când conduceți o afacere în Australia, indiferent de structura afacerii, ATO vă solicită să păstrați înregistrări pentru Impozitare și obligațiile angajaților. ATO poate solicita înregistrările dvs. timp de până la cinci ani (și pentru unele cerințe chiar mai mult), deci merită să fie organizat.

există multe beneficii pentru a păstra înregistrări bune de afaceri. Ele vă pot ajuta:

• fiți la curent cu sănătatea afacerii dvs. pentru a lua decizii de afaceri bune
• gestionați fluxul de numerar
• respectați obligațiile fiscale și ale angajaților, cum ar fi PAYG și superannuation
• demonstrați poziția financiară a afacerii dvs. potențialilor creditori sau investitori
• dacă apare o dispută, veți putea să o susțineți cu dovada de care aveți nevoie

dacă afacerea dvs. este încorporată, va trebui să păstrați copii ale oricărui proces-verbal de ședință și constituție pentru comisia australiană pentru valori mobiliare și investiții (ASIC).

înregistrări fiscale și de pensie

este o cerință legală să păstrați înregistrări ale tuturor tranzacțiilor dvs. comerciale pentru a sprijini informațiile pe care le furnizați ATO în declarațiile și rapoartele dvs. fiscale. Înregistrările pe care le păstrați vor depinde de obligațiile fiscale și de pensii care sunt necesare afacerii dvs., precum și de structura afacerii dvs. (indiferent dacă sunteți un comerciant unic, o companie, un parteneriat sau un trust).

care sunt cerințele Biroului Australian de impozitare (ATO)?

ATO are cerințe stricte cu privire la detaliile înregistrărilor dvs:

• trebuie să stocați înregistrările într-un mod care să împiedice modificarea sau deteriorarea informațiilor
• înregistrările dvs. trebuie păstrate timp de cinci ani (sau uneori mai mult), începând de la pregătirea sau obținerea înregistrării sau finalizarea tranzacției (oricare dintre acestea este cea mai recentă)
• dacă ATO solicită să vadă orice înregistrare, trebuie să o puteți produce
• înregistrările dvs. trebuie păstrate timp de cinci ani (sau în limba engleză sau ușor de convertit în limba engleză. Nu există nicio scuză pentru limbile străine
• înregistrările pot fi păstrate pe hârtie (hard) sau în format electronic și ar trebui să detalieze toate tranzacțiile. Este posibil ca copiile pe suport de hârtie să fie prezentate ca probe în chestiuni juridice pentru a susține probele electronice. Copiile electronice sunt acceptate de ATO și ASIC atâta timp cât sunt originale.

CLICK aici pentru a afla mai multe despre ITP BUSINESS ACCOUNTING

ce înregistrări trebuie să păstrați?

există o serie de înregistrări pe care va trebui să le păstrați atunci când conduceți o afacere în Australia și pe care ATO le poate cere să le vadă în orice moment.

acestea includ:

• înregistrări financiare
• înregistrări juridice
• înregistrări ale angajaților
• politici și proceduri
• alte înregistrări comerciale.

înregistrări financiare

înregistrările financiare ale afacerii dvs. vă vor arăta fluxul de numerar, poziția financiară a afacerii dvs. și detalii despre modul în care vă pregătiți declarația fiscală. Aceste documente includ:

• chitanțe și facturi pentru bunurile și/sau serviciile pe care le vindeți
• contracte cu furnizorii
• extrase bancare
• Registrul activelor afacerii dvs.
• programe de amortizare
• documente fiscale care includ declarațiile de activitate ale afacerii dvs. (BAS) și declarațiile fiscale anuale
• împrumuturi de afaceri și/sau acțiuni

înregistrări juridice

înregistrări juridice documentează modul în care vă desfășurați afacerea și includ:

• documente de înregistrare
• contracte de leasing
• contracte cu furnizori și clienți
• asigurare

înregistrări ale angajaților

va trebui să arătați ATO că puteți să vă plătiți corect angajații și să vă îndepliniți obligațiile fiscale și de pensie. Înregistrările angajaților ar putea fi necesare pentru a arăta asigurătorii, Comisia de muncă echitabilă sau o organizație de sănătate și siguranță în muncă de stat.

dacă aveți angajați, va trebui să țineți evidența:

• liste de personal, prezență și plată
• conturi bancare, numărul fișierului fiscal (TFN) și detalii despre contul de pensie
• detalii de contact
• performanța și istoricul muncii

faceți clic aici pentru a afla despre serviciile de contabilitate ITP

descărcați acest articol: care sunt cele cinci tipuri de înregistrări pe care trebuie să le păstrați pentru întreprinderile din Australia

politică și proceduri

va trebui să furnizați politica și procedurile personalului atunci când încep să lucreze și pot fi incluse ca parte a contractului lor de muncă. Unele industrii vă vor solicita Politica și procedurile atunci când lucrați la fața locului. Asigurați-vă că vă actualizați politicile în conformitate cu modificările legislative.

aceste înregistrări includ:

• planuri de sănătate și siguranță la locul de muncă
• standarde de îmbrăcăminte
• Politici de hărțuire sexuală
• manuale operaționale

alte înregistrări comerciale

există o serie de alte înregistrări comerciale care ar trebui stocate, care includ:

• înregistrări ale clienților
• reclamații primite
• detalii litigii
• citate date și câștigate
• campanii de publicitate și marketing
• polițe de asigurare

cât timp ar trebui să vă păstrați înregistrările?

trebuie să păstrați înregistrările și documentele pentru diferite perioade de timp, în funcție de departamentul sau organizația guvernamentală care are nevoie de informații.

• Australian Securities and Investment Commission (ASIC) cere companiilor să țină evidența timp de șapte ani.
• Ombudsmanul pentru muncă echitabilă (FWO) vă cere să păstrați evidențele angajaților timp de șapte ani.
• Biroul Australian de impozitare vă cere să păstrați înregistrări timp de cinci ani după ce au fost create. Dacă afacerea dvs. deține active, vi se poate solicita să păstrați înregistrările pentru o perioadă mai lungă

este o idee bună să utilizați un program software profesional de păstrare a înregistrărilor care respectă raportarea standard a afacerilor (SBR). Poate fi dificil să vă configurați evidența fără un fundal contabil. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a începe sau ați depășit procesele curente, ITP vă poate ajuta cu înregistrările dvs. de afaceri și vă poate configura cel mai bun sistem pentru dvs.

ITP profesioniștii din domeniul impozitului pe venit au avut grijă de afacerile australiene timp de 50 de ani și oferă taxe, precum și servicii de contabilitate. Dacă aveți orice întrebare sau nevoie de ajutor, ajunge și vorbesc cu un profesionist astăzi.