produkt zawsze jest dostarczany z instrukcją obsługi, aby pomóc klientom nauczyć się go używać. Teraz pojawia się pierwsze pytanie, jak łatwo utworzyć instrukcję obsługi w programie word?

instrukcje obsługi oznaczają różnicę między dobrym doświadczeniem klienta a okropnym. Instrukcja obsługi jest nie tylko dla nowych klientów. Nawet doświadczeni klienci używają go do odświeżenia pamięci dotyczącej pewnych cech produktu.

również odnoszą się do niego w celu rozwiązania konkretnego problemu, którego mogą doświadczać z produktem. Przyjrzyjmy się, jak tworzyć Przewodniki Użytkownika.

Utwórz instrukcję obsługi w programie Microsoft Word: 7-stopniowy proces

Microsoft Word zapewnia framework, którego użytkownicy używają do prezentowania informacji o swoim produkcie lub usłudze. Daje im swobodę dostosowywania dokumentu do swoich potrzeb.

tutaj podzielimy się z Tobą siedmioma krokami tworzenia instrukcji obsługi w MS Word.

Krok 1: Faza wstępna

• w programie Microsoft Word kliknij kartę plik i wybierz opcję Nowy
• kliknij dwukrotnie folder Książki w oknie dostępne szablony. Przejdź do folderu Inne książki i kliknij dwukrotnie
• Kliknij dwukrotnie profesjonalny szablon podręcznika

szablon podręcznika użytkownika programu Microsoft Word umożliwia dostosowanie instrukcji zgodnie z wyborem. Dokument zostanie pobrany do nowego okna programu word po wykonaniu powyższych kroków.

Krok 2: Obserwuj sekcje

przejrzyj strony szablonu podręcznika użytkownika. Da ci to wyobrażenie o tym, co zostanie uwzględnione, co należy zmienić, a co należy dodać. Szablon instrukcji obsługi jest punktem wyjścia.

Microsoft Word zawiera ogólny tytuł strony, spis treści, nagłówki, bloki tekstowe i symbole zastępcze obrazów. Zawiera również wskazówki dotyczące tworzenia instrukcji obsługi, którą pokochają użytkownicy.

Krok 3: Dodaj swoją zawartość

• Podświetl nagłówek lub blok tekstu. Umieść na nim informacje o instrukcji obsługi. Możesz nawet skopiować go z innego dokumentu i wkleić do pól tekstowych szablonu.
• Zamień cały tekst zastępczy programu Microsoft Word na własny.
• wypełnij instrukcję obsługi wymaganymi informacjami. Możesz najpierw dodać tekst, a następnie obrazy i nagłówki. Możesz nawet wybrać pracę liniową od pierwszej strony do końca. Twój wybór.

Krok 4: Wstaw wybrane obrazy

• kliknij prawym przyciskiem myszy obraz lub obraz zastępczy i kliknij przycisk Usuń, aby go usunąć. Aby dodać swój, kliknij kartę Wstaw, a następnie przycisk Obraz.
• Przeglądaj obrazy i kliknij dwukrotnie ten, który chcesz wstawić do symbolu zastępczego.

możesz dodać logo firmy na stronie tytułowej lub gdzie indziej w dokumentacji zgodnie z wyborem. To świetny sposób, aby zastosować swoją markę Do instrukcji obsługi MS Word.

Krok 5: Formatuj zgodnie z potrzebami

• kliknij kartę Strona główna. Przejrzyj opcje w sekcji Style wstążki. Dzięki temu będziesz mógł zdecydować, jak będzie wyglądać każda sekcja podręcznika. Mam na myśli główny tekst akapitu i nagłówki.
• Czasami użytkownicy nie chcą korzystać z elementów dostarczonych przez szablon. W takich sytuacjach kliknij prawym przyciskiem myszy jeden ze stylów, na przykład nagłówek 1, i wybierz Modyfikuj.
• sformatuj nagłówek i kliknij OK.

style wszystkich nagłówków sekcji zostaną zmienione. Nie musisz robić wszystkiego ręcznie. Jest to doskonały sposób na upewnienie się, że instrukcja obsługi spełnia wewnętrzne wymagania Twojej firmy.

