Sistemas de arquivamento de registros médicos

três tipos de sistemas de arquivamento numérico são comumente usados para arquivar registros médicos-dígito numérico, terminal e Dígito médio.

straight numeric filing

straight numeric filing refere-se ao arquivamento de registros em ordem crescente exata de acordo com o número de registros médicos. Assim, simultaneamente, todos os registros numerados estariam em uma série ascendente nas prateleiras de arquivamento. Por exemplo., os quatro registros médicos a seguir seriam arquivados na seguinte ordem em uma prateleira: 65023, 65024, 65025 e 65026.

claramente, é uma questão simples extrair cinquenta registros contínuos da área de arquivamento para fins de estudo ou para armazenamento inativo. Talvez a maior vantagem desse tipo de Sistema de arquivamento seja a facilidade com que o pessoal é treinado para trabalhar com ele. No entanto, essa abordagem de arquivamento tem certas desvantagens. É fácil falhar, pois uma equipe deve considerar todos os dígitos do número do registro ao mesmo tempo ao registrar um registro. Quanto maior o número de dígitos que devem ser lembrados ao arquivar, maior a chance de erro. A alteração dos números é comum: o registro médico 65424 pode ser desajustado como registro 56524.

um problema mais sério para o arquivamento numérico direto é que a atividade de arquivamento mais pesada está concentrada na área com o número máximo de novos registros. Vários registros de arquivamento de pessoal ao mesmo tempo em tais áreas é obrigado a entrar no caminho um do outro. Como as equipes geralmente estão arquivando na área dos registros mais atuais, não é possível corrigir a responsabilidade por uma seção do arquivo para uma equipe.

arquivamento de dígitos do terminal

um número de seis dígitos ou um número de sete dígitos pode ser usado e dividido com um hífen em três partes, cada parte normalmente contendo dois dígitos. Dentro do número, os dígitos primários são os dois últimos, os dígitos secundários são os dois do meio e, os dígitos terciários são os primeiros dois ou três dígitos.

em um arquivo de dígitos do terminal, existem 100 seções primárias, variando de 00 a 99. Uma equipe deve primeiro considerar a seção principal ao arquivar os registros. Com cada seção primária, grupos de registros são combinados de acordo com o dígito secundário, depois de localizar a seção de dígitos secundários corretos, os arquivos da equipe de registro médico em ordem numérica pelos dígitos terciários. Nos registros médicos, os segundos dígitos terciários mudam a cada registro.

Observe o exemplo a seguir em um terminal dígitos do arquivo

66-31-06	98-11-38	98-99-50
67-31-06	99-11-38	99-99-50
68-31-06	00-12-38	00-00-51
69-31-06	01-12-38	01-00-51

O terminal dígitos método de arquivamento é descrito por meio de seis números, mas, como mencionado anteriormente, pode ser adaptado para o uso de cinco, sete, ou até mesmo compostos por nove dígitos. Com um número de cinco dígitos, pode-se dividi-lo em três seções, da seguinte forma:

7-65-43	0-00-01	etc.
Com sete dígitos, a ruptura pode ser:
765-43-21	000-00-01	etc.

existem inúmeras vantagens do arquivamento de dígitos do terminal. Quando novos registros são adicionados às prateleiras, seus números de dígitos terminais são distribuídos igualmente em 100 seções primárias das prateleiras. Cada 100º novo registro médico será arquivado novamente na mesma seção primária das prateleiras.

a obstrução que resulta enquanto o arquivamento numérico direto é seguido quando vários funcionários estão arquivando na mesma área é evitada. As equipes podem ser atribuídas a responsabilidade por certas seções das prateleiras. Quando quatro funcionários estão arquivando, a primeira equipe pode ser responsável pelas seções de dígitos do terminal 00-24, a segunda para 25-49, a terceira para 50-74 e a quarta para 75-99.

como os números de registro ainda são atribuídos em ordem numérica reta, o trabalho é distribuído uniformemente entre cada equipe em cada seção. Os números 463719, 453720 e 463721 são atribuídos em sequência estrita, mas os registros seriam arquivados na seção de dígitos do terminal “19”, “20” e “21”, respectivamente.

os registros inativos podem ser retirados de cada seção de dígitos do terminal à medida que novos registros são adicionados. Desta forma, o volume de registros em cada seção primária é controlado e grandes lacunas no arquivo que exigem mudança de volta de registros é impedido. Esse controle de volume também simplifica o planejamento do equipamento de arquivamento.

vantagens do arquivamento do dígito terminal

a falha de enchimento é consideravelmente reduzida com o uso do arquivamento do dígito terminal. Como a equipe está preocupada com apenas um par de dígitos por vez, é menos provável que ocorra a transposição de números. Mesmo que os dígitos terciários sejam aumentados para três, por exemplo, 245-68-90, recordar três dígitos é mais fácil do que recordar sete.

o período de treinamento para o Assistente de registros médicos geralmente é um pouco mais longo para um sistema de dígitos do terminal do que para um arquivamento numérico direto, mas a maioria da equipe pode aprendê-lo em alguns dias.

a configuração inicial das prateleiras de arquivos pode ser necessária desde o estágio inicial, o que pode exigir mais unidades de prateleiras, uma vez que as capacidades de expansão devem ser planejadas para a área total de registros médicos.

arquivamento de dígitos médios

neste método, a equipe arquiva de acordo com pares de dígitos, como no arquivamento de dígitos do terminal. Por outro lado, os dígitos primário, secundário e terciário estão em posições diferentes. O meio de pares de dígitos em um número de seis dígitos são o principal dígitos, os dígitos à esquerda são o secundário dígitos, e os dígitos da direita são o terciário dígitos

76	—	68	—	96
Secundário		principal		terciário
abaixo é um exemplo de seqüência no meio de dígitos arquivo
76-68-96		99-68-96
76-68-97		99-68-97
76-68-98		99-68-98
76-68-99		99-68-99
77-68-00		00-69-00
77-68-01		00-69-01

A partir do exemplo dado, o pessoal pode ver que os blocos de 100 registros (por exemplo,, 76-78-00 a 76-78-99) estão em ordem numérica reta.

isso tem várias vantagens:

• primeiro, é simples retirar 100 registros numerados consecutivamente para fins de pesquisa.
• em segundo lugar, a conversão de um sistema numérico reto para um sistema de dígitos do meio é muito mais simples do que a conversão para um sistema de dígitos do terminal.
• Em Terceiro Lugar, blocos de 100 registros retirados de um arquivo numérico reto estão em ordem exata para arquivamento de dígitos do meio.

o arquivamento de dígitos do meio fornece uma distribuição mais uniforme dos registros que faz o arquivamento numérico direto, embora não seja igual ao saldo alcançado por um sistema de arquivamento de dígitos do terminal.

como no arquivamento de dígitos do terminal, a equipe está arquivando por pares de dígitos em vez de por seis ou sete dígitos; portanto, o arquivamento errado é reduzido.

existem certas desvantagens no arquivamento de dígitos do meio. Mais treinamento pode ser necessário do que o arquivamento de dígitos numéricos ou terminais retos.