Um produto, sempre vem com um manual do usuário para ajudar os clientes a aprender como usá-lo. Agora, a primeira pergunta que surge é como criar um manual do usuário no word facilmente?

os manuais do Usuário significam a diferença entre uma boa experiência do cliente e uma terrível. Um manual de instruções não é apenas para novos clientes. Mesmo clientes experientes o usam para atualizar sua memória em relação a certos recursos do produto.

além disso, eles se referem a ele para resolver um problema específico que podem estar enfrentando com o produto. Vamos mergulhar para entender como criar guias de usuário.

criar Manual Do Usuário no Microsoft Word: o processo de 7 etapas

o Microsoft Word fornece uma estrutura, que os usuários usam para apresentar informações sobre seu produto ou serviço. Isso lhes dá a liberdade de personalizar o documento de acordo com suas necessidades.

aqui, compartilharemos com você as sete etapas para criar um manual do usuário no MS Word.

Passo 1: A fase preliminar

• no Microsoft Word, clique na guia Arquivo e selecione Novo
• Clique duas vezes na pasta Livros na janela modelos disponíveis. Vá para a pasta Outros livros e clique duas vezes nele
• Clique duas vezes no modelo de manual profissional

o modelo de manual do usuário do Microsoft Word é onde você pode personalizar o manual de acordo com sua escolha. O documento será baixado em uma nova janela do word após concluir as etapas acima.Etapa 2: Observe as seções

percorra as páginas do modelo do manual do Usuário. Isso lhe dará uma ideia do que é incluído, o que precisa ser alterado e o que precisa ser adicionado. O modelo do manual do Usuário é o ponto de partida.

o Microsoft Word inclui um título de página Genérico, índice, cabeçalhos, blocos de texto e espaços reservados para imagens. Ele também vem com dicas sobre como criar um manual do usuário que seus usuários vão adorar.

Passo 3: Adicione seu conteúdo

• destaque o cabeçalho ou bloco de texto. Coloque as informações do manual do Usuário nele. Você pode até copiá-lo de outro documento e colá-lo nas caixas de texto do modelo.
• substitua todo o texto do espaço reservado do Microsoft Word pelo seu.
• preencha o manual do usuário com as informações conforme necessário. Você pode adicionar texto primeiro, depois as imagens e cabeçalhos. Você pode até optar por trabalhar linearmente desde a primeira página até o final. A escolha é tua.

Passo 4: Insira imagens de sua escolha

• clique com o botão direito do mouse em uma imagem ou imagem de espaço reservado e clique na tecla Excluir para removê-la. Para adicionar o seu, clique na guia Inserir e, em seguida, no botão Imagem.
• navegue pelas imagens e clique duas vezes na que deseja inserir no espaço reservado.

você pode adicionar o logotipo da sua empresa na página de rosto ou em outro lugar na documentação de acordo com sua escolha. É uma ótima maneira de aplicar sua marca ao manual do usuário do MS Word.

Passo 5: Formatar como você precisa

• clique na guia Início. Navegue pelas opções na seção Estilos da faixa de opções. Com isso, você poderá decidir como ficará cada seção do seu manual. Quero dizer o texto do parágrafo principal e os títulos.
• às vezes, os usuários não querem usar os elementos fornecidos pelo modelo. Em tais situações, clique com o botão direito em um dos estilos, como o Título 1, e escolha Modificar.
• reformate o cabeçalho e clique em OK.

os estilos de todos os títulos de seção serão alterados. Você não terá que fazer tudo manualmente. É uma excelente maneira de garantir que o manual de instruções satisfaça os requisitos de estilo interno da sua empresa.Etapa 6: Verificar e revisar

vá para a primeira página do modelo do manual de instruções, que é a página de rosto na maioria dos modelos do Guia do Usuário. Certifique-se de que todo o texto do espaço reservado seja substituído por conteúdo sobre seu serviço ou produto.

Passo 7: Adicione índice e salve seu Manual

o índice exibe os cabeçalhos genéricos do modelo do manual do Usuário.

• clique com o botão direito do mouse no índice e vá para o campo de atualização.
• vá para a opção Atualizar tabela inteira e clique em OK.
• clique na guia Arquivo e selecione Salvar como. Digite o nome do arquivo do manual de instruções no campo Nome do arquivo. Escolha onde salvar o documento e clique no botão Salvar.
• ele mudará o índice para mostrar seus novos cabeçalhos e números de página.

siga estas sete etapas e crie seus manuais de instruções com facilidade.Em seguida, discutiremos o que incluir nesses manuais fáceis de usar.

