calculando os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários em 5 etapas

uma vez que seus funcionários estão configurados (e sua empresa também está configurada), você está pronto para descobrir os salários que o funcionário ganhou e o valor dos impostos que precisam ser retidos. E, se necessário, fazer deduções para coisas como Seguro de saúde, benefícios de aposentadoria ou garnishments, bem como adicionar reembolsos de despesas.

em termos técnicos, isso é chamado de ir do pagamento bruto ao pagamento líquido.

Se você está tentando descobrir uma etapa específica, sinta-se livre para pular para o que você está procurando:

• Passo 1: descobrir o salário bruto
• Passo 2: Calcular empregado retenções
  • 2019 ou antes de
  • 2020 ou mais tarde
• Passo 3: Cuidar das deduções
• Passo 4: Adicionar em qualquer reembolso
• Passo 5: Total de tudo

Passo 1: descobrir o salário Bruto

salário Bruto é o valor original de um funcionário ganha antes de quaisquer impostos são retidos.

para funcionários por hora, o pagamento bruto é o número de horas trabalhadas durante o período de pagamento multiplicado pela taxa horária. Por exemplo, se sua recepcionista trabalhasse 40 horas por semana a uma taxa de US $20 por hora, seu pagamento bruto pela semana seria de 40 x US $20 ou US $800.Não se esqueça de incluir qualquer pagamento de horas extras, que normalmente é 1,5 vezes a taxa de pagamento normal quando um funcionário por hora trabalha mais de 8 horas por dia ou 40 horas por semana. Neste exemplo, sua recepcionista ganharia $20 para cada uma das primeiras 40 horas trabalhadas, mais $30 para o 41º e quaisquer horas adicionais durante a semana.

para funcionários assalariados, que estão isentos das regras de horas extras, o pagamento bruto geralmente permanecerá inalterado a cada período de pagamento. Basta dividir seu salário pelo número de períodos de pagamento em um ano. Por exemplo, se um gerente ganha um salário anual de US $50.000 e recebe um salário duas vezes por mês, o pagamento bruto a cada período de pagamento é de US $2.083, 33 (US$50.000/12 meses/2 períodos mensais de pagamento).

além dos salários, o pagamento bruto inclui quaisquer comissões, dicas e bônus que o funcionário ganha.

Passo 2: Calcule as retenções fiscais dos funcionários

depois de conhecer o pagamento bruto de um funcionário e o número de subsídios do W-4, você pode começar a descobrir quanto precisa reter para cobrir seus impostos. Na maioria dos estados, você precisará reter impostos federais e estaduais e impostos FICA de cada cheque de pagamento.

em nosso exemplo, veremos um funcionário da Flórida que reivindica um único estado civil e dois dependentes de seu W-4. O funcionário ganha um salário anual de US $50.000 e é pago duas vezes por mês (semestral). Seu salário bruto por período é de US $2.083, 33.

imposto de renda Federal (FIT): 2019 ou anterior

o imposto de renda Federal (FIT) é calculado usando as informações do W-4 concluído de um funcionário, seus salários tributáveis e sua frequência de pagamento. Com base na publicação 15-T (2021), Métodos de retenção de imposto de renda Federal, você pode usar o método da Faixa salarial ou o método percentual para calcular o ajuste.

usaremos o método percentual em nosso exemplo, analisando tabelas encontradas no arquivo PDF 15-T de publicação do IRS de 2021. Você pode abrir o arquivo para seguir nossos cálculos abaixo.

usando a planilha 1 na página 5, determinaremos quanto imposto de renda federal reter por período de pagamento.

Etapa 1. Ajustar o valor do salário do empregado

1a) isso é o mesmo que salários brutos: $2.083, 33.

1b) nosso funcionário é pago semestralmente ou 24 vezes por ano.

1c) isso deve ser igual ao salário anual do seu funcionário: $2.083, 33 x 24 = $50,000

como estamos usando o formulário W-4 de 2019, agora pulamos para a etapa 1j:

1j) Nosso empregado alegou 2 licenças de emissão

1k) $4,300 x 2 = $8,600

1l) $50,000 – $8,600 = $41,400

Para continuar, você precisará consulte as tabelas de impostos na página 6:

Passo 2: a Figura da tentativa de retenção a montante

2a) Este valor é a partir da linha de 1l, $41,400

2b) Estamos nos referindo a tabela rotulado como “Solteiro ou Casado Depósito em separado”, à esquerda (a forma é a partir de 2019 ou anterior). O valor do salário anual ajustado do nosso funcionário (us$41.400) é superior a US $13.900 e inferior a US $44.475. Então, nós inseriríamos um valor de $13.900 (o valor da coluna A).

