todos nós temos 24 horas em um dia. Mas, por que parece que algumas pessoas são capazes de tirar o máximo proveito de cada minuto do dia? Acredite ou não, eles não têm o poder de desacelerar o tempo. Eles, no entanto, sabem como gerenciar adequadamente seu tempo.

quer saber como você pode se tornar um mestre de gerenciamento de tempo também? Comece usando essas 20 dicas super poderosas de gerenciamento de tempo.

crie uma auditoria de tempo.

quando se trata de gerenciamento de tempo, o primeiro passo que você precisa dar é descobrir para onde seu tempo realmente vai. Você pode acreditar que só envia 30 minutos em E-mails, mas na realidade essa tarefa é comer uma hora do seu dia.

a maneira mais fácil de acompanhar o seu tempo é baixar um aplicativo como RescueTime, Toggl ou my app Calendar para rastrear tudo o que você faz por uma semana. Você pode acessar um relatório para descobrir o que está roubando seu tempo. Com essas informações, você pode fazer os ajustes apropriados.

Defina um limite de tempo para cada tarefa.

descobri que definir um limite de tempo para cada tarefa me impede de me distrair ou procrastinar. Por exemplo, se eu quiser escrever um artigo para o meu blog, dou-me duas horas. Então, se eu comecei às 8h, tento escrevê-lo às 10h.

de certa forma, torna-se jogo.

como coloco buffers entre tarefas e atividades, se não concluir a tarefa a tempo, ainda posso trabalhar nela sem comer no tempo reservado para outra coisa.

Use uma lista de tarefas, mas não abandone as tarefas.

“todos os objetivos e projetos são compostos por partes menores que precisam ser realizadas para atingir a meta ou concluir o projeto. Crie listas de tarefas para cada objetivo e projeto, listando todas as etapas mensuráveis que precisam ser realizadas”, sugere William Lipovsky.

“além de mantê-lo focado, isso também o motiva, pois você é capaz de ver o que já alcançou e o que permanece.”

ao mesmo tempo, haverá interrupções que podem impedi-lo de concluir uma tarefa. William recomenda que você ” faça questão de sempre retornar e concluir essas tarefas assim que puder. Isso pode exigir que você defina um limite no número de tarefas em que está trabalhando a qualquer momento.”

planeje com antecedência.Uma das piores coisas que você pode fazer é acordar sem um plano para o dia. Em vez de se concentrar no que precisa ser feito, você vagueia sem rumo e cuida de assuntos mais triviais.

é por isso que você deve sempre planejar com antecedência usando uma dessas opções;

• na noite anterior. Antes de sair do trabalho para o dia, passe os últimos 15 minutos organizando seu escritório e compondo uma lista de seus itens mais importantes para amanhã.
• primeira coisa da manhã. Durante sua rotina matinal, anote os 3 ou 4 assuntos mais urgentes e importantes que precisam ser abordados hoje e trabalhe naqueles quando você for mais produtivo.

passe suas manhãs em MITs.Mark Twain disse uma vez: “Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se é seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o Maior primeiro.”

Bruto? Certo. Mas, o ponto que Twain estava fazendo é que você deveria cuidar de suas tarefas maiores e mais desafiadoras pela manhã, também conhecidas como suas tarefas mais importantes (MITs) do dia.

existem algumas razões pelas quais esse truque de gerenciamento de tempo tão eficaz. Para começar, você geralmente tem a maior quantidade de energia no AM. Portanto, é melhor lidar com essas tarefas quando você não está esgotado. Além disso, você pode usar esse sentimento de realização para passar o resto do dia.

Aprenda a delegar / terceirizar.Delegação e terceirização podem ficar um pouco complicadas. Para alguns, é difícil deixar outra pessoa fazer o trabalho que costumava fazer. Para outros, eles não têm tempo para treinar outra pessoa para concluir certas tarefas.A coisa é, delegar ou terceirizar são poupadores de tempo real, uma vez que diminui sua carga de trabalho – o que significa que você tem mais tempo para gastar em tarefas mais importantes ou fazer menos trabalho. Entregue responsabilidades aos membros da equipe qualificados ou Contrate um freelancer experiente. E, se você decidir fazer treinamento interno, o investimento inicial valerá a pena-no final.

elimine o meio-trabalho.”Em nossa era de constante distração, é estupidamente fácil dividir nossa atenção entre o que deveríamos estar fazendo e com o que a sociedade nos bombardeia”, escreve James Clear.

