descobrir como e quando enviar um e-mail de lembrete é um dilema social que a maioria das pessoas conhece muito bem. Ninguém quer parecer impaciente ou agressivo, mas ninguém quer lidar com compromissos perdidos ou prazos caducados. Como você equilibra a necessidade de respeitar a autonomia de outra pessoa com a necessidade de fazer as coisas?

O Dilema da etiqueta é facilmente resolvido com um lembrete bem escrito. Estas são as mensagens que passam o ponto sem criar ressentimentos. Eles são profissionais e eficazes, mas amigáveis e gentis.

neste artigo, você aprenderá como criar e-mails desse tipo. Mas primeiro, vamos aprender quando é apropriado enviá-los e como encontrar o seu momento perfeito.

quando você deve enviar um e-mail de lembrete?

E-mails de lembrete são úteis quando algo importante está chegando e quando algo deveria ter acontecido, mas não aconteceu. aqui estão algumas situações que poderiam se beneficiar do envio de um lembrete.

Qual é o momento ideal para um e-mail de lembrete?

nem sempre é fácil encontrar o momento perfeito para enviar um e-mail de lembrete. Quanto tempo após a entrevista de emprego ou prazo perdido, ou até que ponto antes do evento importante, você deve entrar em contato?

a resposta depende do que você está esperando. Se você está lembrando alguém sobre um prazo perdido, pagamento, fatura ou remessa, é apropriado enviar um lembrete no primeiro dia útil após a data de vencimento. Esperar mais não só prolonga o atraso, mas também aumenta o risco de a pessoa esquecer os detalhes do contrato.

se você está acompanhando algo que não teve data de vencimento, é considerado boas maneiras esperar um pouco mais — especialmente se alguém estiver fazendo um favor a você.

o mesmo vale para E-mails de acompanhamento para pedidos de emprego e entrevistas. Candidatar-se a um emprego é estressante e sempre leva mais tempo do que você gostaria. Mas a contratação também é um processo complexo no final do empregador. Quando você espera em vez de correr para acompanhar, você mostra ao empregador que respeita seu tempo e autoridade.

de acordo com a Harvard Business Review, você pode acompanhar uma semana após a sua entrevista, se você não tiver ouvido de volta. Na verdade, recomenda uma espera mais longa de 10-14 dias. Pense no que o entrevistador ou gerente de contratação disse a você sobre sua linha do tempo. E sempre envie uma mensagem pelo menos alguns dias depois, quando eles disseram que você ouviria de volta.

lembretes antecipados são mais fáceis. Você pode enviá-los um dia útil antes do evento. Dois dias antes é apropriado se a pessoa tiver que fazer preparações elaboradas. Se você usar o Calendly, poderá agendar facilmente lembretes para enviar automaticamente um certo número de horas antes do evento.

como você escreve um e-mail lembrete suave?

além de quando você envia o e-mail, um dos elementos mais importantes da etiqueta de lembrete é um tom amigável. Você quer encontrar um equilíbrio entre urgência e compreensão. Quanto mais gentil você puder ser, melhor.

abaixo estão vários exemplos e modelos de onde você pode deslizar — eles ajudarão você a criar e-mails de lembrete gentis que levam seu ponto para casa sem ferir nenhum sentimento.

1. Escolha uma linha de assunto apropriada

uma linha de assunto de E-mail sólida é obrigatória. É simplesmente uma boa etiqueta de E-mail incluir uma. Uma ótima linha de assunto garante ao destinatário que você não é um spammer, o que é importante se você estiver enviando mensagens para alguém como um fornecedor ou entrevistador de emprego. Eles podem não conhecê-lo bem e podem não ter seu endereço em sua lista de contatos.

se for uma mensagem profissional relacionada a um prazo perdido, uma boa maneira de iniciar sua linha de assunto é com as palavras “resposta necessária” ou “ação necessária.”Isso chama a atenção das pessoas e pode incentivá-las a abrir o e-mail.

naturalmente, você não quer usar esta frase Se você está enviando um e-mail para alguém que está fazendo um favor ou cortesia. Se você está acompanhando depois de uma entrevista ou voltando a entrar em contato com alguém que se ofereceu para fazer algo por você, a frase “acompanhamento” pode ser melhor.

de qualquer forma, certifique-se de fazer referência ao assunto em questão. Abaixo estão alguns exemplos de linhas de assunto de E-mail de lembrete:

2. Cumprimente o destinatário

como uma linha de assunto, uma saudação é obrigatória quando você está enviando um e-mail de lembrete educado. Isso faz com que a mensagem pareça mais amigável e profissional ao mesmo tempo.

as pessoas agonizam com saudações por e-mail, mas não é tão complicado quanto alguns podem fazer parecer. Estas dicas simples irão ajudá-lo a escolher o melhor para qualquer situação:

3. Comece com as sutilezas

como seu objetivo é escrever um e-mail de lembrete gentil, comece com uma mensagem amigável. É melhor ser específico e fazer referência a algo apropriado que você conheça sobre a pessoa, como um marco próximo ou um grande projeto em que ela está trabalhando. Por exemplo:

se a pessoa é um colega ou alguém que fez algo de bom para você recentemente, você pode oferecer seus agradecimentos como a abertura para o seu e-mail. Por exemplo:

se você não conhece a pessoa ou seu trabalho, algo como” espero que você esteja tendo uma boa semana ” está bem.