Por Que a documentação do Usuário é importante?

a documentação do Usuário orienta seus clientes sobre como tirar o máximo proveito do seu produto. Ele inclui instruções de instalação e uma seção de solução de problemas para ajudar os usuários com o produto. É um lugar tudo-em-um para todos os tipos de recursos para ajudar os clientes. Como salvar um documento, usar uma ferramenta específica ou informações essenciais de segurança.

embora, a criação de guias de usuário são mais do que apenas” how-to ” material. É um segmento de transmitir a experiência do Usuário. Portanto, também é um material de marketing. Isso mostra aos seus clientes que sua empresa se importa, não apenas ao comprar o produto.

mas também se os clientes têm uma grande experiência em usá-lo. Quando esses clientes sentem que você os valoriza, eles continuarão voltando para você e, assim, você os retém.

Coisas para Incluir em Seu Manual do Usuário

nenhum cliente lê manuais de instruções para o prazer ou para passar o tempo. Os leitores os lêem para superar um problema que encontraram. Eles olham para o índice para encontrar as informações essenciais.

assim, eles se concentram apenas em peças específicas e não lêem os manuais de instruções do início ao fim. Além disso, ao escrever um documento técnico, tenha em mente que ser detalhado não significa incluir parágrafos longos.

1. o objetivo do seu manual de instruções

   “Qual é o objetivo da criação do manual de instruções?”

   ” quais atividades devem ser incluídas no manual de instruções?”

   estas são as perguntas que se deve responder antes de iniciar o trabalho de criação de seu manual. Para um manual eficiente, é necessário ter um objetivo claro em mente.

2. pense no que você deseja incluir?

   para criar modelos de guia do usuário atraentes, você precisa ter uma ideia precisa do tipo de conteúdo que incluirá na documentação. Reúna todo o conhecimento, informações, listas de verificação em um só lugar. Seja minucioso em todos os pontos e certifique-se de que seu escritor técnico tenha todos os materiais para escrever as instruções passo a passo.

   não confie na sua memória. Mesmo pular um pequeno passo pode levar à confusão entre o público. Certifique-se de que seus usuários conheçam todos os aspectos do produto ou serviço que você está tentando vender.

3. lembre-se de seus leitores

   pense como um usuário quando começar a escrever um manual de instruções. Por quê? Porque você sabe tudo sobre seu produto ou serviço, mas seus usuários sabem disso? Não.

   ao escrever instruções, comece a pensar do ponto de vista de seus usuários. É porque são eles que se envolvem com seu produto ou serviço. Suponha que seus usuários não tenham conhecimento do assunto antes de começar a escrever técnico. Desta forma, um escritor técnico poderá escrever instruções para tornar o manual eficiente. É porque você terá uma melhor compreensão dos dados demográficos de seus usuários.

4. a Colaboração é Essencial

   não É fácil escrever esses documentos. Seus usuários dependem de você para obter ajuda e dependem das instruções de trabalho presentes nos manuais do Usuário para resolver seus problemas. Então, como garantir que você não perca ou escreva incorretamente nenhuma instrução essencial?

   a resposta é através da colaboração. Crie uma equipe para colaborar ao trabalhar na documentação. Você pode atribuir diferentes membros da equipe para escrever, revisar, organizar as informações em um só lugar e criar recursos visuais para o manual de instruções.

5. Organize-se

   depois de decidir quais informações você incluirá na documentação, o próximo passo é organizar todas as informações relevantes. Descreva o fluxo do documento em diferentes seções.

   você pode dividi-lo em categorias com base no que seus usuários podem pesquisar na documentação. Certifique-se de que o documento está em um fluxo contínuo e inclui processos detalhados do início ao fim. Organizar as informações é essencial para evitar confusão entre os usuários. Isso facilita a leitura de seus guias de usuário.

6. escreva instruções claras

   depois de ter tudo delineado e organizado com uma estrutura clara, a escrita técnica se torna fácil. O principal objetivo dos manuais do Usuário é ajudar os usuários a concluir tarefas e resolver problemas.

   portanto, chegar ao ponto rapidamente. Evite perder seu tempo. Use listas numeradas para obter instruções e certifique-se de que o conteúdo seja breve. Estas são algumas das melhores práticas ao escrever a documentação do Usuário.

7. adicionar estrutura com índice

   é necessário adicionar um índice no seu manual. O índice fornece navegação ao usuário e os ajuda a chegar a um tópico específico rapidamente. Um usuário não vai ler sua documentação do início ao fim.

   eles só querem resolver um problema específico ou aprender sobre um tópico específico. Portanto, ter um índice economizará seu tempo e esforço. Você pode usar Editores de documentos para criar um índice em torno de cabeças e subtítulos automaticamente.

