Si usted es un profesional médico de cualquier tipo, es probable que tenga mucho en su plato. Los médicos tienen la responsabilidad de garantizar que se administre atención médica adecuada y oportuna a los pacientes cuando más la necesitan. Por otro lado, si usted es un gerente de oficina médica, usted es responsable de la supervisión de la programación de citas, la gestión financiera y garantizar que la clínica funcione sin problemas.
Independientemente de su título exacto, es esencial mantenerse al día con las nuevas tecnologías y herramientas que pueden ayudarlo a optimizar sus prácticas diarias en el campo médico. Esto no solo aumentará la eficiencia de su lugar de trabajo, sino que también ayudará a mantener un alto nivel de atención para los pacientes.
Una de las herramientas más valiosas que puede utilizar para simplificar sus procesos y optimizar la experiencia del paciente es un servicio de contestador médico. Si bien es probable que haya encontrado estos servicios en alguna capacidad, es posible que aún tenga que investigarlos y sus capacidades con todo detalle. Afortunadamente, esta guía responde a sus preguntas candentes desglosando toda la información clave que necesita saber sobre los servicios de contestación médica y cómo pueden beneficiar a su consulta.
¿Qué es un Servicio de Contestador Médico?
Un servicio de contestador médico, también conocido como servicio de contestador médico o servicio de contestador telefónico (TAS), es una solución de telecomunicaciones que acepta mensajes de pacientes y otras personas que llaman fuera del horario de la oficina o de la clínica. Estos servicios reciben llamadas de médicos y consultorios médicos cuando el personal de su consultorio no está disponible.
¿Cómo Funciona un Servicio de Contestador Médico?
Los servicios de contestador telefónico se utilizan en una amplia gama de industrias, incluidos la atención médica, la tecnología, la administración de propiedades, el derecho y otros. Cualquier organización que reciba llamadas o haga negocios por teléfono podría beneficiarse de un servicio de contestador.
En el campo médico, los servicios de contestador médico son los servicios que reciben y procesan llamadas entrantes. Cuando un servicio de contestador está en uso, las llamadas realizadas al consultorio del médico se reenvían a un centro de llamadas, donde pueden ser enrutadas a través de mensajes pregrabados y sistemas automatizados, o recibidas por un operador en vivo. A menudo, se utiliza una combinación de soluciones automatizadas y de operadores en vivo para entregar información de rutina, llamadas directas y de pantalla, recibir mensajes y conectar a las personas que llaman con los médicos de guardia en caso de emergencia.
La mayoría de las veces, estos servicios de contestador utilizan operadores en vivo y permiten a los pacientes hablar con un ser humano real para abordar sus necesidades. El centro de llamadas evalúa la situación de la persona que llama y la filtra en función de su nivel de urgencia; en otras palabras, si la emergencia médica es lo suficientemente urgente como para requerir atención inmediata del médico, el representante del centro de llamadas enviará la llamada al proveedor de atención de guardia. De lo contrario, el representante del centro de llamadas dirigirá al paciente a otros recursos que pueda usar para tratar su preocupación médica o tomar un mensaje que se guarde durante el horario de oficina regular.
¿Qué Ofrecen Los Servicios de Contestador Médico?
Hay varias funciones que el servicio de contestador de un buen médico realizará que pueden facilitar en gran medida su trabajo diario y mejorar la atención al paciente. Algunas funciones incluyen, entre otras, las siguientes::
- Servicio de emergencia fuera del horario de atención: Un servicio de contestador médico puede funcionar como el principal punto de contacto para su consulta fuera del horario de atención, atendiendo llamadas y utilizando árboles de decisiones y secuencias de comandos inteligentes para determinar qué llamadas necesitan ser enviadas al médico de guardia y cuáles no.
- Programación de citas para pacientes: Al usar un servicio de contestador médico, le dará a sus pacientes la capacidad de reservar y administrar sus citas en cualquier momento y en cualquier lugar mediante el uso de sistemas de calendario basados en la web. Este sistema actúa como intermediario automatizado entre el paciente y el médico cuando el médico no está disponible.
- Recordatorios de citas: Al enviar recordatorios automáticos a los pacientes sobre sus próximas citas, un servicio de contestador médico puede reducir en gran medida los costos asociados con las citas perdidas. También ayuda a garantizar que los pacientes reciban la atención que necesitan cuando la necesitan.
