A importância de seguir as políticas e procedimentos
Como a sua organização, os líderes de criar e aplicar políticas, é importante certificar-se de que sua equipe entenda porque seguintes políticas e procedimentos é fundamental.
Aqui estão apenas alguns dos resultados positivos das seguintes políticas e procedimentos:
processos Consistentes e estruturas
Políticas e procedimentos para manter as operações de transferência em um completo caos.
quando todos estão seguindo políticas e procedimentos, sua organização pode funcionar sem problemas. As estruturas de gerenciamento e as equipes operam como deveriam. E erros e soluços nos processos podem ser rapidamente identificados e abordados.
quando sua equipe está seguindo políticas e procedimentos, sua organização usará tempo e recursos com mais eficiência. Você será capaz de crescer e alcançar seus objetivos como organização.
a consistência nas práticas também é adequada para os funcionários individualmente. Eles sabem pelo que são responsáveis, o que é esperado deles e o que podem esperar de seus supervisores e colegas de trabalho. Isso os libera para fazer seu trabalho com confiança e excelência.
serviço de Melhor qualidade
Quando os funcionários sigam os procedimentos, tarefas correctamente e consistente de atendimento ao cliente. Isso aumenta a qualidade dos produtos e serviços da sua organização. E, por sua vez, melhora a reputação da sua empresa. Os funcionários podem saber que estão cumprindo seus papéis e se orgulham de seu trabalho.
um local de trabalho mais seguro
quando sua equipe está seguindo políticas e procedimentos, acidentes e incidentes no local de trabalho são menos propensos a ocorrer.Isso reduz os riscos de responsabilidade para sua organização e limita as interrupções nas operações. Seus funcionários podem se sentir seguros e confortáveis no local de trabalho, sabendo que seus gerentes e colegas de trabalho estão procurando seu melhor interesse. Eles podem ter certeza de que serão atendidos se algo acontecer.
Formas de implementar políticas e procedimentos
Talvez seus funcionários já compreender a importância de seguir as políticas e procedimentos. Como você pode garantir que sua equipe Siga Seus passos em direção à conformidade? Aqui estão algumas idéias para garantir que sua equipe saiba como seguir os procedimentos:
torne os manuais de política mais acessíveis
os funcionários não podem seguir as políticas que não conhecem. Muitas organizações ainda usam manuais de políticas em papel, distribuindo pastas contendo o manual do funcionário.
infelizmente, esses aglutinantes manuais de política geralmente acabam enfiados em uma gaveta ou em uma prateleira acumulando poeira. Uma pesquisa da GuideSpark descobriu que 43% dos funcionários da geração Y e 30% dos funcionários não da geração Y não leram a maioria de seus manuais de funcionários. Mais de um terço dos funcionários nem sabia mais onde estavam seus manuais.
isso é problemático porque os funcionários precisam ser capazes de se referir a políticas a qualquer momento. Se eles não tiverem acesso fácil a um manual de política e procedimento atualizado, eles não saberão os procedimentos corretos a serem seguidos.
o uso de um software de gerenciamento de políticas, como o PowerDMS, disponibiliza políticas e procedimentos para todos os membros da equipe. Você pode enviar atualizações de políticas rapidamente e exigir assinaturas de funcionários para garantir que todos tenham lido a Política.
com o gerenciamento de políticas on-line, sua equipe pode acessar procedimentos de qualquer lugar, usando qualquer computador ou dispositivo móvel.
em vez de ter que percorrer as páginas de um fichário, eles podem fazer uma simples pesquisa de palavras-chave para puxar o procedimento de que precisam.
isso garante que eles estão realmente seguindo políticas e procedimentos, em vez de apenas tentar lembrar os passos corretos fora do topo de sua cabeça.
implementar cursos de treinamento
garantir que seus funcionários leiam políticas e procedimentos é o primeiro passo para garantir a conformidade, mas não é suficiente por conta própria. Os funcionários podem não entender completamente uma política ou saber como colocá-la em prática.
sua organização precisa treinar funcionários sobre a substância das políticas, bem como sobre como realizar procedimentos em situações da vida real.
