“Gerenciamento de projetos” pode ser um termo que leva apenas duas palavras, mas o acumulado do corpo de conhecimentos de gerenciamento de projetos é enorme! Então, o que é PRINCE2? Você deve se importar? Nossa visão geral do PRINCE2 lhe dará a resposta que você está procurando, bem como algumas idéias que você pode adaptar aos seus próprios projetos.

o que é isso? PRINCE2 é um método específico de gerenciamento de projetos, e aqueles que estão totalmente familiarizados com ele terão passado por treinamento intensivo e recebido certificação. Mas onde a realeza entra na imagem? “PRINCE “é um acrônimo que significa” projetos em Ambientes Controlados.”

por que o número 2? PRINCE2 tem um antecessor. Pode não ser tão aristocrático quanto PRINCE2, mas formou a base para seu desenvolvimento. PRINCE2 é uma melhoria no PROMPT II (Project Resource Organisation Planning Techniques), uma abordagem sistemática de gerenciamento de projetos desenvolvida pela Simpact Systems em 1972.

em 1989, o governo do Reino Unido adotou-o como o padrão que queria que os gerentes de projeto de tecnologia da informação usassem. Por ter sido usado pela central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), o governo do Reino Unido se referiu a ele como “PROMPT II no ambiente CCTA”, posteriormente alterando o nome para PRINCE2, o que conhecemos hoje.

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É só para projetos de TI? A beleza do PRINCE2 é que ele funciona para mais do que apenas projetos relacionados a ti. No ano de 1996, os gerentes de projeto reconheceram isso como uma abordagem genérica que poderia funcionar para praticamente qualquer coisa. O governo do Reino Unido mais tarde vendeu os direitos de PRINCE2 para o setor privado, e seu uso se espalhou por todo o Reino Unido, Europa e Austrália. Hoje, você pode encontrar treinamento e certificações PRINCE2 oferecidos em praticamente qualquer país do mundo.Enquanto isso, PRINCE2 manteve-se com os tempos com revisões destinadas a abordar o feedback dos praticantes PRINCE2 e as necessidades em mudança do ambiente de negócios.

Os Sete Princípios do PRINCE2

Vamos começar com o básico do que o PRINCE2 consiste. Primeiro, temos sete princípios gerais a ter em mente:

justificativa de negócios contínua

como proprietário de uma empresa ou gerente de projeto, você certamente concordará que todo projeto em que você embarcar deve valer a pena fazer. Mais especificamente, ele precisa de um caso de negócios para apoiá-lo. Simplificando, isso significa que os benefícios a serem acumulados do projeto devem exceder seus custos. Determinar e capturar o caso de negócios de um projeto é uma das primeiras coisas que um gerente de projeto treinado em PRINCE2 faz.

Aprenda com a experiência

não adianta reinventar todas as partes de um projeto. Sim, alguns de seus elementos serão únicos, mas sempre haverá elementos muito semelhantes aos abordados pela mesma organização no passado. Quando a organização não tem experiência, ela pode aprender com outras organizações ou indivíduos que estão dispostos a compartilhar informações e fornecer informações valiosas. Ao reduzir o número de incógnitas, os gerentes de projeto PRINCE2 são capazes de reduzir o risco.

papéis e responsabilidades definidos

este princípio pode parecer tão claro quanto a luz do dia de seu título. Afinal, você não vai fazer nada até que todos saibam o que fazer e quem o faz. Mas há mais do que encontrar o olho. O envolvimento das partes interessadas também é fundamental para este princípio. Patrocinadores de negócios, usuários e fornecedores precisam representar a equipe de gerenciamento de Projetos e seu conselho.

a partir deste processo, uma estrutura de gerenciamento de projetos pode ser desenvolvida, e isso informará cada pessoa envolvida no projeto sobre o que deve fazer, o que pode esperar que os outros façam e a quem recorrer para a tomada de decisões.

