Introducere

majoritatea organizațiilor utilizează proceduri ca parte a sistemelor lor de management. Procedurile corect elaborate pot fi o formă importantă de control, dar procedurile prost concepute pot expune organizația la niveluri de risc mai mari decât cele necesare pentru afacerea și angajații săi.

adesea procedurile sunt scrise de cineva care cunoaște bine lucrarea și care a stabilit pentru sine care este cea mai bună metodă de a face o treabă. Acest lucru poate crea riscuri în acest sens:

• cei cărora li se cere să urmeze procedura ulterior pot să nu aibă baza de calificare sau experiența scriitorului de proceduri
• procedura poate fi ambiguă sau poate fi interpretată greșit
• procedura poate codifica și transmite practici nedorite altora.

această notă prezintă un proces general acceptat, în trei etape, pentru crearea de proceduri cu risc scăzut.

• prima etapă, stabilirea necesității, este procesul prin care o organizație decide dacă este necesară o procedură și care ar putea fi scopul acesteia.
• a doua etapă, analiza sarcinilor, este utilă pentru toate procedurile. Poate produce diagrame de flux, precum și instrucțiuni scrise, pas cu pas. Această etapă este punctul central al acestei note tehnice.
• a treia etapă, care implică supunerea unui proiect de procedură unei analize riguroase a riscurilor, este justificată pentru procedurile critice pentru întreprinderi și pentru siguranță. Un proces procedural HAZOP, care face obiectul unei note tehnice separate, este abordarea recomandată în acest sens.

în această notă folosim următoarele definiții:

• Task – scopul de afaceri care trebuie atins prin urmarea unei proceduri;
• Procedure – secvența scrisă de instrucțiuni, de obicei, stabilite ca o serie de pași, necesare pentru a finaliza sarcina;
• Step – o componentă sau element al unei proceduri sau sarcini.

stabilirea necesității

organizațiile îndeplinesc funcții pentru a-și atinge obiectivele. Funcțiile implică de obicei oameni și echipamente. Eficacitatea și eficiența funcțiilor și modul în care acestea interacționează determină eficacitatea și eficiența organizației în sine și pot fi esențiale pentru a determina dacă și în ce măsură obiectivele organizației sunt atinse.

funcțiile pe care oamenii le îndeplinesc într-un cadru organizațional sunt de obicei definite sub forma unui set de sarcini, fiecare cu obiective specifice. Sarcinile în sine sunt de obicei specificate sub formă de proceduri.

Managementul valorii este abordarea cea mai frecvent urmată pentru a se asigura că setul de funcții pe care o organizație le îndeplinește este adecvat scopului în ceea ce privește atingerea obiectivelor sale generale. Dacă sarcinile care decurg dintr-o activitate de gestionare a valorii nu sunt întreprinse în prezent de organizație sau sunt întreprinse într-un mod diferit, atunci trebuie create noi proceduri sau trebuie reproiectate cele vechi, astfel încât rezultatele funcționale necesare să poată fi livrate.

pentru fiecare sarcină, gestionarea valorii ar trebui să genereze o declarație clară a scopului sarcinii, exprimată în ceea ce privește contribuția sa la funcția care trebuie îndeplinită și obiectivele care trebuie atinse. De asemenea, poate specifica intrările disponibile, interacțiunile cheie și ieșirile necesare care trebuie furnizate.

managementul valorii face obiectul unei note tehnice separate.

analiza ierarhică a sarcinilor

după ce scopul sarcinii a fost stabilit, analiza sarcinilor stabilește procedura ca o secvență de pași cu un grad adecvat de informații și detalii. O formă utilă, analiza ierarhică a sarcinilor (HTA), implică pornirea de la sarcina de cel mai înalt nivel și descompunerea acesteia în pași de nivel secundar și apoi descompunerea ulterioară a pașilor în pași de nivel inferior până la orice grad de detaliu este adecvat și necesar.

