tomar atas de reunião em uma reunião do conselho parece uma responsabilidade bastante simples e direta, mas a verdade é que existem muitas considerações envolvidas nessa tarefa que exigem pensamento e atenção. Um certo grau de gerenciamento de reuniões é necessário para que suas atas de reunião sejam organizadas, detalhadas e altamente abrangentes.

tomar atas de reunião do conselho é uma responsabilidade muito importante que é adequada para alguém que está disposto a planejar com antecedência, ouvir diligentemente e produzir um resumo preciso da reunião que ocorreu.

Pule para o nosso modelo de reunião do conselho aqui.

para livrar qualquer tipo de confusão que há em torno de Atas de reunião, companheiro criou um guia passo-a-passo sobre como escrever grandes atas de reunião. Para começar, vamos falar sobre o que realmente são as atas de reunião:

• o que são atas de reunião?
• Por atas das reuniões do conselho são tão importantes
• atas das reuniões do Conselho de modelo
• 5 Passos para escrever eficaz atas das reuniões do conselho
• dicas Rápidas para escrever atas das reuniões do conselho e manter o controle das decisões-chave

Quais são as atas da reunião?

as atas da reunião são o registro escrito do diálogo e das decisões tomadas durante uma reunião. Essencialmente, é uma transcrição escrita de tudo o que foi discutido ao longo da reunião que pode ser usado para informar os membros da equipe que não puderam comparecer ao que aconteceu ou para acompanhar as decisões e itens de ação que podem ser revisitados.

a ata de uma reunião anterior pode então ser usada para tomar decisões futuras. As atas das reuniões, portanto, servem como um registro histórico das decisões do Conselho.

por que as atas da reunião do conselho são tão importantes

as atas da reunião do Conselho são importantes por alguns motivos diferentes. Em primeiro lugar, as atas de reunião fornecem um registro histórico do planejamento de curto e longo prazo do Conselho. Como cada reunião contém um objetivo ou objetivo, o conselho pode usar a ata da reunião como um registro para referência futura, para entender a progressão que foi feita. Além disso, as atas das reuniões são importantes porque fornecem proteção legal para a organização. Muitas vezes, a due diligence é capturada nas atas de reuniões das empresas, bem como em quaisquer conversas legais que possam ser oficiadas e documentadas para confirmar as práticas éticas e justas da organização.

por último, as atas da reunião do conselho são prova de por que e como um Conselho tomou certas decisões. Esta documentação pode então ser usada para responder a quaisquer perguntas que surjam em referência a quaisquer decisões que tenham sido tomadas.

modelo da ata da reunião do Conselho

este é um exemplo de um modelo de reunião do Conselho SaaS criado por David Sacks – empreendedor, investidor e parceiro geral da Craft Ventures.

5 Passos para escrever eficaz atas das reuniões do conselho

1 Plano de antemão

Como tudo no mundo dos negócios, eficaz atas de reunião de exigir algum pré-planejamento. Antes de começar a olhar para a agenda da reunião, é uma boa ideia ter uma discussão sobre o formato que você deve usar para levar as atas da reunião. Se isso não estiver claro, você pode consultar um exemplo de Atas de reunião para usar como modelo.

esclarecer as expectativas da ata da reunião com o presidente ou qualquer outra contraparte familiar fará com que você se sinta muito mais confiante em escrever a ata da reunião. Garantir que você montou uma agenda de reuniões bem pensada irá configurá-lo para transcrever sua reunião de forma organizada.

2 Use a agenda como um esboço

ao considerar o que deve ser incluído na Ata da reunião, comece com o básico. Primeiro, forneça a data e a hora da reunião. Em seguida, documente os nomes de todos os participantes da reunião e quaisquer indivíduos que não puderam comparecer. É provável que, no início da reunião, haja algum tempo dedicado à aceitação ou alteração das atas anteriores da reunião.

certifique-se de que você está documentando as decisões tomadas sobre reuniões anteriores antes de começar a olhar para a agenda da reunião. Uma vez que esta parte da reunião foi concluída, você pode usar a agenda da reunião como um esboço, com cada item da agenda como um sub-tópico onde você pode adicionar notas específicas.

finalmente, certifique-se de que seu idioma é claro, inequívoco e completo. É importante escrever suas atas de reunião objetivamente, evitando adjetivos e advérbios onde você puder.

