znaczenie przestrzegania polityk i procedur
ponieważ liderzy Twojej organizacji tworzą i egzekwują zasady, ważne jest, aby upewnić się, że Twoi pracownicy rozumieją, dlaczego przestrzeganie zasad i procedur jest kluczowe.
oto tylko kilka pozytywnych wyników następujących polityk i procedur:
spójne procesy i struktury
polityki i procedury zapobiegają przekształceniu operacji w kompletny chaos.
gdy wszyscy przestrzegają zasad i procedur, Twoja organizacja może działać płynnie. Struktury zarządzania i zespoły działają tak, jak powinny. Błędy i czkawki w procesach można szybko zidentyfikować i rozwiązać.
gdy Twoi pracownicy przestrzegają zasad i procedur, Twoja organizacja efektywniej wykorzysta czas i zasoby. Będziesz w stanie rozwijać się i osiągać swoje cele jako organizacja.
konsekwencja w praktykach jest również odpowiednia dla pracowników indywidualnie. Wiedzą, za co są odpowiedzialni, czego się od nich oczekuje i czego mogą oczekiwać od przełożonych i współpracowników. To uwalnia ich do wykonywania swojej pracy z pewnością siebie i doskonałości.
lepsza jakość usług
gdy pracownicy przestrzegają procedur, wykonują zadania poprawnie i zapewniają spójną obsługę klienta. Poprawia to jakość produktów i usług Twojej organizacji. A to z kolei poprawia reputację Twojej firmy. Pracownicy mogą wiedzieć, że spełniają swoje role i być dumni ze swojej pracy.
bezpieczniejsze miejsce pracy
gdy pracownicy przestrzegają zasad i procedur, wypadki i incydenty w miejscu pracy są mniej prawdopodobne.
zmniejsza to ryzyko odpowiedzialności dla organizacji i ogranicza przerwy w działaniu. Twoi pracownicy mogą czuć się bezpiecznie i komfortowo w miejscu pracy, wiedząc, że ich menedżerowie i współpracownicy dbają o ich najlepszy interes. Mogą być pewni, że będą pod opieką, jeśli coś się stanie.
sposoby wdrażania polityk i procedur
być może Twoi pracownicy już rozumieją znaczenie przestrzegania zasad i procedur. W jaki sposób możesz upewnić się, że twój personel postępuje zgodnie z Twoimi krokami w kierunku zgodności? Oto kilka pomysłów na upewnienie się, że twój zespół wie, jak postępować zgodnie z procedurami:
zwiększ dostępność podręczników zasad
pracownicy nie mogą przestrzegać zasad, których nie znają. Wiele organizacji nadal korzysta z papierowych podręczników polityki, rozdając segregatory zawierające podręcznik pracownika.
niestety, te podręczne segregatory często kończą się w szufladzie lub na półce zbierając kurz. Badanie przeprowadzone przez GuideSpark wykazało, że 43% pracowników millennial i 30% pracowników spoza millennial nie przeczytało większości swoich podręczników pracowniczych. Ponad jedna trzecia pracowników nawet nie wiedziała, gdzie są ich podręczniki.
jest to problematyczne, ponieważ pracownicy muszą mieć możliwość odwoływania się do zasad w dowolnym momencie. Jeśli nie będą mieli łatwego dostępu do aktualnej instrukcji dotyczącej zasad i procedur, nie będą znali właściwych procedur, których należy przestrzegać.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasadami, takiego jak PowerDMS, sprawia, że zasady i procedury są dostępne dla każdego pracownika. Możesz szybko wysyłać aktualizacje zasad i wymagać podpisów pracowników, aby upewnić się, że wszyscy przeczytali Zasady.
dzięki zarządzaniu zasadami online pracownicy mogą uzyskać dostęp do procedur z dowolnego miejsca, za pomocą dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego.
zamiast przeglądać strony segregatora, mogą wykonać proste wyszukiwanie słów kluczowych, aby uzyskać procedurę, której potrzebują.
zapewnia to, że faktycznie przestrzegają zasad i procedur, a nie tylko próbują zapamiętać prawidłowe kroki z głowy.
realizuj szkolenia
upewnienie się, że Twoi pracownicy zapoznają się z zasadami i procedurami, jest pierwszym krokiem w kierunku zapewnienia zgodności, ale samo w sobie nie wystarczy. Pracownicy mogą nie rozumieć do końca polityki lub nie wiedzieć, jak ją wprowadzić w życie.
