este documento fornecerá uma visão geral de como fazer backup e arquivar seu e-mail UH usando o Microsoft Outlook 2007 em um PC com Windows.

o primeiro passo para criar um backup do seu e-mail é limpar seu conteúdo. Exclua todos os e-mails dos quais você não precisa ou não deseja ter um backup. Especialmente exclua e-mails com anexos que você não precisa mais, para economizar espaço em disco.

o próximo passo é organizar os e-mails que você deseja fazer backup em pastas. Você pode criar várias pastas para armazenar e-mails relacionados em um só lugar. Organizar seu e-mail dessa maneira tornará mais fácil restaurar os e-mails que você pode precisar em uma data posterior.

fazer backup do E-mail

depois de organizar seu e-mail, você está pronto para iniciar o processo de backup. Para fazer um backup de uma pasta de E-mail, primeiro inicie o aplicativo Outlook 2007. Em seguida, clique no menu Arquivo e selecione Importar e exportar…

na janela que se abre, escolha a opção Exportar para um arquivo na lista de ações. Em seguida, clique no botão Avançar para continuar.

na caixa Criar um arquivo do tipo, selecione Arquivo De Pasta Pessoal (.pst) e clique no botão Avançar para continuar.

na caixa Selecionar pasta para exportar, selecione a pasta da qual deseja fazer um backup. Na figura abaixo, a pasta chamada caixa de entrada foi selecionada. Verifique Incluir subpastas se a pasta de exportação contiver subpastas. Além disso, o botão de filtro permite uma ampla gama de opções para exportar apenas certas mensagens dentro da pasta. Clique no botão Avançar para continuar.

Na próxima janela que se abre, o Outlook solicita um local para salvar o arquivo exportado. Clique no botão Procurar para alterar o local padrão. Escolha um local fácil de lembrar ou salve em sua área de trabalho para facilitar o acesso se ela for armazenada em mídia removível (por exemplo, unidade flash). Certifique-se de dar ao arquivo exportado um nome descritivo. Na seção Opções, escolha a opção mais apropriada para suas necessidades. Em seguida, clique no botão Concluir para continuar.

uma nova janela será aberta, solicitando que você crie uma pasta pessoal da Microsoft. Dê à pasta um nome descritivo, como Backup de E-mail UH, como na Figura de exemplo abaixo. Digite uma senha se quiser proteger o arquivo com senha de outros usuários.

é isso. Você acabou de criar um backup da pasta de E-mail selecionada. Você pode repetir esse processo para fazer backup de outras pastas de E-mail, se desejar. Para liberar espaço em disco e sua cota, você pode excluir as mensagens que fez backup ou movê-las da pasta IMAP para o disco rígido local. Consulte a seção técnicas para reduzir o e-mail em http://www.hawaii.edu/askus/502 para obter instruções sobre como mover mensagens de uma pasta IMAP para uma pasta local.

restaurando e-mail de uma pasta de Arquivo Pessoal

em algum momento no futuro, você pode querer restaurar seu e-mail de um dos backups que você fez.
para iniciar o processo de restauração, primeiro inicie o MS Outlook 2007. Em seguida, vá para o menu Arquivo e selecione Importar e Exportar…

Na janela que é aberta, selecione Importar de outro programa ou arquivo. Clique no botão Avançar para continuar.

na janela a seguir, role a lista de tipos de arquivo e selecione Arquivo De Pasta Pessoal (.pst). Clique no botão Avançar para continuar.

em seguida, clique no botão Procurar para localizar o arquivo de pasta pessoal do qual deseja restaurar seu e-mail. Selecione a opção apropriada para seus propósitos. Neste caso, um backup.o arquivo pst foi criado durante o processo de backup anteriormente neste documento, de modo que seja o arquivo que será restaurado. Clique no botão Avançar para continuar.

se você criou uma senha para o arquivo pst, insira-a para abrir o arquivo. Em seguida, clique no botão OK para continuar. Nota: Você não receberá esta caixa de diálogo se não tiver criado uma senha.

em seguida, selecione a pasta da qual deseja importar. Se a pasta que você fez backup tinha subpastas, você pode selecionar apenas a subpasta para restaurar. Você também tem duas opções sobre para onde importar as pastas. Você pode optar por importar os itens para a pasta atualmente selecionada (destacada no painel de navegação) ou para a mesma pasta que já foi criada em sua conta de E-mail. Na figura abaixo, a opção foi selecionada para restaurar o e-mail na mesma pasta nas pastas pessoais (caixa de entrada). Como ele está indo para as pastas pessoais, ele não será armazenado no servidor UH, onde consumiria cota.

é isso. O Outlook importará as mensagens de E-mail do arquivo de pasta pessoal e para a pasta de E-mail selecionada. Essas mensagens de E-mail agora farão parte do seu e-mail.