Gerenciar, por Etapas,

Nós já sabemos que a melhor maneira para lidar com projetos complexos é dividi-los em fases, mas PRINCE2 estipula a necessidade de gestão de estágios, pontuadas por “Pontos de Controle.”Os pontos de controle são momentos em que o conselho do projeto avaliará o projeto até agora e ajustará as etapas futuras com base no que aconteceu até o momento. Assim, o projeto é baseado em um plano geral de alto nível, mas cada etapa tem seu próprio plano detalhado.

Gerenciar por exceção

há uma estrutura bastante complexa para gerenciamento por exceção no PRINCE2. A explicação simples é que parâmetros específicos são definidos e as variações no projeto só devem acontecer em circunstâncias muito específicas. Os elementos em consideração São tempo, custo, qualidade, escopo, risco e benefício. Essencialmente, o gerenciamento, por exceção, significa determinar quais variações do plano são “pequenas coisas” que não devem ser um problema e quais variações são sérias o suficiente para garantir a atenção do gerenciamento.

foco em produtos

cada projeto trabalha para um produto final. Todas as partes interessadas devem ter uma imagem extremamente clara do projeto. Portanto, antes que um projeto possa começar, e ao longo de sua execução, deve haver uma forte definição do produto que orienta como o projeto é abordado. A descrição do produto para o projeto define o próprio produto e os critérios de qualidade esperados a serem atendidos.

adapte-se ao ambiente do projeto

você pode adaptar o PRINCE2 a projetos pequenos ou grandes em praticamente qualquer contexto, mas a maneira como você o usa dependerá do ambiente do projeto. O ambiente é aquele criado pela organização que comissiona o projeto, e a equipe de gerenciamento de projetos deve alinhar o projeto a isso, bem como a complexidade, escala, escopo e risco do projeto. Por exemplo, se você está lidando com um evento de jantar para dez executivos, o gerenciamento de riscos não é um problema tanto quanto seria se você estivesse construindo um arranha-céu.

os sete temas do PRINCE2

PRINCE2 temas são atividades que sua equipe de projeto deve atender antes que o projeto possa começar. Eles são extremamente importantes porque sua equipe de projeto os usará para monitorar e manter o projeto até a conclusão e o fechamento. Em suma, eles são:

1. o caso de negócios: Por Que o projeto existe? Esse motivo permanece válido durante todo o projeto?
2. a organização: quem faz o quê? Pelo que eles são responsáveis? Quem toma as decisões?
3. os planos: Qual é a descrição do produto que o projeto deve alcançar? Qual é o plano de projeto de alto nível? Quais etapas existem e quais são os planos de estágio detalhados?
4. o tema da qualidade: que características-chave de qualidade as partes interessadas querem? Como a equipe do projeto saberá se está no caminho certo em termos de entrega às expectativas?
5. tema riscos: quais elementos do projeto não podem ser aprendidos pela experiência? Como podemos gerenciar essas incertezas para limitar o risco?
6. o tema da mudança: os projetos podem mudar à medida que se desenvolvem. O tema da mudança trata de como as solicitações de mudança serão avaliadas, quais ações ocorrerão quando houver uma solicitação de mudança e como as mudanças podem ser gerenciadas.
7. o tema do progresso: este tema abrange controles de projetos, relatórios e acompanhamento contínuo do progresso, bem como Como controlar variações que excedam as tolerâncias acordadas.

os sete processos do PRINCE2

até agora, temos muitos princípios orientadores e um conjunto de “temas.”Todos eles fazem um excelente sentido, mas qual é o processo que os praticantes do PRINCE2 seguem? Somente quando entendemos o” o que ” podemos decidir o quão importante o PRINCE2 pode ou não ser e por que isso pode ser importante para nossos projetos. Mais uma vez, uma visão geral rápida e simples está em ordem.