8. adicione ajuda Visual ao seu manual de instruções

   um manual é inerentemente uma tarefa difícil de ler. Está cheio de texto e não é envolvente. A pesquisa mostrou que uma pessoa pode ter uma noção de uma cena visual em menos de 1/10 de segundo. Os visuais são processados 60.000 vezes mais rápido no cérebro em comparação com o texto.

   portanto, imagens e vídeos fornecem uma melhor experiência de comunicação em comparação com o conteúdo baseado em texto. Tente tornar sua documentação interativa com vídeos de instruções e instruções de áudio. Você também pode incluir capturas de tela, gravações de tela, vídeos tutoriais. Isso tornará seu conteúdo envolvente e também ajudará um usuário de forma eficaz.

9. peça Feedback

   os manuais desempenham um papel essencial para ajudar um usuário a entender seus produtos de negócios. Portanto, concentre-se em melhorar continuamente o manual e tente torná-lo quase perfeito. Incentive aqueles que estão usando sua documentação a fornecer feedback e sugestões para tornar o conteúdo mais atraente.

   um excelente manual do usuário fornece aos consumidores respostas rápidas e precisas às suas dúvidas sobre produtos similares. Estas foram algumas das melhores práticas sobre o que incluir nos manuais de instruções. Ele irá ajudá-lo a escrever um manual abrangente que seus usuários acharão muito útil.

5 Manual do Usuário Modelos Para Uso Com o Microsoft Word

Dependendo da finalidade e público-alvo, manuais de cair em várias categorias, tais como:

• Padrão manuais
• manuais de Usuário
• manuais de Treinamento
• manuais de Políticas
• Office manuais
• manuais de Serviço e outros, nomeadamente guias.

aqui, compartilharemos com você Cinco modelos manuais com seus links para você usar.

1. Modelo Manual Profissional

   Criador: Microsoft

   Formato: Word 2003 ou posterior

   Licença: Grátis Modelo

2. Manual do Usuário Modelo

   Criador: Manual de Modelos de

   Formato: Doc

   Licença: Grátis Modelo

3. Manual de Treinamento do Modelo

   Criador: Manual de Modelos de

   Formato: Doc

   Licença: Livre Modelo

4. Manual Do Software Do Modelo

   Criador: Manual De Modelos De

   Formato: Doc

   Licença: Grátis Modelo

5. Manual Do Produto Modelo

   Criador: Manual de Modelos de

   Formato: Doc

   Licença: Grátis Modelo

Como a Documentação do Usuário Apoia Seu Time

Um usuário entrará em contato com sua equipe de apoio, se há um problema com o seu produto ou enfrentando dificuldades em usá-lo.

ter documentação excepcional do Usuário ajudará sua equipe de duas maneiras.

1. dá – lhes um guia de referência fácil

   a documentação do Usuário não é apenas para os clientes. Seus representantes de suporte podem usar a documentação para fornecer melhor suporte aos clientes quando eles precisam de Ajuda. Com a incorporação de elementos necessários, como resumo do produto, índice ou índice, seus representantes de serviço podem encontrar as informações necessárias para responder rapidamente aos clientes.

2. reduz chamadas

   as pessoas entram em contato com representantes de suporte quando não conseguem resolver o problema por conta própria. Se os clientes puderem resolver problemas sozinhos, eles não pedirão orientação. De acordo com a pesquisa, mais de 70% dos clientes preferem usar o site da empresa para obter ajuda em vez de usar um telefone ou e-mail.

   ter documentação do usuário abrangente, fácil de entender, clara e concisa ajudará muito a reduzir o volume geral de chamadas, e-mails, bate-papos, etc. Isso reduzirá a carga sobre o seu serviço ao cliente.

3. aumenta a produtividade

   um ponto de referência confiável pode eliminar uma imensa quantidade de estresse de suas equipes de suporte ao cliente. As dúvidas e perguntas que podem consumir 15 minutos para resolver podem ser respondidas adequadamente, direcionando os clientes na direção correta dentro de seus manuais de usuário.

conclusão

deste blog, como criar um manual do usuário no word de uma forma que seja mais útil para seus usuários pode ser avaliado. Isso é um sinal de documentação excepcional!

concentre-se em dar-lhes um manual que continua a encantá-los. Ele deve fornecer o tipo de experiência do cliente que você gostaria de ter se você estivesse no lugar deles.

então, se você decidiu produzir um manual do Usuário on-line para seus clientes para obter respostas às suas perguntas ou orientações para produtos e serviços, então CloudTutorial é a melhor opção para optar.