dokumentacja medyczna systemy archiwizacji

trzy rodzaje numerycznych systemów archiwizacji są powszechnie stosowane do archiwizacji dokumentacji medycznej – prosta cyfra, cyfra końcowa i cyfra Środkowa.

proste wypełnianie numeryczne

proste wypełnianie numeryczne odnosi się do wypełniania dokumentacji w dokładnej kolejności rosnącej zgodnie z numerem dokumentacji medycznej. Tak więc jednocześnie wszystkie ponumerowane rekordy byłyby w serii rosnącej na półkach segregacyjnych. Dla np., następujące cztery dokumenty medyczne zostaną złożone w następującej kolejności na półce: 65023, 65024, 65025 i 65026.

oczywiście jest to prosta sprawa, aby wyciągnąć pięćdziesiąt ciągłych rekordów z obszaru zgłoszenia do celów badawczych lub do nieaktywnego przechowywania. Być może największą zaletą tego typu systemu archiwizacji jest łatwość, z jaką personel jest przeszkolony do pracy z nim. Jednak takie podejście do zgłoszenia ma pewne wady. Jest to łatwe do błędnego wypełnienia, ponieważ personel musi wziąć pod uwagę wszystkie cyfry numeru rekordu w tym samym czasie podczas składania rekordu. Im większa liczba cyfr, które muszą być przywołane podczas wypełniania, tym większa szansa na błąd. Zmiana numerów jest powszechna: zapis Medyczny 65424 może być błędnie zapisany jako zapis 56524.

poważniejszym problemem prostego wypełniania numerycznego jest to, że najcięższa czynność wypełniania koncentruje się w obszarze z maksymalną liczbą nowych rekordów. Kilku pracowników składających rejestry w tym samym czasie w takich obszarach musi wchodzić sobie w drogę. Ponieważ sztaby są zwykle składane w obszarze najbardziej aktualnych rekordów, nie jest możliwe ustalenie odpowiedzialności za sekcję pliku na jednym sztabie.

można użyć sześciocyfrowej lub siedmiocyfrowej Liczby i podzielić myślnikiem na trzy części, z których każda zwykle zawiera dwie cyfry. W ramach liczby cyfry podstawowe to dwie ostatnie, cyfry drugorzędne to dwie środkowe, a cyfry trzeciorzędne to dwie pierwsze lub trzy cyfry.

w terminalnym zapisie cyfrowym znajduje się 100 sekcji podstawowych, w zakresie od 00 do 99. Pracownicy muszą najpierw wziąć pod uwagę sekcję podstawową podczas wypełniania dokumentacji. W każdej sekcji podstawowej grupy rekordów są dopasowywane zgodnie z cyfrą drugorzędną, po zlokalizowaniu prawidłowej sekcji cyfr drugorzędnych, akta personelu dokumentacji medycznej w porządku numerycznym przez cyfry trzeciorzędne. W dokumentacji medycznej druga cyfra trzeciorzędowa zmienia się z każdym zapisem.

zwróć uwagę na następujący przykład w pliku cyfry terminala

66-31-06	98-11-38	98-99-50
67-31-06	99-11-38	99-99-50
68-31-06	00-12-38	00-00-51
69-31-06	01-12-38	01-00-51

metoda zapisu cyfr końcowych jest opisana za pomocą sześciu cyfr, ale jak wspomniano wcześniej, może być dostosowana do użycia pięciu, siedmiu, a nawet dziewięciu cyfr. Z pięciocyfrową liczbą można podzielić ją na trzy sekcje, w następujący sposób:

7-65-43	0-00-01	itd.
z siedmioma cyframi, rozpad może być:
765-43-21	000-00-01	itd.

istnieje wiele zalet wypełniania cyframi terminalowymi. Po dodaniu nowych rekordów do półek, ich numery końcowe są równomiernie rozmieszczone w 100 podstawowych sekcjach półek. Co 100. nowa dokumentacja medyczna zostanie ponownie złożona w tej samej podstawowej sekcji półek.

