Sistemas de Archivo de Registros médicos
Se usan comúnmente tres tipos de sistemas de archivo numérico para archivar registros médicos: numérico recto, dígito terminal y dígito medio.
Presentación numérica recta
La presentación numérica recta se refiere a la presentación de registros en orden ascendente exacto de acuerdo con el número de registros médicos. De este modo, todos los registros numerados estarían simultáneamente en una serie ascendente en los estantes de archivo. Por ej., los siguientes cuatro registros médicos se archivarían en el siguiente orden en un estante: 65023, 65024, 65025 y 65026.
Claramente es una cuestión simple extraer cincuenta registros continuos del área de archivo para fines de estudio o para almacenamiento inactivo. Tal vez la mayor ventaja de este tipo de sistema de archivo sea la facilidad con la que se capacita al personal para trabajar con él. Sin embargo, este enfoque de la presentación tiene ciertas desventajas. Es fácil archivar incorrectamente, ya que el personal debe tener en cuenta todos los dígitos del número de registro a la vez al presentar un registro. Cuanto mayor sea el número de dígitos que se deben recuperar al presentar la solicitud, mayor será la probabilidad de error. La alteración de números es común: el registro médico 65424 se puede archivar incorrectamente como el registro 56524.
Un problema más grave de la presentación numérica directa es que la actividad de presentación más intensa se concentra en la zona con el mayor número de registros nuevos. Varios funcionarios que presentan registros al mismo tiempo en esas áreas están obligados a interponerse entre sí. Debido a que el personal normalmente está archivando en el área de los registros más actuales, no es posible fijar la responsabilidad de una sección del archivo a un solo personal.
Archivo de dígitos terminales
Se puede usar un número de seis o siete dígitos y dividirlo con un guion en tres partes, cada una de las cuales normalmente contiene dos dígitos. Dentro del número, los dígitos primarios son los dos últimos, los dígitos secundarios son los dos medios y los dígitos terciarios son los primeros dos o tres dígitos.
En un archivo de dígitos terminales, hay 100 secciones primarias, que van de 00 a 99. El personal debe considerar primero la sección principal al presentar los registros. Con cada sección primaria, los grupos de registros se comparan de acuerdo con el dígito secundario, después de localizar la sección correcta de dígitos secundarios, el personal de registros médicos archiva en orden numérico por los dígitos terciarios. En los registros médicos, el segundo dígito terciario cambia con cada registro.
Observe el siguiente ejemplo en un archivo de dígitos de terminal
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
El método de presentación de dígitos terminales se describe utilizando seis números, pero como se mencionó anteriormente se puede adaptar para usar cinco, siete o incluso nueve dígitos. Con un número de cinco dígitos, uno podría dividirlo en tres secciones, de la siguiente manera:
| 7-65-43 | 0-00-01 | etc. |
| Con siete dígitos, la ruptura puede ser: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | etc. |
Existen numerosas ventajas de la presentación de dígitos terminales. Cuando se agregan nuevos registros a los estantes, sus números de dígitos terminales se distribuyen por igual en 100 secciones primarias de los estantes. Cada 100 nuevos registros médicos se archivarán de nuevo en la misma sección primaria de los estantes.
Se evita la obstrucción que resulta de la presentación numérica directa cuando varios funcionarios están presentando en la misma área. A los empleados se les puede asignar la responsabilidad de ciertas secciones de los estantes. Cuando cuatro empleados están presentando, el primer empleado puede ser responsable de las secciones de dígitos terminales 00-24, el segundo de 25-49, el tercero de 50-74 y el cuarto de 75-99.
Dado que los números de registro se siguen asignando en orden numérico recto, el trabajo se distribuye uniformemente entre cada personal de cada sección. Los números 463719, 453720 y 463721 se asignan en estricta secuencia, pero los registros se archivarán en la sección de dígitos terminales «19», «20» y «21» respectivamente.
Los registros inactivos se pueden extraer de cada sección de dígitos de terminal a medida que se agregan nuevos registros. De esta manera se controla el volumen de registros en cada sección primaria y se evitan grandes huecos en el archivo que requieren cambios de registros hacia atrás. Este control de volumen también simplifica la planificación de los equipos de archivo.
Ventajas del archivado con dígitos terminales
El archivado incorrecto se reduce considerablemente con el uso del archivado con dígitos terminales. Dado que el personal se ocupa de un solo par de dígitos a la vez, es menos probable que se produzca la transposición de números. Incluso si los dígitos terciarios se aumentan a tres, por ejemplo, 245-68-90, recordar tres dígitos es más fácil que recordar siete.
El período de capacitación para el asistente de registros médicos suele ser un poco más largo para un sistema de dígitos terminales que para una presentación numérica directa, pero la mayoría del personal puede aprenderlo en unos pocos días.
Es posible que se requiera la configuración inicial de los estantes de archivos desde la etapa inicial, lo que puede requerir más unidades de estantes, ya que se deben planificar capacidades de expansión para el área total de registros médicos.
Presentación de dígitos medios
En este método, el personal archiva según pares de dígitos, como en la presentación de dígitos terminales. Por otro lado, los dígitos primario, secundario y terciario están en diferentes posiciones. La mitad de los pares de dígitos en un número de seis dígitos son el principal dígitos, los dígitos de la izquierda son los secundarios dígitos, y los dígitos a la derecha, el terciario dígitos
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| Secundaria | primaria | terciario | ||
| se Muestra a continuación es una muestra de secuencia de en medio dígitos archivo | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
En el ejemplo dado, el personal puede ver que los bloques de 100 registros (por ejemplo,, 76-78-00 a 76-78-99) están en orden numérico recto.
Esto tiene varias ventajas:
- En primer lugar, es fácil extraer 100 registros numerados consecutivamente para fines de investigación.
- En segundo lugar, la conversión de un sistema numérico recto a un sistema de dígitos medios es mucho más simple que la conversión a un sistema de dígitos terminales.
- En tercer lugar, los bloques de 100 registros extraídos de un archivo numérico recto están en el orden exacto para el archivo de dígitos medios.
La presentación de dígitos medios proporciona una distribución más uniforme de los registros que hace la presentación numérica directa, aunque no iguala el equilibrio logrado por un sistema de presentación de dígitos terminales.
Al igual que en la presentación con dígitos terminales, el personal presenta por pares de dígitos en lugar de seis o siete dígitos; por lo tanto, se reduce la presentación incorrecta.
Hay ciertas desventajas en la presentación de dígitos medios. Puede ser necesaria más capacitación que la presentación de dígitos numéricos o terminales rectos.