Criação de Novas Bases de dados
Um novo banco de dados é um recipiente que vai conter todas as tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e módulos que você criar. No Access 2010, você pode criar um novo banco de dados clicando na guia “Arquivo” na faixa de opções. Em seguida, clique no comando “Novo”. Em seguida, selecione a opção “banco de dados em branco” na seção “Modelos disponíveis”. No Access 2007, você pode criar um novo banco de dados em branco simplesmente clicando no botão “banco de dados em branco” na seção “Novo Banco de dados em branco” da tela de boas-vindas “Introdução ao Microsoft Access”. No painel” banco de dados em branco “que aparece no lado direito da tela, você pode inserir um nome para o banco de dados na caixa de texto” Nome do arquivo:”. Se você quiser alterar a pasta padrão onde o arquivo de banco de dados será armazenado, clique no botão pequena pasta na extremidade direita da caixa de texto “Nome do arquivo:” para iniciar a caixa de diálogo “Arquivo Novo Banco de dados”. Use esta caixa de diálogo para dar um nome ao novo arquivo de banco de dados e também selecione onde deseja salvar o arquivo. Quando estiver pronto, clique no botão” OK ” para fechar a caixa de diálogo. Em seguida, clique no botão “Criar” para criar o novo arquivo de banco de dados. Feito isso, o novo banco de dados em branco aparecerá na interface de acesso principal.
Visão Geral do fluxo de um banco de dados
um banco de dados deve ser simples, lógico e direto em seu design. Em geral, você usa formulários para inserir informações em tabelas. Os dados são então armazenados nessas tabelas, que estão relacionadas entre si conforme necessário. Você pode usar consultas para extrair informações específicas das tabelas no banco de dados. As consultas geralmente formam a base para relatórios, o que permitirá que você visualize as informações solicitadas. Uma vez que este sistema está no lugar, você pode automatizá-lo usando macros e módulos para simplificar e agilizar os processos envolvidos na entrada, armazenamento e recuperação de dados. Esse é o principal motivo pelo qual você usa bancos de dados: para inserir, armazenar e recuperar dados.
o método’ Flat-File ‘ De Armazenamento de dados
Access é um aplicativo de banco de dados relacional. Então, o que significa o termo relacional e como isso é importante? O termo relacional descreve o método usado para armazenar dados nas tabelas do banco de dados. No entanto, pode ser mais fácil entender o modelo relacional de armazenamento de dados contrastando-o com outro método de armazenamento com o qual você pode estar mais familiarizado: o método ‘arquivo Plano’.
as informações são frequentemente armazenadas em grandes ‘ arquivos planos. Por exemplo, suponha que você queira criar um arquivo de banco de dados que armazene as informações do cliente da sua empresa. Você começaria listando os diferentes atributos do cliente que deseja registrar. Você pode querer gravar informações do cliente como o “primeiro nome”, o “sobrenome”, o “nome da empresa” e outras informações relevantes. Talvez você possa criar uma tabela em um aplicativo como o Microsoft Excel, onde você pode criar colunas para cada informação que deseja gravar. Você pode então listar as informações de cada cliente nas linhas abaixo das colunas, criando uma tabela básica. Suponha que se pareça com o exemplo a seguir.
para muitos tipos de bancos de dados, a estrutura mostrada na página anterior funcionaria bem. Esta é uma lista ou tabela de’ arquivo Plano’. O que você está fazendo ao usar esse tipo de banco de dados é gravar uma única informação, como “FirstName”, “LastName” ou “Address”, sobre uma única entidade – neste exemplo, um cliente. A razão pela qual esse tipo de estrutura de dados funciona bem no exemplo dado é porque, para cada entidade (o cliente), você está apenas registrando informações que têm uma relação “1 a 1” com a entidade.
