acest document va oferi o imagine de ansamblu generală a modului de backup și arhiva e-mail UH folosind Microsoft Outlook 2007 pe un PC bazat pe Windows.

primul pas pentru a crea o copie de rezervă a e-mailului dvs. este curățarea conținutului acestuia. Ștergeți toate e-mailurile de care nu aveți nevoie sau nu doriți să aveți o copie de rezervă. Mai ales ștergeți e-mailurile cu atașamente de care nu mai aveți nevoie, pentru a economisi spațiu pe disc.

următorul pas este să organizați e-mailurile pe care doriți să le copiați în foldere. Puteți crea mai multe foldere pentru a stoca e-mailurile conexe într-un singur loc. Organizarea e-mailului în acest fel va facilita restaurarea e-mailurilor pe care le puteți solicita la o dată ulterioară.

copierea de rezervă a e-mailului

după ce ați organizat e-mailul, sunteți gata să începeți procesul de copiere de rezervă. Pentru a face o copie de rezervă a unui folder de e-mail, lansați mai întâi aplicația Outlook 2007. Apoi faceți clic pe meniul fișier și selectați Import și Export…

în fereastra care se deschide, alegeți opțiunea Export într-un fișier din lista de acțiuni. Apoi faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

în caseta Creare fișier de tip, selectați Fișier Folder Personal (.pst) și faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

în caseta Selectare folder de exportat, selectați folderul din care doriți să faceți o copie de rezervă. În figura de mai jos, a fost selectat folderul numit Inbox. Verificați includeți subfoldere dacă folderul exportator conține subfoldere. De asemenea, butonul Filtru permite o gamă largă de opțiuni pentru a exporta numai anumite mesaje în folderul. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

în fereastra următoare care se deschide, Outlook solicită o locație pentru a salva fișierul exportat. Faceți clic pe butonul Browse pentru a schimba locația implicită. Alegeți o locație ușor de reținut sau salvați pe desktop pentru acces ușor dacă va fi stocată pe suporturi amovibile (de exemplu, unitate flash). Asigurați-vă că dați fișierului exportat un nume descriptiv. În secțiunea Opțiuni, alegeți cea mai potrivită opțiune pentru nevoile dvs. Apoi faceți clic pe butonul Finish pentru a continua.

o nouă fereastră se va deschide acum, solicitându-vă să creați un Folder personal Microsoft. Dați folderului un nume descriptiv, cum ar fi Backup-ul de e-mail UH, ca în figura de mai jos. Introduceți o parolă dacă doriți să protejați prin parolă fișierul de alți utilizatori.

asta e. Tocmai ați creat o copie de rezervă a folderului de e-mail selectat. Puteți repeta acest proces pentru a face backup pentru alte foldere de e-mail, dacă doriți. Pentru a elibera spațiu pe disc și cota dvs., puteți șterge mesajele pe care le-ați făcut backup sau le puteți muta din folderul IMAP pe hard disk-ul local. Consultați secțiunea tehnici de reducere a e-mailului la http://www.hawaii.edu/askus/502 pentru instrucțiuni privind mutarea mesajelor dintr-un folder IMAP într-un folder local.

restaurarea e-mailului dintr-un Folder de fișiere personale

la un moment dat în viitor, poate doriți să restaurați e-mailul dintr-una dintre copiile de rezervă pe care le-ați făcut.
pentru a începe procesul de restaurare, prima lansare MS Outlook 2007. Apoi accesați meniul fișier și selectați Import și Export…

în fereastra care se deschide, selectați pentru a importa dintr-un alt program sau fișier. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

