no que diz respeito aos eventos, aqueles com música ao vivo são alguns dos mais envolventes e divertidos para os participantes. Mas sem o plano certo no lugar, eles também podem ser os mais propensos a bater alguns solavancos na estrada. É por isso que reunimos este guia sobre como planejar um concerto.

com mais elementos e peças em movimento do que um evento típico, um concerto tem mais algumas coisas que podem dar errado a qualquer momento. Avarias técnicas com equipamentos audiovisuais, doenças ou lesões no talento musical e mau tempo podem ter efeitos negativos nas experiências de todos os envolvidos. Para aprender a estar melhor preparado para qualquer contratempo e garantir que seu concerto esteja preparado para o sucesso desde o início, continue lendo!

Aprenda a planejar um concerto em 10 etapas simples:

Estabeleça metas.

um dos passos mais importantes ao descobrir como planejar um concerto é estabelecer metas. Em outras palavras: o que você quer que este concerto realize? Você provavelmente já definiu suas metas e objetivos do evento e decidiu que um concerto é o melhor formato para realizá-los. Mas sem uma ideia clara do que você espera alcançar com a parte da música ao vivo do seu evento, é improvável que você acabe com um concerto memorável.

os melhores eventos de música ao vivo têm um conceito ou tema que impulsiona a narrativa. Este conceito molda tudo, desde o tipo de música executada até o público, local, outras atividades do evento e estilo de decoração e mercadoria do evento.

considere os participantes do seu evento e qual conceito e estilo serão mais atraentes e memoráveis para eles. Se puder, fale com alguns membros do seu público-alvo para verificar novamente se o conceito que você criou é tão emocionante e envolvente quanto você deseja.

crie um orçamento.

é tentador estimar quantos participantes você espera em seu show, multiplicar isso pelo preço que você acha que as pessoas vão pagar por um ingresso e considerar o total como seu orçamento. Mas isso é para trás.

para ter dinheiro suficiente para despesas e contingências e obter lucro (se esse for um de seus objetivos), você precisará de um esboço de Orçamento claro antes de qualquer outra coisa.

Use o resto desta lista para determinar o que você precisa para o seu evento e criar um item de linha para cada categoria. Inclua cerca de 10-30% dos fundos não alocados para contingências e despesas imprevistas. Dessa forma, quando algo surgir, você estará pronto para isso.

Encontre o talento.O talento musical que você traz moldará a atmosfera do seu concerto mais do que qualquer outra coisa. Este também pode ser um dos seus principais itens de linha de Orçamento, dependendo do tipo de talento que você deseja trazer.

tente encontrar talentos que se encaixem bem com o conceito e os objetivos do seu evento. Certifique-se de que seu público se sobreponha significativamente ao seu público-alvo para o evento. Por exemplo, a última coisa que você quer é uma banda com um público principalmente adolescente tocando em uma sala cheia de idosos.

lembre-se de que, se você contratar talentos fora da cidade, provavelmente precisará pagar por suas despesas de viagem. Isso pode colocá-lo acima do orçamento, a menos que você tenha cuidado. Ao escolher talentos locais, você pode economizar algum dinheiro e criar uma conexão com a comunidade local.

escolha um local.

muitos locais são criados e dispostos a acomodar música ao vivo. Se você está planejando escolher um local interno, certifique-se de que eles tenham experiência com música ao vivo e uma configuração de palco e assentos que funcione para o tipo de música que você escolheu. Os locais ao ar livre têm custos de produção mais altos e mais incógnitas devido às condições climáticas, mas podem ser uma ótima opção para conceitos como churrascos e piqueniques. Se você escolher um local ao ar livre, certifique-se de ter um plano de backup para chuva, neve, vento, calor, frio e quaisquer outros elementos que possam arruinar o concerto.

a energia do seu concerto será afetada pela multidão, e o tamanho do seu local desempenha um grande papel nisso. Se você reservar um local muito grande e não vendê-lo, terá um quarto meio cheio e uma multidão de baixa energia. Por outro lado, se você reservar um pequeno local e vendê-lo muito rapidamente, você se perguntará se perdeu mais vendas e receita de ingressos em potencial. Como a energia da multidão será afetada, é sempre melhor ir com um local um pouco menor que você tem certeza de que pode preencher.

você vai querer bloquear em seu local mais cedo, como o resto dos detalhes do evento vai começar a cair no lugar uma vez que você tem que grande peça do quebra-cabeça decidido.

