biorąc protokół spotkania na posiedzeniu zarządu wydaje się dość proste, prosto do przodu odpowiedzialność, ale prawda jest taka, istnieje wiele rozważań związanych z tym zadaniem, które wymagają myśli i uwagi. Wymagany jest pewien stopień zarządzania spotkaniami, aby Protokoły spotkań były zorganizowane, szczegółowe i bardzo wszechstronne.

przyjmowanie protokołów z posiedzeń zarządu jest bardzo ważną odpowiedzialnością, która jest odpowiednia dla kogoś, kto jest gotów zaplanować z wyprzedzeniem, uważnie słuchać i sporządzić dokładne podsumowanie spotkania, które się odbyło.

przejdź do naszego szablonu posiedzenia zarządu tutaj.

aby pozbyć się wszelkiego rodzaju zamieszania wokół protokołów ze spotkań, Fellow stworzył przewodnik krok po kroku, jak pisać świetne protokoły ze spotkań. Na początek porozmawiajmy o tym, czym tak naprawdę są protokoły ze spotkań:

• co to są protokoły ze spotkań?
• dlaczego protokoły z posiedzeń zarządu są tak ważne
• szablon protokołu z posiedzeń Zarządu
• 5 kroków do pisania skutecznych protokołów z posiedzeń zarządu
• szybkie wskazówki do pisania protokołów z posiedzeń zarządu i śledzenia kluczowych decyzji

co to są protokoły ze spotkań?

protokoły posiedzeń są pisemnym zapisem dialogu i decyzji podjętych podczas spotkania. Zasadniczo jest to pisemny zapis wszystkiego, co zostało omówione w trakcie spotkania, który może być następnie wykorzystany do poinformowania członków zespołu, którzy nie byli w stanie uczestniczyć w tym, co się stało, lub do śledzenia decyzji i działań, które można ponownie przeanalizować.

protokół z poprzedniego posiedzenia może być następnie wykorzystany do podjęcia przyszłych decyzji. Protokoły z posiedzeń służą zatem jako historyczny zapis decyzji zarządu.

dlaczego protokoły posiedzeń zarządu są tak ważne

protokoły posiedzeń Zarządu są ważne z kilku różnych powodów. Przede wszystkim protokoły z posiedzeń stanowią historyczny zapis krótko-i długoterminowego planowania zarządu. Ponieważ każde spotkanie zawiera cel lub cel, zarząd może następnie wykorzystać protokół spotkania jako zapis do wykorzystania w przyszłości, aby zrozumieć postępy, które zostały dokonane.

co więcej, Protokoły spotkań są ważne, ponieważ zapewniają ochronę prawną organizacji. Często due diligence jest rejestrowane w protokołach z posiedzeń firm, a także wszelkie rozmowy prawne, które mogą być następnie urzędowane i udokumentowane w celu potwierdzenia etycznych, uczciwych praktyk organizacji.

wreszcie, protokoły posiedzeń zarządu są dowodem na to, dlaczego i jak Rada doszła do pewnych decyzji. Dokumentacja ta może być następnie wykorzystana do odpowiedzi na wszelkie pytania, które pojawiają się w związku z podjętymi decyzjami.

szablon protokołu posiedzenia Zarządu

jest to przykład szablonu posiedzenia Zarządu SaaS stworzonego przez Davida Sacksa-przedsiębiorcę, inwestora i generalnego wspólnika Craft Ventures.

5 kroki, aby napisać skuteczne protokoły z posiedzeń zarządu

1 Plan wcześniej

jak wszystko w świecie biznesu, efektywne Protokoły spotkań wymagają wstępnego planowania. Zanim zaczniesz patrzeć na agendę spotkania, to jest dobry pomysł, aby mieć dyskusję na temat formatu, który oczekuje się użyć do podjęcia protokół z posiedzenia. Jeśli nie jest to jasne, możesz odwołać się do przykładu protokołów spotkań, aby użyć go jako szablonu.

Wyjaśnienie oczekiwań co do protokołu ze spotkania z prezydentem lub innym znanym odpowiednikiem sprawi, że poczujesz się o wiele pewniej pisząc protokół ze spotkania. Zapewnienie, że ułożyłeś dobrze przemyślany program spotkań, sprawi, że przygotujesz się do transkrypcji spotkania w zorganizowany sposób.

2 Użyj porządku obrad jako zarysu

rozważając, co należy uwzględnić w protokole ze spotkania, zacznij od podstaw. Najpierw podaj datę i godzinę spotkania. Następnie udokumentuj nazwiska wszystkich uczestników spotkania i wszystkich osób, które nie mogły uczestniczyć. Jest prawdopodobne, że na początku posiedzenia, nie będzie trochę czasu poświęconego na przyjęcie lub poprawki do poprzedniego protokołu z posiedzenia.

upewnij się, że dokumentujesz decyzje podjęte na temat wcześniejszych spotkań, zanim zaczniesz patrzeć na agendę spotkania. Po zakończeniu tej części spotkania możesz użyć agendy spotkania jako zarysu, z każdym punktem porządku obrad jako podtematem, w którym możesz dodać konkretne notatki.

na koniec upewnij się, że twój język jest jasny, jednoznaczny i kompletny. Ważne jest, aby pisać protokół spotkania obiektywnie, unikając przymiotników i przysłówków, gdzie możesz.