în fereastra următoare, derulați în jos lista tipurilor de fișiere și selectați Fișier Folder Personal (.pst). Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

apoi, faceți clic pe butonul Browse pentru a localiza fișierul Folder Personal din care doriți să restaurați e-mailul. Selectați opțiunea potrivită pentru scopurile dvs. În acest caz, o copie de rezervă.pst fișier a fost creat în timpul procesului de backup mai devreme în acest document, astfel încât este fișierul care va fi restaurat. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

dacă ați creat o parolă pentru fișierul pst, introduceți-l pentru a deschide fișierul. Apoi faceți clic pe butonul OK pentru a continua. Notă: nu veți primi această casetă de dialog dacă nu ați creat o parolă.

apoi, selectați folderul din care doriți să importați. Dacă folderul pe care l-ați făcut backup avea subfoldere, puteți selecta doar subfolderul de restaurat. De asemenea, aveți două opțiuni cu privire la locul în care să importați folderele. Puteți alege să importați elementele în folderul selectat curent (evidențiat în Panoul de navigare) sau în același folder creat deja în contul dvs. de e-mail. În figura de mai jos, opțiunea a fost selectată pentru a restabili e-mailul în același folder din folderele personale (Inbox). Din moment ce merge la folderele personale, nu va fi stocat pe serverul UH unde ar consuma cota.

asta e. Outlook va importa mesajele de e-mail din fișierul folder personal și în folderul de e-mail selectat. Aceste mesaje de e-mail vor face acum parte din e-mailul dvs.

auto-Archive

o altă opțiune pentru crearea unei copii de rezervă a folderelor de e-mail este caracteristica Auto-Archive din Outlook. Este relativ ușor de utilizat și simplu de configurat.

auto-Archive va muta automat elementele considerate vechi (o preferință setată de dvs.) într-un fișier de arhivă și îl va elimina din folderul de e-mail. Aveți posibilitatea de a determina ce foldere sunt arhivate automat, precum și timpul care trebuie să treacă înainte ca un element să fie considerat vechi.

pentru a porni funcția de arhivare automată, lansați mai întâi aplicația MS Outlook. Apoi faceți clic pe meniul Instrumente și selectați Opțiuni. În fereastra care se deschide, faceți clic pe fila Altele. În cele din urmă, faceți clic pe butonul de arhivare automată.

în fereastra care se deschide, faceți clic pe caseta de selectare Run AutoArchive every. Specificați perioada de timp care trebuie să treacă pentru ca funcția de arhivare automată să ruleze. De asemenea, puteți selecta opțiunea care va fi solicitată de Outlook înainte de executarea funcției de arhivare automată. Asigurați-vă că notați locația implicită a fișierului de arhivă. Puteți face clic pe butonul Browse dacă doriți să modificați locația implicită a fișierului. Faceți clic pe butonul OK pentru a salva setările. Faceți clic pe butonul OK din fereastra Opțiuni pentru a reveni la aplicația Outlook.

Opțiuni auto-arhivare

aveți puterea de a seta opțiunile Auto-arhivare pentru fiecare folder din contul dvs. de e-mail. Pentru a seta opțiunile pentru un anumit folder, faceți clic dreapta pe folder și selectați Proprietăți din meniu. În figura de mai jos a fost selectată căsuța de e-mail.

apoi, faceți clic pe fila arhivare automată. Configurați opțiunile după cum doriți. Puteți alege să mutați elementele vechi într-un fișier de arhivă sau să ștergeți elementele împreună. De asemenea, puteți alege setările implicite de arhivă sau puteți avea setări diferite pentru fiecare folder pe care decideți să îl arhivați. Faceți clic pe butonul OK pentru a salva modificările.

Import elemente arhivate în folderele lor originale

s-ar putea veni un moment în viitor, atunci când doriți să restaurați elementele din fișierul arhivat. Aveți mai multe opțiuni pentru a realiza acest lucru. Puteți restaura elementele arhivate înapoi în cutia poștală (în locația lor originală), puteți importa elementele arhivate într-un folder nou sau puteți deschide fișierul arhivat și copia manual peste elementele de care aveți nevoie.

