zastanawianie się, jak i kiedy wysłać e-mail z przypomnieniem to dylemat społeczny, który większość ludzi zna zbyt dobrze. Nikt nie chce się natknąć jako niecierpliwy lub natarczywy, ale nikt nie chce radzić sobie z pominiętymi terminami lub wygasłymi terminami. Jak zrównoważyć potrzebę poszanowania czyjejś autonomii z potrzebą załatwiania spraw?

dylemat etykiety można łatwo rozwiązać za pomocą dobrze napisanego przypomnienia. Są to wiadomości, które docierają do celu bez wywoływania urazy. Są profesjonalni i skuteczni, a jednocześnie przyjaźni i delikatni.

W tym artykule dowiesz się, jak tworzyć tego rodzaju wiadomości e-mail. Ale najpierw, dowiedzmy się, kiedy jest to właściwe, aby je wysłać, i jak znaleźć idealne wyczucie czasu.

kiedy należy wysłać e-mail z przypomnieniem?

E-maile z przypomnieniami są przydatne, gdy pojawia się coś ważnego i gdy coś powinno się wydarzyć, ale tak się nie stało. oto kilka sytuacji, które mogą skorzystać z wysłania przypomnienia.

jaki jest idealny moment na e-mail z przypomnieniem?

nie zawsze jest łatwo znaleźć idealny czas na wysłanie e-maila z przypomnieniem. Jak szybko po rozmowie kwalifikacyjnej lub pominiętym terminie lub jak daleko przed ważnym wydarzeniem należy się skontaktować?

odpowiedź zależy od tego, na co czekasz. Jeśli przypominasz komuś o niedotrzymanym terminie, płatności, fakturze lub przesyłce, należy wysłać przypomnienie w pierwszym dniu roboczym po terminie płatności. Dłuższe oczekiwanie nie tylko wydłuża Opóźnienie, ale także zwiększa ryzyko, że osoba zapomni o szczegółach umowy.

jeśli śledzisz coś, co nie miało terminu, dobrze jest poczekać trochę dłużej-zwłaszcza jeśli ktoś wyświadcza ci przysługę.

to samo dotyczy e-maili uzupełniających do podań o pracę i rozmów kwalifikacyjnych. Ubieganie się o pracę jest stresujące i zawsze trwa dłużej niż chcesz. Ale zatrudnianie jest złożonym procesem również po stronie pracodawcy. Kiedy czekasz, zamiast spieszyć się z kontynuacją, pokazujesz pracodawcy, że szanujesz ich czas i autorytet.

zgodnie z Harvard Business Review, możesz śledzić tydzień po rozmowie kwalifikacyjnej, jeśli nie odpowiedziałeś. Rzeczywiście zaleca dłuższy czas oczekiwania 10-14 dni. Pomyśl o tym, co ankieter lub kierownik ds. zatrudnienia powiedział ci o swojej osi czasu. I zawsze wysyłaj wiadomość co najmniej kilka dni temu, kiedy powiedzieli, że się odezwiesz.

przypomnienia z wyprzedzeniem są łatwiejsze. Możesz je wysłać na jeden dzień roboczy przed wydarzeniem. Dwa dni wcześniej jest właściwe, jeśli dana osoba musi dokonać skomplikowanych przygotowań. Jeśli używasz Calendly, możesz łatwo zaplanować przypomnienia, aby automatycznie wysyłać określoną liczbę godzin przed wydarzeniem.

Jak napisać delikatny e-mail z przypomnieniem?

oprócz wysyłania wiadomości e-mail, jednym z najważniejszych elementów etykiety przypomnień jest przyjazny ton. Chcesz znaleźć równowagę między pilnością a zrozumieniem. Im łagodniejszy możesz być, tym lepiej.

poniżej znajduje się kilka przykładów i szablonów, z których możesz przesunąć palcem — pomogą Ci stworzyć miłe e-maile z przypomnieniami, które doprowadzą twój punkt do domu bez zranienia żadnych uczuć.

