Se você é como a maioria dos profissionais de marketing, os eventos são parte de seu mix de marketing. E porque não? Os eventos são uma ótima maneira de gerar oportunidades e envolver todos os aspectos do seu funil de marketing.

mas para hospedar seu evento em um belo espaço, oferecer aos seus participantes almoço (ou um coquetel), e emocioná-los com alto-falantes incríveis, você precisa de algo que é verde e rima com mel. Você adivinhou!- precisas de dinheiro.

então, como você lança um evento de sucesso sem explodir seu orçamento de marketing para o ano? Para muitos profissionais de marketing, a resposta é patrocínio. Os patrocinadores ajudam a compensar os custos do evento, geralmente em troca de acesso aos seus fabulosos participantes do evento.

soa como um bom negócio? Isso é porque é – para você e seu patrocinador. Aqui estão as 5 etapas que você deve seguir para obter patrocinadores para o seu próximo evento:

identifique uma lista de patrocinadores

organize-se antes de mergulhar criando uma lista de patrocinadores para o seu evento. Esta lista deve ser composta por todas as empresas com as quais você faz parceria, incluindo agências e consultores.

aqui está onde você deve procurar ao compilar sua lista:

• seu diretório de ecossistema de parceiros no site da sua empresa (como o diretório LaunchPoint da Marketo)
• patrocina sua empresa em parceria com no passado
• eventos de seus concorrentes – quem está patrocinando esses?

obtenha os números

Antes de concordar em investir em seu evento, seus patrocinadores vão querer ver alguns números. Esteja preparado para fornecer as seguintes informações:

• quantos participantes estarão no seu evento?
• Qual é a principal função de trabalho dos participantes? (por exemplo, profissionais de marketing, gerentes de vendas)
• de quais setores eles são? (por exemplo, Tecnologia, Saúde, Varejo)

essas perguntas ajudarão seus patrocinadores a avaliar se os participantes correspondem aos perfis de compradores-alvo. Idealmente, você pode responder a essas perguntas com base em dados históricos, mas se não uma projeção estiver bem.

Criar diferentes níveis de patrocínio

Nem todos os patrocinadores poderão investir no mesmo nível, por isso é importante para criar os pacotes de patrocínio, que incluem, pelo menos, três níveis – por exemplo, você pode oferecer um prata, ouro e platina nível. Isso dá aos seus parceiros a flexibilidade de que precisam.

• a menor opção de investimento pode ser oferecida a novos parceiros ou parceiros que nunca patrocinaram eventos no passado. Você pode posicionar este pacote como uma maneira de mergulhar o dedo do pé na água. Dessa forma, eles podem ter uma noção da experiência de patrocínio e decidir se Futuros patrocínios são adequados para eles.
• o investimento de nível médio pode ser adequado para parceiros que patrocinaram no passado e estão prontos para subir um nível em termos de sua presença e exposição. Enfatize que eles verão ainda mais retorno do que nos anos anteriores.
• por último, você pode posicionar o pacote mais alto como o pacote principal para parceiros que desejam se destacar mais. Considere adicionar sinos e assobios a este pacote, como uma oportunidade de falar ou acesso a um evento VIP.

dê a si mesmo tempo de espera

você pode se surpreender com o tempo que leva para vender o patrocínio do seu evento. Prepare-se para o sucesso, dando-se um longo prazo de execução. A quantidade de tempo que você vai precisar vai variar, dependendo de quantas pessoas estão ajudando a vender patrocínio, e como agressivo seus objetivos de patrocínio são.

Independentemente disso, você precisará de tempo para fazer divulgação para um amplo conjunto de parceiros, agendar telefonemas com parceiros que estão interessados em aprender mais, fazer alguns erros (é inevitável!) e aperfeiçoe seu tom. Como regra geral, dê a si mesmo pelo menos dois meses para vender os patrocínios.

normalmente, você vai querer seus patrocínios ao quadrado um mês antes do evento. Use esse tempo para resolver detalhes, como posicionamento do estande, instruções e faturamento. Isso também dará tempo à sua equipe de eventos para saber exatamente quanto orçamento será compensado pelo patrocínio.

coloque tudo junto

Antes de começar a entrar em contato com possíveis patrocinadores, você precisará de um prospecto de Evento. O prospecto deve incluir:

• O local, datas e horários do evento
• Audiência de estatísticas
• de Informações sobre os vários níveis de patrocínio

realmente Um forte prospecto será muito bonito, organizado de uma forma que é fácil de consumir, e deve incorporar elementos do evento para ver e sentir. Recomendamos o uso de um designer profissional, esteja você aproveitando uma equipe interna ou usando uma agência terceirizada. Não subestime a quantidade de tempo necessário para produzir um plano de prospecto forte por pelo menos algumas semanas.

Agora você tem tudo que precisa para começar a fazer chover (dinheiro, ou seja) para o seu próximo evento. Venda feliz!