kilka rzeczy jest bardziej krytycznych dla sukcesu małej firmy niż solidny i dobrze zaokrąglony proces zarządzania zapasami. Problem w tym, że jeśli nigdy wcześniej nie musiałeś zarządzać zapasami, trudno jest wiedzieć, od czego zacząć.

dzięki zarządzaniu zapasami mogą istnieć dziesiątki ruchomych elementów. Jeszcze bardziej komplikuje to fakt, że nie ma jednego właściwego sposobu na zarządzanie zapasami. To, co działa dla firmy na dole ulicy, może nie działać dla Ciebie.

w tym artykule przedstawimy zestaw uniwersalnych wytycznych, które można dostosować i wyjaśnić podstawy tworzenia zapasów dla małej firmy.

jak zrobić inwentaryzację dla małej firmy

• co to jest zarządzanie zapasami?
• utrzymuj wysoki poziom organizacji
• dokładnie odbieraj zapasy
• używaj odpowiednich narzędzi
• podejmuj decyzje oparte na danych
• miej formalny proces
• Wykonuj regularne liczenia zapasów

co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to proces i zestaw systemów do zarządzania zapasami i zapasami. Jest to podzbiór znacznie szerszej koncepcji zarządzania łańcuchem dostaw. W przypadku większości firm detalicznych zarządzanie zapasami obejmuje następujące zadania:

• zamawianie zapasów
• przechowywanie zapasów
• sprzedaż zapasów
• śledzenie poziomów zapasów

chociaż te zadania mogą wydawać się przyziemne, a nawet „proste” lub „łatwe”, wykonywanie ich (i wykonywanie ich dobrze) pomaga stworzyć solidny fundament dla Twojej firmy. Unikniesz potencjalnych problemów i będziesz cieszyć się optymalizacjami takimi jak:

• Zapobiegaj problemom z zapasami popularnych produktów
• poznaj rodzaje sprzedaży/promocji, które należy uruchomić, aby przenieść niezadowalające zapasy
• poznaj odpowiednią ilość przedmiotów, które należy zachować pod ręką, aby utrzymać optymalny przepływ środków pieniężnych
• jeśli sprzedajesz łatwo psujące się towary, może to pomóc uniknąć zepsucia

utrzymuj wysoki poziom organizacji

pierwszym krokiem, aby pozostać na bieżąco z zapasami, jest zorganizowanie produktów z jak największą ilością danych i informacji o produkcie. Skuteczne zarządzanie zapasami jest bezpośrednim wynikiem silnej analizy danych. Zaczynając od bogatych, dokładnych danych produktów, unikniesz błędów i będziesz miał łatwiejszy czas na zbadanie wszelkich problemów, które możesz odkryć. Zazwyczaj dane te będą wprowadzane do systemu punktów sprzedaży (POS), ale możliwe jest również (ale bardzo żmudne) śledzenie tych danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.

to powiedziawszy, oto niektóre dane, które chcesz wprowadzić dla każdego produktu:

• Nazwa
• Dział
• Kategoria
• SKU
• UPC
• dostawca i identyfikator dostawcy
• Cena sprzedaży
• stawka podatku
• Dyskontowalna (T/N)
• koszt za sztukę
• aktualna Ilość
• wyzwalacz ponownego zamówienia
• zalecane zamówienie

jeśli sprzedajesz artykuły z wariantami, upewnij się, że wpisujesz każdy wariant jako część macierzy. Klasycznym przykładem produktu z wariantami jest t-shirt sprzedawany w wielu rozmiarach i kolorach. Każda kombinacja wielkości i koloru jest unikalnym wariantem jednego produktu nadrzędnego. Tworząc matrycę, będziesz mógł śledzić ilość, dane sprzedaży i więcej dla każdego wariantu indywidualnie.

dokładnie odbieraj zapasy

podobnie jak nasza pierwsza wskazówka, będziesz chciał upewnić się, że otrzymujesz i wprowadzasz nowe zapasy od dostawców do systemu punktów sprzedaży tak dokładnie, jak to możliwe. Wprowadzenie niewłaściwej ilości produktu lub błędne oznaczenie produktu może spowodować wiele problemów później w dół linii. Najlepszym sposobem zapewnienia dokładnego otrzymywania zapasów wejściowych od dostawców jest stworzenie standaryzowanego procesu i śledzenie go za każdym razem, gdy otrzymujesz przesyłkę.

oto przykład jak ten proces może wyglądać:

1. osoba otrzymująca przesyłkę powinna mieć listę zamówionych produktów lub kopię oryginalnego zamówienia zakupu.
2. odbiorca powinien upewnić się, że wszystkie spodziewane pudełka/paczki zostały odebrane (tzn. nic nie zostało w ciężarówce).
3. odbiornik powinien rozpakować wszystkie pudełka i porównać zawartość z listą lub zamówieniem.
4. jeśli nie ma błędów lub problemów, wprowadź dane przesyłki do swojego POS, arkusza kalkulacyjnego lub innego systemu śledzenia.
5. jeśli występują problemy, zanotuj je i skontaktuj się z dostawcą. Następnie możesz wprowadzić resztę przesyłki do swojego systemu.

ponieważ dokładne otrzymanie zamówienia jest tak ważną częścią zarządzania zapasami, możesz zająć się tą częścią firmy samodzielnie lub polegać na zaufanym starszym pracowniku.

użyj odpowiednich narzędzi

zarządzanie zapasami jest o wiele prostsze, gdy używasz oprogramowania POS. Dzieje się tak ze względu na ilość danych i szybkość, z jaką inwentaryzacja zamienia się w większości firm detalicznych. Jeśli spróbujesz zarządzać tym wszystkim za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub ołówka i papieru, jest bardzo prawdopodobne, że zadanie zacznie wydawać się ciężarem, który chcesz pominąć pod koniec męczącego dnia. Co więcej, przy tak wielu ruchomych częściach zwiększasz prawdopodobieństwo błędów, które mogą spowodować utratę wszystkich danych magazynowych.