2c) o valor na coluna C é $995.

2d) a percentagem da coluna D é de 12%.

2e) $41,400 – $13,900 = $27,500

2f) $27,500 x 12% = $3,300

2g) $995 + $3,300 = $4,295

2h) $4,295 / 24 = $178.96

Passo 3: Conta de créditos tributários

3a) $0

3b) R $0

3c) $178.96 – $0 = $178.96

Passo 4: calcular o valor final para reter

4a) $0 (não existem mais retenções, neste caso)

4b) $178.96 + $0 = $178.96

aí está. Você reterá us $178,96 de imposto de renda federal para este funcionário usando o W-4 de 2019 e anteriores.

imposto de renda Federal( FIT): 2020 ou posterior

o imposto de renda Federal (FIT) ainda é calculado usando as informações do W-4 concluído de um funcionário, seus salários tributáveis e sua frequência de pagamento. Na verdade, não mudou muito até você entrar na matemática retida. Olhando para a publicação 15-T( 2021), Métodos de retenção de imposto de renda Federal, você pode usar o método da Faixa salarial ou o método percentual para calcular o ajuste.

usaremos o método percentual em nosso exemplo, referenciando tabelas encontradas no arquivo PDF 15-T de publicação do IRS de 2021. Você pode abrir o arquivo para seguir nossos cálculos abaixo.

usando a planilha 1 na página 5, determinaremos quanto imposto de renda federal reter por período de pagamento.

Etapa 1. Ajustar o valor do salário do empregado

1a) este é o mesmo que os salários brutos, de modo que, como calculamos antes, o valor é de US $2.083, 33.

1b) nosso funcionário é pago semestralmente ou 24 vezes por ano.

1c) isso deve ser igual ao salário anual do seu funcionário: $2.083, 33 x 24 = $50,000

como estamos usando o formulário W-4 de 2020, agora continuaríamos a etapa 1d:

1d) nosso funcionário não tem nenhuma renda adicional, portanto, esse valor é de $0.

1e) $50,000 + $0 = $50,000

1f) estamos apenas retendo deduções padrão, então isso é igual a $0.

1g) não marcaríamos a caixa porque nosso funcionário não tem mais de um emprego e, como ela reivindica um único estado civil, esse valor é de US $8.600.

1h) $8,600 + $0 = $8,600

1i) $50,000 – $8,600 = $41,400

Para continuar, você precisará consulte as tabelas de impostos na página 6:

Passo 2: Figura o valor de retenção provisório

2a) este valor é da linha 1i, $41.400

2b) estamos nos referindo à tabela rotulada “arquivamento solteiro ou casado separadamente” à esquerda (usando o 2020 W-4 e a caixa na Etapa 2 não está marcada). O valor do salário anual ajustado de nosso funcionário (us$41.400) é maior que us $13.900 e menor que us $44.475, portanto, inseriríamos um valor de US $13.900 (o valor da coluna A).

2c) o valor na coluna C é $995.

2d) a percentagem da coluna D é de 12%.

2e) $41,400 – $13,900 = $27,500

2f) $27,500 x 12% = $3,300

2g) $995 + $3,300 = $4,295

2h) $4,295 / 24 = $178.96

Passo 3: Conta de créditos tributários

3a) de Nossos funcionários está reivindicando dois dependentes, cada um no valor de $2,000. R $2.000 x 2 = $4,000

3b) $4,000 / 24 = $166.67

3c) $178.96 – $166.67 = $12.29

Passo 4: calcular o valor final para reter

4a) $0 (não existem mais retenções, neste caso)

4b) $12.29 + $0 = $12.29

Lá você tem-no. Você vai reter $12.29 do imposto de renda federal para este empregado com base no novo Formulário W-4.

esta é uma diferença significativa em relação ao valor retido na fonte W-4 de 2019 de US $178,96, mas foi projetada para ajudar seus funcionários a ter uma quantidade mais precisa de imposto retido de cada cheque de pagamento.

impostos FICA

Os Impostos Federal Insurance Contributions Act (FICA) São Previdência Social e Medicare, que devem ser retidos de todos os funcionários, a menos que isentos de outra forma.

