Od początku programu Outlook Microsoft zawsze zawierał funkcje archiwizacji i autoarchiwizacji, a Outlook 2010 nie jest wyjątkiem. Funkcja autoarchiwizacji automatycznie przenosi lub usuwa starsze wiadomości e-mail z podstawowej skrzynki pocztowej do pliku danych archiwum przechowywanego na lokalnym dysku twardym. Te pliki są nazywane .Pliki PST. W przeszłości, gdy perspektywy .Pliki PST miał limit 2 gigabajt, funkcja Archiwum była znacznie ważniejsza, ponieważ archiwizowała Starsze wiadomości e-mail z podstawowego.Plik PST i do archiwum.plik pst. Mimo to .Pliki PST w programie Outlook 2010 mają limit 20 gigabajt, nadal jest dobrym pomysłem, aby zarządzać starszą pocztą e-mail, aby zachować.Pliki PST małe i wydajność systemu w górę.

do czego służy funkcja autoarchiwizacji?

AutoArchive zmniejsza rozmiar skrzynki pocztowej, usuwając lub przenosząc stare elementy do pliku danych archiwum lub .PST. Proces ten działa prawie tak samo, niezależnie od tego, czy używasz Microsoft Exchange w pracy, IMAP czy POP z konfiguracji domowej lub małej firmy. To w zasadzie tak, jak wzięcie kilku stosów papieru z biurka i umieszczenie ich w zorganizowanej szafce na dokumenty z szybkim dostępem lub .Plik PST, jak wspomniano powyżej. Proces ten różni się od eksportu na dwa sposoby. Eksportowanie pozwoli Ci przenieść wiadomości e-mail do wielu różnych formatów zewnętrznych, podczas gdy Archiwizacja pozwala tylko przenieść Starsze wiadomości e-mail do a .plik pst lub całkowicie usunąć e-mail. Archiwizacja umożliwia również łatwiejszy dostęp do starych wiadomości e-mail, ponieważ w okienku nawigacji programu Outlook znajduje się karta. Oczywiście możesz również skonfigurować AutoArchive, aby usunąć również starą pocztę.

Jak Włączyć Domyślną Autoarchiwizację Dla Wszystkich Folderów Programu Outlook 2010

1. W programie Microsoft Outlook i kliknij menu plik i wybierz Opcje.

2. W menu opcje Kliknij kartę Zaawansowane, a następnie kliknij przycisk Ustawienia autoarchiwizacji.

3. Zaznacz pole wyboru Uruchom AutoArchive co dzień. Stąd możesz dalej dostosowywać ustawienia autoarchiwizacji dla programu Outlook 2010; jednak domyślnie, po włączeniu, Autoarchiwum przeniesie (nie usunie) wszystkie wiadomości starsze niż sześć miesięcy do archiwum.plik pst. Sugeruję, abyś sprawdzał monit przed uruchomieniem AutoArchive, aby otrzymywać powiadomienia za każdym razem, gdy pojawi się archiwum. Zdziwiłbyś się, jak często ludzie pytają mnie o brakujące wiadomości. Normalnie jest to funkcja autoarchiwizacji. Gdy już znajdziesz Ustawienia, w których ci się podobają, kliknij Zastosuj te ustawienia do wszystkich folderów.

jeśli wykonałeś powyższe kroki, autoarchiwum włącza wszystkie wiadomości programu Outlook. Jeśli istnieje folder, który chcesz wykluczyć z AutoArchive, lub jeśli chcesz, aby został on zastosowany Tylko do kilku folderów, możemy to zrobić. Outlook 2010 pozwala dostosować ustawienia autoarchiwizacji dla każdego folderu; oto jak.

Zmień Ustawienia Autoarchiwizacji Dla Pojedynczych Folderów Outlook 2010

4. W programie Outlook zajrzyj do okienka nawigacji po lewej stronie. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder i wybierz Właściwości, aby ustawić jego zasady autoarchiwizacji.

5. W wyświetlonym oknie właściwości skrzynki odbiorczej kliknij kartę Autoarchiwa. Tutaj możesz dostosować ustawienia Autoarchiwum dla tego folderu lub nawet całkowicie wyłączyć Autoarchiwum dla niego.

w porządku, teraz wiemy, jak Autoarchiwizować poszczególne foldery. Ale co, jeśli w ogóle nie chcesz używać AutoArchive? Jeśli nie jesteś fanem funkcji automatycznej, nadal możesz korzystać z archiwizacji za pomocą procesu ręcznego.

jak ręcznie archiwizować Elementy

6. W programie Outlook kliknij kartę menu Plik > informacje i wybierz opcję Narzędzia Do Czyszczenia > Archiwum.

7. W wyświetlonym oknie dialogowym Archiwizuj wybierz foldery, które chcesz archiwizować. Ten proces jest prawie taki sam jak Autoarchiwum, tyle że jest to jednorazowa transakcja. Inną różnicą jest to, że możesz nawet nadpisać właściwość „nie Autoarchiwizuj”, jeśli zastosowałeś ją do niektórych folderów, ale jest to opcjonalne.

gdzie znajdują się zarchiwizowane elementy programu Outlook?

8. W programie Outlook możesz uzyskać dostęp do zarchiwizowanych elementów z folderu archiwum w panelu nawigacji poczty e-mail po lewej stronie.

9. Możesz również uzyskać dostęp do archiwów z programu Outlook .plik pst, w którym przechowują. Możesz się tam dostać, klikając plik > Otwórz kartę menu i wybierz Otwórz plik danych programu Outlook.

10. Domyślnie archiwum programu Outlook .lokalizacja pliku pst jest:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

jeśli nie używałeś Archiwizacji w programie Outlook przed, spróbuj. Z pewnością pomoże utrzymać porządek i przenieść stare, nieużywane elementy poczty e-mail z podstawowej skrzynki pocztowej/.Plik PST. Jest to również miły sposób na utrzymanie .Rozmiar pliku PST pod kontrolą. A to pomoże w wydajności systemu!