3 Dodaj dodatkowe notatki i wyjaśnij podniesione punkty

kluczem do udanego protokołu spotkania jest zapisanie protokołu spotkania w trakcie spotkania lub zaraz po spotkaniu, jeśli nie jesteś w stanie przepisać, ponieważ spotkanie ma miejsce. Przejrzyj swój zarys, aby uzyskać pełny zakres spotkania i w razie potrzeby dodaj dodatkowe uwagi i wyjaśnij poruszone kwestie. Upewnij się, że uwzględniasz wystarczające szczegóły, opracowując jak najwięcej na temat każdego punktu porządku obrad spotkania, wszelkich dyskusji lub podjętych decyzji.

w szczególności w przypadku protokołów Rady Dyrektorów zalecamy dołączenie krótkiego opisu każdego podjętego działania, a także uzasadnienia decyzji do wglądu w przyszłości. Jeśli było dużo dyskusji przed przekazaniem wniosku, Zapisz główne argumenty za i przeciw, dodając jak najwięcej dialogu.

po zakończeniu pisania protokołów ze spotkań edytuj je, aby zapewnić zwięzłość i przejrzystość, dzięki czemu protokoły są łatwe do odczytania, jasne i do rzeczy.

dobrym pomysłem jest dołączenie wszelkich dokumentów spotkania, o których mowa podczas spotkania, zamiast próbować podsumować każdą dodatkową dokumentację.

4 rozpowszechniaj protokoły ze spotkań

przed udostępnieniem protokołów ze spotkań zastanów się, czy istnieje proces zatwierdzania, który musi mieć miejsce przed dystrybucją na forum. Przewodniczący może wymagać przeglądu i zatwierdzenia protokołów ze spotkań, zanim będzie można je udostępnić. Jeśli jest proces zatwierdzania, pozwól sobie na dodatkowy czas, gdy ujawnisz oczekiwaną datę dystrybucji. Mogą istnieć również standardowe protokoły udostępniania i przechowywania protokołów ze spotkań.

Korzystanie z aplikacji takiej jak Fellow pozwala przechowywać wszystkie protokoły ze spotkań w jednym, zorganizowanym miejscu, w którym można zezwolić na dostęp do niektórych lub wszystkich osób. Zastanów się, czy będziesz udostępniać swoje minuty spotkań online, dostarczając fizyczną kopię lub przechowując minuty w aplikacji meeting minutes, jak Fellow.

5 Zapisz protokół ze spotkania na przyszłość

upewnij się, że gdziekolwiek przechowujesz protokół ze spotkania, dałeś dostęp do wszystkich osób, które uczestniczyły w spotkaniu i wszelkich innych osób, które będą potrzebować dostępu do tych protokołów ze spotkania.

na koniec skontaktuj się z Prezesem Zarządu lub ich asystentem, aby sprawdzić, czy wolą również drukować i przechowywać wydruki, które możesz następnie dostarczyć innym pracownikom lub krzesłu do złożenia.

6 Wskazówki dotyczące pisania protokołów z posiedzeń zarządu i śledzenia kluczowych decyzji

1. Utwórz zarys: Rób notatki pod każdym punktem porządku obrad spotkania w miarę postępu spotkania.
2. uczestnicy odprawy przy wejściu do sali: niech każda osoba przedstawi się na początku spotkania, zwłaszcza jeśli jej nie znasz.
3. Nagrywaj decyzje lub notatki dotyczące elementów działania: Nagrywaj te decyzje lub elementy działania, gdy tylko zdarzy się, że zostaną dokładnie przepisane.
4. poproś o wyjaśnienie w razie potrzeby: Nie bój się prosić o wyjaśnienie, jeśli coś jest niejasne. Pozwala uniknąć konieczności powrotu do niego później, gdy rzeczy nie są tak świeże w naszych wspomnieniach.
5. nie próbuj uchwycić wszystkiego: przechwycenie wszystkiego byłoby niemożliwe. Zamiast tego uważnie słuchaj ważnych decyzji, elementów działania, problemów lub rozwiązań.
6. Nagraj to: za zgodą, rozważ nagrywanie spotkania w telefonie lub urządzeniu nagrywającym, jeśli martwisz się o brak ważnych treści w protokole spotkania.

przepisywanie protokołów z posiedzeń zarządu może być wymagającym i nieco wymagającym obowiązkiem. Zrozumienie, dlaczego Protokoły spotkań są ważne, będzie promować skuteczne zarządzanie spotkaniami w ogóle i sprawi, że będziesz bardziej wydajny i bardziej pewny siebie.

pamiętaj, że korzystanie z szablonu protokołu spotkania jest niezwykle pomocne i sprawi, że poczujesz się bardziej zorganizowany i przygotowany, ponieważ użyjesz spójnej struktury i otrzymasz przypomnienia, aby wszystkie szczegóły spotkania zostały przechwycone. Zawsze planuj z wyprzedzeniem, nagrywaj protokoły ze spotkań tak szczegółowo, jak to możliwe i spędzaj sporo czasu na przeglądaniu udokumentowanych notatek. Edytuj swoje Protokoły spotkań, aż będziesz zadowolony z ich jakości i będziesz mieć pewność, że podzielisz się nimi z Zarządem. Na koniec nie zapomnij zapisać protokołów ze spotkań w bezpiecznym miejscu(na przykład Fellow.app) potem!

zapoznaj się z tym przewodnikiem krok po kroku, jak robić protokoły z posiedzeń zarządu, gdy czujesz, że możesz skorzystać z prostych wskazówek.