există câteva lucruri mai critice pentru succesul afacerii dvs. mici decât un proces robust și bine rotunjit de gestionare a inventarului. Problema este că, dacă nu ați mai trebuit să gestionați inventarul înainte, este greu să știți de unde să începeți.

cu gestionarea inventarului, pot exista zeci de piese în mișcare. Este și mai complicat de faptul că nu există o modalitate corectă de a gestiona inventarul. Ceea ce funcționează pentru afacerea de pe stradă poate să nu funcționeze pentru a ta.

în acest articol, vă vom oferi un set de linii directoare universale pe care le puteți modifica și explica elementele de bază ale modului de a face inventarul pentru o afacere mică.

cum se face inventarul pentru o afacere mică

• ce este gestionarea inventarului?
• mențineți un nivel ridicat de organizare
• primiți inventarul cu precizie
• utilizați instrumentele potrivite
• luați decizii bazate pe date
• aveți un proces formal în loc
• faceți numărări regulate de inventar

ce este managementul inventarului?

managementul inventarului este un proces și un set de sisteme pentru gestionarea inventarului și stocului. Este un subset al conceptului mult mai larg de gestionare a lanțului de aprovizionare. Pentru majoritatea întreprinderilor cu amănuntul, gestionarea inventarului va încapsula următoarele sarcini:

• comandarea stocului
• stocarea stocului
• vânzarea stocului
• urmărirea nivelurilor stocurilor

în timp ce aceste sarcini pot părea banale și chiar „simple” sau „ușoare”, a le face (și a le face bine) ajută la crearea unei baze solide pentru ca afacerea dvs. să funcționeze. Veți evita problemele potențiale și vă veți bucura de optimizări precum:

• preveniți problemele de stoc pentru produsele dvs. populare
• cunoașteți tipurile de vânzări/promoții pentru a rula pentru a muta stocul neperformant
• cunoașteți cantitatea potrivită de articole pe care să le păstrați la îndemână pentru a menține fluxul de numerar optim
• dacă vindeți bunuri perisabile, vă poate ajuta să evitați deteriorarea

mențineți un nivel ridicat organizație

primul pas în a rămâne la curent cu inventarul dvs. este să vă organizați articolele cu cât mai multe date și informații despre produs. Gestionarea cu succes a inventarului este un rezultat direct al unei analize puternice a datelor. Începând cu date bogate și exacte despre produse, veți evita erorile și veți avea un timp mai ușor de investigat orice probleme pe care le-ați putea descoperi. De obicei, aceste date ar fi introduse într-un sistem point of sale (POS), dar este posibil (dar foarte obositor) să urmăriți aceste date cu foi de calcul.

acestea fiind spuse, iată câteva dintre datele pe care veți dori să le introduceți pentru fiecare produs:

• nume
• departament
• Categorie
• SKU
• UPC
• furnizor și ID furnizor
• preț de Vânzare
• rata de impozitare
• Discountable (Da/Nu)
• cost pe articol
• cantitate curentă
• reordonare declanșator
• comandă recomandată

dacă vindeți articole cu variante, veți dori să vă asigurați că introduceți fiecare variantă ca parte a unei matrice. Exemplul clasic al unui articol cu variante este un tricou vândut în mai multe dimensiuni și culori. Fiecare combinație de dimensiune și culoare este o variantă unică a unui produs părinte. Prin crearea unei matrice, veți putea urmări cantitatea, datele de vânzări și multe altele pentru fiecare variantă în mod individual.

primiți inventarul cu exactitate

la fel ca primul nostru sfat, veți dori să vă asigurați că primiți și introduceți stocuri noi de la furnizori în sistemul dvs. de puncte de vânzare cât mai exact posibil. Introducerea cantității de produs greșit sau mislabeling un produs poate provoca o grămadă de probleme mai târziu în jos linia. Cel mai bun mod de a vă asigura că primiți cu exactitate un stoc de intrare de la furnizori este să creați un proces standardizat și să îl urmați de fiecare dată când primiți o expediere.

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta acest proces:

1. Oricine primește expedierea trebuie să aibă o listă a articolelor pe care le-ați comandat sau o copie a comenzii originale de achiziție.
2. receptorul trebuie să se asigure că toate cutiile/pachetele așteptate sunt recepționate (adică nu rămâne nimic în camion).
3. receptorul trebuie să despacheteze toate casetele și să compare conținutul cu lista sau comanda de achiziție.
4. dacă nu există erori sau probleme, mergeți mai departe și introduceți datele de expediere în POS, foaie de calcul sau alte sisteme de urmărire.
5. dacă există probleme, luați notă de ele și contactați furnizorul. Apoi puteți introduce restul expedierii în sistemul dvs.

deoarece primirea unei comenzi cu exactitate este o parte atât de importantă a gestionării inventarului, poate doriți să vă ocupați singur de această parte a afacerii sau să vă bazați pe un angajat senior de încredere.

utilizați instrumentele potrivite

gestionarea inventarului este mult mai simplă atunci când utilizați software-ul POS. Acesta este cazul din cauza cantității de date și a ratei la care inventarul se transformă în majoritatea întreprinderilor cu amănuntul. Dacă încercați să gestionați totul cu o foaie de calcul sau creion și hârtie, este foarte probabil ca sarcina să înceapă să se simtă ca o povară pe care doriți să o săriți la sfârșitul unei zile aglomerate. În plus, cu atât de multe părți în mișcare, creșteți probabilitatea de erori, care vă pot arunca toate datele de inventar.