utrudnienie, które powoduje, że proste wypełnianie numeryczne jest śledzone, gdy kilku pracowników dokonuje zgłoszenia w tym samym obszarze, unika się. Pracownicy mogą być przypisani do niektórych sekcji półek. Gdy czterech pracowników składa zgłoszenia, pierwszy personel może być odpowiedzialny za końcowe sekcje cyfr 00-24, drugi za 25-49, trzeci za 50-74, a czwarty za 75-99.

ponieważ numery rejestracyjne są nadal przydzielane w prostej kolejności numerycznej, praca jest równomiernie rozłożona między każdego pracownika w każdej sekcji. Numery 463719, 453720 i 463721 są przydzielane w ścisłej kolejności, ale rekordy zostaną złożone odpowiednio w sekcji cyfr końcowych „19”, „20” i „21”.

nieaktywne rekordy mogą być pobierane z każdej sekcji cyfr terminala, gdy dodawane są nowe rekordy. W ten sposób kontrolowana jest ilość rekordów w każdej sekcji podstawowej i zapobiega się powstawaniu dużych luk w pliku, które wymagają cofnięcia rekordów. Ta regulacja głośności upraszcza również planowanie sprzętu do segregacji.

zalety wypełniania cyframi terminalowymi

niewłaściwe wypełnianie jest znacznie zmniejszone dzięki zastosowaniu wypełniania cyframi terminalowymi. Ponieważ personel dotyczy tylko jednej pary cyfr na raz, transpozycja cyfr jest mniej prawdopodobna. 245-68-90, przywołanie trzech cyfr jest łatwiejsze niż przywołanie siedmiu.

okres szkolenia dla asystenta dokumentacji medycznej jest zwykle nieco dłuższy w przypadku terminalnego systemu cyfr niż w przypadku prostego wypełniania numerycznego, ale większość personelu może się go nauczyć w ciągu kilku dni.

wstępne ustawienie półek na dokumenty może być wymagane od etapu początkowego, co może wymagać większej liczby jednostek regałów, ponieważ należy zaplanować możliwości rozbudowy dla całego obszaru dokumentacji medycznej.

wypełnianie środkowych cyfr

w tej metodzie pliki pięciolinii według par cyfr, jak w wypełnianiu końcowych cyfr. Z drugiej strony cyfry pierwotne, drugorzędne i trzeciorzędne znajdują się w różnych pozycjach. Środkowe pary cyfr w sześciocyfrowym numerze są cyframi podstawowymi, cyfry po lewej to cyfry drugorzędne, a cyfry po prawej to cyfry trzeciorzędne

76	—	68	—	96
drugorzędne		podstawowe		trzeciorzędowe
poniżej pokazano przykładową sekwencję w pliku ze średnimi cyframi
76-68-96		99-68-96
76-68-97		99-68-97
76-68-98		99-68-98
76-68-99		99-68-99
77-68-00		00-69-00
77-68-01		00-69-01

z podanego przykładu, pięciolinia widzi, że bloki 100 rekordów (np., 76-78-00 do 76-78-99) są w prostej kolejności liczbowej.

ma to kilka zalet:

• po pierwsze, łatwo jest wyciągnąć 100 kolejno ponumerowanych rekordów do celów badawczych.
• po drugie, konwersja z prostego systemu numerycznego na system cyfr środkowych jest znacznie prostsza niż konwersja na system cyfr końcowych.
• Po Trzecie, bloki 100 rekordów pobranych z prostego pliku numerycznego są w dokładnej kolejności dla wypełniania środkowych cyfr.

wypełnianie środkowych cyfr zapewnia bardziej równomierny rozkład rekordów, który wykonuje proste wypełnianie numeryczne, chociaż nie jest równy równowadze uzyskanej przez końcowy system wypełniania cyfr.

podobnie jak w przypadku terminalnego zgłoszenia cyfrowego, personel składa się parami cyfr, a nie sześcioma lub siedmioma cyframi; w związku z tym zmniejsza się błędne zgłoszenie.

istnieją pewne wady archiwizacji Środkowej cyfry. Więcej szkoleń może być konieczne niż proste numeryczne lub terminalowe wypełnianie cyfr.