istnieje kilka scenariuszy, w których firmy zostaną poproszone lub zainicjują prośbę o weryfikację historii pracy danej osoby i innych szczegółów związanych z jej obecnym lub poprzednim zatrudnieniem. Proces ten, nic dziwnego, jest znany jako ” weryfikacja zatrudnienia.”

proces zatrudniania jest szczególnie częstym czasem dla firmy na weryfikację zatrudnienia i zwykle wymaga profesjonalnych kontroli referencyjnych. Firmy często otrzymują również wnioski o weryfikację zatrudnienia od osób trzecich, takich jak kredytodawcy udzielający nowych pożyczek lub właściciele nieruchomości, potwierdzający, że najemca będzie w stanie dokonać odpowiednich płatności z tytułu nowej umowy najmu.

istnieje kilka metod udowodnienia zatrudnienia, począwszy od zabezpieczenia „dowodu zatrudnienia” (Poe) list do dostarczania paystubs, referencje, lub wykonanych umów i umów. Tutaj przyjrzymy się głównym powodom wniosków o weryfikację zatrudnienia i kilku sposobom spełnienia takich wniosków przez firmy.

jakie sytuacje wymagają weryfikacji zatrudnienia?

wraz z rozwojem profesjonalnych witryn sieciowych, takich jak LinkedIn, może się wydawać, że obecność danej osoby w Internecie lub CV/CV wystarczą, aby udowodnić ich zatrudnienie. Jednak wielu potencjalnych weryfikatorów będzie chciało bardziej formalnej certyfikacji, zwłaszcza gdy jest ona związana z transakcją finansową.

kredytodawcy udzielający pożyczki

kredytodawcy oceniający wnioskodawcę o nową pożyczkę mają prerogatywę do weryfikacji zatrudnienia osoby fizycznej: upewnienia się, że nowy klient może dokonać płatności na czas. Oprócz zatwierdzania zatrudnienia, pracodawcy mogą również zweryfikować informacje o wynagrodzeniu dla pracownika, ale muszą uważać na lokalne przepisy. Niektóre lokalizacje, takie jak stan Kalifornia i Nowy Jork bar pracodawców z uwalniania informacji płacowych podczas procesu zatrudniania, ale to rzadko wpływa na wnioski, które mają zastosowanie do powstania pożyczki.

właściciele nieruchomości wystawiający umowę najmu

podobnie jak dostawcy pożyczek, właściciele nieruchomości Zwykle weryfikują zatrudnienie danej osoby, aby upewnić się, że są w stanie obsłużyć nową umowę najmu. Historia zarobków jest również istotna, aby zapewnić poczucie przyszłych dochodów najemcy.

pracodawcy rozszerzający oferty na nowych pracowników

chociaż pracodawcy często potwierdzają historię pracy wnioskodawcy, sprawdzając referencje zawodowe, czasami wymagają bardziej formalnego zaświadczenia, zwykle w formie weryfikacji zatrudnienia lub listu PoE. Przyglądamy się tym listom bardziej szczegółowo poniżej.

posiadacze wiz pracowniczych potwierdzających zatrudnienie

wizy pracownicze zazwyczaj wymagają od wnioskodawcy zatrudnienia zarobkowego przed uzyskaniem pozwolenia na pozostanie w danym kraju. Podobnie, przedłużenia aplikacji zwykle zależą od dalszego zatrudnienia posiadacza wizy, więc posiadacz wizy musi poinformować urząd wydający pozwolenie na pracę, jeśli stracił lub w inny sposób zmienił stanowiska.

metody weryfikacji zatrudnienia

na początek firmy powinny powiadomić obecnego lub byłego pracownika, że otrzymał wniosek o dane dotyczące zatrudnienia, aby upewnić się, że wniosek jest uzasadniony przed przekazaniem jakichkolwiek informacji.

następnie, przed zebraniem informacji niezbędnych do odpowiedzi na wniosek o weryfikację zatrudnienia, określ najlepszy sposób jej przedstawienia. Czy osoba składająca wniosek określiła format? Czy dostarczyli formularz do wypełnienia, czy może nieformalne referencje?

w razie wątpliwości firmy powinny wydać pismo PoE, ponieważ jest to najczęstsza metoda stosowana do weryfikacji zatrudnienia. List PoE zawiera wszystkie istotne informacje o historii pracownika w firmie. Często wystarczy również kombinacja innych metod.

list potwierdzający zatrudnienie

list PoE wydany przez pracodawcę stanowi formalne potwierdzenie stosunku pracy obecnego lub byłego pracownika z firmą.

większość listów PoE zawiera:

• Nazwa firmy i adres pracodawcy (lub użyj standardowego papieru firmowego): weryfikuje nazwę i lokalizację firmy weryfikującej zatrudnienie.
• aktualny lub były tytuł zawodowy pracownika: potwierdza rolę pracownika w firmie.
• daty zatrudnienia obecnego lub byłego pracownika: weryfikuje czas trwania zatrudnienia pracownika w firmie.
• lista obowiązków pracownika:
• dane kontaktowe pracodawcy: Pomoc w przyszłym kontakcie w sprawie wniosku o weryfikację.

niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, który chce utworzyć list PoE, czy pracownikiem, który chce uprościć proces weryfikacji dla firmy, możesz użyć tego bezpłatnego szablonu (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5), który stworzyliśmy, aby upewnić się, że pokrywasz wszystkie swoje bazy danych.

