tworzenie nowych baz danych

nowa baza danych to kontener, który pomieści wszystkie tworzone tabele, formularze, raporty, zapytania, makra i moduły. W programie Access 2010 możesz utworzyć nową bazę danych, klikając zakładkę „Plik”na Wstążce. Następnie kliknij polecenie „Nowy”. Następnie wybierz opcję „pusta baza danych” w sekcji „dostępne szablony”. W programie Access 2007 możesz utworzyć nową pustą bazę danych, klikając przycisk ” pusta baza danych „w sekcji” nowa pusta baza danych „na ekranie powitalnym” Wprowadzenie do Microsoft Access”. W okienku „pusta baza danych”, które pojawia się po prawej stronie ekranu, możesz wprowadzić nazwę bazy danych w polu tekstowym” Nazwa pliku:”. Jeśli chcesz zmienić domyślny folder, w którym będzie przechowywany plik bazy danych, możesz kliknąć przycisk mały folder po prawej stronie pola tekstowego ” nazwa pliku:”, aby uruchomić okno dialogowe” Plik Nowa baza danych”. Użyj tego okna dialogowego, aby nadać nowej bazie danych nazwę, a także wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać plik. Gdy będziesz gotowy, kliknij przycisk „OK”, aby zamknąć okno dialogowe. Następnie kliknij przycisk „Utwórz”, aby utworzyć nowy plik bazy danych. Gdy to zrobisz, nowa pusta baza danych pojawi się w głównym interfejsie dostępu.

przegląd przepływu bazy danych

baza danych powinna być prosta, logiczna i prosta w swojej konstrukcji. Ogólnie rzecz biorąc, do wprowadzania informacji do tabel używa się formularzy. Dane są następnie zapisywane w tych tabelach, które w razie potrzeby są ze sobą powiązane. Możesz użyć zapytań, aby pobrać określone informacje z tabel w bazie danych. Zapytania często stanowią podstawę raportów, które następnie umożliwiają przeglądanie żądanych informacji. Po uruchomieniu systemu można go zautomatyzować za pomocą makr i modułów, aby uprościć i usprawnić procesy związane z wprowadzaniem, przechowywaniem i pobieraniem danych. Jest to główny powód, dla którego używasz baz danych: do wprowadzania, przechowywania i pobierania danych.

metoda przechowywania danych typu „Flat-File”

Access jest aplikacją relacyjnej bazy danych. Co oznacza termin relacyjny i jak jest to ważne? Termin relacyjny opisuje metodę używaną do przechowywania danych w tabelach bazy danych. Jednak może być łatwiej zrozumieć relacyjny model przechowywania danych, porównując go z inną metodą przechowywania, którą możesz być bardziej zaznajomiony: metodą 'flat-file’.

informacje są często przechowywane w dużych plikach płaskich.”Załóżmy na przykład, że chcesz utworzyć plik bazy danych, który przechowuje informacje o klientach Twojej firmy. Zaczniesz od listy różnych atrybutów klienta, które chcesz nagrać. Możesz rejestrować informacje o klientach, takie jak” imię”,” nazwisko”,” nazwa firmy ” i inne istotne informacje. Być może możesz utworzyć tabelę w aplikacji takiej jak Microsoft Excel, w której możesz tworzyć kolumny dla każdej informacji, którą chcesz nagrać. Następnie możesz wyświetlić informacje o każdym kliencie w wierszach pod Kolumnami, tworząc podstawową tabelę. Załóżmy, że wygląda to jak Poniższy przykład.

dla wielu typów baz danych struktura pokazana na poprzedniej stronie będzie działać dobrze. Jest to lista lub Tabela’ z płaskim plikiem’. To, co robisz podczas korzystania z tego typu bazy danych, to zapisywanie pojedynczej informacji, takiej jak „imię”, „nazwisko” lub „adres”, o jednym podmiocie – w tym przykładzie, o kliencie. Powodem, dla którego ten typ struktury danych działa dobrze w podanym przykładzie, jest to, że dla każdego podmiotu (klienta) rejestrujesz tylko informacje, które mają związek „1 do 1” z podmiotem.