1. Wybierz odpowiedni temat

solidny temat wiadomości e-mail jest koniecznością. To po prostu dobra Etykieta e-mail, aby ją dołączyć. Świetny temat zapewnia odbiorcę, że nie jesteś spamerem, co jest ważne, jeśli wysyłasz wiadomości do kogoś takiego jak sprzedawca lub ankieter. Mogą nie znać cię dobrze i nie mieć twojego adresu na liście kontaktów.

jeśli jest to profesjonalna wiadomość związana z niedotrzymanym terminem, dobrym sposobem na rozpoczęcie tematu są słowa ” wymagana odpowiedź „lub” wymagane działanie.”Przyciągają one uwagę ludzi i mogą zachęcić ich do otwarcia wiadomości e-mail.

oczywiście nie chcesz używać tego wyrażenia, jeśli wysyłasz maila do kogoś, kto wyświadcza ci przysługę lub uprzejmość. Jeśli śledzisz po rozmowie kwalifikacyjnej lub nawiązujesz kontakt z kimś, kto zaoferował Ci zrobienie czegoś dla Ciebie, zdanie „śledzenie” może być lepsze.

tak czy inaczej, upewnij się, że odwołujesz się do danej sprawy. Poniżej znajdują się przykłady tematów wiadomości e-mail z przypomnieniem:

2. Pozdrawiam odbiorcę

podobnie jak w temacie, pozdrowienie jest koniecznością, gdy wysyłasz Uprzejmy e-mail z przypomnieniem. To sprawia, że wiadomość brzmi bardziej przyjaznie i bardziej profesjonalnie w tym samym czasie.

ludzie zadręczają się pozdrowieniami e-mailowymi, ale nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Te proste wskazówki pomogą Ci wybrać najlepszy dla każdej sytuacji:

3. Zacznij od ładnych

ponieważ twoim celem jest napisanie Delikatnego e-maila z przypomnieniem, zacznij od przyjaznej wiadomości. Najlepiej jest być konkretnym i odnieść się do czegoś odpowiedniego, co wiesz o danej osobie, na przykład nadchodzącego kamienia milowego lub dużego projektu, nad którym pracowała. Na przykład:

jeśli dana osoba jest kolegą lub kimś, kto zrobił coś miłego dla ciebie ostatnio, możesz zaoferować swoje podziękowania jako otwarcie na swój e-mail. Na przykład:

jeśli nie znasz osoby lub jej pracy, coś w rodzaju „mam nadzieję, że masz dobry tydzień” jest w porządku.

4. Przejdź do punktu

po otwarciu z personal touch możesz pracować nad przekazaniem wiadomości. To jest część, w której będziesz chciał spędzić najwięcej czasu. Bądź jasne, co musi się wydarzyć i kiedy, ale uważaj, aby uniknąć obwiniania języka.

jednym z najbardziej delikatnych rodzajów przypomnień jest przypomnienie o nieodebranym terminie. Oto, co można powiedzieć w tej sytuacji, zaczynając od odpowiedniego łagodnego otwieracza:

” dzięki za pracę nad propozycją Millera. Myślę, że uzyskamy dobrą odpowiedź.

teraz, choć, jestem zaniepokojony delikatne wprowadzenie produktu Widgety. Jak już rozmawialiśmy, do wczoraj potrzebowaliśmy od Ciebie badań rynkowych, aby nasz zespół projektowy mógł zacząć. Potrzebują tych informacji jak najszybciej, aby projekt mógł iść do przodu.”

powyższy komunikat jest jasny o tym, co się nie stało i dlaczego jest to tak ważne. Możesz zastosować ten rodzaj przejrzystości do każdej wiadomości e-mail z przypomnieniami, w tym tych, które przypominają ludziom o nadchodzących wydarzeniach. Na przykład:

Czy wiesz, że możesz zautomatyzować e-maile z przypomnieniami o zdarzeniach? Dzięki przepływom pracy Calendly możesz wysyłać wiele przypomnień przed spotkaniem w różnych kanałach, aby poprawić frekwencję i produktywność cyklu przychodów. Szczególnie przydatne jest to, że możesz wysłać je e-mailem, SMS-em lub jednym i drugim. Na przykład przypomnienie e-mail wysłane dzień przed spotkaniem może zostać wzmocnione powiadomieniem tekstowym na kilka minut przed rozpoczęciem połączenia. Chcesz zobaczyć go w akcji? Wypróbuj za darmo!

