ten dokument zawiera ogólny przegląd sposobu tworzenia kopii zapasowych i archiwizowania poczty e-mail za pomocą Microsoft Outlook 2007 na komputerze z systemem Windows.

pierwszym krokiem do utworzenia kopii zapasowej wiadomości e-mail jest oczyszczenie jej zawartości. Usuń wszystkie wiadomości e-mail, których nie potrzebujesz lub nie chcesz mieć kopii zapasowej. Zwłaszcza Usuń wiadomości e-mail z załącznikami, których już nie potrzebujesz, aby zaoszczędzić miejsce na dysku.

następnym krokiem jest zorganizowanie wiadomości e-mail, które chcesz utworzyć w folderach. Możesz utworzyć wiele folderów do przechowywania powiązanych wiadomości e-mail w jednym miejscu. Uporządkowanie poczty e-mail w ten sposób ułatwi przywrócenie wiadomości e-mail, których możesz potrzebować w późniejszym terminie.

tworzenie kopii zapasowej wiadomości e-mail

po zorganizowaniu wiadomości e-mail możesz rozpocząć proces tworzenia kopii zapasowej. Aby wykonać kopię zapasową folderu e-mail, najpierw uruchom aplikację Outlook 2007. Następnie kliknij menu plik i wybierz Importuj i Eksportuj…

w oknie, które się otworzy, wybierz opcję Eksportuj do pliku z listy akcji. Następnie kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

w polu Utwórz plik typu wybierz plik folderu osobistego (.pst) i kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

w polu Wybierz folder do wyeksportowania wybierz folder, którego chcesz utworzyć kopię zapasową. Na poniższym rysunku wybrano folder o nazwie Skrzynka odbiorcza. Sprawdź Dołącz podfoldery, czy folder eksportujący zawiera podfoldery. Również przycisk Filtruj umożliwia szeroki zakres opcji eksportu tylko niektórych wiadomości w folderze. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

w następnym oknie, które się otworzy, Outlook pyta o lokalizację, aby zapisać wyeksportowany plik. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby zmienić domyślną lokalizację. Wybierz łatwą do zapamiętania lokalizację lub zapisz ją na pulpicie, aby uzyskać do niej łatwy dostęp, jeśli będzie przechowywana na nośnikach wymiennych (np. Upewnij się, że wyeksportowany plik ma opisową nazwę. W sekcji Opcje wybierz najbardziej odpowiednią opcję dla swoich potrzeb. Następnie kliknij przycisk Zakończ, aby kontynuować.

otworzy się nowe okno z prośbą o utworzenie folderu osobistego Microsoft. Nadaj folderowi nazwę opisową, taką jak kopia zapasowa e-mail UH, jak na poniższym przykładowym rysunku. Wprowadź hasło, jeśli chcesz zabezpieczyć plik hasłem przed innymi użytkownikami.

to wszystko. Właśnie utworzyłeś kopię zapasową wybranego folderu e-mail. Możesz powtórzyć ten proces, aby wykonać kopię zapasową innych folderów e-mail, jeśli chcesz. Aby zwolnić miejsce na dysku i limit, możesz usunąć wiadomości, które utworzyłeś, lub przenieść je z folderu IMAP na lokalny dysk twardy. Instrukcje dotyczące przenoszenia wiadomości z folderu IMAP do folderu lokalnego znajdują się w sekcji techniki zmniejszania liczby wiadomości e-mail w http://www.hawaii.edu/askus/502.

Przywracanie wiadomości e-mail z folderu plików osobistych

w pewnym momencie w przyszłości możesz przywrócić wiadomość e-mail z jednej z wykonanych kopii zapasowych.
aby rozpocząć proces przywracania, uruchom najpierw MS Outlook 2007. Następnie przejdź do menu plik i wybierz Importuj i Eksportuj…

w oknie, które się otworzy, wybierz, Aby zaimportować z innego programu lub pliku. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

w następnym oknie Przewiń listę typów plików i wybierz plik folderu osobistego (.pst). Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować plik folderu osobistego, z którego chcesz przywrócić wiadomość e-mail. Wybierz odpowiednią opcję dla swoich celów. W tym przypadku kopia zapasowa.plik pst został utworzony podczas procesu tworzenia kopii zapasowej wcześniej w tym dokumencie, więc jest to plik, który zostanie przywrócony. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

jeśli utworzyłeś hasło do pliku pst, wprowadź go, aby otworzyć plik. Następnie kliknij przycisk OK, aby kontynuować. Uwaga: nie otrzymasz tego okna dialogowego, jeśli nie utworzyłeś hasła.