• a Previdência Social é um imposto fixo de retenção na fonte de 6,2% para salários de até US $142.800 para o ano fiscal de 2021. Quaisquer salários anuais acima de US $142.800 estão isentos, o que significa que a retenção anual acumulada da Previdência Social não pode exceder US $8.853, 60 (us$142.800 x 6,2%). Para o nosso funcionário de exemplo, pegaríamos seu salário bruto de US $2.083, 33, multiplicaríamos por 6,2% e reteríamos us $129,17 de seu salário.
• o Medicare também é um imposto fixo, a uma taxa de 1,45%. Não há limite anual para os impostos do Medicare, mas os funcionários que ganham mais de US $200.000 por ano estão sujeitos ao que é chamado de imposto adicional do Medicare de 0,9%. Multiplicamos o salário bruto do nosso funcionário de US $2.083, 33 por 1,45% e chegamos a US $30.21 para o imposto Medicare.

o imposto FICA do nosso funcionário por período de pagamento é, portanto, $129,17 + $30,21 = $159,38.

impostos estaduais e locais

alguns estados (como a Flórida) não têm imposto de renda estadual, então você pode estar fora do gancho. Mas se você é obrigado a pagar impostos estaduais (Veja informações fiscais estado-a-estado aqui), você vai querer ter certeza de que seus cálculos são feitos direito.

diferentes estados aplicam impostos sobre a folha de pagamento de maneiras diferentes, mas uma vez que você sabe como calcular os impostos FIT e FICA, calcular impostos estaduais é um exercício semelhante.

além disso, certifique-se de verificar se o seu estado impõe impostos locais que são pagos em cima de impostos federais e estaduais.

Etapa 3: cuide das deduções

além de reter os impostos sobre a folha de pagamento, calcular o salário de seus funcionários também significa retirar quaisquer deduções aplicáveis.

existem deduções voluntárias pré e pós-impostos, como prêmios de seguro de saúde, planos 401(k) ou contribuições para contas de poupança de saúde. Alguns funcionários também têm deduções involuntárias que podem precisar ser consideradas para itens como pensão alimentícia ou garnishments salariais (você saberá se precisa reter essas coisas porque receberá um pedido de um juiz, do IRS ou do estado).

tenha cuidado aqui, porque deduções pré-fiscais como 401(k) são retiradas da receita bruta na Etapa 1, o que significa que o cálculo da retenção na fonte no Passo 2 será menor. As deduções pós-impostos são retiradas após a Etapa 2. As deduções pré-fiscais economizarão mais impostos ao funcionário.

Passo 4: Adicione quaisquer reembolsos de despesas

se o seu funcionário pagou por quaisquer despesas da empresa do seu próprio bolso, eles esperam ser reembolsados. Os empregadores podem pagar reembolsos separadamente da folha de pagamento ou combiná-la com a folha de pagamento.

lembre-se de que os reembolsos de despesas não fazem parte dos salários brutos e, portanto, não estão sujeitos à retenção na fonte. Quaisquer despesas que você reembolsar aos funcionários devem ser feitas na íntegra e adicionadas ao pagamento líquido no final do seu cálculo.

Passo 5: Total de Tudo

Depois de ter feito todas as operações matemáticas para calcular o salário bruto de impostos, retenções, deduções, e os reembolsos, você vai ter o que você precisa para calcular o salário:

• Iniciar com o salário bruto
• Subtrair empregado retenções
• Subtrair deduções
• Adicionar em qualquer reembolso
• E você ganha líquido a pagar!

Agora você sabe exatamente quanto dinheiro você enviará ao seu funcionário no dia do pagamento!

vamos revisar nosso exemplo usando o 2019 W-4 ou anterior:

• nosso funcionário ganha $50.000 por ano, ou $2.083, 33 de pagamento bruto por período de pagamento semestral.
• a retenção na fonte do imposto de renda federal de nossos funcionários é de US $178,96 usando o antigo W-4.
• o imposto sobre a Previdência Social é de US $129,17 e o imposto sobre o Medicare é de US $30,21. O imposto FICA total combinado é de US $159,38.
• como nosso funcionário mora na Flórida, não há retenção na fonte do imposto de renda do estado.
• não houve deduções ou reembolsos de despesas.
• assim, o pagamento líquido do nosso funcionário é de $1.744, 18.

vamos revisar nosso exemplo usando o 2020 W-4 ou depois:

• nosso funcionário ganha $50.000 por ano, ou $2.083, 33 de pagamento bruto por período de pagamento semestral.
• a retenção na fonte do imposto de renda federal de nossos funcionários é de US $12,29 usando o novo W-4.
• o imposto sobre a Previdência Social é de US $129,17 e o imposto sobre o Medicare é de US $30,21. O imposto FICA total combinado é de US $159,38.
• como nosso funcionário mora na Flórida, não há retenção na fonte do imposto de renda do estado.
• não houve deduções ou reembolsos de despesas.
• assim, o pagamento líquido do nosso funcionário é de US $1.911, 66.

de vez em quando, pode haver outras coisas que você precisa adicionar (como bônus) ou deduzir (como garnishments e taxas) dos contracheques de seus funcionários. Quando esses itens são adicionados e subtraídos, o resto da matemática básica descrita acima permanece o mesmo.