neste artigo, vamos mostrar várias formas de varredura de e-mail e documentos. Nós vamos mostrar-lhe várias técnicas, tais como:

• Como utilizar sua impressora digitalização para e-mail função
• Como digitalizar a partir do seu computador
• Como verificar com o seu telefone
• Como para anexar o documento a um e-mail

também vamos mostrar-lhe como transformar o documento em um documento digital que você e o destinatário pode entrar online.

vamos começar.

você deve usar o recurso Digitalizar Para Enviar E-mail da sua impressora?

Digitalizar Para E-mail pode parecer uma maneira rápida e eficaz de digitalizar um documento e enviá-lo online. E é, apenas não para todos os documentos e destinatários.

uma das principais desvantagens de usar o recurso “Digitalizar para E-mail” é o risco de o documento não chegar ao destinatário.

quando você está usando o recurso “Digitalizar para E-mail”, é mais difícil verificar se o endereço de E-mail que você está inserindo está correto porque você pode não receber uma mensagem de erro se você digitou incorretamente. Você não receberá nenhum aviso se o destinatário pretendido tiver alterado o endereço de E-mail ou se a caixa de entrada estiver cheia.

os destinatários também não podem responder a uma mensagem entregue de uma impressora, pois o endereço de E-mail de retorno será exibido como um endereço de “não resposta”. Você raramente pode personalizar sua mensagem e não ouvirá os destinatários se eles tentarem entrar em contato com você usando o endereço de E-mail da mensagem.

Se você deseja usar o “scan to e-mail” recurso, você só deve fazer isso quando você pode, pessoalmente, confirmar que o e-mail chegou ao seu destino, e você só deve usar esta função com documentos que não são muito importantes, pois podem não passar na primeira tentativa.

então, o que você deve fazer?

A Melhor Alternativa: Como Digitalizar e enviar um Documento (Sinal de+ ou de Solicitação de Assinatura) em um local Seguro e Acessível Forma

Aqui estão algumas maneiras de fazer o scan, e-mail, e até mesmo a assinar um documento on-line sem utilizar o “scan to e-mail” funcionalidade:

Digitalizar O Documento

veja como digitalizar o documento usando qualquer um scanner ou impressora multifunções:

Como pesquisar no Windows

Windows tem um método incorporado para a digitalização de documentos, assim você não precisa usar um aplicativo diferente ou software para fazê-lo.

veja como:

1. abra o Menu Iniciar
2. Encontre o aplicativo Scan e clique nele para abri-lo. Se você não conseguir encontrá-lo, poderá procurá-lo usando a ferramenta de pesquisa no canto inferior esquerdo.
3. depois de abrir o aplicativo Scan, ele informará se o scanner não está conectado, caso em que você terá que verificar se o scanner Está ligado e conectado corretamente.
4. selecione o scanner que você usará na lista e o tipo de arquivo que você salvará suas varreduras como. Se você quer apenas uma imagem, PNG e JPEG são formatos muito comuns.
5. para iniciar a digitalização, coloque o documento no scanner voltado para baixo e, em seguida, vá para mostrar mais > visualização para dar uma olhada precoce no documento.
6. você também pode alterar as configurações da imagem (como modos de cor ou escala de cinza e resolução de imagem) usando a função “Mostrar mais”.
7. aguarde até que o scanner termine de digitalizar seu documento como uma visualização e exiba o documento na tela. Se o documento estiver desalinhado ou perdido, corrija sua posição no scanner e visualize-o novamente.
8. quando estiver satisfeito com o posicionamento, você pode selecionar a área que deseja digitalizar clicando e arrastando-a. Depois de selecionar a área que deseja digitalizar, clique em “Digitalizar”.
9. repita este processo com cada página que você deseja digitalizar.
10. aguarde até que a digitalização esteja pronta e você digitalizará seu documento com sucesso.

lembre-se de salvar seu documento em uma pasta que você se lembrará. Para facilitar as coisas, você também pode salvá-lo em sua área de trabalho para não perder.

como digitalizar em um Mac

seu computador Mac também possui uma ferramenta pré-programada para usar seu scanner. Veja como usá – lo:

1. Prepare seus documentos.
2. abra o aplicativo de visualização.
3. vá para arquivo > Importar do Scanner e selecione seu scanner.
4. se você não vir seu scanner listado, verifique se o scanner Está ligado e conectado.
5. você verá a caixa de diálogo” Importar”, onde a verificação de visualização está sendo preparada.
6. agora você pode escolher suas opções de digitalização. Se desejar, altere a cor, o tipo de documento, o tamanho, a orientação e outros detalhes.
7. clique em “Digitalizar” para iniciar a digitalização, e o aplicativo informará quando você digitalizou totalmente seu documento.
8. repita este processo com cada página que você deseja digitalizar.