Krok 6: Sprawdź i sprawdź

przejdź do pierwszej strony szablonu instrukcji obsługi, który jest stroną tytułową w większości szablonów podręczników użytkownika. Upewnij się, że cały tekst zastępczy zostanie zastąpiony treścią o Twojej usłudze lub produkcie.

Krok 7: Dodaj spis treści i zapisz Podręcznik

w spisie treści wyświetlane są ogólne nagłówki szablonu podręcznika użytkownika.

• kliknij prawym przyciskiem myszy spis treści i przejdź do pola aktualizacji.
• przejdź do opcji zaktualizuj całą tabelę, a następnie kliknij OK.
• kliknij kartę plik i wybierz Zapisz jako. Wprowadź nazwę pliku instrukcji obsługi w polu Nazwa pliku. Wybierz miejsce zapisania dokumentu i kliknij przycisk Zapisz.
• zmieni spis treści, aby pokazać nowe nagłówki i numery stron.

wykonaj te siedem kroków i z łatwością twórz instrukcje obsługi.Następnie omówimy, co należy uwzględnić w takich przyjaznych dla użytkownika podręcznikach.

dlaczego Dokumentacja użytkownika jest ważna?

Dokumentacja użytkownika pomaga klientom uzyskać jak najwięcej z produktu. Zawiera instrukcje instalacji i sekcję rozwiązywania problemów, aby pomóc użytkownikom w korzystaniu z produktu. To wszystko w jednym miejscu dla wszystkich rodzajów zasobów, aby pomóc klientom. Na przykład, jak zapisać dokument, użyć określonego narzędzia lub podstawowych informacji o bezpieczeństwie.

chociaż tworzenie Przewodników Użytkownika to coś więcej niż tylko materiał” how-to”. Jest to segment przekazywania doświadczeń użytkownika. Stąd też jest to materiał marketingowy. To pokazuje klientom, że Twoja firma dba, nie tylko przy zakupie produktu.

ale także czy klienci mają duże doświadczenie w korzystaniu z niego. Kiedy ci klienci czują, że je cenisz, będą wracać do ciebie, a tym samym je zachować.

co należy uwzględnić w instrukcji obsługi

żaden klient nie czyta instrukcji obsługi dla przyjemności lub dla zabicia czasu. Czytelnicy czytają je, aby przezwyciężyć napotkany problem. Przeglądają spis treści, aby znaleźć istotne informacje.

dlatego skupiają się tylko na określonych częściach i nie czytają instrukcji obsługi Od początku do końca. Ponadto, pisząc dokument techniczny, należy pamiętać, że bycie szczegółowym nie oznacza uwzględniania długich akapitów.

1. cel instrukcji

   ” jaki jest cel tworzenia instrukcji?”

   ” jakie czynności powinny być zawarte w instrukcji obsługi?”

   to są pytania, na które należy odpowiedzieć przed rozpoczęciem pracy nad stworzeniem podręcznika. Aby wydajny podręcznik, konieczne jest, aby mieć jasny cel w umyśle.

2. zastanów się, co chcesz uwzględnić?

   aby stworzyć atrakcyjne szablony podręczników użytkownika, musisz mieć dokładne pojęcie, jakiego rodzaju treści umieścisz w dokumentacji. Zbierz całą wiedzę, informacje, listy kontrolne w jednym miejscu. Bądź dokładny w każdym punkcie i upewnij się, że Twój pisarz techniczny ma wszystkie materiały do pisania instrukcji krok po kroku.

   nie polegaj na swojej pamięci. Nawet pominięcie małego kroku może doprowadzić do zamieszania wśród publiczności. Upewnij się, że użytkownicy znają każdy aspekt produktu lub usługi, które próbujesz sprzedać.

