sisteme de Evidență a înregistrărilor medicale

trei tipuri de sisteme de evidență numerice sunt utilizate în mod obișnuit pentru depunerea dosarelor medicale – numerică dreaptă, cifră terminală și cifră mijlocie.

depunere numerică dreaptă

depunere numerică dreaptă se referă la depunerea înregistrărilor în ordine crescătoare exactă în funcție de numărul dosarelor medicale. Astfel, simultan toate înregistrările numerotate ar fi într-o serie ascendentă pe rafturile de depozitare. De ex., următoarele patru fișe medicale ar fi depuse în următoarea ordine pe un raft: 65023, 65024, 65025 și 65026.

în mod clar este o chestiune simplă de a trage cincizeci de înregistrări continue din zona de depunere în scopul studiului sau pentru stocarea inactivă. Poate că cel mai mare avantaj al acestui tip de sistem de evidență este ușurința cu care personalul este instruit să lucreze cu acesta. Cu toate acestea, această abordare a depunerii are anumite dezavantaje. Este ușor de greșit, deoarece un personal trebuie să ia în considerare toate cifrele numărului de înregistrare la un moment dat atunci când depune o înregistrare. Cu cât este mai mare numărul de cifre care trebuie rechemate la depunere, cu atât este mai mare șansa de eroare. Modificarea numerelor este frecventă: dosarul medical 65424 poate fi greșit ca înregistrarea 56524.

o problemă mai gravă pentru depunerea numerică directă este că cea mai grea activitate de depunere este concentrată în zona cu numărul maxim de înregistrări noi. Mai mulți angajați care depun înregistrări în același timp în astfel de zone sunt obligați să se împiedice reciproc. Deoarece personalul depune de obicei în zona celor mai actuale înregistrări, nu este posibil să se stabilească responsabilitatea pentru o secțiune a fișierului unui singur personal.

terminal digit filing

un număr de șase cifre sau un număr de șapte cifre poate fi utilizat și împărțit cu o cratimă în trei părți, fiecare parte conținând în mod normal două cifre. În cadrul numărului, cifrele primare sunt ultimele două, cifrele secundare sunt cele două medii și, cifrele terțiare sunt primele două sau trei cifre.

într-un depozit de cifre terminale, există 100 de secțiuni primare, variind de la 00 la 99. Un personal trebuie să ia în considerare mai întâi secțiunea primară în timp ce depune înregistrările. Cu fiecare secțiune primară, grupurile de înregistrări sunt potrivite în funcție de cifra secundară, după localizarea secțiunii corecte de cifre secundare, dosarele personalului medical în ordine numerică de cifrele terțiare. În dosarele medicale, a doua cifră terțiară se schimbă cu fiecare înregistrare.

notați următorul exemplu într-un fișier cu cifre terminale

66-31-06	98-11-38	98-99-50
67-31-06	99-11-38	99-99-50
68-31-06	00-12-38	00-00-51
69-31-06	01-12-38	01-00-51

metoda de depunere a cifrelor terminale este descrisă folosind șase numere, dar, așa cum am menționat mai devreme, poate fi adaptată pentru utilizarea a cinci, șapte sau chiar nouă cifre. Cu un număr de cinci cifre, se poate rupe în trei secțiuni, după cum urmează:

7-65-43	0-00-01	etc.
cu șapte cifre, despărțirea ar putea fi:
765-43-21	000-00-01	etc.

există numeroase avantaje ale depunerii cifrelor terminale. Când se adaugă noi înregistrări pe rafturi, numerele lor de cifre terminale sunt distribuite în mod egal pe 100 de secțiuni primare ale rafturilor. Fiecare a 100-a fișă medicală nouă va fi depusă din nou în aceeași secțiune primară a rafturilor.

