wszyscy mamy 24 godziny na dobę. Ale dlaczego wydaje się, że niektórzy ludzie są w stanie uzyskać jak najwięcej z każdej minuty dnia? Wierzcie lub nie, ale nie mają mocy, aby spowolnić czas. Wiedzą jednak, jak właściwie zarządzać swoim czasem.
chcesz wiedzieć, jak możesz zostać mistrzem zarządzania czasem? Zacznij od korzystania z tych 20 super potężne wskazówki dotyczące zarządzania czasem.
Utwórz audyt czasu.
jeśli chodzi o zarządzanie czasem, pierwszym krokiem, który musisz zrobić, jest sprawdzenie, gdzie faktycznie idzie twój czas. Możesz wierzyć, że wysyłasz tylko 30 minut na e-maile, ale w rzeczywistości to zadanie pochłania godzinę Twojego dnia.
najprostszym sposobem na śledzenie czasu jest pobranie aplikacji, takiej jak RescueTime, Toggl lub Mój kalendarz aplikacji, aby śledzić wszystko, co robisz przez tydzień. Następnie możesz uzyskać dostęp do raportu, aby dowiedzieć się, co kradnie twój czas. Dzięki tym informacjom można następnie wprowadzić odpowiednie korekty.
Ustaw limit czasu dla każdego zadania.
odkryłem, że ustawienie limitu czasu dla każdego zadania zapobiega mi rozpraszaniu lub zwlekaniu. Na przykład, jeśli chcę napisać artykuł na moim blogu, daję sobie dwie godziny. Więc jeśli zacząłem o 8 rano, staram się to napisać do 10 rano.
w pewnym sensie staje się grą.
ponieważ umieszczam bufory między zadaniami i działaniami, jeśli nie ukończę zadania na czas, nadal mogę nad nim pracować bez jedzenia w czasie zarezerwowanym na coś innego.
Użyj listy zadań do wykonania, ale nie porzucaj zadań.
„wszystkie cele i projekty składają się z mniejszych części, które muszą zostać zrealizowane, aby osiągnąć cel lub ukończyć projekt. Twórz listy zadań do wykonania dla każdego celu i projektu, wymieniając wszystkie mierzalne kroki, które należy wykonać”, sugeruje William Lipovsky.
” oprócz utrzymywania skupienia, to również motywuje cię, ponieważ jesteś w stanie zobaczyć, co już osiągnąłeś i co pozostało.”
jednocześnie będą przerwy, które mogą uniemożliwić wykonanie zadania. William zaleca, abyś ” zawsze wracał do tych zadań i wypełniał je, gdy tylko będziesz w stanie. Może to wymagać ustawienia limitu liczby zadań, nad którymi pracujesz w danym momencie.”
planuj z wyprzedzeniem.
jedna z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić, to obudzić się bez planu na dzień. Zamiast skupiać się na tym, co należy zrobić, błądzisz bez celu i zajmujesz się bardziej błahymi sprawami.
dlatego zawsze powinieneś planować z wyprzedzeniem, korzystając z jednej z tych opcji;
- przedwczoraj. Zanim wyjdziesz z pracy, poświęć ostatnie 15 minut na zorganizowanie biura i skomponowanie listy najważniejszych rzeczy na jutro.
- z samego rana. Podczas porannej rutyny Zapisz 3 lub 4 najpilniejsze i najważniejsze sprawy, które należy rozwiązać dzisiaj i pracuj nad tymi, gdy jesteś najbardziej produktywny.
Mark Twain powiedział kiedyś: „jeśli twoim zadaniem jest zjeść żabę, najlepiej zrobić to z samego rana. A jeśli twoim zadaniem jest zjeść dwie żaby, najlepiej najpierw zjeść największą.”
brutto? Jasne. Ale punkt, który TWAIN robił, że powinieneś zająć się swoimi największymi i najbardziej wymagającymi zadaniami rano, czyli najważniejszymi zadaniami (MITs) dnia.
istnieje kilka powodów, dla których ta tak skuteczna sztuczka zarządzania czasem. Na początek, zwykle masz najwięcej energii w AM. Lepiej więc radzić sobie z tymi zadaniami, gdy nie jesteś wyczerpany. Możesz również użyć tego uczucia spełnienia, aby przetrwać resztę dnia.
Naucz się delegować / outsourcować.
delegowanie i outsourcing mogą być nieco skomplikowane. Dla niektórych trudno jest pozwolić komuś innemu wykonywać pracę, którą kiedyś wykonywał. Dla innych, nie mają czasu, aby szkolić kogoś innego do wykonywania niektórych zadań.
chodzi o to, że delegowanie lub outsourcing oszczędzają czas w czasie rzeczywistym, ponieważ zmniejsza to obciążenie pracą-co oznacza, że masz więcej czasu na ważniejsze zadania lub mniej pracy. Przekaż obowiązki wykwalifikowanym członkom zespołu lub Zatrudnij doświadczonego freelancera. A jeśli zdecydujesz się na szkolenie wewnętrzne, początkowa inwestycja będzie warta-to w końcu.
