Como uma de entrega no momento do IMPACTO, eu estou constantemente tentando me educar e aprender melhor, de formas mais eficientes para executar a estratégia, enquanto a gestão de um casal punhados de clientes, além de minha equipe interna.Ser gerente de projetos é um trabalho ocupado, sem dúvida, mas utilizando as melhores ferramentas, processos e aconselhamento profissional, pode ser uma das carreiras mais gratificantes, pelo menos na minha opinião.
agora, parece haver milhares de dicas de gerenciamento de projetos por aí, mas neste artigo, reduzi-as a 14 das minhas favoritas-e mais utilizadas.
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definir metas & prioridades para o(s) Projeto (s), e reavaliá-los com freqüência
se você não tem algo para trabalhar para trás, planejamento e gestão tornar-se muito difícil. Saiba no que você está trabalhando, definindo metas inteligentes e até mesmo pontos de verificação do projeto, se fizer sentido. Em seguida, você pode executar corretamente e medir o seu progresso, tornando-a mais fácil de saber o que o sucesso de um projeto parece.
Escrever Tudo
Como um gerente de projeto, você está constantemente recebendo novas informações e jogando um monte de tarefas. Escreva tudo. Não tente apenas lembrar todos os detalhes; confie em mim, não funcionará. Use um notebook ou um espaço digital onde você possa manter suas anotações. Fazendo isso lhe dá uma grande referência para voltar para no caso de você esquecer de alguma coisa-o que você inevitavelmente vai.
Use um processo de escopo de estimativa consistente &
independentemente de quais processos de gerenciamento de projetos você usa, verifique se você está usando o mesmo processo para todos os projetos. Isso ajudará a impedir qualquer confusão de si mesmo, de sua equipe e do cliente, e manterá as coisas funcionando sem problemas.
Use ferramentas PM úteis/suplementares
sua empresa já pode ser investida em uma ferramenta específica de gerenciamento de projetos para estimar, agendar e delegar, no entanto, não há nada de errado em usar algumas ferramentas suplementares menores para ajudar a mantê-lo organizado também!
ferramentas como Trello, Evernote, Slack, GatherContent e InVision podem realmente melhorar a colaboração e a comunicação da equipe em vários aspectos de qualquer projeto.
delegar corretamente
é importante lembrar de envolver as pessoas certas no projeto certo. Por exemplo, se você está trabalhando em um projeto de site, você provavelmente vai querer adiar para o deisgner ou desenvolvedor web em sua equipe para partes específicas.
não pense que você deve saber tudo; coloque sua confiança nas pessoas ao seu redor e atribua tarefas às pessoas certas para o trabalho.
garantir que todos estejam de acordo com o plano
isso é importante para uma comunicação clara. Apesar de um plano ou de uma estratégia é definida, não está nem perto de ser finalizado.
certifique-se de que todos os membros da equipe e os clientes têm visto e compreendê-lo. Se houver qualquer pushback ou quaisquer perguntas, certifique-se de ouvir com atenção e entregar uma explicação clara.
Depois de apresentar a estratégia, certifique-se de que todos estão de acordo com o plano. Não basta levar a sua palavra para ele; de obtê-lo por escrito. Isso será super útil se algo mudar no meio do projeto ou o cliente começar a se afastar do plano.
seja realista& honesto
honestidade e transparência são importantes tanto no planejamento quanto na entrega de trabalho. Não minta apenas para impressionar o cliente ou embelezar o trabalho que você fez. Dê honestidade para obter honestidade.
seja realista ao definir cronogramas e criar estimativas. Se o cliente absolutamente quer um projeto de seis semanas feito em apenas três semanas, não concorde com isso. Em vez disso, explique claramente o valor de levar mais três semanas para entregar um projeto bem pensado versus um que foi feito de forma rápida e descuidada. Provavelmente eles contrataram você para suas cabeças, não para suas mãos, e eles vão gostar de você assumir o comando.
seja o mais detalhado & organizado possível
como gerente de projeto, é quase um requisito que você tenha a capacidade de ser detalhado e organizado. Sua equipe (e cliente) dependem de você para manter o projeto em movimento e, para fazer isso, ele precisa ser bem pensado e bem documentado. Ajude todos os envolvidos, obtendo proativamente o que precisam antes mesmo de pedirem.
trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil
este é simples. Esteja sempre melhorando suas eficiências e processos. Documente todos os métodos de desempenho bem-sucedidos para que você possa usá-los repetidamente e continuar a torná-los melhores. Você nunca pode ser muito eficiente.
sobre-comunicar
é melhor saber demais do que não saber o suficiente. Faça muitas perguntas, obtenha esclarecimentos sobre tudo e, como mencionei em #2, Escreva tudo.
saber mais informações permite que você seja mais detalhado e preciso em sua execução. Também ajudará a eliminar suposições, o que leva a menos atrasos e mais projetos pontuais.
realizar reuniões regularmente agendadas
é importante realizar reuniões que beneficiem todos os envolvidos. O Feedback e a aprovação de ambas as partes ajudam a moldar o resultado final, e a comunicação regular é fundamental para manter todos na mesma página. Se necessário, agende reuniões em torno de pontos de entrega específicos em seu projeto para manter as coisas em movimento no ritmo definido.
tenha um plano de Backup
caso algo caia ou os planos mudem (o que eles sempre parecem fazer), você definitivamente deve ter um plano de backup.
entregar valor ao seu cliente é a coisa mais importante da sua lista, então saiba como você pode fazer isso mesmo se precisar fazer algumas alterações. Se você tem algo pronto para ir, você pode fazer a transição uma rápida e fácil.
comunique as consequências para evitar a fluência e/ou decepção do escopo
se você já teve um cliente que atrasou um projeto, levante a mão. (Estou levantando totalmente as duas mãos agora.)
uma coisa muito importante que aprendi como um Lead de entrega é comunicar claramente tudo a todos.
parte disso é definir consequências específicas para não aderir ao plano.
por exemplo, se um cliente vai ser mesmo um dia atrasado em obter-lhe o seu feedback, você precisa deixá-los saber as consequências dessa mudança. Como isso afetará o resto do projeto? O que isso significa para eles? Para a tua equipa?
se você não definir consequências, elas não esperarão que nada mude e você trabalhará contra um prazo para o qual não planejou.
seja um líder de equipe
apoie sua equipe, não importa o que aconteça. Se eles precisarem de Ajuda, dê a eles. Se eles têm opiniões que desafiam as suas, ouça-as.
sua equipe não trabalha para você; eles trabalham com você.
sem eles, você não conseguiu atingir os objetivos definidos, portanto, certifique-se de que eles saibam o quão importantes são para o sucesso de cada projeto.