„Zarządzanie projektami” może być terminem, który zajmuje tylko dwa słowa, ale zgromadzona wiedza na temat zarządzania projektami jest ogromna! Czym jest PRINCE2? Powinno cię to obchodzić? Nasz przegląd PRINCE2 da ci odpowiedź, której szukasz, a także kilka pomysłów, które możesz dostosować do własnych projektów.

Co to jest? PRINCE2 jest specyficzną metodą zarządzania projektami, a ci, którzy są w pełni obeznani z nią, przechodzą intensywne szkolenia i uzyskują certyfikat. Ale gdzie rodzina królewska wchodzi w obraz? „PRINCE” to skrót od ” PRojects IN Controlled Environments.”

dlaczego numer 2? PRINCE2 ma poprzednika. Może nie jest tak arystokratycznie brzmiący jak PRINCE2, ale stanowił podstawę jego rozwoju. PRINCE2 jest ulepszeniem PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), systemowego podejścia do zarządzania projektami opracowanego przez Simpact Systems w 1972 roku.

w 1989 r.rząd brytyjski przyjął go jako standard, z którego chcieli korzystać kierownicy projektów informatycznych. Ponieważ był używany przez Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), rząd brytyjski nazwał go „PROMPT II w środowisku CCTA”, później zmieniając nazwę na PRINCE2, którą znamy dzisiaj.

Co To jest Tallyfy?

Tallyfy pomaga dokumentować i automatyzować zadania między współpracownikami i klientami

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o Tallyfy

czy tylko dla projektów IT? Piękno PRINCE2 polega na tym, że sprawdza się nie tylko w projektach związanych z IT. Do roku 1996 kierownicy projektów uznali to za ogólne podejście, które może zadziałać prawie na wszystko. Rząd brytyjski sprzedał później prawa do PRINCE2 sektorowi prywatnemu, a jego stosowanie rozprzestrzeniło się w Wielkiej Brytanii, Europie i Australii. Obecnie szkolenia i certyfikaty PRINCE2 są oferowane niemal w każdym kraju na świecie.

tymczasem PRINCE2 nadąża za duchem czasu, wprowadzając poprawki mające na celu uwzględnienie opinii praktyków PRINCE2 i zmieniających się potrzeb środowiska biznesowego.

siedem zasad PRINCE2

przyjrzyjmy się podstawom, z czego składa się PRINCE2. Po pierwsze, mamy siedem nadrzędnych zasad, o których należy pamiętać:

kontynuacja uzasadnienia biznesowego

jako właściciel firmy lub kierownik projektu na pewno zgadzasz się, że każdy projekt, który rozpoczniesz, powinien być wart zrobienia. Mówiąc dokładniej, potrzebuje uzasadnienia biznesowego, aby go wesprzeć. Mówiąc najprościej, oznacza to, że korzyści wynikające z projektu powinny przewyższać jego koszty. Określenie i uchwycenie uzasadnienia biznesowego dla projektu jest jedną z pierwszych rzeczy, które robi menedżer projektu przeszkolony w PRINCE2.

Ucz się na podstawie doświadczenia

nie ma sensu wymyślać na nowo każdej części projektu. Tak, niektóre z jego elementów będą jedyne w swoim rodzaju, ale zawsze będą elementy bardzo podobne do tych, z którymi ta sama organizacja zajmowała się w przeszłości. Gdy organizacja nie ma doświadczenia, może uczyć się od innych organizacji lub osób, które chcą dzielić się informacjami i dostarczać cennych informacji. Zmniejszając liczbę niewiadomych, kierownicy projektów PRINCE2 są w stanie zmniejszyć ryzyko.

zdefiniowane role i obowiązki

ta zasada może wyglądać tak jasno jak światło dzienne z tytułu. W końcu nie zrobisz nic, dopóki wszyscy nie będą wiedzieć, co robić i kto to robi. Ale jest w tym coś więcej niż spotkanie z okiem. Kluczowe znaczenie dla tej zasady ma również zaangażowanie zainteresowanych stron. Sponsorzy biznesowi, użytkownicy i dostawcy muszą reprezentować zespół zarządzający projektem i jego zarząd.

dzięki temu procesowi można opracować strukturę zarządzania projektem, która poinformuje każdą osobę zaangażowaną w projekt o tym, co powinna zrobić, czego może oczekiwać od innych i do kogo zwrócić się w celu podjęcia decyzji.