więc jakie jest znaczenie tej relacji „1 do 1” między podmiotem (klientem) a danymi, które nagrywasz („imię”,” nazwisko ” itp.)? Oznacza to, że dla każdego podmiotu lub podmiotu (w tym przypadku – Klienta) rejestrujesz tylko informacje o tym podmiocie, dla których byłaby tylko jedna „odpowiedź.”Na przykład każdy klient miałby tylko jedno” imię „i jedno” nazwisko.”Będą pracować tylko dla jednej firmy”.”Tak więc termin” 1 do 1 ” odnosi się do relacji między przedmiotem tabeli (klientami) a zbieranymi danymi o podmiotach. Ponieważ dla każdego (jednego) klienta istnieje tylko jedna możliwa część danych do zapisania w kolumnie, mówisz, że relacja między danymi a jednostką wynosi ” 1 do 1.”Jeśli jest to typ bazy danych, którą próbujesz utworzyć, proste tabele Microsoft Excel będą działać dobrze.

problem zaczyna się pojawiać, gdy próbujesz użyć podejścia ” flat-file „do modelowania bardziej złożonego podmiotu lub podmiotu, takiego jak” sprzedaż.”Załóżmy na przykład, że chcesz rozszerzyć bazę danych klientów z ostatniej bazy danych” flat-file ” w celu uwzględnienia danych sprzedaży. Powiedzmy, że teraz, oprócz już zebranych informacji, chcesz również rejestrować każde zamówienie złożone przez Klienta.

po pierwsze, zaczniesz od listy danych o każdej sprzedaży, które chcesz nagrać. Zachowując prosty przykład, załóżmy, że zdecydujesz się zapisać „datę sprzedaży”, „zakupione przedmioty”,” ilość „zakupionych przedmiotów” i „kwotę” zapłaconą za każdy przedmiot. Możesz zdecydować się na dodanie następujących kolumn do struktury danych „flat-file”.

na pierwszy rzut oka może się to wydawać skuteczne. Jednak natychmiast zaczniesz napotykać problemy, gdy zaczniesz wprowadzać rekordy do pliku. Po pierwsze, za każdym razem, gdy klient dokonuje zakupu, musisz ponownie wprowadzić wszystkie „imię”, „nazwisko” itp. znowu informacja. To samo jest wystarczająco irytujące.

jednym z często proponowanych rozwiązań w tym momencie jest wpisanie jednego wiersza (ze wszystkimi zbędnymi informacjami) dla każdego zakupionego przedmiotu. Jednak wkrótce okaże się, że plik ten będzie rosnąć dość szybko w dół tabeli, a także będziesz musiał wprowadzić wiele zbędnych danych klientów dla każdego zakupionego przedmiotu. Nie jest to eleganckie rozwiązanie i nieuchronnie zmarnuje zarówno czas, jak i wysiłek osoby, która wprowadza dane.

innym rozwiązaniem często proponowanym w tym momencie jest utworzenie dodatkowych kolumn (takich jak „Item1”, „Item2”, „Item3”, „Quantity1”, „Quantity2″,” Quantity3 ” itp.) zamiast wprowadzania dodatkowych wierszy informacji. Chociaż może się to wydawać dobrym alternatywnym rozwiązaniem, co zrobisz, gdy ktoś kupi przedmioty 100? Czy naprawdę utworzysz zestaw kolumn 3 („Item”,” Quantity”,” Amount”) dla każdego zakupionego przedmiotu, tworząc tabelę ponad 300 kolumn w poprzek? Czy po prostu zostawiłbyś je puste, jeśli osoba zamawia tylko 1 przedmiot, marnując cenną przestrzeń do przechowywania? W tym rozwiązaniu po prostu zastępujesz wzrost kolumnowy (w poprzek) wzrostem pionowym (w dół). Nie jest to też eleganckie rozwiązanie.

więc dlaczego jest problem teraz, skoro nie było go wcześniej? Odpowiedź jest taka, że teraz nie próbujesz już modelować relacji Danych „1 do 1” w pliku. Rejestrowanie informacji o sprzedaży jest po prostu bardziej złożone niż rejestrowanie informacji o klientach. To, co próbujesz teraz nagrać, jest tym, co jest określane jako relacja „1 do wielu”. Zasadniczo dla każdego podmiotu (klienta) próbujesz teraz rejestrować dane w kolumnach, które mogą wystąpić więcej niż raz na klienta (na przykład zamówione „pozycje”). Byłabyś w opłakanym stanie, gdyby każdy klient mógł kupić tylko jeden przedmiot. Musisz pozwolić sobie na to, że w sprzedaży każdy klient może zamówić wiele przedmiotów. Relacja między klientami a zakupionymi przedmiotami jest relacją „1 do wielu”. Gdy okaże się, że próbujesz modelować relację „od 1 do wielu”, musisz porzucić metodę przechowywania danych „płaski plik”, w której próbujesz umieścić wszystkie informacje, które chcesz nagrać w jednej tabeli, a zamiast tego przejść do relacyjnego modelu przechowywania danych dla rozwiązania.