dzięki systemowi POS, poza tworzeniem katalogu produktów (Zwykle wykonywanym raz podczas wstępnej konfiguracji) i otrzymywaniem nowych zapasów, zarządzanie zapasami jest procesem zautomatyzowanym. Gdy sprzedajesz produkt, poziomy zapasów są automatycznie aktualizowane. Możesz łatwo sprawdzić swój system, aby zobaczyć, ile masz produktu pod ręką, a zazwyczaj dostępne są szczegółowe raporty zapasów, których możesz użyć, aby lepiej zrozumieć, co dzieje się w Twojej firmie.

podejmowanie decyzji opartych na danych

jednym z głównych powodów korzystania z POS, zwłaszcza z perspektywy zarządzania zapasami, jest różnorodność raportów, które masz do dyspozycji. Raporty te obejmą wszystko, od wielkości sprzedaży przez produkt, analizę marży zysku,wskaźnik obrotu zapasami i wiele innych. Dzięki tym informacjom będziesz w stanie podejmować bardziej świadome decyzje, które pomogą ci kształtować ogólną strategię biznesową. Oto kilka spostrzeżeń, których możesz się spodziewać dzięki funkcjom raportowania systemu punktów sprzedaży:

• Zidentyfikuj najlepiej sprzedające się produkty, aby móc nadać priorytet utrzymywaniu ich w dobrym stanie
• Monitoruj marże zysku na produkt, aby zidentyfikować możliwości renegocjacji z dostawcami
• sprawdź wartość zapasów w dowolnym momencie, aby zrozumieć, ile kapitału zgromadziłeś w zapasach

jeśli jesteś kreatorem programu Excel, z pewnością można tworzyć podobne raporty za pomocą oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych i niestandardowych formuł. Jednak będziesz miał znacznie łatwiejszy czas, jeśli otrzymasz system POS i pozwolisz mu na to, aby numer crunching był dla ciebie. Ponadto pozwala to skupić się na zadaniach związanych z rozwojem firmy, takich jak interpretowanie raportów i podejmowanie lepszych decyzji w oparciu o wyniki.

sformalizuj proces

podczas gdy narzędzia takie jak POS lub dedykowane oprogramowanie do zarządzania zapasami mogą pomóc uprościć zarządzanie zapasami i umożliwić uzyskanie większej wartości z danych, nadal potrzebujesz nadrzędnego procesu. Dwie z najbardziej popularnych metod to First In, First Out (FIFO) i average cost method.

firmy korzystające z FIFO starają się sprzedawać starsze akcje przed nowszymi. W przypadku niektórych rodzajów działalności, takich jak te, które sprzedają łatwo psujące się towary, FIFO jest niezbędnym środkiem pozyskiwania jak największej wartości z zapasów. Na przykład wyobraź sobie, jak sklep spożywczy przechowuje napoje. Przedmioty z przodu lodówki zazwyczaj wygasają szybciej niż przedmioty umieszczone z tyłu.

w przypadku metody średniego kosztu firmy przypisują koszt przedmiotu na podstawie całkowitego kosztu zakupionych towarów podzielonego przez liczbę zakupionych jednostek. Metoda ta jest prostsza w zastosowaniu i tańsza niż FIFO, co czyni ją atrakcyjną opcją dla przedmiotów, które są trudne do obliczenia kosztów.

niezależnie od systemu nadrzędnego, którego używasz, ważne jest, abyś zrozumiał zalety i wady każdego podejścia, abyś mógł wybrać odpowiednie dla swojej firmy.

Wykonuj regularne liczenia zapasów

nawet jeśli posiadasz system POS lub narzędzie do zarządzania zapasami, a także proces przyjmowania zapasów, nadal będziesz chciał okresowo wykonywać ręczne liczenia zapasów. W zależności od wielkości firmy, możesz robić to w ujęciu półrocznym, kwartalnym lub nawet miesięcznym.

te liczby są ważne, ponieważ działają jako kopia zapasowa w codziennym systemie i mogą pomóc w wykryciu wad w procesie. Jeśli pomysł poświęcenia czasu na zliczanie całego ekwipunku na raz wydaje się nieco przytłaczający, możesz również wykonać zliczanie cykli.

liczniki cykli to szybsze kontrole, w których liczysz tylko mniejszą część swojego ekwipunku. Na przykład w jednym miesiącu możesz sprawdzić zapasy butów, a w drugim-zapasy czapek. Poza oszczędnością czasu, może to pomóc w odkryciu problemów znacznie szybciej niż bardziej masowa Kontrola kwartalna, chociaż eksperci zalecają wykonanie co najmniej jednej pełnej liczby inwentaryzacji rocznie w celu raportowania podatku dochodowego.

daj swojej firmie lepsze narzędzia do zarządzania zapasami

zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla działalności i sukcesu Twojej firmy. Organizowanie systemów pozwoli na wiele, jeśli chodzi o liczenie przedmiotów, ustawienie podłogi i zwiększenie produktywności i wydajności pracowników. Dokładne liczenie oznacza dalsze rozbieżności i lepsze wyniki finansowe dla Twojej firmy.

POS, taki jak Lightspeed, może zautomatyzować zarządzanie zapasami i dostarczyć cennych informacji, które pomogą Ci podejmować mądrzejsze decyzje. Porozmawiaj z naszymi ekspertami, aby sprawdzić, czy nasze rozwiązania są odpowiednie dla Twojej firmy.