ten artykuł pomoże Ci lepiej komunikować się i pisać formalne e-maile w języku angielskim.

e-maile są jednymi z najczęściej używanych środków komunikacji na świecie. Są szybkie, natychmiastowe i umożliwiają interakcję z wszelkiego rodzaju firmami w obrębie i poza granicami kraju. W pracy przede wszystkim pisanie formalnych maili w języku angielskim we właściwy sposób wymaga pewnych umiejętności, a będąc w sytuacji zawodowej, ważne jest, aby nie popełniać błędów, aby zrobić dobre wrażenie o sobie i swojej firmie.

w tym artykule znajdziesz:

• zasady pisania oficjalnych e-maili w języku angielskim
• odpowiedni format do użycia
• przykłady formalnych e-maili w języku angielskim

zasady pisania formalnych e-maili w języku angielskim

aby napisać e-mail w języku angielskim we właściwy sposób, nie improwizuj! Przeczytaj poniższe porady, aby uniknąć poważnych błędów, które mogłyby zagrozić powodzeniu wiadomości e-mail od momentu jej otrzymania.

temat

temat jest pierwszą informacją, którą widzą odbiorcy wiadomości e-mail, a jeśli jest napisana nieprawidłowo lub nieczysto, może popchnąć czytelnika do jej usunięcia, nawet nie otwierając! Dlatego ważne jest, aby od samego początku przekazać jasny i precyzyjny przekaz, wskazując treść lub powód pisania w dwóch lub trzech słowach, które przyciągają uwagę odbiorcy.

styl

w przeciwieństwie do wielu innych języków, które wymagają długich złożonych zdań w formalnym pisemnym kontekście, angielski jest bardzo zwięzły i sprzyja krótkim zdaniom i prostej strukturze. Upewnij się, że tekst został podzielony na dwa lub trzy akapity-dzięki temu czytelnik może szybko zobaczyć kluczowe punkty.

formularze grzecznościowe

pisząc e-mail w języku angielskim, nie tylko używasz innego języka, ale także wprowadzasz inną kulturę o różnych przyzwyczajeniach. Anglosasi na ogół zwracają dużą uwagę na formy uprzejmości i wdzięczności, dlatego nigdy nie zapominają ich dodawać.

Sprawdź e-mail

nigdy nie wysyłaj e-maila po angielsku bez ponownego przeczytania tego, co napisałeś. Błędy gramatyczne lub literowe są bardzo powszechne nawet w twoim własnym języku, więc w języku angielskim możesz popełniać błędy znacznie łatwiej. Podwójne sprawdzanie tego, co napisałeś, to prosty krok, który może zapobiec pojawianiu się nieprofesjonalnym, a przede wszystkim nieostrożnym.

podpis

pamiętaj, aby ustawić e-maile tak, aby kończyły się wszystkimi ważnymi informacjami o Tobie, w tym:

• imię i nazwisko
• stanowisko pracy
• względne dane dotyczące twojej firmy (nazwa, adres..
• link do strony internetowej firmy

format formalnej wiadomości e-mail w języku angielskim

• wprowadzenie
• treść tekstu
• podsumowanie

wprowadzenie

w zależności od rodzaju relacji z osobą, do której piszesz, istnieją różne sposoby uruchamiania wiadomości e-mail, ale każdy e-mail powinien zawsze zaczynać się od powitania. W naszym konkretnym przypadku, jako formalnym, Najbardziej odpowiednie opcje to:

• Szanowny Panie/Pani/Pani (nazwisko odbiorcy, np. Mr Black)
• Szanowny Panie/Pani (jeśli nie znasz imienia odbiorcy) lub ogólniej „do kogo to może dotyczyć’

po wstępnym powitaniu potrzebujesz zdania wprowadzającego, które wyraźnie wskazuje powód pisania i jest zgodne z tematem wiadomości e-mail. Przedstaw się krótko (długie teksty często zniechęcają ludzi do ich czytania), a następnie kontynuuj z:

