większość nowoczesnych firm polegać na wiadomości e-mail do komunikacji. Utrata dostępu do wiadomości e-mail lub co gorsza całych kont e-mail może być katastrofalna. Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail programu Outlook jest jednym z najlepszych sposobów, aby uzyskać spokój ducha, wiedząc, że wiadomości e-mail są przechowywane w wielu lokalizacjach na urządzeniu i nie można się łatwo zgubić.
w tym artykule wyjaśnimy, jak tworzyć kopie zapasowe wiadomości e-mail programu Outlook na kilka różnych sposobów.
jak wykonać kopię zapasową i wyeksportować wszystkie wiadomości e-mail programu Outlook
jednym z najszybszych sposobów tworzenia kopii zapasowych wszystkich wiadomości e-mail programu Outlook jest użycie jego zintegrowane.format pliku pst. Microsoft Outlook i Microsoft Exchange używają wyłącznie plików PST do przechowywania wiadomości e-mail, informacji kontaktowych i adresów oraz wydarzeń w kalendarzu. Statyczny plik PST może być używany jako kopia zapasowa dla bieżących wiadomości e-mail i informacji kontaktowych programu Outlook, a Outlook będzie mógł uzyskać do niego dostęp nawet w trybie offline.
oto jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail na.plik pst:
- Otwórz program Outlook, a następnie naciśnij przycisk ” Plik.”
- w menu wybierz ” Otwórz & Eksportuj.”
- kliknij przycisk „Importuj / Eksportuj”.
- system powróci do głównego ekranu programu Outlook i pojawi się Kreator importu / eksportu, aby poprowadzić Cię przez proces eksportu.
- w kreatorze wybierz opcję” Eksportuj do pliku „z listy, a następnie kliknij” Dalej.”
- Wybierz ” plik danych programu Outlook (.pst) ” gdy pojawi się monit o wybranie typu pliku, a następnie kliknij „Dalej.”
- następnie zostanie wyświetlony monit o wybranie folderów do wyeksportowania. Możesz wybrać swoje konto e-mail, aby wyeksportować wszystkie powiązane z nim foldery, w tym dane kontaktów i Kalendarza. Kliknij „Dalej”, gdy jesteś zadowolony z wyboru.
- Wybierz ścieżkę adresu, w której jest zapisany plik kopii zapasowej. Zapamiętaj ścieżkę, aby uzyskać do niej dostęp później.
- dobrym pomysłem jest zmiana nazwy pliku (ostatniej części ścieżki). Domyślnie jest to ” kopia zapasowa.pst.”
- jeśli zapisujesz plik kopii zapasowej w domyślnej ścieżce, wybierz, czy chcesz duplikować elementy.
- (opcjonalnie) możesz wrócić do dowolnego z poprzednich dialogów, być może zmienić wybór folderu, za pomocą przycisku” Wstecz”.
- naciśnij „Zakończ”, aby rozpocząć proces eksportu.
- program Outlook wyświetli monit o utworzenie hasła. Może to być ważne ze względów bezpieczeństwa, ale nie musisz wprowadzać hasła.
- wyodrębniony plik można znaleźć w lokalizacji określonej dla ścieżki pliku. Możesz teraz przenieść lub skopiować plik w inne miejsce.
jak uzyskać dostęp do wyeksportowanych wiadomości e-mail programu Outlook
po wyeksportowaniu plików możesz się zastanawiać, jak uzyskać do nich później dostęp. Outlook ułatwia otwieranie kopii zapasowych i przywracanie wiadomości e-mail do zapisanego punktu czasowego. Oto, co musisz zrobić:
- Znajdź plik kopii zapasowej. Zwróć uwagę na jego lokalizację i ścieżkę do pliku.
- Otwórz Outlook.
- Naciśnij „plik”, a następnie kliknij ” Otwórz & Eksportuj .”
- w menu po prawej stronie wybierz ” Otwórz plik danych programu Outlook.”