„w naszych czasach ciągłego rozpraszania uwagi, głupio łatwo jest podzielić naszą uwagę między to, co powinniśmy robić, a to, czym bombarduje nas społeczeństwo”, pisze James Clear.
„zazwyczaj równoważymy potrzeby wiadomości, e–maili i list rzeczy do zrobienia w tym samym czasie, gdy staramy się coś osiągnąć. Rzadko zdarza się, że jesteśmy w pełni zaangażowani w to zadanie.”
Clear nazwał to „półpracownikiem” i oto kilka przykładów;
- piszesz raport, ale przestań losowo sprawdzać telefon bez powodu.
- wypróbowujesz nową rutynę treningową, ale przełącz się na nowy program kilka dni później, ponieważ czytasz o tym w Internecie.
- rozmawiając przez telefon, twój umysł wędruje do twojej skrzynki odbiorczej.
„niezależnie od tego, gdzie i jak wpadniesz w pułapkę pół-pracy, wynik jest zawsze taki sam: nigdy nie jesteś w pełni zaangażowany w to zadanie, rzadko angażujesz się w to zadanie przez dłuższy czas, a osiągnięcie połowy czasu zajmuje Ci dwa razy więcej czasu ” – dodaje Clear.
Clear odkrył, że najlepszym sposobem na przezwyciężenie pół-pracy jest zablokowanie ” znacznego czasu na skupienie się na jednym projekcie i wyeliminowanie wszystkiego innego.”Na przykład wybierze jedno ćwiczenie i skupi się na nim tylko podczas ćwiczeń. Poświęci też kilka godzin na ważny projekt, ale pozostawi telefon w innym pokoju.
” ta całkowita eliminacja zakłóceń jest jedynym sposobem, jaki znam, aby dostać się do głębokiej, skoncentrowanej pracy i uniknąć fragmentarycznych sesji, w których robisz tylko pół pracy.”
Zmień swój harmonogram.
jeśli czytasz ten artykuł, to oczywiście dlatego, że chcesz odkryć przydatne zarządzanie czasem – i jestem bardziej niż szczęśliwy, aby pomóc ci umieścić. Ale jeśli masz problemy z zarządzaniem czasem, rozwiązanie może być tak proste, jak zmiana harmonogramu wokół.
na przykład, zamiast spać do 6: 30 rano, Obudź się godzinę wcześniej. Osobiście znajduję 5:15am być najbardziej produktywny czas dnia, ponieważ daje mi czas na ćwiczenia, plan-out mój dzień, przejść przez moje e-maile, a nawet pracować na pobocznych projektów bez zakłóceń.
poza tym rozważ wcześniejsze wstawanie w weekendy i być może zmniejszenie ilości oglądanego telewizora.
pozostaw czas buforowania między zadaniami a spotkaniami.
przeskakiwanie od razu z jednego zadania lub spotkania do następnego może wydawać się dobrym wykorzystaniem twojego czasu, ale w rzeczywistości ma odwrotny skutek. Potrzebujemy czasu, aby oczyścić nasze umysły i naładować się poprzez spacer, medytację lub po prostu marzyć na jawie. W końcu ludzki mózg może skupić się tylko przez około 90 minut naraz.
bez tej przerwy trudniej jest się skupić i zmotywować. Planowanie czasu bufora może również zapobiec spóźnieniu na następne spotkanie. Uważam, że 25 minut między zadaniami i spotkaniami to idealna ilość czasu na bufor.
zorganizuj się i wykonaj jedno zadanie.
przeciętny Amerykanin spędza 2,5 dnia w roku na poszukiwaniu zagubionych przedmiotów. W rezultacie wydajemy ponad $2.7 mld rocznie na wymianę tych elementów. Zamiast marnować czas i pieniądze, zorganizuj się.
zacznij od posiadania domu na wszystko i upewnienia się, że przedmioty są odłożone tam, gdzie ich miejsce. Pod koniec dnia Wyczyść swoje miejsce pracy i stwórz system zarządzania dokumentami.
i rozpocznij jedno zadanie. Większość ludzi cytuje wielozadaniowość jako głównego winowajcę misplacing przedmiotów.
postępuj zgodnie z zasadą 80-20.