agora você tem uma versão digitalizada do seu documento. Lembre-se de qual pasta você salvou seu documento ou salve-o na área de trabalho para que você possa vê-lo na tela quando terminar.

como digitalizar no iOS

você pode digitalizar seu documento sem um scanner usando a câmera embutida do iPhone ou iPad. Veja como:

1. Prepare seu documento colocando-o em uma superfície plana com boa iluminação.
2. abra o aplicativo Notas no seu iPad ou iPhone.
3. crie uma nova nota ou selecione uma nota preexistente para adicionar um documento digitalizado a ela.
4. Toque no ícone da câmera localizado na parte inferior da tela.
5. toque em “Digitalizar documentos”.Aponte a câmera para o documento que deseja digitalizar, se o dispositivo não iniciar automaticamente a digitalização, Toque no botão do obturador para iniciar.
6. repita este processo com cada página.
7. seu documento agora é digitalizado e salvo em seu aplicativo Notes.

você pode compartilhar suas notas através de vários aplicativos ou enviá-los como um e-mail.

como digitalizar no Android

o Android não possui um aplicativo integrado dedicado à digitalização de documentos. No entanto, você pode digitalizar seu documento usando o Google Drive.

veja como:

1. Prepare seu documento colocando-o em uma superfície plana com boa iluminação.
2. abra o aplicativo Google Drive e toque no ícone ” + “no canto inferior direito da tela para criar um novo documento e selecione” Digitalizar.”
3. aponte a câmera para o seu documento, alinhe-a e tire uma foto.
4. verifique sua visualização, recorte-a e ajuste as configurações conforme achar melhor ou digitalize o documento novamente tocando em “refazer”.
5. repita este processo com cada página.
6. seu documento agora é digitalizado e salvo em sua conta do Google Drive.

você pode compartilhar seu novo documento através de um link ou adicionar endereços de E-mail das pessoas para acessá-lo.

Envie seu documento e solicite uma assinatura(ou assine)

aqui está a melhor maneira de obter seu documento digitalizado assinado on-line:

Use o software de assinatura eletrônica

depois de digitalizar seu documento, você terá algumas opções para assiná-lo. Uma maneira gratuita e simples é solicitando uma assinatura por meio de um aplicativo de assinatura on-line, como Signatariamente.

Signaturely é um software de assinatura digital simples e eficaz que permite criar assinaturas on-line e documentos on-line com validade legal. Com Signatariamente, seus signatários não precisarão estar no mesmo lugar para assinar um documento. Em vez disso, eles podem assiná-lo online com seu telefone, tablet ou laptop.

Signatariamente permite que você crie assinaturas eletrônicas gratuitamente, sem qualquer registro. Isso permite que você assine seu documento on-line e compartilhe-o com várias pessoas.

veja como:

1. crie uma conta no Signaturely gratuitamente
2. abra sua conta e selecione os nomes daqueles que precisam assinar o documento.
3. Prepare seu documento adicionando um título e uma mensagem personalizada às pessoas que o assinarão:
4. role para baixo e selecione como você adicionará seus arquivos. Você pode selecionar arquivos de uma plataforma online, como sua conta do Google Drive, ou enviá-los do seu computador.
5. abra seu documento e adicione campos de assinatura com o editor online.
6. insira os nomes e endereços de E-mail dos Signatários. Você também pode selecionar um pedido para que eles assinem, e Signaturely enviará os documentos aos usuários no pedido pré-selecionado:
7. revise suas informações e clique em “Enviar documento”.

depois de enviar o documento, você pode rastreá-lo com sua conta Signatariamente. dessa forma, você pode ver se um destinatário está demorando muito para assinar. Se alguém está demorando muito, você não precisa ligar para ele, basta enviar uma notificação para lembrá-lo de que sua assinatura é necessária.

uma vez que seus signatários recebem o documento, Signatariamente irá guiá-los através do processo de assinatura, ajudando-os a criar sua própria assinatura e passando por cada campo de assinatura até que eles estão feitos.