Twoja organizacja musi szkolić pracowników w zakresie treści zasad, a także sposobu wykonywania procedur w rzeczywistych sytuacjach.
przy każdym nowym zatrudnieniu podczas procesu onboardingu powinno odbyć się gruntowne szkolenie w zakresie zasad i procedur. Statystyki pokazują, że pracownicy, którzy przechodzą formalne szkolenie onboardingowe, są bardziej produktywni, szybciej zdobywają pełną biegłość i są bardziej narażeni na osiągnięcie kamieni milowych.
jednak szkolenie dotyczące zasad i procedur powinno być prowadzone dla wszystkich pracowników. Szkolenia będą wyglądać inaczej w zależności od branży i wielkości organizacji.
na przykład w takich branżach, jak egzekwowanie prawa i opieka zdrowotna, praktyczne szkolenia oparte na scenariuszach mają szczególne znaczenie.
ale każda organizacja będzie miała informacje, których pracownicy mogą skutecznie nauczyć się poprzez szkolenia online. Program do zarządzania szkoleniami online może zaoszczędzić czas i pieniądze organizacji, umożliwiając pracownikom samodzielne ukończenie szkolenia w swoim czasie.
za pomocą oprogramowania takiego jak PowerDMS można przesyłać materiały szkoleniowe, takie jak PowerPoints, filmy, pliki audio i inne. Będziesz mieć pełny zapis zaangażowania każdego pracownika w szkolenie i będziesz w stanie zebrać informacje zwrotne w celu ulepszenia zasad i szkoleń.
usprawniając szkolenie, Twoi pracownicy będą lepiej przygotowani do przestrzegania zasad i procedur.
testuj zrozumienie pracowników
Dystrybucja Polis i szkolenia nie gwarantują, że każdy pracownik naprawdę rozumie zasady. Pracownik może podpisać dokument, nie rozumiejąc go.
może to nie ma znaczenia w perspektywie krótkoterminowej, ale na dłuższą metę spowoduje, że pracownicy nie będą przestrzegać zasad i procedur.
dobre oprogramowanie do zarządzania zasadami i procedurami pozwoli Ci tworzyć testy, aby upewnić się, że pracownicy rozumieją zasady. Za pomocą narzędzia takiego jak PowerDMS możesz tworzyć konfigurowalne quizy dla pracowników do ukończenia po przeczytaniu zasad lub ukończeniu kursu szkoleniowego. Możesz rozwiązać wszelkie luki w zrozumieniu i mieć pewność, że pracownicy wiedzą, jak postępować zgodnie z procedurą.
wdrażanie polityki odbywa się od góry do dołu. Pracownicy są bardziej skłonni do przestrzegania zasad, jeśli widzą, że ich menedżerowie i liderzy konsekwentnie przestrzegają zasad i procedur.
pracownicy muszą również znać konsekwencje nieprzestrzegania zasad i procedur. Oznacza to, że Twoja organizacja musi mieć strukturę dyscypliny i działań naprawczych.
znowu zaczyna się od liderów. Kierownicy i przełożeni muszą być przeszkoleni w zakresie tego, kiedy i jak przeprowadzać przeglądy dyscyplinarne.
nadzorcy nie powinni musieć mikro-zarządzać pracownikami, aby upewnić się, że przestrzegają zasad i procedur. Listy kontrolne procedur i mechanizmy raportowania mogą pomóc utrzymać pracowników na dobrej drodze.
ta dokumentacja pomoże liderom zobaczyć, którzy pracownicy przestrzegają procedur, a którzy nie. Mogą nagradzać pracowników lub oferować korekty w razie potrzeby. Pracownicy, którzy odstępują od procedur, mogą po prostu potrzebować wskazówek lub dalszego szkolenia.
regularnie przeglądaj polityki i procedury
kiedy praktyki odbiegają od polityki, zwykle oznacza to jedną z dwóch rzeczy:
-
Twoja organizacja musi lepiej komunikować zasady i procedury z pracownikami i egzekwować zgodność.
-
Twoje zasady i procedury są nieaktualne lub niekompletne.
pracownicy nie mogą przestrzegać procedur, które nie istnieją, są sprzeczne z innymi zasadami lub nie reagują na znaczące zmiany w technologii lub praktyce.
kierownictwo organizacji musi regularnie przeglądać i korygować zasady i procedury, uwzględniać nowe przepisy, normy, technologie i zmiany strukturalne.
za każdym razem, gdy aktualizujesz Zasady, wykonaj kroki wymienione wcześniej. Wysyłaj zmiany zasad swoim pracownikom, włączaj je do szkoleń, testuj zasady i pociągaj pracowników do odpowiedzialności.
upewnianie się, że Twoi pracownicy przestrzegają zasad i procedur wymaga pracy, ale nie musi to być trudne.
Użyj systemu zarządzania zasadami, aby upewnić się, że pracownicy rozumieją znaczenie przestrzegania zasad i procedur oraz wiedzą, jak to zrobić.