Auto-Archive

outra opção para criar um backup de suas pastas de E-mail é o recurso Auto-Archive no Outlook. É relativamente fácil de usar e simples de configurar.

o arquivo automático moverá automaticamente os itens considerados antigos (uma preferência definida por você) para um arquivo e os removerá da pasta de E-mail. Você tem a capacidade de determinar quais pastas são arquivadas automaticamente, bem como o tempo que deve passar antes que um item seja considerado antigo.

para iniciar o recurso Auto-Archive, primeiro inicie o aplicativo MS Outlook. Em seguida, clique no menu Ferramentas e selecione Opções. Na janela que se abre, clique na outra guia. Por fim, clique no botão AutoArchive.

na janela que se abre, clique na caixa de seleção Executar AutoArchive every. Especifique a quantidade de tempo que deve passar para que o recurso AutoArchive seja executado. Você também pode selecionar a opção a ser solicitada pelo Outlook antes que o recurso AutoArchive seja executado. Certifique-se de anotar o local do arquivo de arquivo padrão. Você pode clicar no botão Procurar se desejar alterar o local do arquivo padrão. Clique no botão OK para salvar suas configurações. Clique no botão OK na janela Opções para retornar ao aplicativo Outlook.

opções de auto-arquivo

você tem o poder de definir as opções de auto-arquivo para cada pasta em sua conta de E-mail. Para definir as opções para uma pasta específica, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Propriedades no menu. Na figura abaixo, a caixa de entrada foi selecionada.

em seguida, clique na guia AutoArchive. Configure as opções como achar melhor. Você pode optar por mover os itens antigos para um arquivo ou apenas excluir os itens todos juntos. Você também pode escolher as configurações de arquivo padrão ou pode ter configurações diferentes para cada pasta que decidir arquivar. Clique no botão OK para salvar suas alterações.

Importar Itens Arquivados em suas Pastas Originais

pode chegar um momento no futuro, quando você gostaria de restaurar os itens em seu arquivo. Você tem várias opções para fazer isso. Você pode restaurar os itens arquivados de volta para sua caixa de correio (no local original), importar os itens arquivados para uma nova pasta ou abrir o arquivo arquivado e copiar manualmente os itens necessários.

no Outlook, vá para o menu Arquivo e selecione Importar e exportar… Na janela que se abre, escolha a opção Importar de outro programa ou arquivo. Clique no botão Avançar para continuar.

na janela a seguir, role a lista de tipos de arquivo e selecione Arquivo De Pasta Pessoal (.pst). Clique no botão Avançar para continuar.

em seguida, clique no botão Procurar para localizar o arquivo arquivado do qual deseja restaurar seu e-mail. Selecione a opção apropriada para seus propósitos. Clique no botão Avançar para continuar.

em seguida, selecione o arquivo de arquivo do qual deseja importar. Certifique-se de marcar a caixa de seleção Incluir subpastas para garantir que você restaure todo o seu e-mail. Em seguida, clique na opção para importar itens para a mesma pasta em: para restaurar as mensagens de volta para seus locais originais antes de serem arquivadas. Clique no botão Concluir para importar o e-mail.

é isso. O Outlook importará as mensagens de E-mail do arquivo e as colocará de volta em seus locais originais. Essas mensagens de E-mail agora farão parte do seu e-mail.

importar itens arquivados para uma nova pasta

o primeiro passo para este processo é criar uma nova pasta no Outlook para salvar os itens arquivados. Para fazer isso, vá para o menu Arquivo no Outlook, selecione Novo e clique em pasta…

em seguida, dê um nome à pasta. Na pasta contém: caixa de texto, Escolha itens de correio e postagem. Em seguida, selecione onde você gostaria de criar a nova pasta. Na figura abaixo, a nova pasta chamada itens arquivados foi criada na raiz da pasta de E-mail hdtest.

depois de criar uma nova pasta para salvar os itens arquivados, você está pronto para importar seu arquivo arquivado. Para fazer isso, primeiro clique uma vez na nova pasta que você acabou de criar para selecioná-la. Em seguida, vá para o menu Arquivo e selecione Importar e exportar… Na janela que se abre, escolha a opção Importar de outro programa ou arquivo. Clique no botão Avançar para continuar.

na janela a seguir, role a lista de tipos de arquivo e selecione Arquivo De Pasta Pessoal (.pst). Clique no botão Avançar para continuar.

em seguida, clique no botão Procurar para localizar o arquivo arquivado do qual deseja restaurar seu e-mail. Selecione a opção apropriada para seus propósitos. Clique no botão Avançar para continuar.

em seguida, selecione o arquivo de arquivo do qual deseja importar. Certifique-se de marcar a caixa de seleção Incluir subpastas para garantir que você restaure todo o seu e-mail. Em seguida, clique na opção para importar itens para a pasta atual para restaurar as mensagens para a nova pasta que você criou. Clique no botão Concluir para importar o e-mail.

é isso. O Outlook importará as mensagens de E-mail do arquivo e as colocará na nova pasta que você criou. Essas mensagens de E-mail agora farão parte do seu e-mail.

Manualmente Copiar Itens de um Arquivo Arquivado

A última opção para restaurar e-mail de um arquivo arquivado é abrir o arquivo e copiar apenas os itens que você deseja restaurar. Para fazer isso, vá para o menu Arquivo, selecione Abrir e clique em Arquivo de dados do Outlook…

em seguida, navegue até o local do seu arquivo arquivado. Selecione – o e clique no botão Abrir. O Outlook o colocará na sua lista de pastas. Você pode abri-lo e copiar apenas os itens que deseja mover simplesmente clicando e arrastando o item para o local desejado. Como alternativa, você pode simplesmente visualizar os itens enquanto eles estão na pasta arquivada.

quando terminar o arquivo arquivado, você pode clicar com o botão direito do mouse no arquivo arquivado e clicar em Fechar “arquivar pastas” para remover o arquivo da sua lista de pastas.