cu un sistem POS, în afara creării catalogului de produse (de obicei făcut o dată în timpul configurării inițiale) și primirea de stocuri noi, gestionarea inventarului este un proces automatizat. Când vindeți un produs, nivelurile de stoc sunt actualizate automat. Puteți interoga cu ușurință sistemul dvs. pentru a vedea cât de mult aveți un produs la îndemână și există, de obicei, rapoarte detaliate de inventar pe care le puteți utiliza pentru a înțelege mai bine ce se întâmplă în afacerea dvs.

luați decizii bazate pe date

unul dintre principalele motive pentru a utiliza un POS, în special din perspectiva gestionării inventarului, este varietatea de rapoarte pe care le veți avea la dispoziție. Aceste rapoarte vor acoperi totul, de la volumul vânzărilor pe produs, Analiza marjei de profit, rata cifrei de afaceri a inventarului și multe altele. Cu aceste informații, veți putea lua decizii mai informate care vă ajută să vă modelați strategia generală de afaceri. Iată câteva dintre informațiile pe care vă puteți aștepta să le obțineți din capacitățile de raportare ale sistemului dvs. de vânzare:

• identificați cele mai vândute articole, astfel încât să puteți acorda prioritate păstrării lor bine aprovizionate
• monitorizați marjele de profit pe produs, astfel încât să puteți identifica oportunitățile de renegociere cu furnizorii dvs.
• Verificați valoarea inventarului la un moment dat pentru a înțelege cât de mult capital ați legat în inventar

dacă sunteți un expert Excel, este cu siguranță posibil să creați rapoarte similare cu software de calcul tabelar și formule personalizate. Cu toate acestea, veți avea un timp mult mai ușor dacă obțineți un sistem POS și lăsați-l să facă numărul de ronțăit pentru dvs. În plus, acest lucru vă eliberează să vă concentrați asupra sarcinilor pentru a vă dezvolta afacerea, cum ar fi interpretarea rapoartelor și luarea deciziilor mai bune pe baza constatărilor dvs.

au un proces formal în loc

în timp ce instrumente precum un POS sau software dedicat de gestionare a inventarului pot ajuta la simplificarea gestionării inventarului și vă permit să obțineți mai multă valoare din datele dvs., aveți nevoie în continuare de un proces general. Două dintre cele mai populare metode sunt First In, First Out (FIFO) și metoda costului mediu.

întreprinderile care utilizează FIFO fac un efort de a vinde acțiuni mai vechi înainte de acțiuni mai noi. Pentru anumite tipuri de afaceri, cum ar fi cele care vând bunuri perisabile, FIFO este un mijloc necesar de a obține cât mai multă valoare din stoc. De exemplu, imaginați-vă cum un magazin de magazine bea băuturi. Articolele din partea din față a frigiderelor lor expiră de obicei mai devreme decât obiectele plasate în spate.

pentru metoda costului mediu, întreprinderile vor atribui costul unui articol pe baza costului total al bunurilor achiziționate împărțit la numărul de unități achiziționate. Această metodă este mai simplă de aplicat și mai puțin costisitoare decât FIFO, ceea ce o face o opțiune atrăgătoare pentru articolele pentru care sunt dificil de calculat costurile.

indiferent de sistemul general pe care îl utilizați, este esențial să înțelegeți avantajele și dezavantajele fiecărei abordări, astfel încât să o puteți selecta pe cea potrivită pentru afacerea dvs.

faceți numărări regulate de inventar

chiar dacă aveți un sistem POS sau un instrument de gestionare a inventarului, precum și un proces de primire a stocului, veți dori totuși să faceți numărări manuale de inventar periodic. În funcție de mărimea afacerii dvs., s-ar putea face aceste pe o bază semi-anual, trimestrial sau chiar lunar.

aceste numărări sunt importante deoarece funcționează ca o copie de rezervă a sistemului dvs. de zi cu zi și vă pot ajuta să descoperiți defectele din procesul dvs. Dacă ideea de a pune deoparte timpul pentru a număra tot inventarul dvs. dintr-o dată sună puțin copleșitoare, puteți efectua și numărarea ciclului.

numărul de cicluri sunt verificări mai rapide în care numărați doar o porțiune mai mică din inventar. De exemplu, o lună s-ar putea verifica inventarul de pantofi, și un alt inventar pălărie. Pe lângă economisirea timpului, acest lucru vă poate ajuta să descoperiți problemele mult mai repede decât o verificare trimestrială mai masivă, deși experții recomandă să faceți cel puțin un număr complet de inventar pe an pentru raportarea impozitului pe venit.

oferiți afacerii dvs. instrumente mai puternice pentru gestionarea inventarului

gestionarea inventarului este crucială pentru operațiunile și succesul afacerii dvs. Organizarea sistemelor dvs. va merge mult până la numărarea articolelor, configurarea podelei și creșterea productivității și eficienței angajaților. Numărarea exactă înseamnă discrepanțe suplimentare și o linie de fund mai bună pentru afacerea dvs.

un POS precum Lightspeed poate automatiza gestionarea inventarului pentru dvs. și vă poate oferi informații valoroase pentru a vă ajuta să luați decizii mai inteligente. Discutați cu experții noștri pentru a vedea dacă soluțiile noastre sunt potrivite pentru afacerea dvs.