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3. o que deve estar em um arquivo de funcionário?

um arquivo de funcionário, ou registro de pessoal, é um grupo de documentos que contêm todas as informações relevantes sobre o tempo de um funcionário em sua empresa, desde o pedido de emprego até a carta de demissão.

você pode estar confuso sobre o que deve estar em um arquivo de funcionário ou se perguntando por quanto tempo você deve manter as informações. Neste guia, criamos uma lista de verificação de arquivos de funcionários para ajudá-lo a reunir todos os documentos certos e responder a quaisquer perguntas comuns que você possa ter.

por que você precisa de arquivos de funcionários

ter todas as informações importantes sobre um funcionário armazenado em um só lugar significa que é fácil encontrar detalhes relevantes sobre sua função e responsabilidades.

isso também significa que você pode produzir todos os registros necessários no caso de um funcionário fazer uma reclamação contra você. É por isso que é importante manter o arquivo de pessoal de um funcionário atualizado e revisar regularmente todos os arquivos para garantir que todos os documentos relevantes estejam lá.

isso ajudará a protegê-lo no caso de uma reclamação contra você, pois o arquivo do funcionário servirá como um registro de qual suporte e tratamento o indivíduo recebeu dentro do negócio.

o que manter nos arquivos do funcionário

o conteúdo do arquivo do funcionário varia de pessoa para pessoa, mas achamos que existem alguns aspectos-chave que devem ser incluídos.

as coisas a incluir no arquivo de pessoal de um funcionário são:

• pedido de Emprego, o CV e carta de apresentação
• Educação e passado emprego info
• descrição da Função
• carta de oferta de Emprego e o contrato de trabalho
• informações de contato de Emergência
• registos de Formação
• Folha de pagamento e benefícios de informações (mas não bancários)
• avaliação de Desempenho de formulários
• ação Disciplinar relatórios
• Funcionário carta de demissão
• entrevista de Saída de documentação
• Qualquer outra documentação relacionada com o emprego

o que não deveria estar nos arquivos dos funcionários?

qualquer informação que não seja relevante para a função do funcionário, por exemplo, sua etnia ou detalhes sobre uma deficiência, não deve ser incluída em seu arquivo de pessoal.

evite incluir quaisquer observações ou opiniões sobre o funcionário em seu arquivo: as informações devem ser limitadas a apenas fatos.

quem tem o direito de ver seus registros de pessoal?

devido a arquivos de funcionários contendo informações privadas, como endereço residencial ou detalhes de qualquer ação disciplinar, você deve garantir que eles estejam protegidos e o access limited. Somente o próprio funcionário, seu gerente direto e equipe de RH devem poder visualizar seus arquivos.

por quanto tempo manter os arquivos dos funcionários

o GDPR (Regulamento Geral de proteção de dados) entrou em vigor em maio de 2018 e estabeleceu regras rígidas em torno da responsabilidade dos empregadores de proteger os dados de seus funcionários.

não assuma que você pode se livrar de todas as informações de um funcionário quando ele sair do seu negócio. Você pode ser legalmente obrigado a manter alguns dados, por exemplo, detalhes da folha de pagamento, e é melhor prática manter outras informações no caso de um funcionário anterior fazer uma reclamação contra você. Se você excluiu registros de avaliações, ações disciplinares ou benefícios, não poderá apresentar evidências de que seguiu as leis trabalhistas.

para candidatos a emprego malsucedidos, é uma boa ideia manter suas informações por pelo menos 6 meses após a inscrição. Para o ex-funcionários, as regras gerais são:

• Tempo de Trabalho (detalhes de quando o empregado trabalhou para você) – 2 anos
• Folha de pagamento e detalhes sobre as licenças de maternidade e paternidade tomadas – 3 anos
• P45/P60, o pessoal de arquivos e registros de treinamento – 6 anos

Sob o GDPR, os trabalhadores têm o direito a ser informado:

• quais informações você tem sobre elas e como usá-lo
• a confidencialidade dos registros
• como esses registros podem ajudar com a sua formação e desenvolvimento no trabalho

Se um funcionário solicita uma cópia dos dados que você tem sobre eles, você terá 30 dias para fornecer.

onde manter arquivos de funcionários

os dias de manter documentos de funcionários em um gabinete bloqueado e à prova de fogo estão rapidamente se tornando história para muitas empresas. De longe, o método mais seguro e confiável de manter os arquivos do pessoal do funcionário em um só lugar é armazená-los no software de RH.

com o software de RH, você poderá manter documentos importantes seguros e limitar as pessoas que podem acessá-los. Os funcionários poderão editar seus dados pessoais quando precisarem ser atualizados, liberando tempo de administração para você.

como o software está alojado na nuvem, ele estará acessível de qualquer lugar. Isso será útil à medida que mais e mais trabalhadores estão começando a trabalhar remotamente ou têm padrões de trabalho flexíveis que lhes permitem trabalhar em casa alguns dias por semana.

os funcionários poderão obter respostas para quaisquer dúvidas que tenham sobre sua função ou responsabilidades, visualizando seu contrato de trabalho e descrição do trabalho no software. Isso reduzirá a quantidade de tempo que você gasta respondendo a perguntas comuns dos funcionários, deixando você livre para se concentrar em seu negócio.

nosso software de RH permite que você mantenha todos os arquivos de funcionários em seu próprio banco de dados on-line seguro, dando-lhe paz de espírito.

entre em contato [email protected] ou ligue para 0333 014 3888 para saber mais sobre nosso software de RH fácil de usar.

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o conteúdo deste blog é apenas para informações gerais. Por favor, não confie nele como aconselhamento legal ou outro profissional, pois não é isso que pretendemos. Você pode encontrar mais detalhes sobre isso em nossos Termos de Uso do site. Se você precisar de aconselhamento profissional, entre em contato.

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