kiedy prowadzisz firmę w Australii, niezależnie od struktury biznesowej, ATO wymaga prowadzenia dokumentacji podatkowej i zobowiązań pracowniczych. ATO może żądać od Ciebie dokumentacji na okres do pięciu lat (a w przypadku niektórych wymagań nawet więcej), więc opłaca się ją zorganizować.
istnieje wiele korzyści, aby zachować dobrą dokumentację biznesową. Mogą Ci pomóc:
- bądź na bieżąco z kondycją swojej firmy, aby podejmować dobre decyzje biznesowe
- Zarządzaj przepływami pieniężnymi
- spełniaj swoje zobowiązania podatkowe i pracownicze, takie jak PAYG i superannuation
- zademonstruj sytuację finansową swojej firmy potencjalnym kredytodawcom lub inwestorom
- Jeśli pojawi się spór, będziesz mógł go wesprzeć z dowodem możesz potrzebować
jeśli Twoja firma jest włączona, musisz zachować kopie wszelkich protokołów z posiedzeń i konstytucji dla australijskiej Komisji Papierów Wartościowych i Inwestycji (ASIC).
dokumentacja podatkowa i Nadzorcza
jest to prawny wymóg prowadzenia ewidencji wszystkich transakcji biznesowych w celu wsparcia informacji dostarczanych do ATO w zeznaniach podatkowych i raportach. Rejestr, który przechowujesz, będzie zależał od zobowiązań podatkowych i nadzorczych, które są wymagane od Twojej firmy, a także od struktury firmy (niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, firmą, spółką partnerską lub zaufaniem).
jakie są wymagania australijskiego urzędu podatkowego (ATO)?
ATO ma surowe wymagania dotyczące szczegółów Twoich rekordów:
- musisz przechowywać swoje rekordy w sposób, który chroni informacje przed zmianą lub uszkodzeniem
- Twoje rekordy muszą być przechowywane przez pięć lat (lub czasami dłużej), począwszy od momentu przygotowania lub uzyskania rekordu lub zakończenia transakcji (w zależności od tego, co nastąpi później)
- jeśli ATO poprosi o wyświetlenie jakiegokolwiek rekordu, musisz być w stanie go wyprodukować
- Twoje rekordy muszą być przechowywane w języku angielskim lub łatwo przekształcić na angielski. Nie ma usprawiedliwienia dla języków obcych
- Zapisy mogą być przechowywane w formacie papierowym (twardym) lub elektronicznym i powinny wyszczególniać wszystkie transakcje. Kopie papierowe mogą wymagać okazania jako dowód w sprawach prawnych w celu potwierdzenia dowodów elektronicznych. Kopie elektroniczne są akceptowane przez ATO i ASIC, o ile mają one charakter oryginalny.
kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o ITP BUSINESS ACCOUNTING
jakie rejestry musisz prowadzić?
istnieje szereg rekordów, które musisz zachować, gdy prowadzisz firmę w Australii, i które ATO może poprosić o sprawdzenie w dowolnym momencie.
:
- dokumentacja finansowa
- Dokumentacja prawna
- dokumentacja pracownicza
- polityka i procedury
- pozostała dokumentacja biznesowa.
dokumentacja finansowa
dokumentacja finansowa Twojej firmy pokaże przepływy pieniężne, sytuację finansową Twojej firmy i szczegółowo określi sposób przygotowania zeznania podatkowego. Dokumenty te obejmują:
- paragony i faktury za towary i/lub usługi, które sprzedajesz
- umowy z dostawcami
- wyciągi bankowe
- rejestr aktywów Twojej firmy
- harmonogramy amortyzacji
- dokumenty podatkowe, które obejmują sprawozdania z działalności gospodarczej (BAS) i roczne deklaracje podatkowe
- kredyty dla firm i/lub akcje
zapisy prawne
zapisy prawne dokumentują sposób prowadzenia działalności i obejmują:
- dokumenty rejestracyjne
- umowy najmu
- umowy z dostawcami i klientami
- ubezpieczenia
dokumentacja pracownicza
musisz pokazać ATO, że jesteś w stanie prawidłowo płacić swoim pracownikom i wywiązywać się z ich obowiązków podatkowych i nadzorczych. Dokumentacja pracownicza może być potrzebna do wykazania ubezpieczycieli, Komisji ds. uczciwej pracy lub państwowej organizacji bezpieczeństwa i Higieny Pracy.
jeśli masz pracowników, musisz prowadzić ewidencję:
- spisy pracowników, frekwencja i płace
- konta bankowe, numer akt podatkowych (TFN) i dane do przelewu bankowego
- dane kontaktowe
- wydajność i historia pracy
kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o usługach księgowych ITP
pobierz ten artykuł: Jakie są pięć rodzajów dokumentów, które musisz zachować dla firm w Australii
zasady i procedury
musisz podać swoje zasady i procedury pracownikom, gdy rozpoczynają pracę i mogą być uwzględnione w umowie o pracę. Niektóre branże będą prosić o zasady i procedury podczas pracy na miejscu. Pamiętaj, aby aktualizować swoje zasady zgodnie ze zmianami legislacyjnymi.
te zapisy obejmują:
- plany bezpieczeństwa i higieny pracy
- standardy ubioru
- zasady dotyczące molestowania seksualnego
- instrukcje operacyjne
inne rejestry biznesowe
istnieje szereg innych rejestrów biznesowych, które powinny być przechowywane, w tym:
- dokumentacja klienta
- otrzymane skargi
- szczegóły sporu
- cytaty podane i wygrane
- kampanie reklamowe i marketingowe
- polisy ubezpieczeniowe
jak długo należy przechowywać dokumentację?
musisz przechowywać swoje rejestry i dokumenty dla różnych ilości razy w zależności od Departamentu rządowego lub organizacji, która potrzebuje informacji.
- Australijska Komisja Papierów Wartościowych i Inwestycji (ASIC) wymaga od firm prowadzenia dokumentacji przez siedem lat.
- rzecznik sprawiedliwej pracy (FWO) wymaga prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez siedem lat.
- Australijski Urząd Skarbowy wymaga prowadzenia dokumentacji przez pięć lat po jej utworzeniu. Jeśli Twoja firma jest właścicielem aktywów, może być wymagane przechowywanie dokumentacji przez dłuższy okres
dobrym pomysłem jest użycie profesjonalnego oprogramowania do prowadzenia dokumentacji zgodnego ze standardowym raportowaniem biznesowym (SBR). Konfigurowanie prowadzenia dokumentacji bez zaplecza księgowego może być trudne. Jeśli potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu pracy lub przerosłeś obecne procesy, ITP może pomóc w dokumentacji biznesowej i skonfigurować najlepszy system dla ciebie.
ITP specjaliści podatku dochodowego opiekowali się australijskimi firmami od 50 lat i oferują podatki, a także usługi księgowe. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z profesjonalistą już dziś.