Inne metody udowodnienia zatrudnienia

jeśli trudno jest skontaktować się z pracodawcą, czy to z powodu niewystarczającego wsparcia kadrowego, czy też słabych relacji między firmą a pracownikiem, istnieją inne podejścia do zakończenia weryfikacji zatrudnienia.

• *Paystubs * zapewniają zapis dotychczasowych dochodów pracownika od pracodawcy. Informacje te są istotne, gdy zarobki pracownika są głównym celem wniosku o weryfikację, takiego jak wniosek o wydanie karty kredytowej, ale czasami podanie tych informacji jest niezgodne z prawem. Pracodawcy powinni skonsultować się z prawnikiem lub lokalnym prawem, aby upewnić się, że nie ujawniają chronionych informacji.
• *Referencje * opisują rolę pracownika w firmie i ich ogólną wydajność. Były menedżer lub współpracownicy pracownika mogą za niego ręczyć, a większość firm otrzymuje od czasu do czasu kontrole referencyjne.
• * umowy & umowy * dowodzą relacji pracownika z firmą, choć tylko w tym sensie, że pracownik przyjął ofertę pracy. Jedną z kwestii związanych z tą metodą weryfikacji jest brak dowodu, że pracownik faktycznie pozostał na stanowisku, do którego został zatrudniony.
• *Usługi innych firm *Usuń stres z wniosków o weryfikację zatrudnienia, automatyzując większość procesu. Ma to zwykle znaczenie tylko wtedy, gdy pracodawca jest aktywnym użytkownikiem takiej usługi.

jakie informacje są legalne dla pracodawców we wszystkich stanach?

wnioski o weryfikację zatrudnienia mogą prosić o szczegóły, których pracodawcy nie muszą składać. W rzeczywistości pracodawcy mogą ponieść kary prawne za ujawnienie chronionych informacji. Zdrowie i wynagrodzenie & informacje o zarobkach są najbardziej wrażliwymi danymi posiadanymi przez pracodawców i muszą być szczególnie ostrożni, gdy zostaną poproszeni o udostępnienie szczegółów związanych z tymi kategoriami.

dane zdrowotne

dzielenie się informacjami o zdrowiu pracownika jest zazwyczaj złą praktyką. Motywy weryfikatora mogą być nieczyste, począwszy od ubezpieczyciela, który chce uzyskać wgląd w istniejące wcześniej warunki potencjalnego klienta, po pracowników zatrudniających w firmie, których celem jest zbudowanie jak najbardziej atrakcyjnej siły roboczej.

informacje o niepełnosprawności pracownika są szczególnie wrażliwe. Amerykańska Ustawa o niepełnosprawności z 1990 r. zapewnia wyraźną ochronę informacji o niepełnosprawności osób fizycznych, zapobiegając udostępnianiu tych informacji osobom trzecim z jakiegokolwiek powodu.

zapraszamy pracodawców do potwierdzenia, że potencjalny pracownik będzie w stanie odpowiednio wypełnić obowiązki dotyczące danej roli. Pracodawcy mogą również sprawdzić, czy pracownik będzie potrzebował „rozsądnych udogodnień” dla danej roli, które umożliwią mu wykonanie wszystkich wymaganych zadań

wynagrodzenie & Historia zarobków

niektóre sytuacje, takie jak zaciąganie pożyczek, wymagają od osoby zabezpieczenia dowodu swoich zarobków. Jednak kilka lokalizacji, w tym stan Kalifornia i Nowy Jork, przyjęły przepisy zakazujące firmom ubiegania się o wcześniejsze informacje o wynagrodzeniu podczas procesu zatrudniania. Ma to na celu ochronę pracownika przed otrzymywaniem wynagrodzenia za nową rolę niesprawiedliwie w porównaniu z jego poprzednimi zarobkami, które mogły być poniżej stawki rynkowej lub w inny sposób nieuczciwe.

poprawne działanie

wiele firm będzie musiało odpowiedzieć na szereg wniosków o weryfikację zatrudnienia, więc przemyślany rozwój procesu pomoże firmie zaoszczędzić pieniądze i przyspieszyć czas reakcji. Pozyskiwanie informacji potrzebnych do realizacji wniosku może uniemożliwić działom HR i innym pracownikom wykonywanie innych istotnych zadań, ponieważ może wymagać ciągłego dotarcia do różnych działów. A wiele ważnych decyzji, takich jak zdolność pracownika do zakupu nowego domu, zależy od terminowej weryfikacji zatrudnienia. Wybór listu PoE zwykle wystarcza do wypełnienia danego wniosku o weryfikację, ale pracodawcy mogą również zautomatyzować proces za pośrednictwem Truework i innych weryfikatorów zewnętrznych.