5. Złóż konkretną prośbę

twoim celem w wysłaniu przyjaznego e-maila z przypomnieniem nie jest narzucenie winy, ale zachęcenie do czegoś. Najlepszym sposobem, aby to osiągnąć, jest prośba o to, czego potrzebuje odbiorca — wezwanie do działania — wraz z tym, kiedy tego potrzebujesz. Bądź jak najbardziej konkretny. Nawet jeśli na przykład wcześniej udostępniałeś swój numer telefonu, włącz go ponownie do wezwania do działania, aby nie pomylić działania, które ma podjąć odbiorca:

6. Zawiń go i podpisz się

zawsze kończ, dając odbiorcy korzyść z wątpliwości. Dobre zdanie końcowe brzmi mniej więcej tak:

ostatnią rzeczą do zrobienia jest podpisanie e-maila. Podobnie jak w przypadku powitania, rozważ swój związek z osobą i sposób, w jaki chcesz się natknąć. W razie wątpliwości skorzystaj z jednego z tych profesjonalnych podpisów:

na koniec imię i nazwisko. Wysyłając wiadomość e-mail do kogoś, kogo dobrze znasz, możesz użyć swojego imienia. Jeśli jest to ktoś, kogo nie znasz, dodaj swój tytuł pracy i nazwę firmy. Upewnij się, że mogą połączyć cię z projektem lub wydarzeniem, o którym mowa.

gra oczekująca: Brak odpowiedzi to odpowiedź?

jeśli wyraźnie zażądasz odpowiedzi na przypomnienie, możesz rozsądnie oczekiwać, że je otrzymasz. Brak odpowiedzi zwykle oznacza jedną z trzech rzeczy:

aby utrzymać dobrą wolę, staraj się dać ludziom korzyść z wątpliwości. Załóżmy, że chcą odpowiedzieć. Jeśli to konieczne, napisz jeszcze raz, aby zobaczyć, czy potrzebują pomocy.

frustrujące jest wysyłanie więcej niż jednego e-maila z przypomnieniem. Ale pamiętaj, że każdy ma swoje powody, aby nie odpowiadać. Daj im kilka dni na odpowiedź przed ponowną obserwacją. Kiedy to zrobisz, zachowaj ton pacjenta i Przypomnij im, dlaczego sprawa jest pilna. Jeśli nie odpowiedzą po drugim przypomnieniu, zastanów się nad przyjaznym telefonem w godzinach pracy.

dwa przypomnienia wystarczą również na nadchodzące wydarzenie. Wystarczy jeden e-mail na dzień przed wizytą, a drugi na godzinę wcześniej. Pierwszy daje możliwość wysłania wszystkiego, czego potrzebują do przygotowania, a drugi daje im szansę na poinformowanie, jeśli się spóźnią.

czy powinieneś używać SMS-ów z przypomnieniami zamiast e-maili?

przypomnienie nie musi być e-mailem. Wiadomości SMS mogą być bardziej przyjazne i okazały się skuteczne w nawiązywaniu kontaktu. Badania pokazują, że aż 98% tekstów jest otwieranych w porównaniu do 20% e-maili. I chociaż tylko 6% e-maili otrzymuje odpowiedzi,liczba ta wzrasta do 45% W przypadku tekstów.

wiadomości SMS są również łatwe do wysłania, szczególnie dzięki narzędziu powiadomień Calendly. Możesz przypominać ludziom o nadchodzących spotkaniach, nieodebranych odpowiedziach i innych na niestandardowym harmonogramie. Możesz ustawić wysyłanie przypomnień w określonych odstępach czasu przed lub po zdarzeniach. Utrzymuje wszystkich na dobrej drodze i zmniejsza opóźnienia-i w końcu o to chodzi w e-mailach z przypomnieniami.

gotowy, aby proces przypominania był bardziej wydajny dzięki Calendly? Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny już dziś.

Zarejestruj się za darmo