majoritatea întreprinderilor moderne se bazează pe e-mailuri pentru comunicare. Pierderea accesului la e-mailuri sau, mai rău, conturi de e-mail întregi, ar putea fi devastatoare. Copierea de rezervă a e-mailurilor Outlook este una dintre cele mai bune modalități de a vă liniști știind că e-mailurile sunt stocate în mai multe locații de pe dispozitivul dvs. și nu se pot pierde cu ușurință.
în acest articol, vă vom explica cum să faceți backup pentru e-mailurile Outlook în câteva moduri diferite.
cum să faceți Backup și să exportați toate e-mailurile Outlook
una dintre cele mai rapide modalități de a face backup pentru toate e-mailurile Outlook este să utilizați integratul său .format de fișier pst. Microsoft Outlook și Microsoft Exchange utilizează exclusiv fișiere PST pentru a stoca e-mailuri, informații de contact și adrese și evenimente din calendar. Un fișier PST static poate fi folosit ca o copie de rezervă pentru e-mailurile Outlook curente și informații de contact, și Outlook va fi capabil să-l acceseze chiar și în timp ce deconectat.
Iată cum să faceți backup pentru e-mailurile dvs. pe un .fișier pst:
- deschideți Outlook, apoi apăsați pe ” fișier.”
- în meniu, selectați ” Deschideți & Export.”
- Faceți clic pe butonul” Import/Export”.
- sistemul va reveni la ecranul principal Outlook și pop-up Expertul Import / Export pentru a vă ghida prin procesul de export.
- în Expert, selectați opțiunea” exportați într-un fișier „din listă, apoi faceți clic pe „Următorul”.”
- alegeți ” Fișier de date Outlook (.pst) ” când vi se solicită să selectați un tip de fișier, apoi faceți clic pe „Următorul.”
- Apoi vi se va solicita să selectați folderele de exportat. Puteți selecta contul dvs. de e-mail pentru a exporta toate folderele asociate acestuia, inclusiv contactele și datele din calendar. Faceți clic pe” Următorul ” când sunteți mulțumit de selecția dvs.
- selectați calea de adresă în care este salvat fișierul de rezervă. Amintiți-vă calea, astfel încât să o puteți accesa mai târziu.
- este o idee bună să schimbați numele fișierului (ultima parte a căii). În mod implicit ,este ” backup.pst.”
- dacă salvați fișierul copie de rezervă în calea implicită, selectați dacă doriți elemente duplicate.
- (opțional) puteți reveni la oricare dintre dialogurile anterioare, poate pentru a schimba selecția folderului, utilizând butonul „Înapoi”.
- apăsați „Finish” pentru a începe procesul de export.
- Outlook vă va solicita să creați o parolă. Acest lucru poate fi important din motive de securitate, dar nu trebuie să introduceți o parolă.
- puteți găsi fișierul extras în locația specificată pentru calea fișierului. Acum Puteți muta sau copia fișierul în altă parte.
cum să accesați e-mailurile Outlook exportate
după ce ați exportat fișierele, S-ar putea să vă întrebați cum să le accesați mai târziu. Outlook facilitează deschiderea copiilor de rezervă și restaurarea e-mailurilor la punctul de timp salvat. Iată ce trebuie să faceți:
- găsiți fișierul de rezervă. Rețineți locația și calea fișierului.
- Deschideți Outlook.
- apăsați pe „File”, apoi faceți clic pe ” Open & Export.”
- în meniul din dreapta, selectați „Deschideți fișierul de date Outlook.”
- aceasta deschide exploratorul de fișiere. Accesați fișierul de rezervă. Faceți clic pe el, apoi selectați „deschis.”
- sistemul vă va readuce la ecranul principal Outlook.
- în meniul de navigare din stânga, derulați în jos până când vedeți „date Outlook.”Această categorie conține elementele preluate din fișierul de rezervă.
- categoria păstrează sistemele originale de formatare și folder.
- puteți trage și plasa e-mailuri pentru a le muta în alte fișiere.
acum aveți acces la e-mailurile de rezervă.
Cum de a salva rapid un singur e-mail Outlook
uneori, nu doriți hassle de a salva toate e-mailurile și deschiderea Outlook peste tot din nou, atunci când aveți nevoie doar de unul sau câteva e-mailuri specifice. Din fericire, există câteva soluții rapide pentru a salva un singur e-mail din Outlook.
Metoda 1 – Salvați direct într-un Folder
- deschideți Outlook.
- Deschideți File Explorer și navigați la locul în care doriți să salvați e-mailul. Poate fi necesar să puneți atât Outlook, cât și File Explorer în modul fereastră și să le mutați pentru un acces mai ușor.
- trageți e-mailul pe care doriți să îl salvați din Outlook în folder.
- Outlook va stoca automat e-mailul într-un format „element Outlook”.
- faceți dublu clic pe e-mailul salvat pentru a-l deschide în Outlook.
Metoda 2-Salvați ca TXT sau HTML
- deschideți e-mailul pe care doriți să îl salvați în Outlook.
- selectați „Fișier”, apoi selectați ” Salvați ca.”