obstrucția care rezultă în timp ce depunerea numerică dreaptă este urmată atunci când mai mulți angajați depun în aceeași zonă este evitată. Personalul poate fi atribuit responsabilitatea pentru anumite secțiuni ale rafturilor. Când patru angajați depun, primul personal poate fi responsabil pentru secțiunile cu cifre terminale 00-24, al doilea pentru 25-49, al treilea pentru 50-74 și al patrulea pentru 75-99.

deoarece numerele de înregistrare sunt încă atribuite în ordine numerică dreaptă, lucrarea este distribuită uniform între fiecare personal din fiecare secțiune. Numerele 463719, 453720 și 463721 sunt atribuite în ordine strictă, dar înregistrările vor fi depuse în secțiunea de cifre terminale „19”, „20” și, respectiv, „21”.

înregistrările Inactive pot fi extrase din fiecare secțiune de cifre terminale pe măsură ce se adaugă noi înregistrări. În acest fel, volumul înregistrărilor din fiecare secțiune primară este controlat și sunt prevenite lacune mari în fișier care necesită deplasarea înapoi a înregistrărilor. Acest control al volumului simplifică, de asemenea, planificarea echipamentelor de depunere.

avantajele depunerii cifrelor terminale

eroarea este redusă considerabil odată cu utilizarea depunerii cifrelor terminale. Deoarece personalul este preocupat de o singură pereche de cifre la un moment dat, transpunerea numerelor este mai puțin probabilă. Chiar dacă cifrele terțiare sunt mărite la trei, de exemplu, 245-68-90, amintirea a trei cifre este mai ușoară decât amintirea a șapte.

perioada de instruire pentru asistentul de înregistrări medicale este de obicei puțin mai lungă pentru un sistem de cifre terminale decât pentru o depunere numerică dreaptă, dar majoritatea personalului o poate învăța în câteva zile.

configurarea inițială a rafturilor de fișiere poate fi necesară încă din etapa de pornire, ceea ce poate necesita mai multe unități de rafturi, deoarece capacitățile de extindere trebuie planificate pentru suprafața totală a dosarelor medicale.

Middle digit filing

în această metodă fișierele de personal în funcție de perechi de cifre, ca și în depunerea cifrelor terminale. Pe de altă parte, cifrele primare, secundare și terțiare sunt în poziții diferite. Perechile medii de cifre dintr-un număr de șase cifre sunt cifrele primare, cifrele din stânga sunt cifrele secundare, iar cifrele din dreapta sunt cifrele terțiare

76	—	68	—	96
secundar		primar		terțiar
prezentat mai jos este o secvență de probă în fișierul cifră de mijloc
76-68-96		99-68-96
76-68-97		99-68-97
76-68-98		99-68-98
76-68-99		99-68-99
77-68-00		00-69-00
77-68-01		00-69-01

din exemplul dat, personalul poate vedea că blocuri de 100 de înregistrări (de ex., 76-78-00 până la 76-78-99) sunt în ordine numerică dreaptă.

acest lucru are mai multe avantaje:

• în primul rând, este simplu să scoateți 100 de înregistrări numerotate consecutiv în scopuri de cercetare.
• în al doilea rând, conversia de la un sistem numeric drept la un sistem cu cifre medii este mult mai simplă decât conversia la un sistem cu cifre terminale.
• în al treilea rând, blocurile de 100 de înregistrări extrase dintr-un fișier numeric drept sunt în ordinea exactă pentru depunerea cifrelor de mijloc.

depunerea cifrelor medii oferă o distribuție mai uniformă a înregistrărilor care face depunerea numerică dreaptă, deși nu este egală cu soldul obținut de un sistem de înregistrare a cifrelor terminale.

ca și în depunerea cifrelor terminale, personalul depune prin perechi de cifre, mai degrabă decât prin șase sau șapte cifre; prin urmare, depunerea greșită este redusă.

există anumite dezavantaje la depunerea cifrelor de mijloc. Poate fi necesară mai multă pregătire decât depunerea numerică dreaptă sau a cifrelor terminale.