„zasada Pareto znana również jako zasada 80-20 sugeruje, że 80% wyników pochodzi z 20% włożonego wysiłku. Jest to powszechnie stosowane w sprzedaży, ponieważ 80% sprzedaży zwykle pochodzi od 20% klientów”, pisze Renzo Costarella w poprzednim poście w kalendarzu.
” jeśli chodzi o sposób zarządzania czasem, można również zastosować tę zasadę. 80% twoich wyników pochodzi z 20% twoich działań.”
Renzo sugeruje, aby zacząć od spojrzenia na harmonogram lub listę zadań każdego dnia. Ze względu na prostotę spróbuj zejść pięć zadań, które musisz wykonać. Korzystając z tej zasady, Możesz prawdopodobnie wyeliminować większość pozycji na liście. Na początku może to wydawać się nienaturalne, ale Nadgodziny to warunek, aby zwiększyć wysiłek na najważniejsze zadania.”
użyj kalendarza online.
kalendarze od dawna są podstawowym narzędziem zarządzania czasem. Jednak kalendarze online przeniosły to na wyższy poziom. To dlatego, że możesz uzyskać do niego dostęp z wielu urządzeń, łatwo zaplanować spotkania i spotkania, skonfigurować przypomnienia, tworzyć bloki czasowe i planować powtarzające się wydarzenia.
osobiście korzystam z Kalendarza Google. Myślę, że to najlepsze. Ale Outlook i Kalendarz Apple również działają dobrze.
przestań być doskonały.
kiedy Jesteś Perfekcjonistą, nic nigdy nie będzie wystarczająco dobre. Oznacza to, że będziesz wracać do tego samego zadania w kółko. Jak myślisz, jak produktywny będzie twój dzień?
więc przestań być doskonały. Nie istnieje. Zrób, co możesz i idź dalej.
po prostu powiedz „Nie.”
wiem, że nie chcesz nikogo denerwować. Ale poradzisz sobie tylko z tym. Jeśli masz już pełny talerz, Odrzuć zaproszenie na kolację lub pomóż kolegom w projekcie, dopóki nie będziesz miał wolnego czasu.
zaszczepić nawyki.
Charles Duhigg, autor „The Power of Habit”, ukuł termin ” keystone habits.”Ale czym one są? Mówiąc najprościej, są to nawyki, które mogą zmienić twoje życie, takie jak ćwiczenia, śledzenie tego, co jesz, rozwijanie codziennych czynności i medytacja.
te nawyki zastępują złe nawyki i zabiegają o inne dobre nawyki. Dzięki temu będziesz zdrowszy, bardziej skoncentrowany i lepiej dostosowany do zarządzania swoim czasem.
nie trać czasu na czekanie.
będę szczery. Nie mogę czekać. To nie tak, że jestem niecierpliwy. Po prostu wiem, że to czas, który lepiej spędzić gdzie indziej.
jednak zamiast marnować ten czas, znalazłem sposoby, aby to jak najlepiej wykorzystać. Na przykład, siedząc w poczekalni, przeczytam inspirującą książkę, posłucham podcastu lub zaplanuję nadchodzący post na blogu.
Czy wiesz, że przeciętny amerykański dojazd to ponad 26 minut? A co gorsza, codzienne dojazdy stają się coraz dłuższe. Dodaj na górze ilość czasu, który zajmuje przygotowanie i można łatwo zobaczyć, ile czasu marnuje się Dojazd do iz pracy.
chociaż nie jest to możliwe w przypadku każdej pracy, praca zdalna nawet dwa razy w tygodniu może zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo.
Znajdź inspirację.
kiedy przeciągam, używam inspirujących źródeł, takich jak Prelekcja TED lub biografia. To prosty sposób na rozpalenie ognia, by mnie zmotywować i wrócić na właściwe tory.
Wsaduj podobne zadanie razem.
gdy masz powiązane prace, wsaduj je razem. Na przykład nie odbieraj e-maili i połączeń telefonicznych przez cały dzień. Zaplanuj określony czas na obsługę tych zadań.
powód? Różne zadania wymagają różnych rodzajów myślenia. Łącząc powiązane ze sobą zadania, twój mózg nie zmienia biegów – co oznacza, że skracasz ten czas na zmianę orientacji.
zrób mniej.
to jest taktyka Leo Babauty. Założył blog Zen Habits i jest to zdecydowanie lektura obowiązkowa. Co Leo ma do powiedzenia na temat robienia mniej?
Robienie mniej nie znaczy ” mniej znaczy więcej.”To znaczy” mniej znaczy lepiej.”Osiąga się to poprzez spowolnienie, świadomość tego, co należy zrobić i koncentrację tylko na tych rzeczach. Gdy to zrobisz, spraw, aby każda akcja się liczyła. W rezultacie będziesz tworzyć więcej wartości zamiast tylko paszy.