“Geralmente estamos equilibrando as necessidades de mensagens, e-mails e listas de tarefas, ao mesmo tempo que estamos tentando obter algo consumado. É raro que estejamos totalmente envolvidos na tarefa em questão.”

Clear apelidou isso de “meio trabalho” e aqui estão alguns exemplos;

• você está escrevendo um relatório, mas pare aleatoriamente para verificar seu telefone Sem motivo.
• você experimenta uma nova rotina de exercícios, mas muda para um novo programa alguns dias depois porque lê sobre isso online.
• ao falar ao telefone, sua mente vagueia para sua caixa de entrada de E-mail.

“independentemente de onde e como você cai na armadilha do meio trabalho, o resultado é sempre o mesmo: você nunca está totalmente envolvido na tarefa em questão, raramente se compromete com uma tarefa por longos períodos de tempo e leva o dobro do tempo para realizar metade do tempo”, acrescenta Clear.

Clear descobriu que a melhor maneira de superar o meio-trabalho é bloqueando “um tempo significativo para se concentrar em um projeto e eliminar todo o resto.”Por exemplo, ele escolherá um exercício e se concentrará apenas nesse exercício enquanto se exercita. Ele também vai esculpir algumas horas para se dedicar a um projeto importante, mas vai deixar o telefone em outra sala.”Esta eliminação completa de distrações é a única maneira que eu sei para entrar no trabalho profundo e focado e evitar sessões fragmentadas onde você está apenas fazendo meio trabalho.”

altere sua programação.

se você está lendo este artigo, então é obviamente porque você quer descobrir algum gerenciamento de tempo útil-e estou mais do que feliz em ajudá-lo a colocar. Mas, se você está lutando com o gerenciamento de tempo, a solução pode ser tão simples quanto mudar sua programação.

por exemplo, em vez de dormir até as 6h30, acorde uma hora antes. Pessoalmente, eu acho 5:15H para ser a hora mais produtiva do dia, pois me dá tempo para me exercitar, planejar meu dia, passar por meus e-mails e até trabalhar em projetos paralelos sem ser perturbado.

além disso, considere acordar mais cedo nos fins de semana e talvez reduzir a quantidade de TV que você assiste.

deixe um tempo de buffer entre tarefas e reuniões.Saltar imediatamente de uma tarefa ou reunião para a próxima pode parecer um bom uso do seu tempo, mas na verdade tem o efeito oposto. Precisamos de tempo para limpar nossas mentes e recarregar indo para uma caminhada, meditando ou apenas sonhando acordado. Afinal, o cérebro humano só pode se concentrar por cerca de 90 minutos de cada vez.

sem esse intervalo, é mais difícil manter o foco e a motivação. Agendamento de buffer-o tempo também pode evitar atrasar sua próxima reunião. Eu acho 25 minutos entre tarefas e reuniões uma quantidade ideal de tempo de buffer.

organize-se e faça uma única tarefa.

o americano médio gasta 2,5 dias por ano procurando itens perdidos. Como resultado, gastamos mais de US $2.7 bilhões anualmente na substituição desses itens. Em vez de desperdiçar seu tempo e dinheiro, organize-se.

comece por ter uma casa para tudo e certificando-se de que os itens são colocados de volta onde eles pertencem. Como o fim do dia, limpe seu local de trabalho e crie um sistema de gerenciamento de documentos.

e, iniciar a tarefa única. A maioria das pessoas cita a multitarefa como o principal culpado por colocar itens incorretamente.

Siga a regra 80-20.

“o princípio de Pareto, também conhecido como regra 80-20, sugere que 80% dos resultados provêm de 20% do esforço realizado. Isso é comumente usado em Vendas, pois 80% das vendas geralmente vêm de 20% dos clientes”, escreve Renzo Costarella em um post anterior do calendário.