Zarządzanie etapami

wiemy już, że najlepszym sposobem obsługi złożonych projektów jest podzielenie ich na etapy, ale PRINCE2 określa potrzebę etapów zarządzania przerywanych „punktami kontroli.”Punkty kontrolne to czas, w którym zarząd projektu oceni dotychczasowy projekt i dostosuje przyszłe etapy w oparciu o to, co się stało do tej pory. Tak więc projekt opiera się na ogólnym planie wysokiego poziomu, ale każdy etap ma swój własny, szczegółowy plan.

Zarządzanie przez wyjątki

w PRINCE2 istnieje dość złożona struktura zarządzania przez wyjątki. Proste wyjaśnienie polega na tym, że określone parametry są ustawiane, a zmiany w projekcie powinny wystąpić tylko w bardzo szczególnych okolicznościach. Rozważane elementy to czas, koszt, jakość, zakres, ryzyko i korzyści. Zasadniczo, zarządzanie przez wyjątek oznacza określenie, jakie różnice w planie są „małymi rzeczami”, które nie powinny stanowić problemu, a jakie różnice są na tyle poważne, że zasługują na uwagę kierownictwa.

skoncentruj się na produktach

każdy projekt pracuje nad produktem końcowym. Każdy interesariusz powinien mieć bardzo jasny obraz projektu będzie produkować. Tak więc, zanim projekt może się rozpocząć i w trakcie jego realizacji, musi istnieć silna definicja produktu, która wskazuje, w jaki sposób projekt jest traktowany. Opis produktu dla projektu określa zarówno sam produkt, jak i oczekiwane kryteria jakości, które mają być spełnione.

Dostosuj do środowiska projektowego

możesz dostosować PRINCE2 do małych lub dużych projektów w prawie każdym kontekście, ale sposób, w jaki go wykorzystasz, zależy od środowiska projektu. Środowisko to środowisko stworzone przez organizację, która zleca projekt, a zespół zarządzający projektem musi dostosować projekt do tego, jak również złożoność, skalę, zakres i ryzyko projektu. Na przykład, jeśli obsługujesz imprezę obiadową dla dziesięciu dyrektorów, zarządzanie ryzykiem nie jest tak dużym problemem, jak byłoby, gdybyś budował wieżowiec.

siedem tematów PRINCE2

tematy PRINCE2 to działania, w których zespół projektowy musi wziąć udział przed rozpoczęciem projektu. Są one niezwykle ważne, ponieważ zespół projektowy będzie ich używać do monitorowania i utrzymywania projektu aż do zakończenia i zamknięcia. Krótko mówiąc, są to:

1. uzasadnienie biznesowe: dlaczego projekt istnieje? Czy ten powód pozostaje ważny przez cały czas trwania projektu?
2. Organizacja: kto co robi? Za co są odpowiedzialni? Kto podejmuje decyzje?
3. plany: jaki jest Opis produktu, który ma osiągnąć projekt? Jaki jest plan projektu wysokiego szczebla? Jakie są etapy i jakie są szczegółowe plany?
4. temat jakości: jakich kluczowych cech jakości chcą interesariusze? W jaki sposób zespół projektowy będzie wiedział, czy jest na dobrej drodze pod względem realizacji oczekiwań?
5. temat ryzyka: jakich elementów projektu nie można nauczyć się przez doświadczenie? Jak radzić sobie z tą niepewnością, aby ograniczyć ryzyko?
6. temat zmian: projekty mogą się zmieniać w miarę rozwoju. Temat zmiany dotyczy sposobu oceny wniosków o zmianę, działań podejmowanych w przypadku wystąpienia wniosku o zmianę oraz sposobu zarządzania zmianami.
7. temat postępu: ten temat obejmuje kontrolę projektu, raportowanie i śledzenie postępu, a także sposób kontrolowania zmian, które przekraczają uzgodnione tolerancje.

siedem procesów PRINCE2

do tej pory mamy wiele przewodnich zasad i zestaw „tematów.”Wszystkie mają doskonały sens,ale jaki jest proces, w którym uczestniczą praktycy PRINCE2? Dopiero gdy zrozumiemy „czym” możemy zdecydować, jak ważna może być PRINCE2 lub nie i dlaczego ma to znaczenie dla naszych projektów. Po raz kolejny szybki i prosty przegląd jest w porządku.