în Outlook, accesați meniul fișier și selectați Import și Export… În fereastra care se deschide, alegeți opțiunea Importați dintr-un alt program sau fișier. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

în fereastra următoare, derulați în jos lista tipurilor de fișiere și selectați Fișier Folder Personal (.pst). Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

apoi, faceți clic pe butonul Browse pentru a localiza fișierul arhivat din care doriți să restaurați e-mailul. Selectați opțiunea potrivită pentru scopurile dvs. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

apoi, selectați fișierul de arhivă din care doriți să importați. Asigurați-vă că bifați caseta de selectare includeți subfoldere pentru a vă asigura că restaurați toate e-mailurile. Apoi faceți clic pe opțiunea de a importa elemente în același folder în: pentru a restabili mesajele înapoi la locațiile lor originale înainte de a fi arhivate. Faceți clic pe butonul Finalizare pentru a importa e-mailul.

asta e. Outlook va importa mesajele de e-mail din fișierul de arhivă și le va plasa înapoi în locațiile lor originale. Aceste mesaje de e-mail vor face acum parte din e-mailul dvs.

Import elemente arhivate într-un folder nou

primul pas pentru acest proces este de a crea un folder nou în Outlook pentru a salva elementele arhivate în. Pentru a face acest lucru, accesați meniul Fișier din Outlook, Selectați Nou, apoi faceți clic pe Folder…

apoi, dați folderului un nume. În folderul conține: caseta de text, Alegeți e-mail și Post elemente. Apoi selectați unde doriți să creați noul folder. În figura de mai jos, noul folder numit articole arhivate a fost creat la rădăcina folderului de e-mail hdtest.

după crearea unui folder nou pentru a salva elementele arhivate, sunteți gata să importați fișierul arhivat. Pentru a face acest lucru, faceți mai întâi clic o dată pe noul folder pe care tocmai l-ați creat pentru a-l selecta. Apoi accesați meniul fișier și selectați Import și Export… În fereastra care se deschide, alegeți opțiunea Importați dintr-un alt program sau fișier. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

în fereastra următoare, derulați în jos lista tipurilor de fișiere și selectați Fișier Folder Personal (.pst). Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

apoi, faceți clic pe butonul Browse pentru a localiza fișierul arhivat din care doriți să restaurați e-mailul. Selectați opțiunea potrivită pentru scopurile dvs. Faceți clic pe butonul Următorul pentru a continua.

apoi, selectați fișierul de arhivă din care doriți să importați. Asigurați-vă că bifați caseta de selectare includeți subfoldere pentru a vă asigura că restaurați toate e-mailurile. Apoi faceți clic pe opțiunea de a importa elemente în folderul curent pentru a restabili mesajele în noul folder pe care l-ați creat. Faceți clic pe butonul Finalizare pentru a importa e-mailul.

asta e. Outlook va importa mesajele de e-mail din fișierul de arhivă și le va plasa în noul folder pe care l-ați creat. Aceste mesaje de e-mail vor face acum parte din e-mailul dvs.

copierea manuală a elementelor dintr-un fișier arhivat

opțiunea finală pentru restaurarea e-mailului dintr-un fișier arhivat este să deschideți fișierul arhivat și să copiați numai elementele pe care doriți să le restaurați. Pentru a face acest lucru, accesați meniul Fișier, selectați Deschidere, apoi faceți clic pe fișier de date Outlook…

apoi navigați la locația fișierului arhivat. Selectați-l și faceți clic pe butonul Deschidere. Outlook îl va plasa apoi în lista de foldere. Puteți apoi să-l deschideți și să copiați doar elementele pe care doriți să le mutați, făcând clic și glisând elementul în locația dorită. Alternativ, puteți vizualiza pur și simplu elementele în timp ce acestea se află în folderul arhivat.

când ați terminat cu fișierul arhivat, puteți face clic dreapta pe fișierul arhivat și faceți clic pe Închidere „arhivare foldere” pentru a elimina fișierul arhivat din lista de foldere.