Prós:

• Muito fácil de usar
• Profissional e personalizado
• Funciona em qualquer dispositivo
• Mantém você no controle do processo
• Guias de você e de seus signatários, através de cada passo
• Você pode começar de graça

Contras:

• Nenhum aplicativo móvel disponível (atualmente em desenvolvimento)

Use O Cliente de e-Mail

Você também pode escolher usar seu cliente de e-mail para o e-mail de um documento. Lembre-se de que, se precisar assinar o documento, você terá que assiná-lo antes de enviá-lo, assinando-o fisicamente ou usando uma assinatura eletrônica.

veja como enviar seu documento:

1. abra sua conta de E-mail.
2. selecione “Nova Mensagem” para começar a escrever um novo e-mail.
3. dentro da nova janela de E-mail, procure um símbolo “Adicionar anexo”. Geralmente parece um clipe de papel.
4. depois de clicar nele, encontre seu arquivo, selecione-o e pressione “Enter.”
5. você também pode arrastar o arquivo digitalizado e soltá-lo na janela.
6. termine de escrever sua mensagem e adicione os endereços de E-mail dos destinatários.
7. agora você pode enviar seu e-mail com o arquivo digitalizado anexado.

Prós:

• Fácil de usar
• Livre para usar
• Você pode fazê-lo a partir do seu telefone

Contras:

• não direi quem assinou e quem não
• Você pode precisar imprimir e assinar o documento pela primeira vez e pedir a seus signatários a fazer o mesmo
• processo mais Lento
• Não como profissional, como o uso de uma especializados plataforma

FAQ: Digitalizar para e-mail

Aqui estão as respostas para as perguntas mais comuns sobre o e-mail de documentos digitalizados.

Como faço para digitalizar da Impressora para o e-mail?

1. abra seu aplicativo de digitalização.
2. digitalize seu documento.
3. salve-o.
4. procure o seu documento.
5. clique com o botão direito nele.
6. selecione “Compartilhar” e depois “Mail”.
7. Escreva seu e-mail.
8. Envie seu e-mail.

Qual é a diferença entre digitalização e digitalização para E-mail?

quando você estiver usando a opção de impressora “Digitalizar para E-mail”, você não precisa usar nenhum outro software para enviar sua imagem digitalizada. No entanto, você também não tem toda a funcionalidade de enviar um e-mail, como adicionar uma mensagem, garantir que o e-mail chegue e editar sua imagem antes de enviá-la.

a digitalização para E-mail é Segura?

não necessariamente. Quando você usa a função” Digitalizar para E-mail”, não pode ter certeza se o e-mail foi enviado adequadamente, a menos que você tenha acesso ao endereço de e-mail.

além disso, impressoras multifuncionais enviar e-mails em texto limpo por padrão. Estes podem ser interceptados por terceiros que também estão conectados à mesma rede WiFi que sua impressora.

é por isso que você só deve usar a função “Digitalizar para E-mail” em sua impressora para documentos não confidenciais que você pode verificar pessoalmente foram enviados corretamente.

quantas páginas você pode digitalizar para E-mail?

você pode enviar até 999 páginas digitalizadas. Esse número provavelmente dependerá da memória e da capacidade da sua impressora.

como enviar documentos por e-mail?

1. abra sua conta de E-mail.
2. comece a compor uma nova mensagem.
3. arraste e solte seu documento em sua mensagem.
4. verifique suas informações e adicione o endereço de E-mail do destinatário.
5. Clique Em ” Enviar.”

como envio um documento confidencial por e-mail?

você pode usar o modo confidencial do Gmail se quiser um nível extra de segurança para manter suas informações confidenciais protegidas contra acesso não autorizado. Com ele, você pode definir uma data de validade para mensagens e até revogar o acesso a elas.

seus destinatários não poderão copiar, encaminhar, imprimir ou baixar a mensagem.

Como faço para escrever um e-mail com um anexo?

1. vá para sua conta de E-mail.
2. selecione “nova mensagem”.
3. procure um ícone de clipe de papel e clique nele para anexar um arquivo.
4. procure o arquivo nas pastas do seu computador. Depois de encontrá-lo, clique em “Abrir” ou “Escolher arquivo.”
5. Continue escrevendo o e-mail.
6. adicione uma linha de assunto e o endereço de E-mail da pessoa para quem deseja enviá-la.
7. clique em “Enviar” quando estiver pronto para enviar seu e-mail.

conclusão

como vimos, existem várias maneiras de digitalizar seus documentos. De impressoras multifuncionais ao seu telefone iPhone e Android, você pode digitalizar e enviar seus documentos online, onde quer que esteja.

e se seus documentos exigirem assinaturas, você sempre pode coletar assinaturas juridicamente vinculativas com assinatura gratuita.

Signaturely irá ajudá-lo a transformar seus documentos digitalizados em documentos prontos para serem assinados por todas as partes. Em seguida, ele guiará seus signatários pelo processo de assinatura, mantendo você atualizado à medida que avançam.

tente Signaturely gratuitamente hoje.