- spowoduje to otwarcie Eksploratora plików. Przejdź do pliku kopii zapasowej. Kliknij na niego, a następnie wybierz ” Otwórz.”
- system powróci do głównego ekranu programu Outlook.
- w menu nawigacyjnym po lewej stronie przewiń w dół, aż zobaczysz ” dane programu Outlook.”Ta kategoria zawiera elementy pobrane z pliku kopii zapasowej.
- Kategoria zachowuje oryginalne systemy formatowania i folderów.
- możesz przeciągać i upuszczać wiadomości e-mail, aby przenieść je do innych plików.
teraz masz dostęp do kopii zapasowej wiadomości e-mail.
jak szybko zapisać pojedynczy e-mail programu Outlook
czasami nie chcesz kłopotów z zapisywaniem wszystkich wiadomości e-mail i otwieraniem programu Outlook od nowa, gdy potrzebujesz tylko jednego lub kilku konkretnych wiadomości e-mail. Na szczęście istnieje kilka szybkich rozwiązań, aby zapisać pojedynczy e-mail z programu Outlook.
Metoda 1 – bezpośrednio zapisać do folderu
- Otwórz Outlook.
- Otwórz Eksplorator plików i przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać wiadomość e-mail. Może być konieczne umieszczenie zarówno programu Outlook, jak i Eksploratora plików w trybie okienkowym i przenoszenie ich w celu łatwiejszego dostępu.
- przeciągnij wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać z programu Outlook do folderu.
- program Outlook automatycznie przechowuje wiadomość e-mail w formacie „Outlook Item”.
- Kliknij dwukrotnie zapisaną wiadomość e-mail, aby otworzyć ją w programie Outlook.
Metoda 2-Zapisz jako TXT lub HTML
- otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać w programie Outlook.
- Wybierz „plik”, a następnie wybierz ” Zapisz jako.”
- pojawi się Eksplorator plików. Wybierz ścieżkę, w której chcesz przechowywać wiadomość e-mail. W dolnej części Eksploratora plików kliknij strzałkę obok pozycji ” Zapisz jako typ.”Wybierz albo ” tylko tekst”, aby zapisać w .format txt lub” HTML”, aby zapisać wiadomość e-mail jako .plik html.
- po zapisaniu wiadomości e-mail można uzyskać dostęp do edytora tekstu (takiego jak Notatnik), jeśli jest w nim .txt, lub Twoja przeglądarka, jeśli jest zapisana jako .html.
zapisanie wiadomości e-mail w ten sposób nie zachowuje żadnych załączników, więc pamiętaj, aby je pobrać, zmienić ich nazwę w razie potrzeby i zapisać je wraz z wiadomością e-mail, aby uzyskać późniejszy dostęp.
Metoda 3 – Użyj przechwytywania ekranu, aby zapisać obraz
Możesz również użyć oprogramowania do przechwytywania ekranu, aby zapisać zawartość wiadomości e-mail jako obraz. Ta metoda może być przydatna do odwoływania się do treści wiadomości e-mail w innych formach komunikacji, ponieważ obrazy można łatwo przypinać do wiadomości e-mail i innych wiadomości.
jeśli używasz systemu Windows, nowsze wersje są dostarczane z preinstalowanym oprogramowaniem do przechwytywania ekranu o nazwie Snipping Tool (na starszych urządzeniach) i Snip & Sketch. Możesz też użyć przycisku Print Screen na klawiaturze, a następnie wkleić obraz W Paint.
w przypadku urządzeń Mac Proces jest podobny. Użyj skrótu Ctrl + Command + 4, Aby otworzyć zintegrowaną funkcję przechwytywania ekranu, a następnie przeciągnij celownik wyboru, aby pokryć obszar wiadomości e-mail, aby go zapisać.
w systemie Linux można znaleźć do pobrania szereg oprogramowania do przechwytywania ekranu, które można wykorzystać do zapisania wiadomości e-mail jako obrazu. Alternatywnie, modele oparte na GNOME mają zintegrowane narzędzie do zrzutów ekranu w menu Aplikacje >Akcesoria. Niektóre wersje systemu operacyjnego Linux będą reagować na przycisk Print Screen na klawiaturze, podobnie jak w systemach Windows.
