de la începutul Outlook, Microsoft a inclus întotdeauna funcțiile de arhivă și arhivare automată, iar Outlook 2010 nu face excepție. Funcția de arhivare automată mută sau șterge automat e-mailurile mai vechi din căsuța poștală principală într-un fișier de date de arhivă stocat pe hard disk-ul local. Aceste fișiere sunt numite .Fișiere PST. În trecut, când Outlook .Fișierele PST au avut o limită de 2 concerte, funcția de arhivă a fost mult mai importantă, deoarece a arhivat e-mailuri mai vechi din Primar .PST și într-o arhivă.fișier pst. Acestea fiind spuse, chiar dacă .PST fișiere în Outlook 2010 au o limită de 20 Gig, este încă o idee bună să-l gestioneze e-mail mai vechi pentru a păstra dumneavoastră .PST fișiere mici și performanța sistemului în sus.

ce face funcția de arhivare automată?

arhivarea automată reduce dimensiunea căsuței poștale ștergând sau mutând elemente vechi într-un fișier de date de arhivă sau .PST. Procesul funcționează cam la fel, indiferent dacă utilizați Microsoft Exchange la locul de muncă sau IMAP sau POP dintr-o configurație de acasă sau de afaceri mici. Este, în esență, la fel ca și cum ai lua câteva teancuri de hârtie de pe birou și le-ai plasa într-un dulap de fișiere organizat cu acces rapid sau .PST fișier, așa cum sa menționat mai sus. Acest proces este diferit de exportul în două moduri. Exportul vă va permite să mutați e-mailurile în mai multe formate externe diferite, în timp ce arhivarea vă permite doar să mutați e-mailurile mai vechi într-un .pst fișier sau șterge e-mail în întregime. Arhivarea permite, de asemenea, acces mai ușor la e-mailurile vechi, deoarece există o filă în Panoul de navigare Outlook. Desigur, puteți configura și arhivarea automată pentru a șterge și vechiul dvs. e-mail.

Cum Se Activează Arhivarea Automată Implicită Pentru Toate Folderele Outlook 2010

1. În Microsoft Outlook și faceți clic pe meniul fișier și selectați Opțiuni.

2. În meniul Opțiuni, faceți clic pe fila complex și apoi faceți clic pe butonul Setări arhivare automată.

3. Faceți clic pe caseta de selectare pentru executare arhivare automată în fiecare zi. De aici, puteți personaliza în continuare setările de arhivare automată pentru Outlook 2010; cu toate acestea, în mod implicit, odată activată, arhivarea automată va muta (nu șterge) toate e-mailurile mai vechi de șase luni într-o arhivă.fișier pst. Vă sugerez să păstrați promptul înainte ca rulările de arhivare automată să fie verificate, astfel încât să fiți alertat ori de câte ori se întâmplă o arhivă. Ai fi surprins cât de des mă întreabă oamenii despre mesajele lipsă. În mod normal, este o funcție de arhivare automată. După ce aveți setările în care vă plac, faceți clic pe Aplicați aceste setări la toate folderele acum.

dacă ați urmat pașii de mai sus, arhivarea automată activează toate mesajele Outlook. Dacă există un folder pe care doriți să îl excludeți din arhivare automată sau dacă doriți să se aplice doar la câteva foldere, putem face și asta. Outlook 2010 vă permite să personalizați setările de arhivare automată pentru fiecare folder; iată cum.

Modificați Setările De Arhivare Automată Pentru Folderele Outlook 2010 Unice

4. În Outlook, căutați în panoul de navigare din partea stângă. De acolo, faceți clic dreapta pe orice folder și selectați Proprietăți pentru a seta politica de arhivare automată.

5. În fereastra Proprietăți Inbox care apare, faceți clic pe fila arhivare automată. Aici puteți personaliza setările de arhivare automată pentru acest folder sau chiar dezactiva arhivarea automată pentru acesta în întregime.

bine, acum știm cum să AutoArchive foldere individuale. Dar dacă nu doriți să utilizați AutoArchive deloc? Dacă nu sunteți un fan al funcției automate, puteți utiliza în continuare arhivarea utilizând procesul manual.

cum se arhivează manual articolele

6. În Outlook, faceți clic pe fila File > info menu și selectați Cleanup Tools > Archive.

7. În dialogul arhivă care apare, selectați folderele pe care doriți să le arhivați. Acest proces este aproape la fel ca arhivarea automată, cu excepția faptului că este o afacere unică. Ceva diferit este că puteți chiar să suprascrieți proprietatea” nu Arhivați automat ” dacă ați aplicat-o la unele foldere, dar aceasta este opțională.

unde se află elementele arhivate Outlook?

8. În Outlook, puteți accesa elemente arhivate din folderul arhivă din panoul de navigare e-mail din partea stângă.

9. De asemenea, puteți accesa arhivele din Outlook .pst fișier în cazul în care acestea stochează. Puteți ajunge acolo făcând clic pe fila File > Open menu și selectați Open Outlook Data File.

10. În mod implicit, Arhiva Outlook .locația fișierului pst este:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

dacă nu ați folosit arhivarea în Outlook înainte, da un try. Este sigur că vă va ajuta să păstrați lucrurile curate și să mutați articolele de e-mail vechi și neutilizate din căsuța poștală principală/.Fișier PST. Este, de asemenea, un mod frumos de a păstra .PST dimensiunea fișierului sub control. Și asta va ajuta la performanța sistemului!