“quando se trata de como você deve gerenciar seu tempo, esse princípio também pode ser aplicado. 80% de seus resultados vêm de 20% de suas ações.”

Renzo sugere que você comece olhando ” para sua programação ou lista de tarefas todos os dias. Por uma questão de simplicidade, tente reduzir cinco tarefas que você precisa realizar. Usando o princípio, você provavelmente pode eliminar a maioria dos itens da sua lista. Pode parecer antinatural no início, mas horas extras isso irá condicioná-lo a aumentar o esforço nas tarefas mais importantes.”

Use um calendário online.

calendários têm sido uma ferramenta fundamental para o gerenciamento de tempo. No entanto, os calendários online levaram isso ao próximo nível. Isso porque você pode acessá-lo de vários dispositivos, agendar facilmente reuniões e compromissos, configurar lembretes, criar blocos de tempo e agendar eventos recorrentes.

pessoalmente, eu uso o Google Calendar. Acho que é o melhor. Mas o Outlook e o Apple Calendar também funcionam bem.

pare de ser perfeito.Quando você é um perfeccionista, nada será bom o suficiente. Isso significa que você continuará voltando à mesma tarefa repetidamente. Quão produtivo você acha que seu dia será como resultado?

então, pare de ser perfeito. Não existe. Faça o melhor que puder e siga em frente.

Basta Dizer ” Não.”

eu sei que você não quer incomodar ninguém. Mas você só pode lidar com tanto. Se você já tem um prato cheio, recuse o convite para jantar ou ajude seus colegas em um projeto até ter o tempo livre.

instilar hábitos keystone.Charles Duhigg, autor de “O Poder do hábito”, cunhou o termo “hábitos fundamentais.”Mas, o que são eles? Simplificando, são hábitos que podem transformar sua vida, como fazer exercícios, rastrear o que você come, desenvolver rotinas diárias e meditar.

esses hábitos substituem os maus hábitos e solicitam outros bons hábitos. Como resultado, você será mais saudável, mais focado e mais adequado para gerenciar seu tempo.

não perca tempo esperando.

eu vou ser honesto. Não aguento esperar. Não é que eu esteja impaciente. É que eu sei que este é o momento que poderia ser melhor gasto em outro lugar.

no entanto, em vez de perder esse tempo, encontrei maneiras de tirar o melhor proveito disso. Por exemplo, enquanto estou sentado em uma sala de espera, vou ler um livro inspirador, ouvir um podcast ou criar um próximo post no blog.

Telecommute.

você sabia que o trajeto americano médio é superior a 26 minutos? E, para piorar as coisas, esse trajeto diário está ficando mais longo. Adicione no topo a quantidade de tempo que leva para se preparar e você pode ver facilmente quanto tempo é desperdiçado para ir e vir do trabalho.

embora não seja possível para cada trabalho, o teletrabalho mesmo duas vezes por semana pode acabar economizando várias horas por semana.

Encontre inspiração.

quando estou arrastando, uso fontes inspiradoras como uma palestra TED ou biografia. É uma maneira simples de reacender esse fogo para me motivar e voltar aos trilhos.

lote tarefa semelhante em conjunto.

quando você tiver trabalhos relacionados, junte-os em lote. Por exemplo, não responda seus e-mails e telefonemas ao longo do dia. Agende um horário específico para lidar com essas tarefas.

o motivo? Diferentes tarefas exigem diferentes tipos de pensamento. Ao agrupar tarefas relacionadas, seu cérebro não está trocando de marcha-o que significa que você corta esse tempo reorientando.

fazer menos.

esta é uma tática de Leo Babauta. Ele começou o blog Zen Habits e é definitivamente uma leitura obrigatória. Então, o que Leo tem a dizer sobre fazer menos.

fazer menos não significa ” menos é mais.”Significa” menos é melhor.”Isso é conseguido desacelerando, estando ciente do que precisa ser feito e concentrando-se apenas nessas coisas. Depois de fazer isso, faça cada ação contar. Como resultado, você estará criando mais valor em vez de apenas forragem.