3. pamiętaj o czytelnikach

   myśl jak użytkownik, gdy zaczniesz pisać instrukcję obsługi. Dlaczego? Ponieważ wiesz wszystko o swoim produkcie lub usłudze, ale czy Twoi użytkownicy o tym wiedzą? Nie.

   pisząc instrukcje, zacznij myśleć z punktu widzenia użytkowników. To dlatego, że to oni angażują się w twój produkt lub usługę. Załóżmy, że użytkownicy mają zerową wiedzę na temat przed rozpoczęciem pisania technicznego. W ten sposób pisarz techniczny będzie w stanie napisać instrukcje, aby podręcznik był wydajny. To dlatego, że będziesz miał lepsze zrozumienie danych demograficznych swoich użytkowników.

4. współpraca jest niezbędna

   nie jest łatwo napisać te dokumenty. Użytkownicy polegają na Tobie i polegają na instrukcjach roboczych zawartych w instrukcjach obsługi, aby rozwiązać swoje problemy. Jak więc upewnić się, że nie przegapisz lub nie przepiszesz żadnych istotnych instrukcji?

   odpowiedź jest poprzez współpracę. Stwórz zespół do współpracy podczas pracy nad dokumentacją. Możesz przypisać różnych członków zespołu do pisania, recenzowania, organizowania informacji w jednym miejscu i tworzenia zasobów wizualnych dla instrukcji obsługi.

5. zorganizuj się

   gdy już zdecydujesz, jakie informacje zamieścisz w dokumentacji, następnym krokiem jest uporządkowanie wszystkich istotnych informacji. Zarys przepływu dokumentu w różnych sekcjach.

   możesz podzielić go na kategorie w zależności od tego, czego użytkownicy mogą szukać w dokumentacji. Upewnij się, że dokument jest w płynnym przepływie i zawiera szczegółowe procesy od początku do końca. Organizowanie informacji jest niezbędne, aby uniknąć nieporozumień wśród użytkowników. Ułatwia to czytanie podręczników użytkownika.

6. Pisz przejrzyste instrukcje

   gdy wszystko zostanie nakreślone i zorganizowane w jasnej strukturze, pisanie techniczne staje się łatwe. Podstawowym celem podręczników użytkownika jest pomoc użytkownikom w wykonywaniu zadań i rozwiązywaniu problemów.

   stąd szybko do rzeczy. Unikaj marnowania czasu. Użyj numerowanych list do instrukcji i upewnij się, że treść jest krótka. Oto niektóre z najlepszych praktyk podczas pisania dokumentacji użytkownika.

7. Dodaj strukturę ze spisem treści

   konieczne jest dodanie spisu treści do podręcznika. Spis treści zapewnia użytkownikowi nawigację i pomaga mu szybko dotrzeć do określonego tematu. Użytkownik nie będzie czytać dokumentacji Od początku do końca.

   chcą tylko rozwiązać konkretny problem lub dowiedzieć się o konkretnym temacie. Dlatego posiadanie spisu treści pozwoli zaoszczędzić ich czas i wysiłek. Edytory dokumentów umożliwiają automatyczne tworzenie spisu treści wokół nagłówków i podtytułów.

8. Dodaj pomoc wizualną do instrukcji

   instrukcja jest z natury dość uciążliwa do przeczytania. Jest pełen tekstu i nie angażuje. Badania wykazały, że osoba może uzyskać poczucie sceny wizualnej w czasie krótszym niż 1/10 sekundy. Wizualizacje są przetwarzane w mózgu 60 000 razy szybciej niż tekst.

   dlatego obrazy i filmy zapewniają lepszą komunikację w porównaniu z treściami tekstowymi. Postaraj się, aby Twoja dokumentacja była interaktywna dzięki filmom instruktażowym i instrukcjom audio. Możesz także dołączyć zrzuty ekranu, nagrania ekranu, filmy instruktażowe. Sprawi, że Twoje treści będą angażować, a także skutecznie pomóc użytkownikowi.

9. poproś o opinię

   podręczniki odgrywają zasadniczą rolę w pomaganiu użytkownikowi w zrozumieniu produktów biznesowych. Dlatego należy skupić się na ciągłym ulepszaniu instrukcji i dążyć do tego, aby była niemal perfekcyjna. Zachęcaj osoby korzystające z Twojej dokumentacji do przekazywania opinii i sugestii dotyczących zwiększenia atrakcyjności treści.

   doskonała instrukcja obsługi zapewnia konsumentom szybkie i dokładne odpowiedzi na ich pytania dotyczące podobnych produktów. Były to jedne z najlepszych praktyk dotyczących tego, co należy uwzględnić w instrukcjach obsługi. Pomoże Ci to w napisaniu obszernego podręcznika, który użytkownicy będą bardzo przydatni.