następnie wybierz folder, z którego chcesz zaimportować. Jeśli folder, do którego utworzono kopię zapasową, miał podfoldery, możesz wybrać tylko podfolder do przywrócenia. Masz również dwie opcje dotyczące tego, gdzie importować foldery. Możesz zaimportować elementy do aktualnie wybranego folderu (podświetlonego w okienku nawigacji) lub do tego samego folderu, który został już utworzony na twoim koncie e-mail. Na poniższym rysunku wybrano opcję przywrócenia wiadomości e-mail do tego samego folderu w folderach osobistych (Skrzynka odbiorcza). Ponieważ idzie do folderów osobistych, nie będzie przechowywany na serwerze UH, gdzie zużywa kwotę.

to wszystko. Outlook zaimportuje wiadomości e-mail z pliku folderu osobistego i do wybranego folderu e-mail. Te wiadomości e-mail będą teraz częścią Twojego e-maila.

automatyczne archiwizowanie

inną opcją tworzenia kopii zapasowej folderów e-mail jest funkcja automatycznego archiwizowania w programie Outlook. Jest stosunkowo łatwy w użyciu i prosty w konfiguracji.

automatyczne archiwizowanie automatycznie przeniesie elementy uznane za stare (preferencje ustawione przez Ciebie) do pliku archiwum i usunie je z folderu e-mail. Możesz określić, które foldery są automatycznie archiwizowane, a także czas, który musi upłynąć, zanim element zostanie uznany za stary.

aby uruchomić funkcję automatycznego archiwizowania, uruchom najpierw aplikację MS Outlook. Następnie kliknij menu Narzędzia i wybierz Opcje. W oknie, które się otworzy, kliknij kartę Inne. Na koniec kliknij przycisk Autoarchiwum.

w oknie, które się otworzy, kliknij pole wyboru Uruchom AutoArchive każdy. Określ ilość czasu, jaki musi upłynąć, aby funkcja Autoarchiwum była uruchomiona. Możesz także wybrać opcję, która ma być wyświetlana przez Outlooka przed uruchomieniem funkcji autoarchiwizacji. Pamiętaj, aby zanotować domyślną lokalizację pliku archiwum. Możesz kliknąć przycisk Przeglądaj, jeśli chcesz zmienić domyślną lokalizację pliku. Kliknij przycisk OK, aby zapisać ustawienia. Kliknij OK przycisk w oknie Opcje, aby powrócić do aplikacji Outlook.

opcje automatycznego archiwizowania

możesz ustawić opcje automatycznego archiwizowania dla każdego folderu na koncie e-mail. Aby ustawić opcje dla określonego folderu, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości z menu. Na poniższym rysunku wybrano skrzynkę odbiorczą.

następnie kliknij kartę Autoarchiwum. Skonfiguruj opcje według własnego uznania. Możesz przenieść stare elementy do pliku archiwum lub po prostu usunąć wszystkie elementy razem. Możesz również wybrać domyślne ustawienia archiwum lub możesz mieć różne ustawienia dla każdego folderu, który zdecydujesz się zarchiwizować. Kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany.