• piszę w związku z… (temat maila)
• piszę w związku z… (temat maila)
• piszę w związku z…

jeśli piszesz wiadomość e-mail w celu wysłania informacji, możesz zacząć od jednego z następujących zdań:

• piszę, aby dać Ci znać …
• cieszę się, że mogę ci powiedzieć… (jeśli przekazujesz dobrą wiadomość)
• z przykrością informuję, że… (jeśli przekazujesz złą wiadomość)

jeśli zamiast tego odpowiadasz na otrzymany e-mail, możesz powiedzieć:

• piszę w odpowiedzi na…
• piszę w odpowiedzi na…
• piszę w podziękowaniu za… (Jeśli chcesz podziękować odbiorcy)

treść tekstu

nie ma konwencjonalnych formuł pisania treści tekstu, ponieważ różni się to w zależności od funkcji, którą musisz przekazać. Warto przygotować wstępny szkic, a następnie wprowadzić poprawki.

ogólne zasady są takie, że tekst powinien być podzielony na krótkie akapity, które unikają skrótów i akronimów, z których oba można użyć, przeciwnie, pisząc nieformalny e-mail do rodziny i przyjaciół.

w zależności od rodzaju wysyłanej wiadomości istnieją różne sposoby napisania ostatecznego zaproszenia przed zakończeniem wiadomości e-mail, takie jak:

• czekam na wiadomość od Ciebie wkrótce
• z góry dziękuję
• aby uzyskać więcej informacji, nie wahaj się ze mną skontaktować
• daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania
• dziękuję za uwagę

wniosek

najczęstszym sposobem na zakończenie e-mail jest:

• Z poważaniem
• Z poważaniem
• Z poważaniem (jeśli zacząłeś maila od 'Szanowny Panie/Pani’, ponieważ nie znasz imienia odbiorcy)
• Z poważaniem (jeśli zacząłeś maila od 'Szanowny Panie/Pani/Pani + nazwisko)
• Z poważaniem

przykłady formalne e-maile w języku angielskim

zobaczmy, jak to wszystko działa w praktyce.

przykład 1: Opóźnienie w dostarczeniu zamówienia

przedmiot: Opóźnienie dostawy

Szanowny Panie Pascalu,

z przykrością informujemy, że nie będziemy w stanie dotrzymać wcześniej uzgodnionego terminu dostawy zamówienia. Nasz dostawca ostrzegł nas dzisiaj, że mają problemy z dostawami, co spowoduje opóźnienie w naszym łańcuchu produkcyjnym. Liczymy na wyrozumiałość i dziękujemy za cierpliwość.

proszę przyjąć przeprosiny.

Pozdrawiam,

…

przykład 2: odpowiadanie na ogłoszenie o pracę

temat: Stanowisko redaktora treści internetowych

Szanowni Państwo,

w związku z ogłoszeniem o pracę w xxx, chciałbym złożyć wniosek o stanowisko redaktora treści internetowych w Państwa firmie.

ukończyłem Nauki o komunikacji na Uniwersytecie xxx I przez kilka lat pracowałem w agencji cyfrowej jako Specjalista ds. treści. Wierzę, że moje umiejętności i doświadczenie są zgodne z wymaganiami dotyczącymi stanowiska pracy. Z przyjemnością przedstawię się na rozmowie kwalifikacyjnej, która pozwoli Ci lepiej ocenić moją możliwą rekrutację.

proszę o załączenie kopii mojego CV. Czekam na wiadomość od ciebie.

Z poważaniem,

…

przykład 3: wysłanie katalogu produktów

temat: Nowy katalog produktów

Szanowna Pani Chapman,

w odpowiedzi na Państwa prośbę, niedawno wysłaliśmy Państwu nasz nowy katalog. Jesteśmy przekonani, że pozwoli to Państwu zobaczyć jakość naszych produktów. Nasz lokalny przedstawiciel skontaktuje się z tobą wkrótce, aby umówić się na spotkanie w dniu I godzinie, która Ci odpowiada, aby szczegółowo omówić, w jaki sposób nasze produkty mogą być korzystne dla potrzeb Twojej firmy.