5 Szablony instrukcji obsługi do użycia z Microsoft Word

w zależności od celu i grupy docelowej podręczniki należą do różnych kategorii, takich jak:

• podręczniki Standardowe
• podręczniki użytkownika
• podręczniki szkoleniowe
• podręczniki Polityki
• podręczniki biurowe
• podręczniki serwisowe i inne szczegółowe przewodniki.

tutaj udostępnimy Ci pięć ręcznych szablonów z ich linkami do użycia.

1. Profesjonalny Szablon Podręcznika

   Twórca: Microsoft

   Format: Word 2003 lub nowszy

   Licencja: free Template

2. szablon instrukcji obsługi

   twórca: Szablony instrukcji obsługi

   Format: Doc

   Licencja: Free Template

3. szablon podręcznika szkoleniowego

   twórca: szablon podręcznika szkoleniowego

   Format: Doc

   Licencja: szablon darmowy

4. Software Manual Template

   twórca: Manual template

   Format: Doc

   Licencja: free Template

5. szablon podręcznika produktu

   twórca: Szablony ręczne

   Format: Doc

   Licencja: Free Template

w jaki sposób Dokumentacja użytkownika wspiera Twój zespół

użytkownik skontaktuje się z zespołem pomocy technicznej, jeśli wystąpi problem z Twoim produktem lub wystąpią trudności z jego użyciem.

posiadanie wyjątkowej dokumentacji użytkownika pomoże Twojemu zespołowi na dwa sposoby.

1. zapewnia im łatwy Przewodnik

   Dokumentacja użytkownika jest nie tylko dla klientów. Twoi przedstawiciele pomocy technicznej mogą korzystać z dokumentacji, aby zapewnić lepsze wsparcie klientom, gdy potrzebują pomocy. Dzięki wprowadzeniu wymaganych elementów, takich jak podsumowanie produktu, indeks lub spis treści, przedstawiciele serwisowi mogą znaleźć informacje, których potrzebują, aby szybko odpowiedzieć klientom.

2. redukuje połączenia

   ludzie kontaktują się z przedstawicielami pomocy technicznej, gdy nie mogą samodzielnie rozwiązać problemu. Jeśli klienci mogą samodzielnie rozwiązywać problemy, nie będą prosić o wskazówki. Jak wynika z badań, ponad 70 procent klientów woli korzystać ze strony internetowej firmy w celu uzyskania pomocy, a nie za pomocą telefonu lub e-maila.

   posiadanie obszernej, łatwej do zrozumienia, przejrzystej i zwięzłej dokumentacji użytkownika znacznie zmniejszy ogólną liczbę połączeń, wiadomości e-mail, czatów itp. Zmniejszy to obciążenie dla obsługi klienta.

3. zwiększa produktywność

   niezawodny punkt odniesienia może wyeliminować ogromne stres ze strony zespołów obsługi klienta. Na wątpliwości i pytania, które mogą zająć 15 minut, można odpowiednio odpowiedzieć, kierując klientów we właściwym kierunku w podręcznikach użytkownika.

wniosek

z tego bloga można ocenić, jak stworzyć instrukcję obsługi w programie word w sposób najbardziej pomocny dla użytkowników. To znak wyjątkowej dokumentacji!

skup się na przekazaniu im instrukcji, która nadal ich zachwyca. Powinno to zapewnić rodzaj doświadczenia klienta, które chciałbyś mieć, gdybyś był na ich miejscu.

tak więc, jeśli zdecydowałeś się stworzyć podręcznik użytkownika online dla swoich klientów, aby uzyskać odpowiedzi na ich pytania lub wskazówki dotyczące produktów i usług, to CloudTutorial jest najlepszym rozwiązaniem do wyboru.