treinamento completo sobre políticas e procedimentos deve acontecer para cada nova contratação durante o processo de integração. As estatísticas mostram que os funcionários que recebem treinamento formal de integração são mais produtivos, ganham proficiência total mais rapidamente e têm maior probabilidade de atingir seus marcos de desempenho.
no entanto, a política e o treinamento de procedimentos devem estar em andamento para todos os funcionários. O treinamento será diferente dependendo do seu setor e do tamanho da sua organização.
por exemplo, em setores como aplicação da lei e cuidados de saúde, o treinamento prático baseado em cenários é de particular importância.
mas cada organização terá informações que os funcionários podem efetivamente aprender através de cursos de treinamento on-line. Um programa de gerenciamento de treinamento on-line pode economizar tempo e dinheiro da sua organização, permitindo que os funcionários concluam o treinamento de forma independente em seu próprio tempo.
com software como PowerDMS, você pode fazer upload de materiais de treinamento como PowerPoints, vídeos, arquivos de áudio e muito mais. Você terá um registro completo do envolvimento de cada funcionário com o treinamento e poderá coletar feedback para melhorar as políticas e o treinamento.
quando você agilizar seu treinamento, seus funcionários estarão mais bem equipados para seguir as políticas e procedimentos.
teste a compreensão dos funcionários
a distribuição e o treinamento de políticas não garantem que todos os funcionários realmente entendam as Políticas. Um funcionário pode assinar um documento sem realmente compreendê-lo.
isso pode não parecer importante no curto prazo, mas, a longo prazo, resultará em funcionários que não seguem políticas e procedimentos.
um bom software de gerenciamento de políticas e procedimentos permitirá que você crie testes para garantir que os funcionários entendam as Políticas. Com uma ferramenta como o PowerDMS, você pode criar questionários personalizáveis para os funcionários concluírem depois de ler uma política ou terminar um curso de treinamento. Você pode resolver quaisquer lacunas na compreensão e ter certeza de que os funcionários sabem como seguir o procedimento.
incentivar a prestação de contas
a implementação da Política acontece de cima para baixo. É mais provável que os funcionários cumpram a política se virem seus gerentes e líderes seguindo consistentemente políticas e procedimentos também.
os funcionários também devem conhecer as consequências de não seguir políticas e procedimentos. Isso significa que sua organização deve ter uma estrutura para disciplina e ação corretiva.
novamente, isso começa com os líderes. Gerentes e supervisores devem ser treinados em quando e como conduzir revisões disciplinares.
os supervisores não devem ter que microgerenciar os funcionários para se certificar de que estão seguindo políticas e procedimentos. Listas de verificação de procedimentos e mecanismos de relatórios podem ajudar a manter os funcionários no caminho certo.
esta documentação ajudará os líderes a ver quais funcionários estão seguindo os procedimentos e quais não estão. Eles podem recompensar os funcionários ou oferecer correção conforme necessário. Os funcionários que estão se desviando dos procedimentos podem precisar apenas de alguma orientação ou treinamento adicional.
revisar regularmente políticas e procedimentos
quando as práticas se desviam da política, geralmente significa uma de duas coisas:
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sua organização precisa comunicar melhor a política e o procedimento com sua equipe e fazer cumprir a conformidade.
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sua política e procedimentos estão desatualizados ou incompletos.
os funcionários não podem seguir procedimentos que não existem, contradizem outras políticas ou não conseguem lidar com uma mudança significativa na tecnologia ou na prática.A liderança organizacional deve revisar e revisar regularmente políticas e procedimentos, levar em consideração novos regulamentos, padrões, tecnologia e mudanças estruturais.
toda vez que você atualizar as Políticas, certifique-se de seguir as etapas listadas anteriormente. Envie alterações nas políticas para sua equipe, incorpore-as ao treinamento, teste as políticas e responsabilize os funcionários.
certificar-se de que seus funcionários estão seguindo políticas e procedimentos funciona, mas não precisa ser difícil.
Use um sistema de gerenciamento de políticas para garantir que os funcionários entendam a importância de seguir políticas e procedimentos e saibam como fazê-lo.