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solicite licenças e seguros.

dependendo da sua escolha de local, você pode precisar obter permissões para álcool, comida, música e o próprio evento. Verifique com o seu local e com as autoridades locais para ver o que você precisa para a sua situação. Também é uma boa ideia obter seguro para o seu evento. Você estará coberto por muitos contratempos comuns, e seu local pode exigir isso.

Finalize uma data e hora.

a data e a hora ideais para o seu evento dependerão do seu público e do seu conceito de Evento. Alguns temas e concertos funcionam melhor em um ambiente noturno, onde você pode usar iluminação e cenários para definir o clima e o tom. Outros conceitos e locais, especialmente os ao ar livre, serão logisticamente mais fáceis de gerenciar no dia.

tenha em mente que seu público tem tempos que funcionarão melhor para eles também. Leve em consideração coisas como horários de escola, trabalho e férias para determinar qual dia e hora são melhores para o seu show.

Determine qual equipamento é necessário.

fale com seu talento musical e seu local para determinar qual equipamento você precisará para a apresentação e se o local pode fornecer qualquer um deles. Isso pode incluir um palco, alto-falantes, microfones, sistema de som, iluminação e outros equipamentos de áudio/visual. Verifique com seu talento musical para determinar quais equipamentos eles estarão trazendo a si mesmos e pelo que você é responsável.

pense na acústica do seu espaço e se você precisará de alguma amplificação para a performance musical, bem como quais tipos de arranjos de assentos fazem mais sentido. Se o seu local estiver ao ar livre, certifique-se de ter uma maneira de proteger o equipamento dos elementos. Ao falar com fornecedores, talentos e o local para determinar as necessidades do seu equipamento, certifique-se de perguntar Quanto tempo eles precisarão para configuração e avaria e se precisam de acesso à energia, uma doca de carregamento ou qualquer outro acesso especial. Esses detalhes serão fundamentais para adicionar ao seu plano para evitar erros caros.

crie um ambiente confortável.Mantenha seu talento confortável e ajude-o a se preparar criando ou equipando uma área de bastidores. Isso pode ser qualquer área semi-privada ou privada em seu local, mas deve ter fácil acesso ao palco, bem como instalações para banheiros.

você pode criar uma experiência confortável nos bastidores, fornecendo água, refrigerantes, lanches e outras pequenas necessidades para o seu talento musical. Pergunte-lhes com antecedência se eles precisarão de algum lugar para mudar, aquecer ou descansar entre os períodos de desempenho.

o conforto do seu público dependerá do acesso às instalações do banheiro, refrescos e assentos apropriados. Se o seu local estiver ao ar livre, certifique-se de que haja abrigo suficiente no caso de mau tempo ou tenha um plano de backup para quando uma tempestade entrar.

não se esqueça de fazer um plano para a segurança de todos, também. Você deve ter segurança adequada, assistência médica e assistentes de eventos para o tamanho do seu público e para o seu local.

comece a vender ingressos.

se você está planejando ganhar dinheiro com o show, você precisará vender ingressos. Você pode fazer parceria com um serviço de bilheteria para oferecer ingressos impressos ou digitais para o seu evento. Alguns serviços de emissão de bilhetes oferecem a capacidade de usar a marca personalizada nos bilhetes, aceitar vários métodos de pagamento e oferecer preços em camadas. Muitos também incluirão um site para sua emissão de bilhetes e integração com suas contas de mídia social.

a hora e a data do concerto devem ser claramente marcadas no bilhete, juntamente com informações relevantes sobre os assentos e uma política clara de devolução/reembolso.

promova o concerto.

assim como qualquer outro evento, a promoção do seu concerto se correlacionará diretamente com o seu sucesso. Você precisará de um plano de marketing que leve em consideração o conceito do seu evento, o público e o talento musical que você trouxe a bordo. Se o talento tem certos canais que funcionam bem para o seu marketing, certifique-se de dobrar esses canais e fazer parceria com o talento para espalhar a palavra.

você pode aumentar seu alcance e espalhar sua mensagem ainda mais com a ajuda de parceiros de eventos. Patrocinadores, merchandisers, promotores de concertos, vendedores de ingressos e o local podem ser úteis no marketing do seu evento. Coloque todos na mesma página sobre o conceito e as metas do evento e facilite a promoção do evento, fornecendo recursos de mídia social, e-mail e impressão que eles podem compartilhar.

certifique-se de capturar fotos e vídeos de alta qualidade que antecedem e durante o evento, também. Estes se tornarão ouro de marketing no acompanhamento do seu evento e podem ser realmente úteis se você estiver pensando em transformar o evento em uma série ou repeti-lo no próximo ano.

agora você sabe como planejar um concerto!

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