- Mensajes de preselección: Los servicios de respuesta al médico tienen la capacidad de emitir mensajes automáticos de preselección a las personas que llaman, que pueden proporcionarles información destacada que puede afectar al estado de sus llamadas (por ejemplo, una declaración que informa a la persona que llama de que es fuera del horario de atención de la clínica, instrucciones sobre a quién contactar en caso de una emergencia que ponga en peligro su vida). Esto ayuda a garantizar que la experiencia médico-paciente se mantenga lo más profesional, transparente y fluida posible.
- Mensajería segura: Los servicios de contestador médico protegen los mensajes enviados y recibidos de los pacientes cifrándolos en una ubicación segura, evitando así las fugas de datos confidenciales. La plataforma almacena los mensajes fuera del dispositivo, lo que mantiene el contenido de los mensajes privado e ilegible, incluso si el dispositivo se pierde o es robado. Esta sensación de seguridad mejorará el sentido de confianza de sus pacientes en su consulta y, posteriormente, mejorará su reputación pública.
¿Cuáles son los Beneficios de los Servicios de Contestador Médico?
Hay varios beneficios de usar un servicio de contestador médico, que incluyen:
- Reducir las distracciones: Los consultorios desean permanecer disponibles para sus pacientes, pero muchas llamadas fuera del horario de atención no necesitan comunicarse con el proveedor de atención de guardia. El uso de un servicio de contestador como primera línea de defensa ayuda a reducir las distracciones al garantizar que solo se envíen las llamadas apropiadas a la guardia.
- Ahorro de dinero: Los servicios de contestador médico mantienen registros claros de las llamadas telefónicas, lo que puede terminar reduciendo la responsabilidad potencial en caso de una reclamación de un paciente y ayudar a su consulta a ahorrar cientos de miles de dólares a largo plazo.
- Disponibilidad: Las emergencias médicas y las necesidades de los pacientes no se detienen en mitad de la noche, los fines de semana o los días festivos. Los pacientes pueden llamar a su centro en cualquier momento, por lo que la disponibilidad de un servicio de contestador médico las 24 horas es tan útil. Este sistema también garantiza que los médicos no sean bombardeados con llamadas no urgentes fuera de horario y actúa como un mecanismo de filtrado muy necesario.
- Cumplir con los requisitos de HIPAA: Debido a la naturaleza confidencial y privada de los datos de los pacientes, los servicios de contestador médico implementan salvaguardas electrónicas para proteger esta información. Además, las empresas que ofrecen estos servicios de contestador médico se aseguran de que los miembros del personal estén capacitados en HIPAA, lo que garantiza una sólida base de conocimientos sobre los principios básicos de la práctica médica.
- Informes de llamadas: Muchos proveedores de servicios de contestador médico ofrecen útiles sistemas de informes en línea que proporcionan acceso en tiempo real a grabaciones de llamadas, mensajes, horarios de guardia e incluso informes personalizados. Estos sistemas de informes pueden agilizar en gran medida sus operaciones, mejorar las actividades de capacitación y mejorar la atención al paciente.
- Personalización: Los servicios de contestador médico no son únicos para todos; para ser eficaces, deben adaptarse a la estructura y los requisitos únicos de su consultorio. Este nivel de personalización ayuda a garantizar que el sistema de respuesta satisfaga a fondo sus necesidades y siga siendo eficaz a largo plazo.
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Habiendo operado desde 1967, CMS ha ayudado a los médicos y gerentes de consultorios médicos a manejar llamadas telefónicas importantes y mejorar el nivel de atención al paciente durante más de 50 años. Con la confianza de médicos de todo el país, CMS es conocido por sus soluciones rentables, confiables e innovadoras. En CMS, las necesidades únicas del cliente están a la vanguardia de la prestación de servicios, lo que significa que recibirá un servicio de contestador médico que se adapta completamente a su organización y especificaciones.
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Si está buscando nuevas herramientas que puedan servirle mejor a usted, a su personal y a sus pacientes, un servicio de contestador médico puede ayudarlo significativamente a llenar ciertos vacíos operativos y facilitar el trabajo diario. Desde la programación de citas con el paciente hasta los mensajes de detección previa y la comunicación segura, los servicios de contestador médico pueden servir una amplia gama de funciones y producir una gran cantidad de beneficios para su práctica, incluida la disponibilidad las 24 horas, la mejora de la atención al paciente, el cumplimiento de la HIPAA, el ahorro de costos y la personalización completa del servicio.