1. iniciando um projeto: a equipe do projeto, incluindo seu gerente, é nomeada e um resumo inicial é dado.
2. iniciando o projeto: O caso de negócios é formulado e o documento de iniciação do projeto é compilado.
3. direcionando o projeto: um conjunto de procedimentos que serão usados para supervisionar o projeto é decidido e será implementado
4. controlando uma etapa do projeto: como cada etapa será avaliada para determinar se está satisfatoriamente concluída.Gerenciamento de entrega de produtos: como o gerente de projeto interage com os líderes de equipe e como eles devem receber, concluir e finalizar o trabalho do projeto.
5. Gerenciando Limites De Estágio: Nesse processo, um projeto passa de um estágio para o outro. Como e quando termina cada estágio e como e quando começará o novo estágio?
6. fechando o projeto: isso indica quando o projeto será fechado, incluindo qualquer acompanhamento que ocorrerá, bem como uma avaliação final dos benefícios do projeto.

documentação ou produtos de gerenciamento

se você seguir o manual PRINCE2, verá que existem 26 modelos diferentes para documentação do projeto. No PRINCE2 project management, esses documentos são chamados de ” produtos de gerenciamento.”

sem alimentar todo o manual, podemos pelo menos dizer que esses documentos cobrem todos os aspectos da metodologia PRINCE2 que discutimos até agora.Eles incluem um plano de revisão de benefícios, a documentação do caso de negócios, relatórios de ponto de verificação, uma estratégia de gerenciamento de comunicações, registros diários, relatórios de projetos finais, registros de problemas e até mesmo um registro de lições para gravar as lições aprendidas.

o documento do resumo do projeto inicia o estágio de iniciação, e isso evolui para o documento de iniciação do projeto. Outra documentação importante inclui o registro de qualidade no qual as atividades de controle de qualidade são detalhadas, programadas e alocadas a pessoas específicas e, finalmente, o registro de risco registra todos os riscos que o projeto envolve.

isso não é tudo, no entanto. Os 26 tipos de documentos destinam-se apenas ao gerenciamento de alto nível do projeto. O manual PRINCE2 oferece algumas sugestões para que os gerenciadores de tarefas de documentação possam usar, mas não estabelece um modelo ou regra difícil e rápida. Outros documentos que sugere incluem gráficos PERT, gráficos Gantt e análise de caminho crítico.

por que o PRINCE2 importa

mesmo que você nunca tenha ouvido falar do PRINCE2 antes, você pode ver que ele fornece uma estrutura abrangente para gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto que usam o PRINCE2 são profissionais qualificados que precisam passar por treinamento e avaliação extensivos, portanto, a certificação PRINCE2 mostra competência na metodologia.

no entanto, PRINCE2 não é a única maneira de obter a certificação de gerenciamento de projetos e gerenciar projetos. O Project Management Professional (PMP) compete com o PRINCE2 no mercado global. Geralmente é preferido na América do Norte, enquanto PRINCE2 é amplamente utilizado no Reino Unido, Europa, Ásia, África e Oriente Médio.

juntos, PMP e PRINCE2 são os métodos mais utilizados para gerenciar projetos. Isso, por si só, indica o significado do PRINCE2. Mas quais são suas desvantagens? A maioria das críticas ao PRINCE2 são dirigidas à sua complexidade. Há muita documentação e há muitos relatórios, logs e listas.

alguns gerentes de projeto tendem a dizer que o PRINCE2 não é adequado para projetos menores, mas os autores do PRINCE2 dizem que cabe a você ajustar a metodologia para se adequar ao projeto e sua escala. Eles não esperam que você o siga como um robô.

as vantagens do PRINCE2 são que ele oferece uma abordagem fundamentada aos projetos e, embora você possa não estar ocupado com nada tão complexo e arriscado quanto um desenvolvimento multimilionário, ainda pode usar seus princípios, temas e processos. Desde PRINCE2, é flexível, você pode decidir o que APLICAR, eo que você prefere omitir. Para um projeto realmente pequeno, apenas conhecer e seguir os fundamentos do PRINCE2 pode ajudá-lo a alcançar a satisfação do cliente com um resultado aceitável do projeto.