Importuj zarchiwizowane elementy do ich oryginalnych folderów

w przyszłości może nadejść czas, w którym chcesz przywrócić elementy w zarchiwizowanym pliku. Masz kilka opcji, aby to osiągnąć. Możesz przywrócić zarchiwizowane elementy z powrotem do skrzynki pocztowej (w ich oryginalnej lokalizacji), zaimportować zarchiwizowane elementy do nowego folderu lub otworzyć zarchiwizowany plik i ręcznie skopiować potrzebne elementy.

w programie Outlook, przejdź do menu plik i wybierz Import i eksport… W oknie, które się otworzy, wybierz opcję Importuj z innego programu lub pliku. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

w następnym oknie Przewiń listę typów plików i wybierz plik folderu osobistego (.pst). Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować zarchiwizowany plik, z którego chcesz przywrócić wiadomość e-mail. Wybierz odpowiednią opcję dla swoich celów. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

następnie wybierz plik archiwum, z którego chcesz zaimportować. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole Dołącz podfoldery, aby zapewnić przywrócenie wszystkich wiadomości e-mail. Następnie kliknij opcję importowania elementów do tego samego folderu w: aby przywrócić wiadomości z powrotem do ich oryginalnych lokalizacji przed ich zarchiwizowaniem. Kliknij przycisk Zakończ, aby zaimportować wiadomość e – mail.

to wszystko. Outlook zaimportuje wiadomości e-mail z pliku archiwum i umieścić je z powrotem do swoich oryginalnych lokalizacji. Te wiadomości e-mail będą teraz częścią Twojego e-maila.

Importuj zarchiwizowane elementy do nowego folderu

pierwszym krokiem do tego procesu jest utworzenie nowego folderu w programie Outlook, aby zapisać zarchiwizowane elementy. Aby to zrobić, przejdź do menu plik w programie Outlook, wybierz nowy, a następnie kliknij Folder…

następnie nadaj folderowi nazwę. W folderze zawiera: pole tekstowe wybierz pozycję Poczta i Post. Następnie wybierz miejsce, w którym chcesz utworzyć nowy folder. Na poniższym rysunku nowy folder o nazwie Elementy zarchiwizowane został utworzony w katalogu głównym folderu e-mail hdtest.

po utworzeniu nowego folderu, w którym można zapisać zarchiwizowane elementy, można zaimportować zarchiwizowany plik. Aby to zrobić, najpierw kliknij jeden raz na nowy folder, który właśnie utworzyłeś, aby go wybrać. Następnie przejdź do menu plik i wybierz Importuj i Eksportuj… W oknie, które się otworzy, wybierz opcję Importuj z innego programu lub pliku. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

w następnym oknie Przewiń listę typów plików i wybierz plik folderu osobistego (.pst). Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować zarchiwizowany plik, z którego chcesz przywrócić wiadomość e-mail. Wybierz odpowiednią opcję dla swoich celów. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.

następnie wybierz plik archiwum, z którego chcesz zaimportować. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole Dołącz podfoldery, aby zapewnić przywrócenie wszystkich wiadomości e-mail. Następnie kliknij opcję importowania elementów do bieżącego folderu, aby przywrócić wiadomości do nowego utworzonego folderu. Kliknij przycisk Zakończ, aby zaimportować wiadomość e – mail.

to wszystko. Program Outlook zaimportuje wiadomości e-mail z pliku archiwum i umieści je w nowym folderze, który utworzyłeś. Te wiadomości e-mail będą teraz częścią Twojego e-maila.

ręczne kopiowanie elementów z zarchiwizowanego pliku

ostatnią opcją przywrócenia wiadomości e-mail z zarchiwizowanego pliku jest otwarcie zarchiwizowanego pliku i skopiowanie tylko elementów, które chcesz przywrócić. Aby to zrobić, przejdź do menu Plik, wybierz Otwórz, a następnie kliknij plik danych programu Outlook…

następnie przejdź do lokalizacji zarchiwizowanego pliku. Wybierz go i kliknij przycisk Otwórz. Outlook umieści go na liście folderów. Następnie możesz go otworzyć i skopiować tylko elementy, które chcesz przenieść, po prostu klikając i przeciągając element do żądanej lokalizacji. Alternatywnie możesz po prostu wyświetlić elementy, gdy znajdują się w zarchiwizowanym folderze.

po zakończeniu archiwizacji pliku możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy zarchiwizowany plik i kliknąć Zamknij „foldery archiwum”, aby usunąć plik archiwum z listy folderów.