Então, qual é o significado dessa relação “1 a 1” entre a entidade (o cliente) e os dados que você está gravando (“FirstName”, “LastName”, etc.)? O que isso significa é que para cada entidade, ou assunto, (neste caso – o cliente), você está apenas registrando informações sobre essa entidade para a qual haveria apenas uma “resposta”.”Por exemplo, cada cliente teria apenas um” primeiro nome “e um” sobrenome.”Eles trabalhariam para apenas uma” empresa.”Portanto, o termo “1 a 1” refere-se à relação entre o assunto da tabela (Clientes) e os dados coletados sobre as entidades. Porque para cada (um) cliente, há apenas um possível pedaço de dados para gravar na coluna, você diz que a relação entre os dados e a entidade é “1 Para 1.”Se este for o tipo de banco de dados que você está tentando criar, tabelas simples do Microsoft Excel funcionarão bem.
o problema começa a ocorrer quando você tenta usar uma abordagem de ‘arquivo plano’ para modelar uma entidade ou assunto mais complexo, como “vendas. Por exemplo, suponha que você queira expandir o banco de dados do cliente a partir do último banco de dados de ‘arquivo plano’ para incluir dados de vendas. Digamos que agora, além das informações já coletadas, Você também queira registrar cada pedido feito por um cliente.
primeiro, você começaria listando quais dados sobre cada venda que deseja gravar. Mantendo o exemplo simples, suponha que você decida registrar a” data de venda”, os” itens “comprados, a” quantidade” de itens comprados “e o” valor ” pago por cada item. Você pode decidir adicionar as seguintes colunas à estrutura de dados’ arquivo Plano’.
isso pode parecer funcionar, à primeira vista. No entanto, você começará imediatamente a encontrar problemas quando começar a inserir registros no arquivo. Para começar, cada vez que um cliente faz uma compra, você deve inserir novamente todos os “FirstName”, “LastName”, etc. informação novamente. Isso por si só é irritante o suficiente.
uma solução frequentemente proposta neste ponto é inserir outra linha (com todas as informações redundantes) uma vez para cada item comprado. No entanto, em breve você descobrirá que esse arquivo crescerá rapidamente na tabela, e você também terá que inserir muitos dados redundantes do cliente para cada item comprado. Esta não é uma solução elegante e inevitavelmente desperdiçará o tempo e o esforço da pessoa que realiza a entrada de dados.
Outra solução, muitas vezes, propostos neste ponto é criar colunas adicionais (como “Item1” “Item2,” “Item3” “Quantity1,” “Quantity2,” Quantity3″, etc.) em vez de ter que inserir linhas adicionais de informações. Embora isso possa parecer uma boa solução alternativa, o que você fará quando alguém comprar 100 itens? Você realmente criará um conjunto de 3 colunas (“Item”,” Quantidade”,” quantidade”) para cada item comprado, produzindo uma tabela com mais de 300 colunas? Você simplesmente os deixaria em branco se a pessoa pedisse apenas 1 item, desperdiçando espaço de armazenamento valioso? Nesta solução, você está simplesmente substituindo o crescimento colunar (transversalmente) pelo crescimento vertical (descendente). Esta também não é uma solução elegante.
então, por que há um problema agora, quando não havia um antes? A resposta é que agora você não está mais tentando modelar uma relação de dados “1 a 1” no arquivo. Gravar informações de vendas é simplesmente mais complexo do que gravar informações do cliente. O que você está tentando gravar agora é o que é referido como um relacionamento “1 Para muitos”. Basicamente, para cada entidade (o cliente), agora você está tentando registrar dados nas colunas que podem ocorrer mais de uma vez por cliente (Os “itens” ordenados, por exemplo). Você estaria em um estado triste se cada cliente pudesse comprar apenas um único item. Você deve permitir o fato de que em uma venda, cada cliente pode encomendar muitos itens. A relação entre clientes e itens comprados é uma relação” 1 a muitos”. Quando você encontrar o que você está tentando modelar um “1 para muitos” do relacionamento, é então que você deve abandonar o ‘flat-file’ método de armazenamento de dados onde você tente colocar todas as informações que você deseja gravar em uma única tabela, e em vez de virar para o modelo relacional de armazenamento de dados para a solução.