4. Chegue ao ponto

depois de Abrir com o toque pessoal, você pode trabalhar para transmitir sua mensagem. Esta é a parte em que você vai querer gastar mais tempo. Seja claro sobre o que precisa acontecer e quando, mas tome cuidado para evitar culpar a linguagem.

um dos tipos mais delicados de lembretes é o lembrete de prazo perdido. Aqui está o que você pode dizer nessa situação, começando com um abridor gentil apropriado:

“obrigado pelo seu trabalho na proposta Miller. Acho que vamos ter uma boa resposta sobre isso.

agora, no entanto, estou preocupado com o lançamento do produto Gentle Widgets. Como discutimos, precisávamos da pesquisa de mercado sua até ontem, para que nossa equipe de design pudesse começar. Eles precisam dessas informações O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL para que o projeto possa avançar.”

a mensagem acima é clara sobre o que não aconteceu e por que é tão importante. Você pode aplicar esse tipo de clareza a qualquer e-mail de lembrete, incluindo aqueles que lembram as pessoas dos próximos eventos. Por exemplo:

você sabia que pode automatizar e-mails de lembrete de eventos? Com os fluxos de trabalho do Calendly, você pode enviar vários lembretes antes de uma reunião em diferentes canais para melhorar a participação e a produtividade do ciclo de receita. O que é especialmente útil é que você pode enviá-los por e-mail, texto ou ambos. Por exemplo, um lembrete de E-mail enviado no dia anterior a uma reunião pode ser reforçado por uma notificação de texto alguns minutos antes do início da chamada. Quer vê – lo em ação? Experimente de graça!

5. Faça uma solicitação específica

seu objetivo ao enviar um e-mail de lembrete amigável não é impor culpa, mas encorajar algo a acontecer. A melhor maneira de fazer isso é com uma solicitação do que você precisa que o destinatário faça — uma chamada à ação — junto com quando você precisar. Seja o mais específico possível. Mesmo se você compartilhou o seu número de telefone, antes de, por exemplo, incluem-lo novamente em sua chamada para a ação, então não há dúvida, a ação que você deseja que o destinatário seja:

6. Encerre e assine seu nome

sempre termine dando ao destinatário o benefício da dúvida. Uma boa frase de encerramento soa como:

a última coisa a fazer é assinar o e-mail. Como você fez com a saudação, considere seu relacionamento com a pessoa e como você quer se deparar. Quando em dúvida, use um dos seguintes profissional sinal-offs:

Acabar com o seu nome completo. Ao enviar um e-mail para alguém que você conhece muito bem, você pode usar seu primeiro nome. Se for alguém que você não conhece, adicione seu cargo e nome da empresa. Certifique-se de que eles podem conectá-lo com o projeto ou evento que você está fazendo referência.

o jogo em espera: nenhuma resposta é uma resposta?

se você solicitar explicitamente uma resposta ao seu lembrete, você pode razoavelmente esperar obter um. Nenhuma resposta geralmente significa uma das três coisas:

para manter a boa vontade, tente dar às pessoas o benefício da dúvida. Suponha que eles queiram responder. Se for necessário, escreva novamente para ver se eles precisam de Ajuda.

é frustrante ter que enviar mais de um e-mail de lembrete. Mas tenha em mente que todos têm suas razões para não responder. Dê-lhes alguns dias para responder antes de seguir novamente. Quando o fizer, mantenha seu tom paciente e lembre-os por que o assunto é urgente. Se eles não responderem após o segundo lembrete, considere fazer um telefonema amigável durante o horário comercial.

dois lembretes também são suficientes para um próximo evento. Um e-mail no dia anterior a uma consulta e outro uma hora antes geralmente são suficientes. O primeiro oferece uma oportunidade para enviar qualquer coisa que eles precisam para se preparar e o segundo lhes dá a chance de oferecer um heads-up se eles estão atrasados.

você deve usar textos de lembrete em vez de E-mails?

seu lembrete não precisa ser um e-mail. As mensagens SMS podem ser mais amigáveis e comprovadamente eficazes para entrar em contato. A pesquisa mostra que até 98% dos textos são abertos em comparação com 20% dos E-mails. E enquanto apenas 6% dos E-mails recebem respostas, esse número sobe para 45% para textos.

as mensagens SMS também são fáceis de enviar, especialmente com a Ferramenta de notificações do Calendly. Você pode lembrar as pessoas dos próximos compromissos, respostas perdidas e muito mais em uma programação personalizada. Você pode definir mensagens de lembrete a serem enviadas em intervalos especificados antes ou depois dos eventos. Ele mantém todos no caminho certo e reduz os atrasos-e, no final, é disso que se trata os e-mails de lembrete.

pronto para tornar seu processo de lembrete mais eficiente com o Calendly? Inscreva-se para o seu teste gratuito hoje.

Inscreva-se gratuitamente para o Calendly