Jak wyeksportować wszystkie adresy e-mail w programie Outlook?
jeśli chcesz wyeksportować listę kontaktów (która zawiera adresy e-mail kontaktów, a także inne informacje), możesz wykonać kroki podobne do sposobu eksportowania wiadomości e-mail. Jednak dane kontaktowe mogą być przechowywane w innym formacie, który jest bardziej przyjazny dla użytkownika i można je otworzyć w programie Excel w celu szybkiej manipulacji i edycji. Oto, co musisz zrobić:
- Otwórz Outlook.
- Wybierz Plik > Otwórz & Eksportuj > Importuj/Eksportuj.
- w Kreatorze importu / eksportu Wybierz ” Zapisz jako plik.”
- wybierz ” wartości oddzielone przecinkami (.csv) ” po wyświetleniu monitu o wybranie typu pliku.
- w menu wyboru folderu wybierz folder „Kontakty” pod swoim kontem.
- Potwierdź ścieżkę pliku lub zmień ją w razie potrzeby. Nazwij plik według potrzeb.
- naciśnij „Zakończ”, aby rozpocząć proces eksportu.
- dialog Import/Eksport zostanie zamknięty po zakończeniu procesu.
plik csv można otworzyć w programie Excel. Wyświetli dużą tabelę z informacjami kontaktowymi. Prawdopodobnie będziesz miał dużo pustych komórek, a to jest całkowicie normalne. Możesz użyć programu Excel do edycji danych, chociaż wprowadzenie dodatkowej zawartości może sprawić, że będzie ona nieczytelna dla programu Outlook, jeśli musisz później zaimportować plik.
możesz użyć tego pliku na innym urządzeniu lub w usłudze poczty e-mail, aby zaimportować informacje kontaktowe.
Jak zapisać wiele wiadomości e-mail programu Outlook na moim komputerze?
jeśli chcesz zapisać więcej niż jedną wiadomość e-mail na raz, ale nie potrzebujesz całej biblioteki wiadomości e-mail, istnieje sposób na wybranie kilku wiadomości e-mail do zapisania naraz. Oto, co musisz zrobić:
- Otwórz Outlook.
- Wybierz wiadomości e-mail, które chcesz zapisać. Przytrzymaj Ctrl i kliknij wiadomości e-mail, aby wybrać je pojedynczo, lub przytrzymaj Shift, aby wybrać partię wiadomości e-mail między pierwszym a drugim kliknięciem.
- przejdź do pliku > Zapisz jako.
- w oknie dialogowym przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać wiadomości e-mail, nazwij plik tak, jak chcesz i wybierz „tylko tekst” jako format do zapisania.
- Outlook zapisze wszystkie wybrane wiadomości e-mail w jednym .plik txt. Możesz użyć edytora tekstu, aby uzyskać do nich dostęp.
jeśli chcesz je zapisać osobno .pliki txt, musisz zapisać każdy e-mail osobno. Dodatkowe wtyczki programu Outlook dostępne online mogą rozszerzyć tę funkcję, aby zapisać wiadomości e-mail osobno .txt lub alternatywne formaty plików.
nowy wygląd programu Outlook
dzięki zintegrowanej funkcji eksportu programu Outlook możesz tworzyć kopie zapasowe i przywracać wiadomości e-mail w przypadku utraty dostępu do konta e-mail, czy z powodu utraconego hasła lub włamania. Ponieważ komunikacja online jest tak powszechna, poświęcenie kilku minut czasu na regularne tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail może zaoszczędzić Ci bólu głowy związanego z szyfrowaniem utraconych plików.