- exploratorul de Fișiere va apărea. Selectați calea în care doriți să stocați e-mailul. În partea de jos a exploratorului de fișiere, faceți clic pe săgeata de lângă „Salvați ca tip.”Selectați fie” numai Text ” pentru a salva într-un .format txt sau „HTML” pentru a salva e-mailul ca .fișier html.
- odată salvat, e-mailul poate fi accesat cu editorul de text (cum ar fi Notepad) dacă este înăuntru .txt sau browserul dvs. dacă este salvat ca .html.
salvarea e-mailului în acest fel nu păstrează nicio atașare, așa că asigurați-vă că le descărcați, redenumiți-le după cum este necesar și salvați-le alături de e-mail pentru acces ulterior.
metoda 3 – Utilizați captura de ecran pentru a salva o imagine
de asemenea, puteți utiliza software-ul de captură de ecran pentru a salva conținutul e-mailului ca imagine. Această metodă poate fi utilă pentru a face referire la conținutul e-mailului în alte forme de comunicare, deoarece imaginile sunt ușor fixate pe e-mailuri și alte mesaje.
dacă utilizați Windows, versiunile mai noi vin cu software de captare a ecranului preinstalat, denumit Snipping Tool (pe dispozitive mai vechi) și Snip & Sketch. Alternativ, puteți utiliza butonul Print Screen de pe tastatură, apoi lipiți imaginea în Paint.
pentru dispozitivele Mac, procesul este similar. Utilizați comanda rapidă Ctrl + Command + 4 pentru a deschide caracteristica captură de ecran integrată, apoi trageți Crucea de selecție pentru a acoperi o zonă peste e-mail pentru a o salva.
Pentru Linux, puteți găsi un sortiment de software de captare a ecranului disponibil pentru descărcare, care poate fi folosit pentru a salva e-mailul ca imagine. Alternativ, modelele bazate pe GNOME au un utilitar de captură de ecran integrat în meniul Aplicații > Accesorii. Unele versiuni de sistem de operare Linux vor răspunde la butonul Print Screen de pe tastatură, la fel ca în sistemele Windows.
cum Export toate adresele de e-mail în Outlook?
dacă doriți să exportați lista de contacte (care conține adresele de e-mail ale contactelor dvs., precum și alte informații), puteți utiliza pași similari cu modul în care exportați e-mailurile. Cu toate acestea, informațiile de contact pot fi stocate într-un format de fișier diferit, care este mai ușor de utilizat și poate fi deschis în Excel pentru manipulare și editare rapidă. Iată ce trebuie să faceți:
- deschideți Outlook.
- Alegeți Fișier > Deschis & Export > Import/Export.
- în Expertul Import / Export, alegeți ” salvați ca fișier.”
- alegeți ” valori separate prin virgulă (.csv) ” când vi se solicită să selectați un tip de fișier.
- în meniul de selectare a folderului, selectați folderul” Contacte ” din contul dvs.
- confirmați calea fișierului sau modificați-o după cum este necesar. Denumiți fișierul după cum doriți.
- apăsați „finalizare” pentru a începe procesul de export.
- dialogul Import / Export se va închide la finalizarea procesului.
exportat .fișierul csv poate fi deschis în Excel. Acesta va afișa o masă mare cu informații de contact. Probabil că veți avea o mulțime de celule goale, iar acest lucru este complet normal. Puteți utiliza Excel pentru a edita datele, deși introducerea de conținut suplimentar ar putea face imposibil de citit pentru Outlook dacă trebuie să importați fișierul mai târziu.
puteți utiliza acest fișier pe un alt dispozitiv sau serviciu de e-mail pentru a importa informații de contact.
Cum salvez mai multe e-mailuri Outlook pe Computerul meu?
dacă doriți să salvați mai multe e-mailuri simultan, dar nu aveți nevoie de întreaga bibliotecă de e-mailuri, există o modalitate de a selecta câteva e-mailuri de salvat simultan. Iată ce trebuie să faceți:
- deschideți Outlook.
- Selectați e-mailurile pe care doriți să le salvați. Țineți apăsat Ctrl și faceți clic pe e-mailuri pentru a le selecta pe rând sau țineți apăsat Shift pentru a selecta un lot de e-mailuri între primul și al doilea clic.
- accesați fișierul > salvați ca.
- în caseta de dialog, accesați folderul în care doriți să salvați e-mailurile, denumiți fișierul așa cum doriți și alegeți „numai Text” ca format în care să salvați.
- Outlook va salva toate e-mailurile selectate într-un singur .fișier txt. Puteți utiliza editorul de text pentru a le accesa.
dacă doriți să le salvați separat .fișiere txt, va trebui să salvați fiecare e-mail separat. Pluginurile Outlook suplimentare disponibile online pot extinde această caracteristică pentru a salva e-mailurile separat .txt sau formate de fișiere alternative.
un aspect nou pe Outlook
cu funcția de export integrată a Outlook, puteți face backup și restaura e-mailurile în cazul în care pierdeți accesul la contul dvs. de e-mail, fie din cauza unei parole pierdute, fie din cauza piratării. Cu comunicarea online fiind atât de răspândită, luând câteva minute din timpul dvs. pentru a face e-mailuri de rezervă în mod regulat vă poate salva durerea de cap de codare peste fișierele pierdute.