introdução

a maioria das organizações usa procedimentos como parte de seus sistemas de gerenciamento. Procedimentos elaborados corretamente podem ser uma forma importante de controle, mas procedimentos mal projetados podem expor a organização a níveis de risco mais altos do que o necessário para seus negócios e funcionários.

muitas Vezes, os procedimentos são escritos por alguém que conhece bem o trabalho e que determinou para si qual é o melhor método de fazer um trabalho. Isso pode criar riscos em que:

• Aqueles que são obrigados a seguir o procedimento que posteriormente podem não ter a habilidade de base ou a experiência do procedimento escritor
• procedimento pode ser ambígua ou passível de má interpretação
• procedimento pode codificar e passar-em práticas indesejáveis para os outros.

esta nota descreve um processo geralmente aceito em três estágios para a criação de procedimentos de baixo risco.

• a primeira etapa, estabelecendo a necessidade, é o processo pelo qual uma organização decide se um procedimento é necessário e qual pode ser seu propósito.
• o segundo estágio, análise de Tarefas, é útil para todos os procedimentos. Ele pode produzir fluxogramas, bem como instruções passo a passo escritas. Esta etapa é o foco desta nota técnica.
• a terceira etapa, envolvendo submeter um projeto de procedimento a uma rigorosa análise de risco, justifica-se para procedimentos críticos para os negócios e críticos para a segurança. Um processo HAZOP processual, objeto de uma nota técnica separada, é a abordagem recomendada para isso.

nesta nota, usamos as seguintes definições:

• Tarefa – o propósito do negócio a ser alcançado seguindo um procedimento;
• Procedimento escrito a sequência de instruções, normalmente, definido como uma série de etapas necessárias para concluir a tarefa;
• Passo – a um componente ou elemento de um processo ou tarefa.

estabelecendo a necessidade

as organizações desempenham funções para atingir seus objetivos. As funções geralmente envolvem pessoas e equipamentos. A eficácia e a eficiência das funções e a forma como interagem determinam a eficácia e a eficiência da própria organização e podem ser fundamentais para determinar se e em que medida os objetivos da organização são alcançados.

as funções que as pessoas desempenham em um ambiente organizacional são geralmente definidas na forma de um conjunto de tarefas, cada uma com objetivos específicos. As tarefas em si são geralmente especificadas na forma de procedimentos.

o gerenciamento de valor é a abordagem mais comumente seguida para garantir que o conjunto de funções que uma organização desempenha seja adequado para o propósito em termos de alcançar seus objetivos gerais. Se as tarefas que emergem de uma atividade de gerenciamento de valor não são atualmente realizadas pela organização ou são realizadas de uma maneira diferente, então novos procedimentos devem ser criados ou os antigos devem ser redesenhados para que as saídas funcionais necessárias possam ser entregues.

para cada tarefa, o gerenciamento de valor deve gerar uma declaração clara do propósito da tarefa, expressa em termos de sua contribuição para a função a ser executada e os objetivos a serem alcançados. Também pode especificar as entradas disponíveis, As principais interações e as saídas necessárias que devem ser fornecidas.

o gerenciamento de valor é objeto de uma nota técnica separada.

análise hierárquica de Tarefas

após o propósito da tarefa ter sido estabelecido, a análise de Tarefas define o procedimento como uma sequência de etapas com um grau apropriado de informação e detalhe. Uma forma útil, análise hierárquica de Tarefas (HTA), envolve começar na tarefa de nível mais alto e decompô-la em etapas de nível secundário e, em seguida, decompor ainda mais as etapas em etapas de nível inferior para qualquer grau de detalhe apropriado e necessário.

o nível de decomposição depende de quem deve realizar a Etapa, sua importância e o ambiente de trabalho em que é realizada. Para os funcionários mais qualificados, em boas condições de trabalho e com pouca pressão de tempo para concluir o trabalho, a declaração da tarefa de mais alto nível pode ser suficiente. Para outros, pode ser necessário ir para níveis muito mais detalhados.

o nível de decomposição, o grau de detalhe com que cada etapa é descrita e a forma como as informações são apresentadas também devem refletir fatores de modelagem de desempenho, como:

• O nível de habilidade, conhecimento, a experiência e a familiaridade necessária para concluir a etapa com êxito em comparação com o que disponível
• O nível de formação e de supervisão disponível
• As condições de trabalho e como propício eles são livres de erros de comportamento
• O estresse e o nível de urgência associado com a tomada oportuna de decisões durante o procedimento
• Outras actividades que se têm ao mesmo tempo em que pode concorrer para o empregado atenção.

exemplos de análises hierárquicas de tarefas são mostrados na Figura 1, Figura 2 e Figura 3. Alguém que é experiente pode ser capaz de responder ao pedido, ‘por favor, faça-me duas fatias de torrada com marmelada cumquat’ sem qualquer elaboração, mas outros podem exigir mais detalhes, o nível dependendo de sua familiaridade com torrar pão, o layout da cozinha e assim por diante.

Figura 1: Exemplo de análise das tarefas de alto nível

Figura 2: Exemplo de análise de tarefas, mais detalhes

Figura 3: Exemplo de análise de Tarefas, detalhes finos

fazer brinde é uma tarefa trivial e mecanicista que não requer grandes decisões a serem tomadas, mas a maioria das pessoas pode entendê-lo e demonstra a forma da análise. Na prática, esse tipo de análise hierárquica pode ser aplicado a tarefas muito mais complicadas e críticas que podem exigir julgamento e tomada de decisão. Tais tarefas podem envolver interações em várias áreas de uma empresa, comunicações com clientes e fornecedores, negociação com contra-partes comerciais, conformidade com requisitos de governança ou regulamentação ou administração de assuntos sensíveis de Recursos Humanos.

os procedimentos podem ser escritos com o grau de detalhe que se encaixa nos fatores de modelagem de desempenho esperados para estar presente. Os fatores de modelagem de desempenho assumidos e necessários devem ser especificados como parte da descrição do procedimento.

Operational breakdown matrix

detalhes adicionais devem ser criados para complementar a análise hierárquica de tarefas e transformá-la em um procedimento que pode ser usado em operações de negócios. Uma forma comum é uma matriz de divisão Operacional.

uma matriz de repartição operacional normalmente contém, para cada etapa, uma descrição de:

• As ações a serem realizadas
• O equipamento de requisitos
• As condições no local no início da etapa
• o Que deve ser atingida antes que a etapa foi concluída com sucesso.
• As condições existentes no final do passo
• Os canais de comunicação necessários para realizar a etapa (i.e. entre indivíduos e grupos)
• As informações necessárias para tomar as decisões corretas, incluindo a forma como os testes são realizados e os critérios para a tomada de decisões.

a Tabela 1 contém um layout de rascunho para uma matriz de divisão Operacional.

Tabela 1: Operacional desagregação da matriz

Processual HAZOP

Procedimentos que são importantes devem ser testados como parte do processo de design. Procedural HAZOP é a abordagem que recomendamos para isso. Este processo pode ser demorado, por isso só deve ser considerado para procedimentos críticos para a segurança ou para os negócios; em muitos casos, pode ser usado apenas para as etapas mais críticas de tais procedimentos.

Procedural HAZOP é descrito em detalhes em uma nota técnica separada.