1. rozpoczęcie projektu: powoływany jest zespół projektowy, w tym jego kierownik, i podaje się wstępny brief.
2. : Formułuje się uzasadnienie biznesowe, a dokument inicjujący projekt jest opracowywany.
3. kierowanie projektem: decyduje się zestaw procedur, które będą wykorzystywane do nadzorowania projektu i zostaną wdrożone
4. kontrolowanie etapu projektu: sposób oceny każdego etapu w celu ustalenia, czy jest on zadowalająco zakończony.
5. Zarządzanie Dostarczaniem produktu: w jaki sposób kierownik projektu wchodzi w interakcje z liderami zespołów i jak powinni przyjmować, kończyć i finalizować prace projektowe.
6. Zarządzanie Granicami Sceny: W tym procesie projekt przechodzi z jednego etapu do drugiego. Jak i kiedy kończy się każdy etap i jak i kiedy rozpocznie się nowy etap?
7. zamknięcie projektu: oznacza to, kiedy projekt zostanie zamknięty, w tym wszelkie działania następcze, które będą miały miejsce, a także ostateczną ocenę korzyści z projektu.

Dokumentacja lub produkty zarządzania

postępując zgodnie z instrukcją PRINCE2, zobaczysz, że istnieje 26 różnych szablonów dokumentacji projektowej. W zarządzaniu projektami PRINCE2 dokumenty te nazywane są ” produktami zarządzania.”

nie przekazując Ci całego podręcznika, możemy przynajmniej powiedzieć, że te dokumenty obejmują każdy aspekt metodologii PRINCE2, o której rozmawialiśmy do tej pory.

obejmują one plan przeglądu korzyści, dokumentację przypadku biznesowego, raporty punktów kontrolnych, strategię zarządzania komunikacją, dzienniki dzienne, raporty końcowe projektu, rejestry problemów, a nawet dziennik lekcji do rejestrowania zdobytych doświadczeń.

krótki dokument projektu rozpoczyna etap inicjacji, a to przekształca się w dokument inicjacji projektu. Inne ważne dokumenty obejmują rejestr jakości, w którym działania kontroli jakości są szczegółowe, zaplanowane i przydzielone konkretnym osobom, a wreszcie rejestr ryzyka rejestruje wszystkie zagrożenia związane z projektem.

to jednak nie wszystko. 26 typów dokumentów jest przeznaczonych wyłącznie do zarządzania projektem na wysokim poziomie. Podręcznik PRINCE2 zawiera kilka sugestii dla menedżerów zadań związanych z dokumentacją, ale nie określa twardego i szybkiego szablonu ani reguły. Inne dokumenty, które sugeruje, to wykresy PERT, wykresy Gantta i analiza ścieżki krytycznej.

dlaczego PRINCE2 ma znaczenie

nawet jeśli nigdy wcześniej nie słyszałeś o PRINCE2, możesz zauważyć, że zapewnia on kompleksowe ramy zarządzania projektami. Kierownicy projektów, którzy stosują PRINCE2, to wykwalifikowani praktycy, którzy muszą przejść intensywne szkolenia i oceny, więc certyfikacja PRINCE2 pokazuje kompetencje w metodologii.

jednak PRINCE2 nie jest jedynym sposobem na uzyskanie certyfikacji zarządzania projektami i zarządzanie projektami. Project Management Professional (PMP) konkuruje z PRINCE2 na rynku globalnym. Jest zwykle preferowany w Ameryce Północnej, podczas gdy PRINCE2 jest szeroko stosowany w Wielkiej Brytanii, Europie, Azji, Afryce i na Bliskim Wschodzie.

razem PMP i PRINCE2 są najczęściej stosowanymi metodami zarządzania projektami. To samo w sobie wskazuje na znaczenie PRINCE2. Ale jakie są jego wady? Większość krytyki PRINCE2 jest skierowana na jej złożoność. Jest za dużo dokumentacji i zbyt wiele raportów, dzienników i list.

niektórzy kierownicy projektów są skłonni powiedzieć, że PRINCE2 nie nadaje się do mniejszych projektów, ale autorzy PRINCE2 twierdzą, że to do ciebie należy dostosowanie metodologii do projektu i jego skali. Nie oczekują, że będziesz podążał za nim jak robot.

zaletą PRINCE2 jest to, że oferuje rozsądne podejście do projektów i chociaż możesz nie być zajęty niczym tak złożonym i ryzykownym, jak rozwój wart wiele milionów dolarów, nadal możesz korzystać z jego zasad, tematów i procesów. Ponieważ PRINCE2 jest elastyczny, możesz zdecydować, co zastosować, a co wolisz pominąć. W przypadku naprawdę małego projektu znajomość i przestrzeganie podstaw PRINCE2 może pomóc w osiągnięciu satysfakcji klienta z akceptowalnego wyniku projektu.