1. Blog
2. HR Management
3. ce ar trebui să fie într-un fișier angajat?

un dosar de angajat sau un dosar de personal este un grup de documente care conțin toate informațiile relevante despre timpul petrecut de un angajat în afacerea dvs., de la cererea de angajare până la scrisoarea de demisie.

s-ar putea să fiți confuz cu privire la ceea ce ar trebui să fie într-un fișier angajat sau să vă întrebați cât timp ar trebui să păstrați informațiile. În acest ghid am creat o listă de verificare a fișierelor angajaților pentru a vă ajuta să adunați toate documentele potrivite și să răspundeți la orice întrebări frecvente pe care le puteți avea.

de ce aveți nevoie de fișiere angajat

având toate informațiile importante despre un angajat stocate într-un singur loc înseamnă că este ușor de a găsi orice detalii relevante despre rolul și responsabilitățile lor.

înseamnă, de asemenea, că puteți produce orice înregistrări necesare în cazul în care un angajat face o reclamație împotriva dvs. Acesta este motivul pentru care este important să păstrați fișierul de personal al unui angajat actualizat și să revizuiți în mod regulat toate fișierele pentru a vă asigura că toate documentele relevante sunt acolo.

acest lucru vă va ajuta să vă protejați în cazul unei reclamații împotriva dvs., deoarece dosarul angajatului va servi ca o înregistrare a sprijinului și tratamentului pe care persoana l-a primit în cadrul afacerii.

ce trebuie păstrat în fișierele angajaților

conținutul fișierelor angajaților va varia de la o persoană la alta, dar credem că există câteva aspecte cheie care ar trebui incluse.

lucrurile care trebuie incluse în dosarul de personal al unui angajat sunt:

• cerere de angajare, CV și scrisoare de intenție
• informații despre educație și angajare anterioară
• Descrierea Rolului
• scrisoare de ofertă de muncă și contract de muncă
• informații de contact de urgență
• înregistrări de instruire
• informații privind salarizarea și beneficiile (dar nu detalii bancare)
• formulare de evaluare a performanței
• rapoarte de acțiune disciplinară
• scrisoare de demisie a angajaților
• documentație de interviu de ieșire
• orice altă documentație legată de angajare

ce nu ar trebui să fie în fișierele angajaților?

orice informație care nu este relevantă pentru rolul angajatului, de exemplu etnia sau detaliile despre un handicap, nu ar trebui să fie incluse în dosarul personalului.

evitați includerea oricăror observații sau opinii despre angajat în dosarul lor: informațiile ar trebui să se limiteze doar la fapte.

Cine are dreptul să vă vadă dosarele de personal?

datorită fișierelor angajaților care conțin informații private, cum ar fi adresa de domiciliu sau detaliile oricărei acțiuni disciplinare, trebuie să vă asigurați că acestea sunt protejate și accesul limitat. Numai angajatul însuși, managerul lor direct și personalul de resurse umane ar trebui să poată vizualiza fișierele lor.

cât timp se păstrează fișierele angajaților

GDPR (Regulamentul General privind protecția datelor) a intrat în vigoare în mai 2018 și a stabilit reguli stricte privind responsabilitatea angajatorilor de a proteja datele angajaților lor.

nu presupuneți că puteți scăpa de toate informațiile unui angajat atunci când părăsesc afacerea dvs. Este posibil să vi se solicite din punct de vedere legal să păstrați anumite date, de exemplu detalii privind salarizarea, și este cea mai bună practică să păstrați alte informații în cazul în care un angajat anterior face o reclamație împotriva dvs. Dacă ați șters înregistrările evaluărilor, acțiunilor disciplinare sau beneficiilor, nu veți putea prezenta dovezi că ați respectat legile privind ocuparea forței de muncă.

pentru candidații care nu au reușit, este o idee bună să păstrați informațiile lor timp de cel puțin 6 luni după ce au aplicat. Pentru angajații din trecut, regulile generale sunt:

• timp de lucru (detalii despre momentul în care angajatul a lucrat pentru dvs.) – 2 ani
• salarizare și detalii despre orice concediu de maternitate și paternitate luat – 3 ani
• P45 / P60, dosare de personal și înregistrări de instruire-6 ani

conform GDPR, angajații au dreptul să li se spună:

• ce informații aveți despre ele și cum le utilizați
• confidențialitatea înregistrărilor
• cum aceste înregistrări pot ajuta la formarea și dezvoltarea lor la locul de muncă

dacă un angajat solicită o copie a datelor pe care le aveți despre ele, veți avea 30 de zile pentru a le furniza.

unde să păstrați fișierele angajaților

zilele păstrării documentelor angajaților într-un dulap blocat, rezistent la foc, devin rapid istorie pentru multe companii. De departe cea mai sigură și mai fiabilă metodă de păstrare a fișierelor de personal ale angajaților într-un singur loc este stocarea acestora în software-ul HR.

cu software-ul HR, veți putea să păstrați documentele importante în siguranță și să limitați persoanele care le pot accesa. Angajații vor putea să-și editeze detaliile personale atunci când trebuie să fie actualizați, eliberând timpul de administrare pentru dvs.

deoarece software-ul este găzduit în cloud, acesta va fi accesibil de oriunde. Acest lucru va fi util deoarece tot mai mulți lucrători încep să lucreze de la distanță sau au modele de lucru flexibile care le permit să lucreze de acasă câteva zile pe săptămână.

angajații vor putea primi răspunsuri la orice întrebări pe care le au despre rolul sau responsabilitățile lor, vizualizând contractul de muncă și descrierea postului pe software. Acest lucru va reduce cantitatea de timp pe care o utilizați răspunzând la întrebările comune ale angajaților, lăsându-vă liber să vă concentrați asupra afacerii dvs.

software-ul nostru HR vă permite să păstrați toate fișierele angajaților în propria bază de date online securizată, oferindu-vă liniște sufletească.

ia legătura cu noi [email protected] sau să ne dea un apel la 0333 014 3888 pentru a afla mai multe despre Ușor de utilizat software-ul nostru HR.

sau începeți încercarea gratuită astăzi.

• ce este o inducție?
• 5 hr bazele pentru afaceri mici
• ce este un manual angajat?

conținutul acestui blog este doar pentru informații generale. Vă rugăm să nu se bazeze pe ea ca sfaturi juridice sau alte profesionale ca nu este ceea ce intenționăm. Puteți găsi mai multe detalii despre acest lucru în termenii noștri de utilizare a site-ului web. Dacă aveți nevoie de sfaturi profesionale, vă rugăm să luați legătura.

ați putea dori, de asemenea, să citiți aceste articole