3 Adicione notas adicionais e esclareça pontos levantados

um truque fundamental para as atas de reunião bem-sucedidas é escrever as atas de reunião durante a reunião, ou logo após a reunião, se você não conseguir transcrever conforme a reunião ocorre. Revise seu esboço para obter o escopo completo da reunião e, se necessário, adicione notas adicionais e esclareça os pontos levantados. Certifique-se de incluir detalhes suficientes elaborando o máximo possível em cada item da agenda da reunião, quaisquer discussões ou decisões tomadas.

Para o Conselho de Administração minutos, em particular, recomendamos incluindo uma breve descrição de cada ação tomada, bem como a fundamentação da decisão para referência futura. Se houve muita discussão antes de aprovar uma moção, anote os principais argumentos a favor e contra, adicionando o máximo de diálogo possível.

depois de concluir a redação das atas da reunião, edite-as para garantir brevidade e clareza, para que as atas sejam fáceis de ler, claras e diretas.

é uma boa ideia anexar quaisquer documentos de reunião que foram referidos durante a reunião, em vez de tentar resumir qualquer documentação adicional.

4 distribua as atas da reunião

Antes de compartilhar as atas da reunião, pense se há um processo de aprovação que deve ocorrer antes da distribuição ao Conselho. O presidente pode precisar revisar e aprovar as atas da reunião antes que você possa compartilhá-las. Se houver um processo de aprovação, permita-se algum tempo extra ao divulgar a data prevista de distribuição. Também pode haver alguns protocolos padronizados para compartilhar e armazenar as atas da reunião.

usando um aplicativo como companheiro permite que você armazene todas as suas atas de reunião em um local organizado, onde você pode permitir o acesso a certos ou todos os indivíduos. Pense se você estará compartilhando suas atas de reunião on-line, fornecendo uma cópia física ou armazenando as atas em um aplicativo de Atas de reunião como companheiro.

5 Guarde as atas da reunião para referência futura

certifique-se de que, onde quer que esteja a armazenar as atas da sua reunião, tenha dado acesso a todas as pessoas que compareceram à reunião e a quaisquer outras pessoas que necessitem de acesso a estas atas da reunião.

finalmente, faça o check – in com o Presidente do conselho ou seu assistente para ver se eles também preferem imprimir e armazenar cópias impressas que você pode fornecer a qualquer outro membro da equipe ou cadeira para apresentação.

6 Dicas para escrever as atas da reunião do Conselho e acompanhar as principais decisões

1. crie um esboço: faça anotações em cada item da agenda da reunião à medida que a reunião avança.
2. participantes do Check-off ao entrar na sala: peça a cada pessoa que se apresente no início da reunião, especialmente se você não os conhece.
3. Registre decisões ou notas sobre itens de ação: Registre essas decisões ou itens de ação assim que eles transcreverem com precisão.
4. solicite esclarecimentos, se necessário: Não tenha medo de pedir esclarecimentos se algo não estiver claro. Evita ter que voltar a isso mais tarde, quando as coisas não estão tão frescas em nossas memórias.Não tente capturar tudo: capturar tudo seria impossível. Em vez disso, ouça atentamente as principais decisões, itens de ação, problemas ou soluções.
5. grave-o: com permissão, considere gravar a reunião em seu telefone ou em um dispositivo de gravação se estiver preocupado com a falta de conteúdo importante nas atas da reunião.

transcrever as atas da reunião do conselho pode ser uma responsabilidade exigente e um tanto desafiadora. Entender por que as atas de reunião são importantes promoverá um gerenciamento eficaz de reuniões em geral e tornará você um transcritor mais eficiente e confiante.

lembre-se de que usar um modelo de Atas de reunião é extremamente útil e o manterá mais organizado e preparado, pois você usará uma estrutura consistente e receberá lembretes para garantir que todos os detalhes da reunião estejam sendo capturados. Sempre planeje com antecedência, registre as atas da reunião o mais detalhadas possível e gaste um bom tempo revisando suas anotações documentadas. Edite suas atas de reunião até que você esteja satisfeito com sua qualidade e sinta-se confiante em compartilhá-las com o Conselho. Por fim, não se esqueça de armazenar suas atas de reunião em um local seguro (como companheiro.app) depois!

consulte este guia passo a passo sobre como levar as atas de reunião em uma reunião do conselho sempre que sentir que pode usar algumas orientações diretas.