)
• formularze oceny wyników pracy
• raporty dyscyplinarne
• list rezygnacji pracownika
• dokumentacja rozmowy kwalifikacyjnej
• wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem

czego nie powinno być w aktach pracowników?

wszelkie informacje, które nie są istotne dla roli pracownika, na przykład jego pochodzenie etniczne lub szczegóły dotyczące niepełnosprawności, nie powinny być uwzględniane w ich aktach osobowych.

unikaj umieszczania jakichkolwiek uwag lub opinii na temat pracownika w ich aktach: informacje powinny ograniczać się tylko do faktów.

kto ma prawo wglądu do akt osobowych?

ze względu na akta pracowników zawierające prywatne informacje, takie jak adres domowy lub szczegóły postępowania dyscyplinarnego, należy zapewnić ich ochronę i ograniczony dostęp. Tylko sam pracownik, jego bezpośredni kierownik i personel HR powinni mieć możliwość przeglądania swoich plików.

jak długo przechowywać pliki pracowników

RODO (Ogólne Rozporządzenie o ochronie danych) weszło w życie w maju 2018 r.i określiło surowe zasady dotyczące odpowiedzialności pracodawców za ochronę danych swoich pracowników.

nie zakładaj, że możesz pozbyć się wszystkich informacji o pracownikach, gdy opuszczą Twoją firmę. Możesz być prawnie zobowiązany do przechowywania niektórych danych, na przykład danych płacowych, a najlepszą praktyką jest przechowywanie innych informacji w przypadku, gdy były pracownik wniesie przeciwko tobie roszczenie. Jeśli usunąłeś zapisy dotyczące wyceny, postępowania dyscyplinarnego lub świadczeń, nie będziesz w stanie przedstawić dowodów na to, że przestrzegałeś przepisów prawa pracy.

w przypadku nieudanych kandydatów do pracy dobrym pomysłem jest przechowywanie ich informacji przez co najmniej 6 miesięcy po złożeniu wniosku. Dla byłych pracowników ogólne zasady to:

• czas pracy (szczegóły, kiedy pracownik pracował dla ciebie) – 2 lata
• Lista płac i szczegóły dotyczące odbytego urlopu macierzyńskiego i Ojcowskiego – 3 lata
• P45/P60, akta osobowe i dokumentacja szkoleniowa-6 lat

zgodnie z RODO pracownicy mają prawo do informacji:

• jakie masz informacje na ich temat i jak z nich korzystasz
• poufność zapisów
• jak te zapisy mogą pomóc w ich szkoleniu i rozwoju w pracy

jeśli pracownik poprosi o kopię danych, które masz na ich temat, będziesz miał 30 dni na ich dostarczenie.

gdzie przechowywać pliki pracowników

dni przechowywania dokumentów pracowników w zamkniętej, ognioodpornej szafce szybko stają się historią dla wielu firm. Zdecydowanie najbezpieczniejszym i najbardziej niezawodnym sposobem przechowywania plików personalnych pracowników w jednym miejscu jest przechowywanie ich w oprogramowaniu HR.

dzięki oprogramowaniu HR możesz zabezpieczyć ważne dokumenty i ograniczyć dostęp do nich. Pracownicy będą mogli edytować swoje dane osobowe, gdy będą musieli zostać zaktualizowani, co zwolni czas administratora dla siebie.

ponieważ oprogramowanie znajduje się w chmurze, będzie dostępne z dowolnego miejsca. Będzie to przydatne, ponieważ coraz więcej pracowników zaczyna pracować zdalnie lub ma elastyczne schematy pracy, które pozwalają im pracować z domu kilka dni w tygodniu.

pracownicy będą mogli uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące ich roli lub obowiązków, przeglądając umowę o pracę i opis stanowiska w oprogramowaniu. Skróci to czas, który zużywasz, odpowiadając na Często zadawane przez pracowników pytania, dzięki czemu możesz skupić się na swojej firmie.

nasze oprogramowanie HR pozwala zachować wszystkie pliki pracowników w bezpiecznej bazie danych online, zapewniając spokój ducha.

skontaktuj się z nami [email protected] lub zadzwoń do nas pod numer 0333 014 3888, aby dowiedzieć się więcej o naszym łatwym w obsłudze oprogramowaniu HR.

lub rozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś.

• co to jest indukcja?
• 5 podstawy HR dla małych firm
• czym jest podręcznik dla pracowników?

treść tego bloga ma charakter wyłącznie informacyjny. Proszę nie polegać na tym jako porady prawnej lub innej profesjonalnej, ponieważ nie jest to, co zamierzamy. Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć w naszych Warunkach korzystania z witryny. Jeśli potrzebujesz profesjonalnej porady, skontaktuj się z nami.

możesz też przeczytać te artykuły