nivelul de descompunere depinde de cine urmează să efectueze pasul, de importanța acestuia și de mediul de lucru în care este întreprins. Pentru cei mai calificați angajați, în condiții bune de muncă și cu o presiune redusă de timp pentru a finaliza lucrarea, declarația sarcinii de cel mai înalt nivel poate fi suficientă. Pentru alții ar putea fi necesar pentru a merge la niveluri mult mai detaliate.

nivelul de descompunere, gradul de detaliu cu care este descris fiecare pas și modul în care sunt prezentate informațiile ar trebui să reflecte, de asemenea, factori de modelare a performanței, cum ar fi:

• nivelul de calificare, cunoștințe, experiență și familiaritate necesare pentru a finaliza pasul cu succes în comparație cu cel disponibil
• nivelul de pregătire și supraveghere disponibil
• condițiile de muncă și cât de favorabile sunt acestea pentru un comportament fără erori
• stresul și nivelul de urgență asociate cu luarea la timp a deciziilor în timpul procedurii
• alte activități care trebuie să aibă loc în același timp, care ar putea concura pentru atenția angajatului.

Exemple de analize ierarhice ale sarcinilor sunt prezentate în Figura 1, Figura 2 și Figura 3. Cineva cu experiență poate fi capabil să răspundă solicitării, ‘vă rog să-mi faceți două felii de pâine prăjită cu marmeladă cumquat’ fără nicio elaborare, dar altele pot necesita mai multe detalii, nivelul în funcție de familiaritatea lor cu pâinea prăjită, aspectul bucătăriei și așa mai departe.

Figura 1: Exemplu de analiză a sarcinilor, nivel înalt

Figura 2: Exemplu de analiză a sarcinilor, mai multe detalii

Figura 3: Exemplu de analiză a sarcinilor, detalii fine

a face pâine prăjită este o sarcină banală, mecanicistă, care nu necesită luarea unor decizii majore, dar majoritatea oamenilor o pot înțelege și demonstrează forma analizei. În practică, acest tip de analiză ierarhică poate fi aplicată sarcinilor mult mai complicate și critice care pot necesita judecată și luare a deciziilor. Astfel de sarcini pot implica interacțiuni în mai multe domenii ale unei afaceri, comunicări cu clienții și furnizorii, negocieri cu contrapărțile comerciale, respectarea cerințelor de guvernanță sau reglementare sau administrarea problemelor sensibile de resurse umane.

procedurile pot fi scrise cu gradul de detaliu care se potrivește factorilor de modelare a performanței așteptați să fie prezenți. Factorii de modelare a performanței presupuși și necesari ar trebui specificați ca parte a descrierii procedurii.

matricea de defalcare operațională

ar trebui create detalii suplimentare pentru a completa analiza ierarhică a sarcinilor și a o transforma într-o procedură care poate fi utilizată în operațiunile de afaceri. O formă comună este o matrice de defalcare operațională.

o matrice de defalcare operațională conține în mod normal, pentru fiecare etapă, o descriere a:

• acțiunile care trebuie efectuate
• cerințele privind echipamentele
• condițiile existente la începutul etapei
• ce trebuie realizat înainte ca etapa să fi fost finalizată cu succes
• condițiile existente la sfârșitul etapei
• canalele de comunicare necesare pentru realizarea etapei
• informațiile necesare pentru a lua decizii corecte, inclusiv modul în care sunt efectuate testele și criteriile pentru decizii.

Tabelul 1 conține o schiță pentru o matrice de defalcare operațională.

Tabelul 1: matricea defalcare operațională

procedural HAZOP

procedurile care sunt importante ar trebui testate la stres ca parte a procesului de proiectare. HAZOP Procedural este abordarea pe care o recomandăm în acest sens. Acest proces poate fi consumator de timp, deci ar trebui luat în considerare numai pentru procedurile critice pentru siguranță sau critice pentru afaceri; în multe cazuri, poate fi utilizat doar pentru etapele cele mai critice ale unor astfel de proceduri.

HAZOP Procedural este descris în detaliu într-o notă tehnică separată.